就業(yè)形勢與畢業(yè)生檔案管理優(yōu)化

陳曉花

摘要：

高校畢業(yè)生是國家寶貴的人才資源，做好高校畢業(yè)生就業(yè)創(chuàng)業(yè)工作，事關(guān)大學(xué)生的個(gè)人事業(yè)發(fā)展，事關(guān)民生改善和社會(huì)和諧穩(wěn)定。由于國際經(jīng)貿(mào)摩擦等不穩(wěn)定、不確定因素增多，就業(yè)工作還面臨著嚴(yán)峻的形勢和挑戰(zhàn)，尤其是高校畢業(yè)生人數(shù)再創(chuàng)新高，就業(yè)壓力仍然較大。面對(duì)嚴(yán)峻的就業(yè)形勢，也就衍生出如何優(yōu)化畢業(yè)生檔案管理從而更好地為高校畢業(yè)生提供服務(wù)的問題。本文從當(dāng)前的就業(yè)形勢出發(fā)，對(duì)優(yōu)化畢業(yè)生檔案管理進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：就業(yè)形勢;電子檔案;網(wǎng)絡(luò)安全;優(yōu)化管理

高校畢業(yè)生是國家寶貴的人才資源，做好高校畢業(yè)生就業(yè)創(chuàng)業(yè)工作，事關(guān)大學(xué)生的個(gè)人事業(yè)發(fā)展，事關(guān)經(jīng)濟(jì)提質(zhì)增效和轉(zhuǎn)型升級(jí)，事關(guān)民生改善和社會(huì)和諧穩(wěn)定。由于國際經(jīng)貿(mào)摩擦、高校擴(kuò)招等因素，高校畢業(yè)生出現(xiàn)了供過于求、不容樂觀的就業(yè)前景，同時(shí)，大量畢業(yè)生檔案的管理也存在著諸多需要改進(jìn)的地方。

一、當(dāng)前就業(yè)形勢分析

5月13日，全國就業(yè)創(chuàng)業(yè)工作暨普通高等學(xué)校畢業(yè)生就業(yè)創(chuàng)業(yè)工作電視電話會(huì)議在京召開。國務(wù)院總理李克強(qiáng)作出重要批示。批示指出：今年就業(yè)壓力仍然較大，尤其是高校畢業(yè)生人數(shù)再創(chuàng)新高，影響穩(wěn)定就業(yè)的因素也較多，各地區(qū)、各部門必須高度重視。據(jù)統(tǒng)計(jì)，每年我國各大高校的畢業(yè)生高達(dá)700多萬;博士、碩士畢業(yè)生也有50多萬，并且這一數(shù)據(jù)還將逐步增長;而每年國家提供的就業(yè)崗位只有300多萬個(gè)。以鄒城為例，2016年以來，我市新增高校畢業(yè)生達(dá)到10846人，統(tǒng)計(jì)就業(yè)人數(shù)為7554人，其中各地公務(wù)員和事業(yè)單位錄取1844人，企業(yè)和工商注冊(cè)登記人數(shù)為56人?？偟膩碚f，我市擇業(yè)期內(nèi)的高校畢業(yè)生數(shù)量多，但參與就業(yè)創(chuàng)業(yè)的熱情不高，這與高校畢業(yè)生較強(qiáng)的彈性和韌度有關(guān)系。一方面，他們掌握比較牢固的知識(shí)技能，學(xué)習(xí)吸收新知識(shí)的能力突出，另一方面，他們有很執(zhí)著的就業(yè)觀念，不易受外界的影響和改變。具體來說，在選擇就業(yè)崗位時(shí)，擇業(yè)期內(nèi)的畢業(yè)生會(huì)優(yōu)先選擇政府部門、事業(yè)單位、學(xué)校、醫(yī)院等“體面”單位，其次選擇與上述單位建立合作關(guān)系的人力資源服務(wù)公司，以勞務(wù)派遣的形式參加就業(yè)，再次會(huì)考慮到兗礦、泰山玻纖、榮信煤化等大型國有或民營企業(yè)就業(yè)。在引導(dǎo)他們就業(yè)的過程中，能夠發(fā)現(xiàn)近年來這種情況未發(fā)生明顯的變化。

從檔案管理角度看，一方面當(dāng)前多數(shù)高等學(xué)校尚未開展個(gè)人信息、學(xué)籍信息和離校前就業(yè)需求等信息資源的統(tǒng)計(jì)分析，離校后的畢業(yè)生信息只能依靠人社部門從檔案中逐個(gè)提取登記。另一方面，在生源地人社、市場管理、稅務(wù)等部門之間也沒有建立統(tǒng)一的信息平臺(tái)，信息資源不能共享，已注冊(cè)個(gè)體工商戶、企業(yè)以及民辦非企業(yè)等民間組織的高校畢業(yè)生在就業(yè)系統(tǒng)內(nèi)仍顯示為無業(yè)或失業(yè)狀態(tài)，影響了人社部門對(duì)高校畢業(yè)生就業(yè)信息統(tǒng)計(jì)的完整性和準(zhǔn)確性，導(dǎo)致無法為高校畢業(yè)生提供及時(shí)有效和有針對(duì)性的就業(yè)幫助。在新時(shí)代發(fā)展的形勢下，如何對(duì)大量畢業(yè)生的檔案進(jìn)行更加優(yōu)化地管理呢？

二、畢業(yè)生檔案管理優(yōu)化策略

隨著互聯(lián)網(wǎng)和多媒體技術(shù)的不斷發(fā)展，逐步帶動(dòng)了計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，在網(wǎng)絡(luò)化的時(shí)代潮流下，電子檔案逐漸成了畢業(yè)生檔案管理的首選。就目前來看，電子檔案具有傳遞速度快、易于復(fù)制等特點(diǎn)，成為未來檔案的主體。

（一）轉(zhuǎn)變管理方式

與原有的紙質(zhì)文書檔案相比，檔案的電子化具有更便捷的信息采集方式、信息存儲(chǔ)方式、操作方式和訪問方式。因此在信息化、網(wǎng)絡(luò)化高度發(fā)達(dá)的當(dāng)今社會(huì)里，要實(shí)現(xiàn)畢業(yè)生檔案的優(yōu)化管理，就需要積極地利用現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以電子檔案的方式來對(duì)大學(xué)生的檔案進(jìn)行管理。運(yùn)用電子檔案的方式來進(jìn)行管理，可以有效提高檔案管理人員的工作效率，方便相關(guān)人員的查找，有效節(jié)省工作時(shí)間，降低工作人員的壓力。其次，在實(shí)現(xiàn)優(yōu)化管理的過程中，還要求管理者能積極地吸收他人有效的管理方式，引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備，讓畢業(yè)生的檔案得到更高效的管理，從而實(shí)行檔案管理優(yōu)化的目標(biāo)。

（二）做好電子文件的保存及保護(hù)

在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用下，目前畢業(yè)生的檔案幾乎都是以電子文件的形式存在著。學(xué)生們?cè)诋厴I(yè)后面臨就業(yè)的過程中，幾乎都離不開他們的人事檔案。要想實(shí)現(xiàn)畢業(yè)生檔案管理的優(yōu)化，首先就需要做好、解決好大學(xué)生電子檔案的保存問題。電子文件是以化學(xué)磁性材料為載體的，這些材料具有強(qiáng)大的產(chǎn)生靜電的能力，易使其在靜電影響下因吸收塵埃而導(dǎo)致易于卷曲、易于磁粉脫離、伸長后不易恢復(fù)等不良情況，從而降低數(shù)據(jù)的有效保存時(shí)間。同時(shí)，在信息化發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，電子文件還容易受到計(jì)算機(jī)病毒、電腦黑客等的襲擊，造成數(shù)據(jù)的丟失或損害，給電子檔案的安全帶來了隱患。因此，在優(yōu)化畢業(yè)生檔案管理的過程中，要努力解決好電子文件的保存問題，積極與需求相適應(yīng)，配備專業(yè)電子檔案機(jī)房和安全性能較高的計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代辦公設(shè)備。其次，在優(yōu)化畢業(yè)生檔案管理的過程中，為避免重要數(shù)據(jù)的遺失或丟失，進(jìn)行檔案的有效管理還需要對(duì)大學(xué)生檔案的電子文件進(jìn)行備份，可以實(shí)行雙備份制度，一份封存好，實(shí)現(xiàn)檔案的優(yōu)化管理和保存;另一份則用來提供借閱，讓有需要的人能夠及時(shí)獲取到所需要的檔案，以方便人們的生活。由于網(wǎng)絡(luò)的不安全性，在進(jìn)行檔案管理的過程中，還需要建立數(shù)據(jù)異地備份和恢復(fù)系統(tǒng)，以確保畢業(yè)生的檔案內(nèi)容能在計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)發(fā)生災(zāi)難性故障后得以及時(shí)恢復(fù)。

（三）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全

在當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代，由于畢業(yè)生檔案的數(shù)量龐大，電子檔案成了首選的管理方式。但由于網(wǎng)絡(luò)存在著許多電腦黑客、病毒等外界因素的影響，常常會(huì)對(duì)畢業(yè)生的檔案進(jìn)行破壞，導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，給檔案的管理帶來不便和諸多安全隱患。要實(shí)現(xiàn)畢業(yè)生檔案的優(yōu)化管理，還需要有關(guān)部門強(qiáng)化安全職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全的管理，對(duì)惡意侵害數(shù)據(jù)庫的黑客進(jìn)行嚴(yán)懲。在加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)化管理的過程中，光有外界的安全措施也還不夠，還需要管理人員在工作的過程中積極地運(yùn)用目前比較成熟的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，如訪問控制技術(shù)、防火墻技術(shù)、防御病毒技術(shù)、數(shù)據(jù)加密等技術(shù)，以及密匙管理、數(shù)字式簽名等先進(jìn)技術(shù)，及時(shí)地對(duì)電腦進(jìn)行殺毒，確保電子檔案網(wǎng)絡(luò)的正常運(yùn)行，從而實(shí)現(xiàn)優(yōu)化管理的目標(biāo)。

（四）建立一體化的高校畢業(yè)生數(shù)據(jù)庫

面向高校畢業(yè)生這一人群，建議由教體局、組織部、共青團(tuán)、人社局等部門配合，著手從中學(xué)階段開始建立完整、繼承的學(xué)生電子檔案，以紙質(zhì)檔案或掃描資料作為依據(jù)和參照，用信息數(shù)據(jù)完整記錄學(xué)生在校的學(xué)科、專業(yè)、特長、擇業(yè)觀念及畢業(yè)后就業(yè)技能、培訓(xùn)、相關(guān)待遇等各類信息，突出數(shù)據(jù)在電子檔案中的主要作用，在離校前迅速開展就業(yè)崗位對(duì)接工作，縮短畢業(yè)生的擇業(yè)周期。必要時(shí)，也可運(yùn)用數(shù)據(jù)分析手段及助學(xué)獎(jiǎng)勵(lì)等形式，引導(dǎo)學(xué)生在報(bào)考專業(yè)時(shí)與全市產(chǎn)業(yè)發(fā)展規(guī)劃保持一致。

（作者單位：鄒城市就業(yè)服務(wù)局，山東 濟(jì)寧 273500）