強(qiáng)化企業(yè)檔案管理 發(fā)揮檔案服務(wù)職能

王妍

摘 要：企業(yè)檔案能夠明確地表現(xiàn)出企業(yè)在各項生產(chǎn)經(jīng)營活動過程中，產(chǎn)生對國家、社會與企業(yè)有保存價值的信息歷史記錄。只有不斷地強(qiáng)化企業(yè)基礎(chǔ)管理能力提高企業(yè)在市場中的競爭力，就需要加強(qiáng)企業(yè)的檔案管理工作，發(fā)揮出檔案服務(wù)職能。企業(yè)需要充分的明白檔案在企業(yè)各項工作開展過程中的重要性，提高檔案工作人員工作的自覺性和責(zé)任感，做好企業(yè)檔案工作才能夠為企業(yè)未來的發(fā)展提供有力的保障。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;管理;檔案服務(wù)

1 檔案在企業(yè)管理中的作用

1）檔案在企業(yè)管理中的重要性。檔案是一種信息資源，檔案能夠?qū)ζ髽I(yè)的生產(chǎn)、研究以及經(jīng)營等活動的過程進(jìn)行記錄，能夠為企業(yè)的發(fā)展提供非常大的幫助，檔案在企業(yè)管理等一些方面都表現(xiàn)出了很好的幫助作用。對此，加強(qiáng)企業(yè)檔案管理，使用科學(xué)有效以及規(guī)范的方法對檔案進(jìn)行管理，是每一個企業(yè)都必須做好了基礎(chǔ)性工作，企業(yè)在發(fā)展的過程中，檔案管理工作不能夠落后[1]。通過研究和分析建立起一套適合公司的檔案管理體系是非常重要的，檔案管理體系的建立能夠幫助企業(yè)加快發(fā)展速度，檔案信息能夠在需要的時候為公司開展業(yè)務(wù)以及決定決策的時候提供幫助，能夠有效地減少企業(yè)在發(fā)展過程中遇到風(fēng)險的可能性。在實(shí)際的檔案管理過程中，需要建立起好的意識，抓住每一個關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，為實(shí)現(xiàn)目標(biāo)做出努力，加強(qiáng)對企業(yè)檔案的管理，發(fā)揮出檔案服務(wù)職能，讓檔案能夠為企業(yè)未來的發(fā)展提供幫助。

2）加強(qiáng)檔案管理制度建立和宣傳。建立一個好的檔案意識是非常重要的。加強(qiáng)企業(yè)檔案工作的工作效率的前提就是需要提升檔案意識。檔案工作是目前經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的核心內(nèi)容，檔案能夠明確的反映和表現(xiàn)出社會綜合管理水平以及綜合經(jīng)濟(jì)實(shí)力。企業(yè)檔案管理部門需要將檔案工作作為企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展工作來做，制定出長遠(yuǎn)的并且細(xì)致的發(fā)展計劃，讓檔案工作人員在工作的過程中有好的工作目標(biāo)，樹立人人都是檔案管理者的工作思想。

2 強(qiáng)化企業(yè)檔案管理

1）企業(yè)檔案工作網(wǎng)絡(luò)與隊伍建設(shè)。檔案能夠給企業(yè)帶來非常大的效益，這些效益都是直接表現(xiàn)出來或者間接表現(xiàn)出來的，能夠讓企業(yè)在進(jìn)行決策的時候清楚地知道企業(yè)未來保證健康快速發(fā)展該如何選擇，這也就需要企業(yè)檔案管理工作進(jìn)度，必須跟上企業(yè)的發(fā)展速度，不然就會對企業(yè)的發(fā)展造成影響。企業(yè)決策需要將檔案工作加入重要工作中去，制定出針對檔案管理的目標(biāo)，建立專業(yè)的檔案管理部門，讓檔案管理部門不斷地對檔案管理網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行完善。

2）加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)。首先，需要不斷地對檔案管理工作服務(wù)機(jī)制進(jìn)行創(chuàng)新和改變，將檔案部門各項服務(wù)功能中蘊(yùn)含的能力發(fā)掘出來，檔案管理部門需要積極的使用其具有的優(yōu)勢。當(dāng)前，傳統(tǒng)的檔案手工操作正在發(fā)生著改變，利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段對檔案進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)一次輸入，多次輸出的檢索功能，對圖像、文本以及影像一些比較重要的檔案進(jìn)行掃描和錄入，對其進(jìn)行保存，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字信息，實(shí)現(xiàn)全文數(shù)字化，以此來推動檔案數(shù)據(jù)開發(fā)，提升數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量，為檔案的檢索速度和準(zhǔn)確率提供保障。

3）努力提高檔案管理人員服務(wù)素質(zhì)。企業(yè)在選擇檔案管理人員的時候需要嚴(yán)格慎重，對檔案管理人員提供要求，需要檔案管理人員擁有足夠的責(zé)任心、文化素質(zhì)較高以及熱愛檔案工作等要求，同時還需要配備好檔案網(wǎng)絡(luò)員[2]。對于招聘到的檔案管理人員需要開展專業(yè)培訓(xùn)，上崗培訓(xùn)以及多種需要的培訓(xùn)活動，企業(yè)還能夠定時定期地開展檔案管理人員經(jīng)驗交流會，在提高檔案管理人員工作熱情的同時，提高檔案管理部門的綜合水平，在企業(yè)有條件的情況下，還可以聘請一些專業(yè)水平比較高的檔案員對企業(yè)檔案管理人員進(jìn)行授課，解決存在的問題 ，不斷地提高檔案管理工作的質(zhì)量。

4）檔案管理制度的完善。全力加強(qiáng)《檔案法》的宣傳和貫徹落實(shí)是非常重要的，不斷地提升檔案管理意識，將上級部門對檔案管理工作業(yè)務(wù)指導(dǎo)和考核檢查的要求當(dāng)作新形勢下檔案管理工作健康發(fā)展的重要舉措。不斷地健全適應(yīng)當(dāng)前形勢企業(yè)內(nèi)部相關(guān)檔案管理制度，加強(qiáng)檔案管理工作的規(guī)范化和法制化。

3 發(fā)揮檔案服務(wù)職能

1）實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)目標(biāo)。企業(yè)在完成一個目標(biāo)之后，也就是完成了檔案服務(wù)的目標(biāo)。服務(wù)在新時期檔案工作環(huán)境下十分的重要。檔案工作所起到的關(guān)鍵作用就是為了幫助企業(yè)發(fā)展以及保證企業(yè)的生存，幫助企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。實(shí)現(xiàn)檔案工作在企業(yè)中的服務(wù)功能，需要建立起效率和效益同樣重要的觀念，使用科學(xué)有效的方法對檔案資源進(jìn)行整合和利用，讓檔案能夠為企業(yè)和社會提供更多地幫助，為發(fā)揮企業(yè)檔案服務(wù)職能提供幫助。企業(yè)在發(fā)揮檔案服務(wù)職能的時候可以使用當(dāng)前使用比較多的信息化手段對檔案進(jìn)行研究和編輯，加強(qiáng)整個檔案資源的數(shù)字化建設(shè)[3]。在文書檔案方面可以使用OA辦公管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)對需要的數(shù)據(jù)進(jìn)行鏈接，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)文書檔案全文的管理，并且使用計算機(jī)等相關(guān)設(shè)備對一些重要的檔案和專題檔案進(jìn)行匯入編制。此外，企業(yè)在開展檔案工作的過程中還需要對檔案編輯研究體裁進(jìn)行創(chuàng)新，對檔案信息進(jìn)行深度的加工。通過數(shù)字化檔案的建立能夠很大程度上簡化使用手續(xù)，還能夠更加方便檔案的使用和儲存，為檔案的使用人員提供更加便利快捷的服務(wù)，并且很大程度上延長了檔案的儲存壽命，保證了檔案的可持續(xù)發(fā)展性，檔案信息資源也能夠通過數(shù)字化手段得到充分的使用。

2）檔案服務(wù)職能發(fā)揮。服務(wù)是新時期檔案工作的核心內(nèi)容，檔案工作是為了幫助企業(yè)生存和發(fā)展服務(wù)，在開展的過程中不斷創(chuàng)造出新的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。為了能夠更好地發(fā)揮出檔案服務(wù)職能就需要從兩個方面入手，第一個方面是需要從運(yùn)用信息化手段對檔案進(jìn)行編輯和研究，提高檔案資源數(shù)字化建設(shè)水平。文書檔案主要使用OA辦公管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)對數(shù)據(jù)進(jìn)行對接，以此來實(shí)現(xiàn)文書檔案的全文管理，并且使用計算機(jī)對專題檔案和具有重要價值的檔案進(jìn)行匯編。第二個方面是需要對檔案編輯的體裁進(jìn)行創(chuàng)新，對檔案信息進(jìn)行深入的加工，將傳統(tǒng)檔案變成數(shù)字化檔案。這樣能夠有效地優(yōu)化利用手續(xù)，提高查存的便利性，為使用者提供更加便利、周全的服務(wù)，一定程度上也延續(xù)了檔案原件的壽命，檔案信息資源的利用率也有所提高[4]。要想 對檔案管理進(jìn)行強(qiáng)化，就必須主動地提供服務(wù)，以此來發(fā)揮出檔案的作用和價值，讓檔案能夠為企業(yè)發(fā)展和生存服務(wù)。服務(wù)的方式可以選擇電話預(yù)約、傳真發(fā)送、網(wǎng)站共享以及來室查詢等，在服務(wù)的過程中需要積極的為使用者提供服務(wù)，只有在不斷提高服務(wù)手段、服務(wù)態(tài)度使用手工檢索和微機(jī)檢索的方式將檔案資源充分地進(jìn)行利用。企業(yè)檔案管理需要不斷地提高服務(wù)意識，提高企業(yè)檔案信息資源的使用率，這樣才能夠讓企業(yè)的檔案管理水平和服務(wù)效率得到提高。此外，通過對設(shè)備主干網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建立，實(shí)現(xiàn)企業(yè)能夠和各個分公司的聯(lián)網(wǎng)，達(dá)到數(shù)據(jù)共享的目標(biāo)，對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案手動操作的方式進(jìn)行改進(jìn)，讓檔案管理工作在未來向著自動化和現(xiàn)代化發(fā)展。

4 結(jié)束語

我們從上文中就能夠看出，要想做好企業(yè)檔案管理工作就必須使用科學(xué)高效的檔案儲存、收集以及管理方式，做好檔案工作的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、檔案工作的隊伍建設(shè)以及檔案的現(xiàn)代化開發(fā)建設(shè)等，需要企業(yè)制定一個目標(biāo)，不斷地向著目標(biāo)發(fā)展，發(fā)揮出檔案服務(wù)職能也是非常重要的，這對于企業(yè)檔案管理的加強(qiáng)有著很大的幫助，企業(yè)檔案管理對于企業(yè)今后的生產(chǎn)、經(jīng)營發(fā)展都有著重要的意義，通過企業(yè)檔案管理就能夠保證企業(yè)的高速健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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[3]李樹珍.論發(fā)揮檔案管理服務(wù)職能的策略[J].成功（教育），2008（07）：234.

[4]曹桂蘭.推進(jìn)信息化建設(shè)是強(qiáng)化企業(yè)檔案管理服務(wù)職能的重要途徑[J].檔案，2006（01）：55-56.