新形勢(shì)下醫(yī)院干部人事檔案管理探討

羅彬彬

摘 要：醫(yī)院干部人事檔案材料的形成、完善涉及到醫(yī)院的多個(gè)部門，收集范圍廣，工作量大，因此，做好這方面的工作就需要加強(qiáng)各個(gè)方面的投入。本文將對(duì)醫(yī)院干部人事檔案管理的突出問(wèn)題進(jìn)行分析，以此采取有針對(duì)性的解決措施。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì);醫(yī)院干部人事檔案;管理工作

醫(yī)院干部人事檔案管理屬于服務(wù)性工作，并不在醫(yī)院承擔(dān)一線工作，關(guān)注度往往會(huì)大打折扣，而且由于醫(yī)院干部人事檔案管理的對(duì)象數(shù)量龐大，工作量非常大，并不能在一線工作中產(chǎn)生立竿見(jiàn)影的效果，這使得醫(yī)院干部人事檔案管理重視度低、檔案管理意識(shí)相對(duì)薄弱、檔案材料整理不規(guī)范、信息化建設(shè)落后等問(wèn)題突出。

1 醫(yī)院干部人事檔案管理的突出問(wèn)題

1.1 檔案管理意識(shí)相對(duì)薄弱

醫(yī)院干部人事檔案材料的形成、完善涉及到醫(yī)院的多個(gè)部門，工作量大，檔案管理工作不是一線工作，沒(méi)有直接體現(xiàn)工作業(yè)績(jī)，部分科室、個(gè)人檔案意識(shí)薄弱，對(duì)干部人事檔案不夠重視。再加上檔案管理人員不足，需要從其他科室借調(diào)人員來(lái)完成工作，這些人員工作不夠仔細(xì)、業(yè)務(wù)不夠強(qiáng)，因此檔案材料收集不齊全、整理不規(guī)范、歸檔不及時(shí)的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

1.2 醫(yī)院干部人事檔案材料整理不規(guī)范

醫(yī)院干部人事檔案材料的形成過(guò)程不是一朝一夕的工作，涉及了多部門、多人員、長(zhǎng)時(shí)間的過(guò)程，這就需要醫(yī)院的人事部門在進(jìn)行材料審核時(shí)做到嚴(yán)格把關(guān)。近幾年來(lái)，在醫(yī)院干部人事檔案管理工作中，以及與其他醫(yī)院同行們交流發(fā)現(xiàn)，醫(yī)院干部人事檔案材料整理不規(guī)范具體表現(xiàn)出以下幾大方面：第一，一些材料形成沒(méi)有經(jīng)過(guò)干部本人見(jiàn)面以后確認(rèn)簽字。第二，材料書寫內(nèi)容采用圓珠筆、純藍(lán)墨水進(jìn)行書寫，不符合材料書寫內(nèi)容要求。第三，干部形成的先后材料不一致，包括出生年月、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間等。第四，檔案材料出現(xiàn)涂改現(xiàn)象，而且屢見(jiàn)不鮮。

1.3 醫(yī)院干部人事檔案管理信息化建設(shè)落后

新時(shí)期，信息技術(shù)的快速發(fā)展，人們已經(jīng)進(jìn)入了大數(shù)據(jù)時(shí)代，醫(yī)院干部人事檔案管理信息化已經(jīng)成為醫(yī)院檔案管理工作的必要階段，強(qiáng)化信息綜合有效探究，給予專題信息、咨詢建議和政策方案，才可以有效促進(jìn)干部人事檔案管理的功效。當(dāng)前，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)醫(yī)院干部人事檔案管理信息化建設(shè)重視不夠，投入少，使得醫(yī)院干部人事檔案管理信息化建設(shè)技術(shù)較落后，檔案信息服務(wù)僅停留在信息檢索上，無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的分析統(tǒng)計(jì)等工作，造成建立的檔案沒(méi)能發(fā)揮應(yīng)有的作用，這無(wú)形中浪費(fèi)了檔案信息資源。

2 醫(yī)院干部人事檔案管理工作措施

2.1 增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，更新檔案管理理念

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)是醫(yī)院的掌舵人，他們的一言一行、思想意識(shí)，都會(huì)對(duì)醫(yī)院各個(gè)方面能否高效運(yùn)行發(fā)揮著重要作用，增強(qiáng)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的干部人事檔案管理意識(shí)是先決條件，只有領(lǐng)導(dǎo)重視了，對(duì)于不同部門的工作才有全局性，每項(xiàng)工作才能落實(shí)到位。

一方面，要加強(qiáng)硬件方面的投入意識(shí)。現(xiàn)代信息技術(shù)下，我們已經(jīng)進(jìn)入了一個(gè)飛速發(fā)展的社會(huì)，各種工作的開(kāi)展，都離不開(kāi)各種現(xiàn)代化的設(shè)備，包括計(jì)算機(jī)、照相機(jī)、掃描儀、裝訂機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備，從而提高工作效率，為檔案管理工作提供物質(zhì)保障。? 另一方面，要加強(qiáng)軟件方面的投入意識(shí)。人是軟件方面投入最重要的因素，所有工作的完成，必須用人來(lái)完成，不僅要加強(qiáng)檔案管理人員配備外，還要增強(qiáng)這些人員的甄選和培訓(xùn)工作。醫(yī)院干部人事檔案管理是一項(xiàng)非常嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致辛苦的工作，要求配備具有思想政治素質(zhì)過(guò)硬、善于交流和業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的人員充實(shí)檔案干部隊(duì)伍，將過(guò)去重保管的陳舊思想去掉，樹(shù)立以服務(wù)人民的思想理念，主動(dòng)與組織人事部門溝通交流，提升專業(yè)化能力，持續(xù)加強(qiáng)黨風(fēng)廉政建設(shè)，打造一支堪當(dāng)時(shí)代重任的高素質(zhì)檔案隊(duì)伍。

2.2 健全制度，檔案工作有章可巡

醫(yī)院干部人事檔案制度構(gòu)建應(yīng)結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際情況，構(gòu)建一整套合理的工作模式，使其達(dá)到一個(gè)更加合理的狀態(tài)。完善《干部人事檔案管理工作人員職責(zé)》、《干部人事檔案收集制度》、《鑒別歸檔制度》《查（借）閱制度》《轉(zhuǎn)遞制度》《保管、保密制度》等制度。同時(shí)規(guī)范了干部人事檔案管理工作臺(tái)賬，查（借）閱檔案、轉(zhuǎn)遞檔案、接收材料都嚴(yán)格按照規(guī)定審批并登記在冊(cè)，做到“入有來(lái)源、出有去向，查有記錄”，檔案管理實(shí)現(xiàn)制度化，使檔案工作有章可巡，有制可依。為了確保各項(xiàng)規(guī)章制度落到實(shí)處，需要采取逐級(jí)抓制度落實(shí)方式，以確保工作有序推進(jìn)。

此外，干部人事檔案管理部門應(yīng)當(dāng)建立聯(lián)系制度，及時(shí)掌握形成干部人事檔案材料的信息，主動(dòng)向干部人事檔案材料形成部門、干部本人和其他有關(guān)方面收集干部人事檔案材料。同時(shí)制定層次分明的獎(jiǎng)懲制度，對(duì)于工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于工作中出現(xiàn)嚴(yán)重失誤的適當(dāng)處罰，這樣才能形成規(guī)范化、齊全化和歸檔及時(shí)化。

2.3 規(guī)范管理，切實(shí)保證干部人事檔案收集整理工作的質(zhì)量

干部人事檔案材料收集歸檔工作遵循真實(shí)、全面、及時(shí)、規(guī)范的原則，重點(diǎn)收集反映干部自然情況和德、能、勤、績(jī)、廉等方面的材料。

在醫(yī)院干部人事檔案管理工作中，檔案材料的統(tǒng)一要求，規(guī)范工作是非常重要的，俗話說(shuō)：無(wú)規(guī)矩不成方圓。材料不規(guī)范、不統(tǒng)一，就會(huì)造成差之毫厘謬以千里的局面。要如何提升統(tǒng)一要求，規(guī)范工作，對(duì)有關(guān)部門和人員應(yīng)采取高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求。醫(yī)院干部人事檔案管理方面，確保在檔案材料制作過(guò)程中一定要確保干部的姓名、出生年月、參加工作時(shí)間等信息前后一致、如實(shí)填寫，并用書寫要求的筆墨工具以及統(tǒng)一規(guī)格的辦公用紙等。這就需要有關(guān)部門和人員認(rèn)真負(fù)責(zé)，出現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)查漏補(bǔ)缺，嚴(yán)格按規(guī)范執(zhí)行。

此外，為規(guī)范干部人事檔案管理，認(rèn)真做好收集、整理、審核和管理等工作。在整理中，力求細(xì)致，做到認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。在材料鑒別上，嚴(yán)格把關(guān)，注重真實(shí)性;在材料分類上，注重準(zhǔn)確性，做到卷卷檔案分類準(zhǔn)確無(wú)誤、內(nèi)容齊全，保證了檔案收集工作的及時(shí)性和完整性。同時(shí)，還要認(rèn)真落實(shí)工作要求，制定細(xì)化工作措施，融入到日常干部人事檔案管理工作。

2.4 加大醫(yī)院干部人事檔案管理信息化建設(shè)

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的信息管理方式不足之處表現(xiàn)得越來(lái)越明顯了，檢索信息時(shí)間久、綜合信息調(diào)取不方便等各種問(wèn)題突出。把現(xiàn)代化信息技術(shù)導(dǎo)入醫(yī)院干部人事檔案管理工作里面，構(gòu)建系統(tǒng)的規(guī)范的醫(yī)院干部人事檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)體系成為建立的一個(gè)重要方面。在系統(tǒng)的設(shè)計(jì)上，應(yīng)該注重醫(yī)院干部人事檔案管理信息資源的采集、開(kāi)發(fā)與利用，在硬件設(shè)備構(gòu)建中，強(qiáng)化信息資源和系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)運(yùn)用。這就需要醫(yī)院干部人事檔案管理各個(gè)部門的共同參與，理清各部門職責(zé)，才能確保采集的信息便于使用，發(fā)揮更好的作用，也便于后期的維護(hù)等各種工作的分工和權(quán)限，如對(duì)各類信息采取科學(xué)分類，查閱時(shí)能夠提供各種詳盡的資料，突出檔案信息資源管理的功效。在使用醫(yī)院干部人事檔案管理信息系統(tǒng)時(shí)，能夠準(zhǔn)確、多層次、多方位的找出信息資源來(lái)。先進(jìn)的管理系統(tǒng)，可以有效增強(qiáng)醫(yī)院人事檔案查找、調(diào)取以及管理的快捷方便性，只有加強(qiáng)信息化建設(shè)，才能從根本上形成一套具有科學(xué)性、規(guī)范化、協(xié)調(diào)一致性的運(yùn)行機(jī)制。

3 結(jié)語(yǔ)

干部人事檔案是歷史地、全面地考察了解干部的重要依據(jù)，進(jìn)一步加強(qiáng)干部檔案從嚴(yán)管理，落實(shí)中央從嚴(yán)管理干部的要求，嚴(yán)明組織人事紀(jì)律，管好用好干部人事檔案，才能更好地為干部人事工作、人事決策工作服務(wù)，更好地發(fā)揮干部人事檔案在服務(wù)從嚴(yán)管理干部和精準(zhǔn)科學(xué)選人用人中的重要作用。

參考文獻(xiàn)

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