加強(qiáng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化安全與質(zhì)量控制的探究

馮躍龍

摘 要：十九大報告指出：“堅定文化自信，推動社會主義文化繁榮興盛，建設(shè)社會主義文化強(qiáng)國”。給檔案工作賦予了更加豐富的內(nèi)涵。在新時代背景下，隨著計算機(jī)技術(shù)的迅速發(fā)展，對各級各類綜合檔案館保管的紙質(zhì)檔案進(jìn)行搶救保護(hù)工作顯得非常重要，從而檔案數(shù)字化管理模式應(yīng)運而生。通過對紙質(zhì)檔案數(shù)字化和數(shù)字化安全管理，檔案管理工作更加便捷且有效，紙質(zhì)檔案也將得到有效保護(hù)。本文主要對影響檔案數(shù)字化質(zhì)量現(xiàn)實問題和提升紙質(zhì)檔案數(shù)字化質(zhì)量及安全工作的策略進(jìn)行探究。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案;數(shù)字化;安全管理;質(zhì)量控制

新時代背景下，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得到飛速發(fā)展，被大量應(yīng)用到各行各業(yè)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足人民群眾查檔的需要。為此，數(shù)字檔案館的建設(shè)迫在眉睫，在建設(shè)數(shù)字檔案館的過程中，紙質(zhì)檔案數(shù)字化質(zhì)量及安全控制顯得尤為重要，由此要求檔案管理工作人員必須掌握相關(guān)的數(shù)字化安全控制措施，來實現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化質(zhì)量控制及安全管理。

1 檔案數(shù)字化管理工作的含義

檔案數(shù)字化管理是借助電子計算機(jī)技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)，將紙質(zhì)檔案錄入到計算機(jī)中交由檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行管理的一種新型管理模式，是檔案管理工作的主要組成部分。當(dāng)前紙質(zhì)檔案數(shù)字化有很多形式。如：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行激光掃描、對紙質(zhì)檔案拍攝和三維立體掃描等諸多形式。由于數(shù)字化檔案使用不受時間限制，很多技術(shù)和機(jī)制有待進(jìn)一步探索。在空間網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展的今天，數(shù)字化檔案管理的安全性顯得更為重要，由此必須做好紙質(zhì)檔案數(shù)字化的安全和保密工作，有效保證數(shù)字化檔案管理信息系統(tǒng)的安全運行。

2 影響檔案數(shù)字化的現(xiàn)實問題

從基本意義上看，數(shù)字化檔案管理相對于紙質(zhì)檔案管理更加便捷，查閱更加快捷，但在數(shù)字化加工過程和管理過程中對人員素質(zhì)要求較高，稍有不慎檔案數(shù)字化將失去其特有的意義。

2.1 重視檔案收集數(shù)量忽視檔案質(zhì)量

在檔案管理過程中對很多單位來說，普遍存在重檔案數(shù)量，輕檔案質(zhì)量的問題。具體表現(xiàn)為將保管檔案的數(shù)量作為衡量檔案工作好壞的關(guān)鍵，對部門工作中產(chǎn)生的相關(guān)檔案材料的價值重視程度不夠。實際工作中對歸檔材料的收集只重視普發(fā)文件的收集，輕內(nèi)部文件資料的收集，長此以往形成了只有紅頭文件才重要的定式思維，導(dǎo)致檔案的門類不全。忽視對收集的檔案資料價值鑒定，整理的案卷存在大量重件，頁碼錯亂和目錄不明晰等等問題，這些問題給檔案數(shù)字化帶來了繁重重復(fù)工作，最終嚴(yán)重影響檔案數(shù)字化的速度、質(zhì)量和利用滿意度。

2.2 缺乏科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度

首先，從當(dāng)前各單位檔案管理專兼職人員的工作態(tài)度及管理條件綜合情況來看，相關(guān)單位檔案管理的流程一般為次年上半年收集上一年度單位所有檔案資料，對其按照歸檔范圍及整理規(guī)則進(jìn)行整理、消毒、除塵和編目，最后將其排列入柜，但嚴(yán)格按照檔案管理流程操作的單位卻少之又少。在檔案室內(nèi)雖配備了溫濕度計，但能利用溫濕度來調(diào)整室內(nèi)溫度管理檔案的人員幾乎沒有。一些檔案館存在查閱檔案過程中不按規(guī)定程序辦理傳閱手續(xù)，不采取保護(hù)措施，甚至將案卷交給查檔人員隨意翻閱等等。這些現(xiàn)象折射出我們檔案管理人員嚴(yán)重缺乏科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度和工作方法，對紙質(zhì)檔案的安全造成了很大影響，將直接影響紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的開展。

其次，檔案數(shù)字化工作是一件循環(huán)而枯燥的工作，要求工作人員要有足夠的耐心，每一個環(huán)節(jié)都要一絲不茍，最終才能保證檔案數(shù)字化成果的質(zhì)量。在數(shù)字化過程中如果工作人員疏忽了某個細(xì)小環(huán)節(jié)將影響整個工作流程和數(shù)字化質(zhì)量。比如：一份張三等5人任職的文件，在著錄目錄時按照原文件標(biāo)題著錄，最終數(shù)字化掛接后在系統(tǒng)中將找不到張三之外的4人，給利用帶來不便。這是由于工作人員不掌握檔案數(shù)字化目錄要求造成的。再如在利用高速掃描儀進(jìn)行掃描時，由于工作人員不認(rèn)真細(xì)心，會出現(xiàn)漏掃、多掃、掃描圖像不清晰、撕毀原件等現(xiàn)象。這些問題的出現(xiàn)，嚴(yán)重影響檔案數(shù)字化質(zhì)量和利用。

2.3 缺乏現(xiàn)代化信息技術(shù)應(yīng)用能力

檔案數(shù)字化后，通過電腦完成群眾登記、檔案檢索、瀏覽、打印等等查檔流程，減少了進(jìn)庫房調(diào)取檔案、逐卷頁翻查的環(huán)節(jié)，更好地保護(hù)了實體紙質(zhì)檔案，提高了查閱速度和工作效率，為群眾提供了更加快捷的檔案信息利用體驗。但就目前從各級各類檔案管理單位的專兼職檔案工作人員結(jié)構(gòu)來看，管理人員多為40歲以上，他們雖然掌握了傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)，但對現(xiàn)代化信息技術(shù)了解較少，對計算機(jī)操作不熟悉，對檔案管理系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不熟悉等等，直接影響了檔案數(shù)字化管理工作及查閱利用工作。離中共中央辦公廳 國務(wù)院辦公廳《關(guān)于加強(qiáng)信息資源開發(fā)的若干意見》的要求還有很大差距。

3 紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作中存在問題的對策

檔案工作的核心就在于提供利用服務(wù)，檔案工作離開利用服務(wù)就失去其自身價值和意義，檔案的利用率不高就會影響檔案事業(yè)發(fā)展的速度，因此需要對其展開詳細(xì)的研究并盡早提出相關(guān)措施。

3.1 加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)工作

創(chuàng)新是檔案管理工作不斷向前發(fā)展的動力，檔案數(shù)字化發(fā)展對檔案管理工作提出新要求和新標(biāo)準(zhǔn)。為此我們要從工作方式和手段及機(jī)制上積極探索并努力追尋紙質(zhì)檔案管理方式的創(chuàng)新，由此來不斷提高紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理工作質(zhì)量及實際效率。作為檔案管理工作人員，首先應(yīng)當(dāng)解放自身思想，加強(qiáng)業(yè)務(wù)技能的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，特別是計算機(jī)應(yīng)用技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，積極探索并逐漸開拓創(chuàng)新做到與時俱進(jìn)，在實際檔案數(shù)字化管理工作中不斷完善自我，做好紙質(zhì)檔案規(guī)范整理工作，為檔案數(shù)字化打牢基礎(chǔ)。其次，單位領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案工作，將檔案工作列入年度工作計劃與單位工作同部署同檢查同考核，關(guān)心檔案工作人員，鼓勵其積極投身到檔案數(shù)字化建設(shè)中，探索檔案管理工作中存在的問題和困難，并有針對性的提出工作建議，逐步將紙質(zhì)檔案傳統(tǒng)管理方式過度到數(shù)字化檔案管理模式，為本地數(shù)字檔案館建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

3.2 加強(qiáng)檔案數(shù)字化加工過程的監(jiān)督工作

紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工是一個復(fù)雜且繁瑣的過程，在整個過程中不論哪個環(huán)節(jié)出問題，都會是嚴(yán)重失誤，輕則紙質(zhì)檔案損毀、遺失，重則發(fā)生失泄密事件。為此檔案數(shù)字化加工場所、人員的選擇尤為重要。一是檔案數(shù)字化加工單位選擇，檔案數(shù)字化加工分兩種方式，即購買服務(wù)（外包）和內(nèi)部加工。購買服務(wù)時選擇的單位要有檔案數(shù)字化加工資質(zhì)且在上級檔案行政部門有備案，對參與數(shù)字化加工的人員要層層簽訂保密安全責(zé)任書，并嚴(yán)格按照數(shù)字化加工流程進(jìn)行。由管理單位自行進(jìn)行數(shù)字化加工時要嚴(yán)格按照數(shù)字化加工流程進(jìn)行管理。二是檔案數(shù)字化加工場地的選擇。主要考慮紙質(zhì)檔案實體保管安全，選擇距離檔案保管位置較近的地方，減少檔案運送時間和距離。三是要在檔案數(shù)字化加工場所安裝監(jiān)控系統(tǒng)，全方位監(jiān)控加工場所，由此來監(jiān)督操作人員的實際工作情況，嚴(yán)格出入檔案數(shù)字化加工場人員的管理，備份保管好監(jiān)控視頻資料，以便于后期的查考使用。四是調(diào)檔、入庫要對案卷進(jìn)行嚴(yán)格的登記檢查，實行銷號管理。五是地方政府要不斷加大對檔案數(shù)字化設(shè)備和數(shù)字化資金的投入，配齊地方檔案館檔案數(shù)字化加工必備的數(shù)字化設(shè)備，由此不斷提升其自身工作效率和工作質(zhì)量，不斷推進(jìn)數(shù)字化檔案館建設(shè)。

3.3 加強(qiáng)檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫的維護(hù)管理工作

數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫是檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的核心，對數(shù)據(jù)庫維護(hù)和備份是檔案數(shù)字化安全控制管理工作的關(guān)鍵。一是要及時做好數(shù)據(jù)庫的維護(hù)、備份工作，避免數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失、破損或更改等潛在的危險。二是要定期對計算機(jī)進(jìn)行病毒查殺工作，加強(qiáng)相關(guān)數(shù)據(jù)的整理工作，認(rèn)真校對數(shù)字化數(shù)據(jù)，及時刪除重復(fù)發(fā)送或錯誤掃描的相關(guān)文件。三是利用大數(shù)據(jù)平臺做好重要數(shù)據(jù)的異地備份管理工作，確保數(shù)據(jù)庫的安全。四是日常工作中對增加、移除相關(guān)數(shù)據(jù)前后，要對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行備份處理，并做好對應(yīng)的備份日志，以便于后期的查驗。五是數(shù)字化檔案管理信息系統(tǒng)要安排專人管理，專機(jī)專用，對進(jìn)入系統(tǒng)設(shè)置專用密碼，避免他人誤操作造成數(shù)據(jù)庫損壞。六是外網(wǎng)接入內(nèi)外要加裝保密安全設(shè)備，符合保密要求，進(jìn)行數(shù)字化檔案管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)遷移、拷貝時要做進(jìn)行物理隔離，專盤專用，避免感染病毒損壞計算機(jī)和數(shù)據(jù)庫。

檔案數(shù)字化安全管理工作是數(shù)字檔案館建設(shè)的核心基礎(chǔ)，是一項長期而艱巨的任務(wù)，涉及諸多技術(shù)和檔案管理知識的應(yīng)用，需要每位從事檔案管理人員在管理中不斷探索與實踐，由此來完成傳統(tǒng)檔案管理模式向數(shù)字化檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，使檔案數(shù)字化安全與質(zhì)量得到有效控制。

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