淺析信息時(shí)代檔案數(shù)字化管理的意義與策略

吳遠(yuǎn)霞

摘 要：改革開放以來，我國(guó)各項(xiàng)事業(yè)都在飛快發(fā)展，隨著科學(xué)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)的快速發(fā)展，我們已經(jīng)進(jìn)入到了信息時(shí)代，檔案數(shù)字化管理是應(yīng)時(shí)代發(fā)展而衍生的一種檔案管理模式。本文主要通過研究信息時(shí)代檔案數(shù)字化管理的意義及實(shí)施策略，為信息時(shí)代檔案數(shù)字化管理提供參考。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;檔案數(shù)字化管理;實(shí)施策略

檔案數(shù)字化管理是應(yīng)時(shí)代發(fā)展而衍生的一種檔案管理模式，也是檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。數(shù)字化其實(shí)是在檔案管理中融入了信息時(shí)代的新的數(shù)字化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)信息資源的有效傳遞，最大化發(fā)揮信息資源的價(jià)值。

1 信息時(shí)代檔案數(shù)字化管理的意義

紙質(zhì)檔案是一種傳統(tǒng)的資料檔案管理方式，而數(shù)字化檔案則是一種進(jìn)幾十年來才逐漸發(fā)展起來的新管理方式。科學(xué)規(guī)范、完善的檔案管理可以為國(guó)家單位或者企業(yè)提供發(fā)展和建設(shè)的資料保障，為制定長(zhǎng)遠(yuǎn)決策提供重要依據(jù)。

1.1 檔案數(shù)字化管理對(duì)需要長(zhǎng)期保護(hù)的檔案具有深遠(yuǎn)意義

自文字和紙張發(fā)明以來，我們一直在使用紙質(zhì)檔案。紙質(zhì)檔案具有容易損壞、損壞無法修復(fù)、成本高、易臟、字跡褪色等缺點(diǎn)。很多檔案在頻繁的使用或者查閱的過程中往往被使用者進(jìn)行無數(shù)次的翻動(dòng)，特別容易造成磨損，甚至造成不可挽回的損傷。檔案數(shù)字化管理通過利用數(shù)字化技術(shù)將信息檔案轉(zhuǎn)化成單子檔案，不僅更加安全可靠，同時(shí)也方便查閱、保存和更改，對(duì)需要長(zhǎng)期保護(hù)的檔案具有深遠(yuǎn)意義。

1.2 檔案數(shù)字化管理是發(fā)展的必然趨勢(shì)

信息時(shí)代也是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，檔案管理處在這一時(shí)代必然要適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展和要求。信息時(shí)代對(duì)檔案管理提出了更多的要求，檔案數(shù)字化管理比紙質(zhì)檔案管理更具有優(yōu)勢(shì)。一是需要更加高效和便捷的傳播方式，現(xiàn)在很多企業(yè)或者個(gè)人都更多的依賴于信息技術(shù)，在調(diào)閱、傳送檔案時(shí)希望檔案更加的便捷和高效，實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地的調(diào)閱和傳送;二是人們對(duì)紙質(zhì)檔案的依賴感越來越低，紙質(zhì)檔案存在的諸多缺點(diǎn)會(huì)隨著科學(xué)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息交匯技術(shù)的發(fā)展而逐漸顯露出來;三是需要查閱檔案是電子檔案比紙質(zhì)檔案更具有優(yōu)勢(shì);四是在科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)以及科教普及等方面，檔案數(shù)字管理可以及時(shí)、快速和便捷的為使用者提供更為系統(tǒng)化的信息檔案。

1.3 檔案數(shù)字化管理對(duì)提高經(jīng)濟(jì)效益有很大的助力

檔案數(shù)字化管理在對(duì)社會(huì)活動(dòng)的檔案管理中起到非常大推力。經(jīng)濟(jì)效益在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中是產(chǎn)值和成本的對(duì)比管理，是勞動(dòng)成果和勞動(dòng)投入的對(duì)比關(guān)系。檔案數(shù)字化的管理是應(yīng)運(yùn)是市場(chǎng)發(fā)展的需要的衍生的。信息是第一資源，檔案本身就具有經(jīng)濟(jì)價(jià)值，其利用率、查閱效率和傳遞效率越高，其產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益就越大。在社會(huì)進(jìn)行各項(xiàng)活動(dòng)的過程中，很多時(shí)候急需信息檔案，時(shí)間便是金錢，檔案數(shù)字化后有效解決社會(huì)活動(dòng)的需求，比如在警方查案的過程中，如果需要查閱紙質(zhì)檔案的話，需要投入很多人力、物力，而數(shù)字化檔案可以將人力和物力降到最低，不僅降低投入成本，還能提高辦案效益;紙質(zhì)檔案的保存成本和使用成本需要消耗大量的人力、物力，容易造成資源浪費(fèi)。國(guó)家或者某些大型企業(yè)有收集和存檔的需求，保存和使用檔案需要經(jīng)過整理、登記、歸類存檔、提檔等工作環(huán)節(jié)，每年投入到檔案管理中的人力、物力都十分龐大，數(shù)字化管理檔案可以使傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，可以省掉很多不必要的人工成本、保管費(fèi)用和占地空間，不僅提高經(jīng)濟(jì)效益還能減少很多不必要的紙張和人力資源浪費(fèi)，降低勞動(dòng)強(qiáng)度，縮短檔案整理的周期。

1.4 檔案數(shù)字化管理可以提高辦公效率和工作檔案工作服務(wù)質(zhì)量

社會(huì)的發(fā)展推動(dòng)了城市的發(fā)展，社會(huì)的經(jīng)濟(jì)重心逐漸向城市轉(zhuǎn)移，各行業(yè)的檔案工作也就越來越多，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在科技和信息進(jìn)步的過程中逐漸的暴露出它的不足和弊端。反觀檔案數(shù)字化管理可以讓檔案資料及時(shí)有效的歸類和存檔，并且方便查閱和使用，不僅可以提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，還能提高辦公效益。而在服務(wù)性方面，紙質(zhì)檔案查閱效率過慢，工作繁瑣復(fù)雜。檔案數(shù)字化管理通過構(gòu)建檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的數(shù)字化處理，在需要使用檔案是只需要提供編碼、目錄或者關(guān)鍵詞，就能實(shí)現(xiàn)檔案的快速查詢，極大的提升了檔案信息服務(wù)的質(zhì)量和水平。

2 信息時(shí)代檔案數(shù)字化管理的實(shí)施策略

2.1 加大技術(shù)和設(shè)備投入

技術(shù)和設(shè)備是檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)，在檔案數(shù)字化管理工作中扮演著十分重要的角色。要進(jìn)行檔案數(shù)字化管理，首先是要對(duì)紙質(zhì)檔案或者信息進(jìn)行相應(yīng)的數(shù)字化處理，將檔案轉(zhuǎn)化成電子文檔，這個(gè)過程必須需要借用更加先進(jìn)和科學(xué)的技術(shù)及設(shè)備進(jìn)行轉(zhuǎn)換處理、相應(yīng)的歸檔工作以及安全防范措施;其次是建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，包括目錄管理、圖像處理、信息歸檔和查詢等環(huán)節(jié)，確保數(shù)字化檔案的資料完整和高效，提升檔案管理水平。檔案數(shù)字化管理是一項(xiàng)前期投入大的工程，通過引進(jìn)信息技術(shù)和新設(shè)備來對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，同時(shí)還要對(duì)相關(guān)的技術(shù)和軟件系統(tǒng)進(jìn)行定期更新，和對(duì)設(shè)備進(jìn)行定期保養(yǎng)，確保檔案工作的高效;最后是建立完善可靠的信息檔案的保障體系，為了確保數(shù)字化檔案不會(huì)丟失、不被泄露和不被盜取，需要在數(shù)字化檔案的傳送技術(shù)、加密技術(shù)和查閱訪問技術(shù)上需要投入資金。

2.2 健全和完善檔案數(shù)字化管理規(guī)章制度

在進(jìn)行檔案數(shù)字化管理的過程中，需要結(jié)合信息時(shí)代的發(fā)展需求，建立和健全和完善檔案數(shù)字化管理規(guī)章制度。重視規(guī)章制度在檔案數(shù)字化管理中的意義，嚴(yán)格按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合自身實(shí)際，制定《檔案數(shù)字化安全管理制度》、《檔案保密管理制度》、《數(shù)字化檔案中心規(guī)章制度》等制度，制定《檔案數(shù)字化管理規(guī)范》，制定《檔案數(shù)字化管理崗位職責(zé)》，制定《檔案數(shù)字化工作紀(jì)律及管理辦法》。通過檔案數(shù)字化管理規(guī)章制度來加強(qiáng)檔案數(shù)字化安全管理，確保檔案數(shù)字管理的各項(xiàng)工作都能有章程可循，有制度約束，確保數(shù)字化檔案的安全。

2.3 建立一支高水平，高素質(zhì)的檔案數(shù)字化管理團(tuán)隊(duì)

檔案數(shù)字化管理的建立和實(shí)施需要建立一支高水平，高素質(zhì)的檔案數(shù)字化管理團(tuán)隊(duì)。一是加強(qiáng)管理人員的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，提升管理人員的專業(yè)水平，讓員工能熟練掌握檔案數(shù)字化技能;二是建立健全工作規(guī)范，增強(qiáng)員工對(duì)數(shù)字化檔案的保密意識(shí)，簽訂檔案保密責(zé)任書，進(jìn)一步加強(qiáng)保密管理，杜絕檔案出現(xiàn)泄密的事情發(fā)生，一旦發(fā)生從嚴(yán)追究。必要時(shí)安裝全方位的視頻監(jiān)控;三是明確檔案管理人員的職責(zé)，落實(shí)專人監(jiān)管和分層管控，確保各項(xiàng)工作都能有序開展，促進(jìn)管理水平的提高。

3 結(jié)語

檔案數(shù)字化管理是適應(yīng)時(shí)代的必然趨勢(shì)，是適應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展的創(chuàng)新策略。在數(shù)字化管理工作開展的過程中，要不斷的分析和研究存在問題和創(chuàng)新舉措，根據(jù)管理體系完善檔案管理和系統(tǒng)建立，筑牢檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)工作，努力提升管理和科學(xué)合理性，確保各項(xiàng)檔案數(shù)字化管理工作高效、有序的開展，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新型發(fā)展。

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