電子信息檔案管理在事業(yè)單位中的應(yīng)用及風(fēng)險(xiǎn)控制的措施

李艷麗

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理形式也發(fā)生了翻天覆地的變化。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件載體已經(jīng)不能適應(yīng)行業(yè)發(fā)展需求，檔案信息化管理成為必然趨勢(shì)。事業(yè)單位越來(lái)越重視電子信息技術(shù)，不僅使得管理過(guò)程更加的便捷，還有效的規(guī)避了傳統(tǒng)管理的弊端。電子信息檔案是當(dāng)前比較先進(jìn)的檔案應(yīng)用形式，但是存在不安全性。事業(yè)單位人員在應(yīng)用電子信息檔案時(shí)，需要做好保護(hù)和管理工作。本文主要是針對(duì)電子檔案管理在事業(yè)單位應(yīng)用及風(fēng)險(xiǎn)控制層面的探究，并結(jié)合實(shí)際情況提出意見(jiàn)和建議。

關(guān)鍵詞：電子信息;檔案管理;事業(yè)單位;應(yīng)用;風(fēng)險(xiǎn)控制

為了更好的適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求，檔案管理模式發(fā)生了巨大的轉(zhuǎn)變。運(yùn)用電子檔案信息管理手段，保證事業(yè)單位的穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展。采用電子信息檔案的方式來(lái)進(jìn)行檔案管理、歸納、整理，將有效的提升檔案管理的效率和質(zhì)量。但是電子信息檔案管理也存在很多的缺陷，要在合理利用檔案管理的基礎(chǔ)上，盡可能的降低應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)。

1 電子信息檔案在事業(yè)單位的應(yīng)用

1.1 提升檔案管理效率

傳統(tǒng)的檔案都是保存在紙質(zhì)文件上，現(xiàn)代化電子信息技術(shù)方案都是采用計(jì)算機(jī)來(lái)儲(chǔ)存檔案信息。計(jì)算機(jī)的信息處理功能強(qiáng)大，運(yùn)算速度也非常的快。有效的應(yīng)對(duì)傳統(tǒng)檔案延遲拖沓的問(wèn)題，對(duì)于后續(xù)工作的開(kāi)展提供有力支持。傳統(tǒng)檔案采用人工操作，在實(shí)際的管理過(guò)程中經(jīng)常出現(xiàn)信息收集不全、字跡不工整、遺漏信息的情況。電子信息檔案更可以規(guī)避傳統(tǒng)管理的缺陷，進(jìn)一步的提升檔案信息管理的效率。

1.2 提升了檔案?jìng)鬟_(dá)的安全性

傳統(tǒng)的檔案管理都是采用人力運(yùn)輸，經(jīng)常會(huì)因?yàn)槿藶槭д`造成破損和丟失的情況。檔案修復(fù)的難度較大，檔案運(yùn)輸?shù)陌踩圆蛔?。電子信息檔案?jìng)鬏斂梢杂行У膽?yīng)對(duì)這種問(wèn)題，但是可能因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)安全引起負(fù)面影響。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)安全管理的水平不斷提升，出現(xiàn)檔案延誤和丟失的概率會(huì)越來(lái)越小。

1.3 提升部門(mén)之間的資源共享

傳統(tǒng)的管理方式限制了部門(mén)之間的信息交流和共享，使得很多的檔案閑置，最終造成了嚴(yán)重的資源浪費(fèi)。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，電子信息檔案管理技術(shù)的應(yīng)用，提升了數(shù)據(jù)的傳輸效率。不僅適應(yīng)了經(jīng)濟(jì)發(fā)展節(jié)奏，同時(shí)又提升了檔案的應(yīng)用效率。部門(mén)之間的信息共享變得更加便捷，對(duì)于事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展也做出了巨大貢獻(xiàn)。檔案的信息化管理模式應(yīng)用，不僅加快了信息的傳遞，還有效的提升了檔案管理的調(diào)節(jié)能力。檔案資源的應(yīng)用水平不斷提升，將逐漸的體現(xiàn)在經(jīng)濟(jì)效益層面。網(wǎng)絡(luò)是檔案信息的載體，憑借計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)搭建龐大的數(shù)據(jù)庫(kù)，從中獲取更多的信息。實(shí)現(xiàn)資源信息的存儲(chǔ)交流，強(qiáng)化部門(mén)之間的溝通交流。及時(shí)獲得反饋，從而增進(jìn)部門(mén)之間的業(yè)務(wù)聯(lián)系。

1.4 優(yōu)化檔案保管模式

運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)電子信息檔案存儲(chǔ)，就可以從根本上避免出現(xiàn)紙質(zhì)檔案蟲(chóng)蛀、防潮的問(wèn)題。檔案保管更加的便利，為后續(xù)的查閱也提供了有利條件。信息檔案相較于紙質(zhì)檔案保管時(shí)間更長(zhǎng)，更不容易被破壞。電子信息檔案的保管過(guò)程中呈現(xiàn)出穩(wěn)定性的特征，同時(shí)也節(jié)約資源做出更多貢獻(xiàn)。

2 電子信息檔案在事業(yè)單位應(yīng)用過(guò)程中遇到的問(wèn)題

2.1 數(shù)據(jù)的安全性得不到保證

電子信息檔案管理也存在很多的安全隱患，比如網(wǎng)絡(luò)攻擊、突然停電等。電子檔案信息保存在計(jì)算機(jī)硬盤(pán)、光盤(pán)等介質(zhì)之中，在上述情況下就極易出現(xiàn)丟失、泄露和損毀。還有黑客為了謀取私利而攻擊事業(yè)單位的電子檔案系統(tǒng)，造成電子信息的遺失和泄露。安全風(fēng)險(xiǎn)是當(dāng)前電子信息檔案最大威脅，對(duì)于行業(yè)的發(fā)展造成很大的負(fù)面影響。

2.2 管理水平有待提升

電子信息檔案屬于新興管理模式，檔案信息的載體和傳統(tǒng)紙質(zhì)文件截然不同。傳統(tǒng)的管理體系不能適應(yīng)電子檔案管理需求，新的檔案管理體系還在逐步完善。當(dāng)前的電子信息檔案缺乏系統(tǒng)的理論支撐，導(dǎo)致后續(xù)的管理存在很多的漏洞和不足。檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)增加，對(duì)于人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)提出了更高要求。缺乏相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，管理人員對(duì)于電子信息保護(hù)的存在偏見(jiàn)。缺乏相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)知和評(píng)估能力，導(dǎo)致檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)不斷增大。

3 應(yīng)對(duì)電子信息檔案管理風(fēng)險(xiǎn)的具體措施

電子檔案信息相較于傳統(tǒng)的檔案管理存在很多的優(yōu)勢(shì)，但是在應(yīng)用過(guò)程中還是會(huì)受到很多的阻礙。因?yàn)榛ヂ?lián)網(wǎng)的自身屬性，保密工作已經(jīng)成為信息檔案管理的核心問(wèn)題?？茖W(xué)技術(shù)和信息技術(shù)發(fā)展迅速，檔案管理的加密手段受到了很多挑戰(zhàn)。要將檔案加密管理作為重點(diǎn)內(nèi)容，不斷的提升風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)水平。如果缺乏科學(xué)有效的措施，就可能造成事業(yè)單位電子檔案損壞和丟失的情況，進(jìn)而造成巨大的經(jīng)濟(jì)損失。

3.1 確保電子檔案的儲(chǔ)存安全

保證系統(tǒng)安全，為后續(xù)工作開(kāi)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。計(jì)算機(jī)病毒針對(duì)管理系統(tǒng)有著巨大的破壞性，需要制定更具針對(duì)性的防護(hù)措施。檔案管理人員要運(yùn)用殺毒軟件定期的進(jìn)行殺毒，及時(shí)的進(jìn)行病毒庫(kù)的掃描。設(shè)置安全報(bào)警系統(tǒng)，及時(shí)的解決相應(yīng)的問(wèn)題。選擇正版的安全防護(hù)軟件，從根本上杜絕出現(xiàn)系統(tǒng)崩潰的情況發(fā)生。針對(duì)軟件進(jìn)行定期的升級(jí)，操作者要及時(shí)的處理各種問(wèn)題。同時(shí)要做好數(shù)據(jù)安全管理。避免信息檔案的泄露，確保信息安全。采用防火墻來(lái)隔絕外來(lái)計(jì)算機(jī)的傳輸和下載，只有獲得權(quán)限的訪(fǎng)客才能傳輸信息。針對(duì)電子信息檔案的備份，可以有效的預(yù)防計(jì)算機(jī)系統(tǒng)癱瘓。通過(guò)適當(dāng)?shù)膫浞萏幚?，提升檔案信息的管理效率。妥善的保管備份信息，通過(guò)多層的備份實(shí)現(xiàn)保護(hù)的目的。

3.2 提升管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)

計(jì)算機(jī)是由人員操作的，因此要保證事業(yè)單位的電子信息檔案管理人員掌握相應(yīng)的工作原理。管理人員要具有正確的操作意識(shí)，還要具備檔案安全意識(shí)。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)要能夠有效的服務(wù)于電子檔案管理工作，對(duì)于事業(yè)單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)做出更多貢獻(xiàn)。針對(duì)檔案管理人員進(jìn)行嚴(yán)格培訓(xùn)，保證事業(yè)單位管理人員能夠掌握最先進(jìn)的技術(shù)。積極適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展速度，正確的處理電子信息檔案管理中遇到的問(wèn)題。

3.3 搭建完善的工作制度

事業(yè)單位的檔案管理的核心目的，就是要促進(jìn)事業(yè)單位的穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展。充分的發(fā)揮出檔案的價(jià)值，做好相應(yīng)的流通和利用工作。完善的電子檔案管理體系是提升管理水平的有效措施，積極打破事業(yè)單位部門(mén)各自為政的局面。電子信息檔案的使用可以實(shí)現(xiàn)部門(mén)之間的資源共享，有效的節(jié)約人力、物力，從而提升工作效率。確保信息資源的安全性，制定出更加詳細(xì)的工作制度和管理章程。充分的展現(xiàn)出監(jiān)督作用，保證檔案管理的順利進(jìn)行。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，針對(duì)電子信息檔案管理在事業(yè)單位中應(yīng)用及風(fēng)險(xiǎn)控制層面探究是十分必要的。明確電子信息檔案在事業(yè)單位的應(yīng)用價(jià)值，為后續(xù)工作的開(kāi)展提供理論支撐。結(jié)合電子檔案信息檔案管理遇到的問(wèn)題，制定出更具針對(duì)性的應(yīng)對(duì)措施。進(jìn)一步的提升檔案管理水平，促進(jìn)事業(yè)單位的穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]劉鵬.大數(shù)據(jù)背景下電子信息檔案管理的創(chuàng)新途徑[M].電子技術(shù)與軟件工程，2018（05）159

[2]付冰.電子信息檔案管理在事業(yè)單位中的應(yīng)用及風(fēng)險(xiǎn)控制的措施[J].黑龍江科技信息，2016（21）：186.

[3]李曉玲.電子信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用[J].中國(guó)管理信息化，2016，（8）：195.

[4]朱雁麗.淺議檔案管理與信息化建設(shè)[J].科技展望，2017，（2）：203.

[5]朱允彤.淺談電子信息檔案管理的風(fēng)控方法[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018，（3）：47