檔案材料收集工作的現(xiàn)狀及改善途徑的思考

何彩霞

摘 要：本文從檔案材料收集是檔案管理全過(guò)程中第一道程序入手，對(duì)檔案收集工作存在的不足進(jìn)行思考，指出檔案收集工作的隨意性、被動(dòng)性、單一性;改善檔案收集工作，加強(qiáng)檔案法律、法規(guī)的宣傳教育，建立健全規(guī)章制度，嚴(yán)格考核;利用“互聯(lián)網(wǎng)”的原理，并通過(guò)辦公自動(dòng)化（OA）或OA與檔案系統(tǒng)相結(jié)合實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理。

關(guān)鍵詞：檔案;收集工作;現(xiàn)狀;思考

檔案材料的收集是檔案管理全過(guò)程中第一道程序。及時(shí)收集內(nèi)容翔實(shí)、完整而系統(tǒng)的原始檔案材料，是形成某一種優(yōu)質(zhì)檔案的基礎(chǔ)。然而，由于檔案材料的分散，檔案館人力不足等因素的限制，加之缺乏明確的規(guī)范約束，當(dāng)下檔案材料收集工作不盡人意，表現(xiàn)在：首先，檔案館工作人員不能及時(shí)獲得檔案材料的信息，不能積極主動(dòng)深入現(xiàn)場(chǎng)收集檔案材料，而產(chǎn)生檔案材料的單位或部門不能及時(shí)上交材料，拖延上交時(shí)間，甚至丟失材料。收集方和上交方，雙方都表現(xiàn)出明顯的被動(dòng)性。其次，上交材料存在隨意性和片面性，以及上交材料內(nèi)容單一、載體單一、缺項(xiàng)、不全等。

鑒于檔案材料收集工作所存在的不足，筆者對(duì)改善檔案材料收集有如下思考：

一是加強(qiáng)有關(guān)檔案的法律、法規(guī)宣傳教育，提高社會(huì)各界對(duì)檔案的意識(shí);二是建立健全規(guī)章制度，規(guī)范檔案材料收集工作;三是創(chuàng)新檔案收集工作的方法。

1 檔案收集工作的現(xiàn)狀

1.1 收集和上交工作的被動(dòng)狀態(tài)

本局及下屬單位的檔案工作，在較長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)處于封閉或半封閉狀態(tài)，與社會(huì)各界缺乏溝通，檔案管理部門不了解社會(huì)的需求，社會(huì)各界也不十分了解檔案材料的價(jià)值，從而使檔案收集工作缺乏普遍性和針對(duì)性，社會(huì)各界也不能主動(dòng)歸檔材料以及有的放矢地運(yùn)用檔案。

從檔案管理部門而言，人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不很高，又由于缺乏競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，致工作缺乏主動(dòng)性和創(chuàng)造性，不能主動(dòng)關(guān)注或不參與本單位的重大活動(dòng)，難以獲得有價(jià)值的信息，只是被動(dòng)地坐等檔案材料的送達(dá)。

產(chǎn)生檔案材料的單位、部門或個(gè)人，未認(rèn)識(shí)到材料須及時(shí)歸檔的重要性和必要性，有的則為了圖自己使用方便，不愿意把應(yīng)歸檔的材料上交檔案部門歸檔，尤其是非文字材料，如聲像、照片等材料不歸檔、被流失的現(xiàn)象普通存在。

1.2 上交材料的隨意性和片面性

由于對(duì)上交材料的要求沒(méi)有具體行文，各單位對(duì)上交材料也沒(méi)有嚴(yán)格的自律，檔案材料收集的隨意與不穩(wěn)定。交與不交隨意、交全交少隨意、交好交劣隨意，因而造成檔案收集工作中存在收不全、收不好的現(xiàn)象，同時(shí)還存在著重“紅”輕“白”，重“文”輕“科”，甚至有該交的不交的情況。由各級(jí)部門發(fā)出的紅頭文件，一般都能上交，但日常形成的不以呈文形式發(fā)生的簡(jiǎn)報(bào)、報(bào)告、記錄、總結(jié)等等，經(jīng)常不予歸檔?？蒲锌偨Y(jié)、科技論文、科技報(bào)告的產(chǎn)生部門，能主動(dòng)地將這些材料歸檔者少之又少。

此外，上交的非“紅頭文件”的材料，往往內(nèi)容不全，要素缺項(xiàng)，如：正文與原稿，正文與附件，呈報(bào)與批復(fù)等，顯示出了對(duì)檔案材料的質(zhì)量保證意識(shí)的不足。

1.3 檔案內(nèi)容、形式、載體單一

為便于利用檔案的查考并獲得較豐富的查考結(jié)果，歸檔材料應(yīng)盡量做到內(nèi)容豐富、形式多樣。但現(xiàn)實(shí)狀態(tài)是檔案內(nèi)容以會(huì)議為主的文字材料，如：重要紀(jì)念活動(dòng)、應(yīng)急事件的處理等記錄，以及口述材料、媒體的報(bào)告，本單位職工（員工）的論文、著作等，則寥寥無(wú)幾，檔案的形式和載體也鮮有新意，多為紙質(zhì)檔案。而電子文件、照片、錄像、錄音、磁盤、光盤甚少;實(shí)物檔案，如：印章、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)杯、錦旗等少之又少;地質(zhì)科研實(shí)物檔案，如：礦物標(biāo)本、鉆探巖芯標(biāo)本等，對(duì)它們的收集都還未列入議事日程。

2 改善檔案收集工作的思考

2.1 加強(qiáng)有關(guān)檔案法律、法規(guī)的宣傳教育

檔案管理部門要爭(zhēng)取宣傳部門和其他有關(guān)部門的支持，結(jié)合普法教育，宣傳檔案的法律、法規(guī)，讓檔案工作者和有關(guān)應(yīng)用檔案的部門人員熟知《中華人民共和國(guó)檔案法》、《機(jī)關(guān)檔案工作條例》、《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（八號(hào)令）、《各級(jí)各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》（九號(hào)令）等文件，可以采用精讀原文、舉辦講座、書面問(wèn)答、知識(shí)競(jìng)賽等多種形式，使機(jī)關(guān)各部門和人員增強(qiáng)檔案意識(shí)，讓檔案工作者和檔案運(yùn)用者形成共識(shí)、交流順暢。

2.2 建立檔案材料收集的上交規(guī)章制度

要根據(jù)檔案有關(guān)法律、法規(guī)的要求，結(jié)合本系統(tǒng)、本單位的實(shí)際情況，制定有關(guān)檔案材料收集和上交的明文（如“辦法”、“規(guī)定”），明文下達(dá)指令實(shí)施，檔案管理各崗位的職責(zé)、檔案材料的范圍、檔案材料收集和上交時(shí)限、檔案材料的基本要素，保持檔案材料完整性和系統(tǒng)性的要求，將檔案收集工作作為單位工作流程的一個(gè)節(jié)點(diǎn)，納入各部門年度績(jī)效考核的標(biāo)準(zhǔn)中，并占一定的分值來(lái)約束收集和上交檔案材料的工作質(zhì)量。

此明文應(yīng)與本系統(tǒng)、本單位已有的文件，如行政管理、文書管理、計(jì)劃管理、資產(chǎn)財(cái)務(wù)管理、勞動(dòng)人事管理、生產(chǎn)和基建管理、質(zhì)量管理、環(huán)境與安全管理、科研與開發(fā)管理等文件具有相容性。

為了明確文件的有效實(shí)施，須成立以主管領(lǐng)導(dǎo)為首的領(lǐng)導(dǎo)小組，運(yùn)用PDCA（策劃、實(shí)施、檢查、處置）管理模式，對(duì)文件實(shí)施效果進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，定期檢查和考核相關(guān)部門、人員在檔案收集和上交工作中所取得的業(yè)績(jī)，獎(jiǎng)優(yōu)罰劣。并基于實(shí)施情況，及時(shí)改進(jìn)管理方法（包括對(duì)已有文件的修訂），使檔案材料收集和上交工作，實(shí)現(xiàn)良性循環(huán)，不斷進(jìn)步。

2.3 創(chuàng)新檔案材料收集的工作方法

檔案管理人員須進(jìn)一步發(fā)揮主觀能動(dòng)性，自覺(jué)、主動(dòng)地介入項(xiàng)目招投標(biāo)、合同簽訂、工程竣工驗(yàn)收、設(shè)備開箱驗(yàn)收、科研成果和產(chǎn)品性能鑒定會(huì)等，深入現(xiàn)場(chǎng)，把生動(dòng)的現(xiàn)場(chǎng)素材轉(zhuǎn)化為檔案材料，必要時(shí)采訪事件當(dāng)事人，建立“口述檔案”。協(xié)助相關(guān)單位、部門策劃材料歸檔步驟，提出材料的系統(tǒng)性和完整性的要求。未雨綢繆，保證檔案材料的質(zhì)量和上交速度。

利用“互聯(lián)網(wǎng)”的原理，建立一定范圍內(nèi)檔案館藏網(wǎng)絡(luò)和微信群，加速信息傳遞和提高館藏檔案的利用效率。通過(guò)辦公自動(dòng)化（OA）或OA與檔案系統(tǒng)相結(jié)合實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理。

在符合保密條例的條件下，上網(wǎng)查找館藏檔案，開展網(wǎng)絡(luò)閱讀和遠(yuǎn)程閱讀檔案，以更好地發(fā)揮檔案應(yīng)有的效能。

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