做好衛(wèi)健局檔案管理工作的途徑分析

陳曉菲

摘 要：檔案管理是衛(wèi)生局工作的重要組成部分，是衛(wèi)生信息的重要資源與依據(jù)，隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革的逐漸深入，衛(wèi)生局檔案管理工作的重要性逐漸凸顯出來，為了做好衛(wèi)生局檔案管理工作，促進(jìn)我國衛(wèi)生事業(yè)的良好發(fā)展，本文分析了做好衛(wèi)生局檔案管理工作的相關(guān)途徑，為相關(guān)工作人員提供參考。

關(guān)鍵詞：衛(wèi)生局;檔案管理;工作途徑

隨著公共衛(wèi)生體制改革的逐漸深入，如何做好衛(wèi)生局檔案管理工作，提升檔案管理質(zhì)量與效率，成為衛(wèi)生局相檔案管理工作人員面臨的主要問題，也是提升檔案利用效率的有效途徑。規(guī)范的檔案管理辦法能夠?qū)θ粘n案工作起到清晰的指導(dǎo)作用，從而滿足當(dāng)今時代發(fā)展的管理需求，提升衛(wèi)生監(jiān)督工作水平。衛(wèi)生局檔案管理工作內(nèi)容繁綜復(fù)雜，具有保密性與持續(xù)性等特征，因此要求檔案管人員具備一定的素質(zhì)水平，與其他科室有所不同，不能以單一的工作方式習(xí)慣處理檔案管理工作，要將檔案資料系統(tǒng)的整理好并最好保存，提升檔案工作質(zhì)量與效率，做好衛(wèi)生監(jiān)督工作的基礎(chǔ)保障。隨著社會的不斷發(fā)展進(jìn)步，人們對衛(wèi)生監(jiān)督的重視程度也在逐漸提升，在這樣的形式下，衛(wèi)生局檔案管理工作也要隨之而提升質(zhì)量。

1 加大對檔案管理工作的重視程度

檔案管理工作并是不會衛(wèi)生系統(tǒng)中的一項雞肋內(nèi)容，其在整個衛(wèi)生系統(tǒng)正常運(yùn)行中扮演著至關(guān)重要的角色，完善具體的檔案管理機(jī)制與提高水平的保密性，是當(dāng)今時代發(fā)展對衛(wèi)生局檔案管理提出的要求之一，伴隨著經(jīng)濟(jì)增長與社會進(jìn)步，資源的價值逐漸被人們所意識到，特別是對有價值的資源，為此通過提升對檔案管理的重視，為民眾提供更好的服務(wù)。因此，需要衛(wèi)生局領(lǐng)導(dǎo)檔案管理人員重視檔案管理工作。只有提升領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視程度，才能提升整體員工對檔案工作的態(tài)度，在日常工作中能夠重視并嚴(yán)格要求檔案管理工作，提升對檔案工作的監(jiān)督管理，切實有效的做好檔案管理工作，可以定期組織相關(guān)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)或者進(jìn)修，聘請相關(guān)專家到科室中開展相關(guān)知識的普及工作，在提升檔案管理人員工作效率的同時，調(diào)動檔案管理人員的工作熱情，領(lǐng)導(dǎo)最為員工工作的領(lǐng)頭羊，具有一定的帶頭作用，其做的每一個決策都會直接影響到檔案工作，并直接影響最終的工作效果，為此可以將檔案管理工作列入年度計劃目標(biāo)中，作為年度績效考核的一項參考內(nèi)容。對于檔案工作管理員來說，需要不斷提升自身素養(yǎng)，提升自身的專業(yè)能力，帶著責(zé)任心與耐心完成每一項工作內(nèi)容，最為一線檔案工作服務(wù)人員，在檔案工作過程中，必須要付出耐心與責(zé)任心，以認(rèn)真仔細(xì)的工作心態(tài)完成自己的工作，對上級的工作建議與要求，要認(rèn)真學(xué)習(xí)與貫徹，做好日常工作中檔案接收、檔案歸類、檔案管理等工作內(nèi)容[1]。

2 落實檔案管理工作目標(biāo)

要想做好檔案管理工作，就要落實到實踐行動中，可以嘗試與檔案局進(jìn)行溝通交流，制定出科學(xué)合理的檔案管理計劃，并在每年年終時，總結(jié)工作經(jīng)驗，為日后的檔案管理工作打好基礎(chǔ)，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新嘗試，可以為檔案管理工作設(shè)定目標(biāo)計劃，以衛(wèi)生局領(lǐng)導(dǎo)為核心，將檔案管理工作列入年度工作計劃與目標(biāo)中，并以此為評優(yōu)考核干部工作的參考條件。其次，可以采用獎懲措施，激勵員工工作熱情。進(jìn)一步完善檔案管理領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，在單位領(lǐng)導(dǎo)的帶領(lǐng)下，動員所有衛(wèi)生局內(nèi)部職能部門，形同系統(tǒng)完善度額管理網(wǎng)絡(luò)。做好相關(guān)工作為做好衛(wèi)生局檔案管理工作奠定良好基礎(chǔ)[2]。

3 發(fā)揮出檔案部門主任的作用，做好協(xié)調(diào)工作

除了分管領(lǐng)導(dǎo)外，辦公室主任對待檔案辦公室工作質(zhì)量具有直接影響。不僅分管領(lǐng)導(dǎo)在衛(wèi)生局檔案管理中作中占具有重要的影響，辦公室主任也肩負(fù)著重要的職責(zé)。檔案管理辦公室主任的業(yè)務(wù)素質(zhì)必須過硬。首先，辦公室主人要對檔案管理工作內(nèi)容要了然于心，熟悉主要的檔案內(nèi)容，對于相關(guān)的檔案發(fā)揮文件要做好及時宣傳工作，切實有效的組織下屬開展學(xué)習(xí)，讓相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與工作人員了解掌握好檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)。其次，檔案部門主任要在一段時間內(nèi)容總結(jié)檔案工作進(jìn)展與相關(guān)情況，上報到上級領(lǐng)導(dǎo)，提升領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視。再次，要嚴(yán)格要求文書質(zhì)量，為后續(xù)的立卷工作做好準(zhǔn)備，在檔案工作人員搜集文件的時候，要主動做好配合工作，幫助檔案工作人員做好檔案搜集的協(xié)調(diào)工作。最后，檔案部門主任要關(guān)心檔案工作人員的思想狀態(tài)與工作情況，幫助其有效解決檔案工作存在的困難[3]。

4 建立檔案管理制度，明確工作責(zé)任

為了保證衛(wèi)生局檔案工作效率，可以制定相關(guān)的制度進(jìn)行約束。檔案管理工作需要有嚴(yán)明的制度為依據(jù)，強(qiáng)化檔案工作的具體職責(zé)，使得各個部門搜集、整理檔案資料時有所依據(jù)。對于檔案查閱要制定嚴(yán)格的制度進(jìn)行約束，確保在符合相關(guān)規(guī)定的情況下可以查詢檔案信息，并做好相關(guān)的記錄工作，針對一些需要外界的檔案資料，要求相關(guān)部門開具正式的申請證明，并由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字才可批準(zhǔn)外界。要建立明確規(guī)范的檔案管理制度，定期做好檔案整理工作，定期整理并存放陳舊檔案，不可擅自撕毀、作廢檔案，注意檔案寶貴安全，不可造成檔案丟失。檔案管理部分內(nèi)部要做好明確的分工安排，將具體責(zé)任落實到個人，對表現(xiàn)優(yōu)異的檔案管理人員要進(jìn)行獎勵，鼓勵并肯定其工作成效。檔案管理人員阿姨及時更新工作理念與方式，根據(jù)當(dāng)前工作形勢，構(gòu)建系統(tǒng)的檔案管理體系，為檔案管理工作發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)，要認(rèn)識到檔案對衛(wèi)生局事業(yè)的整體推動作用，從而保質(zhì)保量完成檔案管理工作內(nèi)容，提升檔案管理的規(guī)范性與完整性[4]。

5 提升檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理人員日常工作內(nèi)容就是做好檔案相關(guān)的搜集、整理、保存等相關(guān)工作，一線檔案工作人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)與個人素質(zhì)直接關(guān)系到整個檔案管理工作質(zhì)量與效率。為此，勢必要提升檔案管理人員的專業(yè)能力與工作經(jīng)驗，要求其熟練掌握相關(guān)法律法規(guī)，具備檔案保密意識，在工作中要細(xì)心、耐心完成各項工作內(nèi)容，并具備較高的原則意識，不得擅自閱讀檔案內(nèi)容或者是未經(jīng)允許將檔案借給他人查看。檔案管理人員在衛(wèi)生局相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的帶領(lǐng)下，要就做好檔案知識宣傳工作，提升衛(wèi)生局全體人員的檔案意識，井井有條的開展各項檔案管理工作。隨著無紙化辦公理念逐漸普及，檔案管理人員要不斷提升自身的計算機(jī)操作能力與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平，提升自身電子化檔案管理實踐能力，從而做好迎接無紙化辦公準(zhǔn)備。由此可見，提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)與個人能力勢必要從一線工作人員開始，才能促使衛(wèi)生局檔案管理工作質(zhì)量與效率逐漸提升。

6 結(jié)束語

綜上所述，衛(wèi)生檔案管理工作對衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展具有十分重要的影響，由于檔案管理事業(yè)本身具有一定的復(fù)雜性與繁瑣性。要想做好衛(wèi)生局檔案管理工作勢必要加強(qiáng)對這項工作的重視，建立檔案管理制度，明確工作責(zé)任，落實檔案管理工作目標(biāo)，提升檔案管理人員素質(zhì)。從而切實有效的提升衛(wèi)生局檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

參考文獻(xiàn)

[1]許慶輝.衛(wèi)生計生局檔案管理模式研究[C].決策論壇——企業(yè)黨建與政工創(chuàng)新工作發(fā)展學(xué)術(shù)研討會.0.

[2]李曉紅.衛(wèi)生和計劃生育局檔案管理的優(yōu)化措施探索[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2016，15（16）：242-243.

[3]張凈.唐山公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案的數(shù)字化管理問題探討[J].才智，2019（21）.

[4]董妍芳.信息化手段管理醫(yī)務(wù)人員專技檔案模式探究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（4）：83-83.