略談做好檔案管理的價(jià)值及實(shí)現(xiàn)路徑

摘 要：無論是在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展過程中，還是在行政事業(yè)單位運(yùn)轉(zhuǎn)過程中，都會(huì)形成相應(yīng)的檔案，檔案不僅是單位發(fā)展的見證，同時(shí)也能夠?yàn)榻鉀Q很多實(shí)際問題提供依據(jù)，這使得檔案管理工作成為一項(xiàng)重要工作，同時(shí)檔案管理的水平如何，直接體現(xiàn)著單位的內(nèi)部管理能力。但是目前很多單位在檔案管理方面還是存在一定的不足，究其原因，對(duì)于檔案管理的價(jià)值沒有形成充分認(rèn)識(shí)是重要因素。本文將對(duì)做好檔案管理的價(jià)值及實(shí)現(xiàn)路徑進(jìn)行論述。

關(guān)鍵詞：檔案管理;價(jià)值;實(shí)現(xiàn)路徑

在事業(yè)發(fā)展過程中，往往會(huì)形成相應(yīng)的檔案，檔案不僅是事業(yè)發(fā)展的見證，同時(shí)也能夠?yàn)榻鉀Q很多實(shí)際問題提供依據(jù)，對(duì)于工作的規(guī)范性、有序性有著重要影響，這使得檔案管理工作成為一項(xiàng)重要工作，同時(shí)檔案管理的水平如何，直接體現(xiàn)著單位的內(nèi)部管理能力。但從目前很多單位實(shí)際情況來看，在檔案管理方面，問題也比較明顯，比如對(duì)于原始材料管理的混亂，檔案的更新、歸檔工作不及時(shí)，以及檔案隨意借閱等，都時(shí)有發(fā)生，究其原因，對(duì)于檔案管理的價(jià)值沒有形成充分認(rèn)識(shí)是重要因素。本文將對(duì)做好檔案管理的價(jià)值進(jìn)行闡述，同時(shí)重點(diǎn)分析如何做好檔案管理工作。

1 檔案管理工作的價(jià)值

1.1 確保經(jīng)營管理工作的正常進(jìn)行

眾所周知，企業(yè)經(jīng)營管理形態(tài)多種多樣，且很多經(jīng)營項(xiàng)目、管理活動(dòng)本身具有復(fù)雜、繁瑣的特點(diǎn)，再加上一些單位在生產(chǎn)經(jīng)營過程中，也會(huì)遇到各種技術(shù)、方案更改行為，如果只是依靠參與其中的一些內(nèi)部人員的記憶來對(duì)企業(yè)經(jīng)營管理情況進(jìn)行把握，而沒有健全完善的檔案管理體系，那么久而久之，對(duì)企業(yè)經(jīng)營管理情況的了解就會(huì)混亂模糊，給后期一系列工作造成很大的阻礙。而且一個(gè)不可忽略的事實(shí)是，很多企業(yè)經(jīng)營管理過程中，往往因?yàn)榉N種因素，工作實(shí)際和計(jì)劃會(huì)發(fā)生一定偏離或者是存在一定差異，面臨一些臨時(shí)性、突發(fā)性的問題，如果在企業(yè)經(jīng)營管理的過程中，也沒有對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行及時(shí)更新補(bǔ)充，使得檔案和實(shí)際情況存在一定出入，將難以在問題出現(xiàn)的情況下找到合適的追溯依據(jù)。

1.2 促進(jìn)檔案價(jià)值的有效發(fā)揮

對(duì)于任何一家企業(yè)來說，從成立運(yùn)行開始，便會(huì)相應(yīng)地形成企業(yè)檔案，包括企業(yè)的制度、資料、賬目、工作底稿等，且會(huì)隨著企業(yè)的發(fā)展而不斷擴(kuò)充更新。而檔案在企業(yè)發(fā)展過程中也有著重要作用，能夠?yàn)槠髽I(yè)在經(jīng)營、管理方面遇到的很多問題提供依據(jù)或者幫助，這也是檔案的重要價(jià)值所在，因此，做好檔案的規(guī)范管理對(duì)于企業(yè)十分重要。但是檔案要能夠發(fā)揮價(jià)值，必然需要檔案本身的客觀性、完整性、真實(shí)性，這就給檔案管理工作提出了一定都要求，依靠良好規(guī)范的檔案管理工作，并做好檔案管理和企業(yè)經(jīng)營管理的同步進(jìn)行，將能夠確保檔案的客觀性、完整性、及時(shí)向，真實(shí)性，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)檔案價(jià)值的發(fā)揮能夠持續(xù)提升。

1.3 有助于提升風(fēng)險(xiǎn)處理水平

做好檔案的管理，對(duì)于企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)管理水平同樣有著重要意義。主要是因?yàn)槠髽I(yè)檔案詳細(xì)記錄了企業(yè)在技術(shù)、財(cái)務(wù)、安全、采購、驗(yàn)收、內(nèi)外協(xié)調(diào)等各方面的重要信息，而企業(yè)經(jīng)營管理過程中，如果遇到需要確定事實(shí)、明確方案、核查賬目、了解原委等方面的需要，往往需要借助檔案，同時(shí)，在企業(yè)經(jīng)營管理過程中，如果在質(zhì)量、安全、財(cái)務(wù)內(nèi)控等方面發(fā)生了異常風(fēng)險(xiǎn)情況，并造成損失，也需要通過檔案上的痕跡才能夠進(jìn)行有效的問責(zé)。而做好檔案管理工作，使檔案信息更具效性，才能夠使得檔案管理能夠在企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)處理方面發(fā)揮有效作用。

2 如何做好檔案管理工作

2.1 加強(qiáng)重視，優(yōu)化管理

首先，作為企業(yè)負(fù)責(zé)人，應(yīng)當(dāng)要清楚認(rèn)識(shí)到檔案的有效管理對(duì)于企業(yè)經(jīng)營管理工作的順利進(jìn)行所產(chǎn)生的影響，高度重視檔案管理，尤其是要意識(shí)到檔案和對(duì)于企業(yè)在問題解決、風(fēng)險(xiǎn)管理等方面的意義，在此基礎(chǔ)上就如何促進(jìn)檔案管理工作的高質(zhì)量進(jìn)行展開深入謀劃、認(rèn)真研究，尋找切實(shí)可行的提升措施。其次，作為對(duì)檔案管理質(zhì)量有重要影響的檔案管理人員，企業(yè)應(yīng)當(dāng)要重視對(duì)這部分崗位人員的崗位價(jià)值提升，一方面，通過內(nèi)部外宣傳渠道，引進(jìn)專業(yè)檔案管理人員的加入，確保穩(wěn)定、可靠地獲得檔案管理人才補(bǔ)充渠道，保證隊(duì)伍的專業(yè)性;另一方面，經(jīng)常開展一系列檔案管理專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，強(qiáng)化專業(yè)技能培訓(xùn)，切切實(shí)實(shí)提升水平。此外，還要進(jìn)一步提高工作效率，對(duì)檔案管理人員工作流程進(jìn)行跟蹤，優(yōu)化檔案管理流程，提高工作效率。第三是要擴(kuò)大檔案管理培訓(xùn)的范圍，不僅是要針對(duì)專職的檔案管理員，對(duì)全體成員都有必要開展有關(guān)檔案管理方面的技能教育，在提升檔案專職管理員業(yè)務(wù)能力的同時(shí)，也提高企業(yè)全體人員對(duì)于檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，共同配合完成好檔案的更新、管理工作。

2.2 完善檔案管理體系

俗話說“事業(yè)發(fā)展，體系先行”，因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)要重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)檔案管理體系的建設(shè)，以確保檔案能夠和經(jīng)營管理工作同步有效進(jìn)行。具體措施方面，一是要立足于企業(yè)實(shí)際需要，制定完善的檔案管理制度，要能夠涵蓋檔案管理事前、事中、事后等各個(gè)環(huán)節(jié)的管理，使得檔案管理制度能夠?yàn)闄n案的及時(shí)更新維護(hù)提供良好的內(nèi)容依據(jù)。二是要深入推進(jìn)檔案的紙質(zhì)外包、體系搭建、電子化歸檔等方面的管理體系建設(shè)工作，在單位管理能力有限的情況下，可以與外部公司進(jìn)行深入合作，推進(jìn)檔案的規(guī)范化和體系化，充分利用公司的資源，提高檔案管理效果。第三是要完善檔案管理人員工作考核體系，促進(jìn)相關(guān)人員能夠?qū)χ贫葓?zhí)行形成敬畏之心，并充分重視對(duì)制度的貫徹落實(shí)。

2.3 完善檔案的流程管理

在規(guī)范檔案管理流程方面，一是在相關(guān)檔案入庫之前，應(yīng)當(dāng)要求檔案專柜保管，檔案存放專柜，或者是檔案室或者檔案庫房要配備防潮、防光、防高溫、防塵、防蟲、防火設(shè)備和防護(hù)手段，確保相關(guān)檔案安全。二是要做好檔案的及時(shí)收集整理工作，對(duì)于檔案原始材料，可以暫行保管本部門，但是應(yīng)當(dāng)定期將檔案材料移交至上級(jí)專用檔案管理庫。三是對(duì)于歸檔后的檔案，如需借閱，應(yīng)當(dāng)由申請人提出書面申請，填寫檔案借閱審批單后按流程報(bào)批，對(duì)于一些比較重要的檔案，在借閱時(shí)不得帶離檔案室，且需在檔案管理崗監(jiān)督下進(jìn)行現(xiàn)場查閱或者復(fù)印。

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作者簡介

程陽（1983-），女，貴州遵義市，本科，四川省宜賓市中核建中核燃料元件有限公司，研究方向：檔案管理。