大數(shù)據(jù)時代電子檔案管理現(xiàn)狀與發(fā)展對策分析

葉松

摘 要：依托于信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的重要日漸顯現(xiàn)來，深刻影響和改變了現(xiàn)有的檔案管理方式，電子檔案管理已成為新形勢下的檔案管理發(fā)展趨勢。作為一種新興的檔案管理方式，大數(shù)據(jù)時代電子檔案管理的推廣應(yīng)用還在嘗試階段，在發(fā)展的過程中一些問題逐漸暴露出來。要想充分發(fā)揮出電子檔案管理在大數(shù)據(jù)時代應(yīng)用效果，需要對電子檔案管理現(xiàn)狀進行全面分析，采取合理對策加以推動。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代;電子檔案管理;現(xiàn)狀與發(fā)展

大數(shù)據(jù)時代，檔案管理實現(xiàn)了了電子化，大的改變了以往的檔案管理方式，推動檔案管理的便捷化、高效化、集中化以及實時在線更新，提高了檔案的存儲效果，大大減輕了人們的時間和精力，可以說是推動了檔案管理水平邁上了新臺階。但是，在大數(shù)據(jù)時代，人們在進行電子檔案管理中也面對著一系列新的問題，需要認真思考和應(yīng)對，依托于大數(shù)據(jù)做好電子檔案管理工作，推進檔案事業(yè)的不斷發(fā)展。

一、大數(shù)據(jù)時代電子檔案管理現(xiàn)狀淺析

1.缺乏約束管理電力檔案的法律法規(guī)

電子檔案在不斷發(fā)展，但是相關(guān)的關(guān)于電子檔案的立法工作相對滯后，沒有及時跟進。我國現(xiàn)行的檔案法是專門針對傳統(tǒng)的檔案管理的法律法規(guī)，無法適用于與時俱進的電子檔案管理，導致電子檔案管理缺乏約束。至今，對于電子檔案的法律適用效力、開放范圍等問題仍未明確。時下，人們對于電子檔案的需求增大、要求開放的呼聲日漸增加，但是電子檔案信息的公開務(wù)必會伴隨著風險和責任，影響到檔案的安全。基于此，電子檔案管理人員為避免承擔責任，以保護檔案安全為由很少公開電子檔案，無法滿足社會的需求。因此，必須要加強立法，從法律制度上為電子檔案的開放使用提供強有力的保障。

2.制定的電子檔案的規(guī)范標準不統(tǒng)一

大數(shù)據(jù)時代就是信息化時代，數(shù)據(jù)多、信息量大，實現(xiàn)信息化資源共享的前提條件是統(tǒng)一的標準規(guī)范。國家基于信息共享的考慮，早已提出“合理科學整合檔案信息資源以便于實現(xiàn)資源共享”，然而對于如何制定資源整合的標準規(guī)范缺乏明確的指導，導致制定的電子檔案的規(guī)范標準不統(tǒng)一。雖然，2016年制定了《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》，在電子檔案的存儲、利用、維護等方面簡單進行了規(guī)范，但是未能定期的審查督導電子檔案的保存標準等規(guī)范，導致行業(yè)協(xié)會的規(guī)范標準未能與《規(guī)范》同步，造成信息資源的不同步、無法共享，嚴重阻礙了電子檔案資源的在大數(shù)據(jù)背景下的跨界融合和共享共用。

3.電子檔案管理專業(yè)隊伍信息化不足

在大數(shù)據(jù)時代，需要更多的專業(yè)素養(yǎng)的信息化人才。在注重高效的今天，如何在浩如煙海的電子檔案中快速找到所需要的信息資源，離不開專業(yè)的電子檔案管理人員。事實上，我國檔案管理從業(yè)者數(shù)量不少，但是專職檔案管理人員缺乏，檔案管理人員水平能力不足，特別是信息化水平較低，普遍缺乏發(fā)現(xiàn)捕捉電子信息轉(zhuǎn)化為檔案并與現(xiàn)實檔案管理工作有效融合的本領(lǐng)，已成為制約電子檔案管理工作發(fā)展的主要在因素。檔案管理人員對電子檔案管理的思想認識不到位等問題也影響了檔案管理科學化水平的提升。

二、大數(shù)據(jù)時代電子檔案管理的發(fā)展對策探討

1.制定完善相應(yīng)的電子檔案法律法規(guī)

政府立法部門要加大力度調(diào)研立法，制定完善的電子檔案管理法律法規(guī)，以制度的形式保障電子檔案的法律效力，明確電子檔案管理工作的各種職責和義務(wù)，如收集、歸類、發(fā)布等主要工作。進一步的明確公開電子檔案信息的各種情形以及不予以公開的情形，列出免責條例為電子檔案管理者解壓釋懷，減輕責任負擔和壓力，確保他們正常有效的投入工作，在法律許可范圍內(nèi)向大眾提供檔案信息。對于公開的信息，可以借助于有關(guān)平臺向群眾征集意見建議，調(diào)度群眾的需求，明確那些可以開放、那些因安全考慮不能開放。對于開放信息中涉及到的安全問題，要在法律規(guī)定中明確責任主體，可以要求電子檔案的輸出單位作為責任主體，配套開放的條件、提出保證安全的意見措施，進而發(fā)揮出信息數(shù)據(jù)的價值。同時，要壓實責任，落實到個人，實行獎懲追究責任制度。要表揚先進，對于嚴格履行責任的部門或者個人要加以獎勵表揚，鼓舞士氣，推動電子檔案管理領(lǐng)域各項工作取得進步。對于那些不盡職盡責，嚴重阻礙信息共享和造成電子檔案信息泄露的要追究責任。相信，完善法律法規(guī)才會推動電子檔案開放，發(fā)揮出電子檔案的價值和作用。

2.制定統(tǒng)一科學規(guī)范的電子檔案標準

大數(shù)據(jù)時代，要打破信息共享的藩籬，制定統(tǒng)一科學規(guī)范的電子檔案標準，確保各行各業(yè)甚至世界數(shù)據(jù)接軌，消除障礙。制作高質(zhì)量的電子檔案數(shù)據(jù)，統(tǒng)一標準，明確數(shù)據(jù)存儲類型、使用用途以及格式，在構(gòu)建的大數(shù)據(jù)平臺上實現(xiàn)各方共同努力整合各種信息資源，實現(xiàn)無障礙共享。因此，要主動與國外先進的部門溝通交流，加強學習，主動融入世界大格局，確保指定的標準好用安全，能夠有效避免因載體不穩(wěn)定或技術(shù)無法更新時出現(xiàn)丟失等風險。同時要及時定期的檢查修訂有關(guān)標準規(guī)范，與時俱進，與世界同步，真正推動實現(xiàn)信息的跨部門、跨區(qū)域共享，便于查詢。

3.強化電子檔案領(lǐng)域教學改革培養(yǎng)人才

電子檔案管理工作中，人的素質(zhì)能力決定著檔案管理工作的水平高低。要強化電子檔案領(lǐng)域教學改革注重培養(yǎng)專業(yè)人才，注重加強對電子檔案管理專業(yè)學生的專業(yè)、技術(shù)的培養(yǎng)，讓專業(yè)的人做專業(yè)的事，這樣才能保證工作的質(zhì)量。經(jīng)常的開展培訓技能，及時將最新的電子檔案管理知識傳授給電子檔案管理從業(yè)，不斷增強工他們的信息服務(wù)能力和為用戶解決實際問題的智慧。加強教學改革培養(yǎng)專業(yè)人才將推動電子檔案在大數(shù)據(jù)時代創(chuàng)造出更大的價值。

結(jié)束語

大數(shù)據(jù)時代，對于電子檔案管理提出新的要求。要認真思考電子檔案管理工作的現(xiàn)狀與發(fā)展策略，不斷推動電子檔案管理成為人們獲取信息價值的重要途徑，釋放電子檔案價值。

參考文獻：

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