電子檔案與紙質檔案在保管上的差異比較及電子檔案的安全管理

王少貞

【摘要】隨著計算機技術的快速發(fā)展，計算機被廣泛地應用于各個領域，其中檔案管理從紙質檔案管理向電子檔案管理轉變就是一個典型的事例。如何有效保存原始檔案，如何加快檔案管理的現(xiàn)代化進程，這些都是檔案管理亟待探索、解決的問題。文章從多個角度對比分析了紙質檔案管理和電子檔案管理的差異，并提出電子檔案安全管理的措施及相關問題的解決措施。

【關鍵詞】電子檔案管理； 紙質檔案管理； 安全管理； 措施

隨著電子政務、電子商務的廣泛應用，使得文件的存儲形式發(fā)生了巨大變化，電子文件漸漸取代了紙質文件，成為了一種最為重要的檔案存儲形式。為了更加有效地保護珍貴的歷史資料，有保存價值的紙質資料必須要采用電子檔案這樣的保存方法。當前，電子檔案由于技術水平、技術力量方面的欠缺，與紙質檔案管理相比相關的保護技術還不是很完善。為了很好地應對新的檔案管理模式，維持電子檔案管理有效性，必須要采取一些措施，對紙質檔案、電子檔案兩者的管理現(xiàn)狀、保護技術差異進行深入的分析，并提出具有實際可行性的電子檔案保存對策，最后找到一個適合電子檔案管理的現(xiàn)代化管理模式。

一、電子檔案與紙質檔案在保管中的差異

（一）管理觀念上的差異。檔案的一個重要環(huán)節(jié)就是對電子文件進行歸檔，過去缺乏專業(yè)知識和專業(yè)設備，沒有引起高度關注，要么將其作為副本、資料保管，要么把它拒之門外。長期以來，檔案管理主要采用傳統(tǒng)的紙質檔案管理思維模式，想要進行電子檔案認識的轉變，就必須要構建新的電子檔案管理運用思想模式，把“后現(xiàn)代管理觀念”運用于電子檔案管理，而不能再拘泥于紙質檔案的“現(xiàn)代管理觀念”。

（二）保存壽命的差異。紙質文件的字跡、制成材料及字跡材料將會永遠的成為一體。它的內(nèi)部因素、保護環(huán)境直接影響了它的使用壽命。而電子檔案就不一樣，電子檔案的內(nèi)部因素、保護環(huán)境對它的使用壽命有影響，但起到關鍵影響的要數(shù)技術革新。電子文件的形成就要依賴于計算機將載體和信息結合，它的識別也需要通過計算機。

（三）保護措施的差異。當前，防和治是紙質檔案最為重要的保護措施。防指的是減少或杜絕不利因素對檔案制成材料的破壞程度，這是一種致力于改善檔案保護環(huán)境的保護措施。治指的是處理那些已損壞或存在不利長久保存因素的檔案，盡可能修復損壞檔案，使其恢復原貌，同時，加強檔案抵御不利因素的能力。電子檔案與紙質檔案在保存環(huán)境、自身特性方面存在很大的不同，電子檔案要想長期使用，不僅要注重保存環(huán)境，更要以電子文件的邏輯特性、物理特性為依據(jù)展開維護。

（四）自然保存環(huán)境對載體影響的差異。電子檔案和紙質檔案在載體性質上存在巨大差異，因而兩者有著不同的保存環(huán)境要求。

1.溫、濕度影響的差異。電子檔案和紙質檔案有著不同的載體性質，因而磁性載體、光盤和紙張深受不合適的溫、濕度影響。先談談溫度和濕度是如何影響紙張的，高溫高濕可以加快紙張的水解—氧化反應，內(nèi)部化學反應使得紙張的字跡材料發(fā)生洇化、擴散的現(xiàn)象。而溫度和濕度對電子檔案有著不同的影響方式，不合適的溫、濕度將降低磁性載體、光盤載體的壽命，同時會加快各種因素的作用，進而使得制品發(fā)脆。磁性載體選用耐高溫的聚酯作為材料的盤基，但如果長期處于高溫環(huán)境，它可能就會發(fā)生變形。此外，溫度的變化也會造成聚酯盤基膨脹或收縮，進行使得盤基和磁性涂層之間有效接合、盤基穩(wěn)定性都受到影響。光盤載體選用鋁、塑料及多碳材料作為載體材料，一般情況下，高溫易使得這些材料發(fā)生變形。一旦光盤表面發(fā)生細微彎曲，數(shù)據(jù)讀寫、激光束精確定位都將受到影響。當處于濕度大的保存環(huán)境，磁性載體涂層粘合劑容易發(fā)生吸水、脫落而造成涂層的移位、變形，極易使得記錄信息遺失。由此可以得出結論：溫度、濕度對紙質檔案、電子檔案都有著不同程度的影響。

2.灰塵影響的差異?；覊m給紙張帶來的負面影響是很多的，包括機械磨損、帶來霉菌及使紙張粘結成“檔案磚”等。而灰塵給電子檔案帶來的載體損壞主要來自三個方面：一是物理損壞，二是化學損壞，三是生物損壞。物理損壞主要是由污染、磁盤、磁帶、光盤載體表面受到劃傷造成的，其后果就是使得記錄信息受到損毀；化學損壞主要由灰塵中的化學成分造成磁盤、磁帶、光盤載體發(fā)生腐蝕、降解而毀壞，其后果就是使得記錄信息消失不見；生物損壞主要是因為灰塵作為霉菌的培養(yǎng)基、繁殖地而引發(fā)了霉菌孢子的傳播，霉菌分泌的酶和有機酸對磁性載體和光盤有巨大傷害作用，其后果就是使得數(shù)據(jù)發(fā)生丟失。

3.外來磁場和機械振動影響的差異。對紙質檔案來說，機械振動、磁場對其是沒有影響的。對電子檔案來說，機械振動、磁場對其磁性載體有著很大的影響。磁性載體材料中的磁性涂層的剩磁感應強度決定著信息的記錄和讀取。當磁性涂層剩磁消失時，磁體載體記錄的信息將消失不見。磁性載體極易受到外來磁場的作用，其結果就是磁性涂層剩磁發(fā)生退磁或磁化，使得信噪比降低、信號失落，不僅損壞了記錄信息，還使得讀出效果變差。一個客觀事實是，生存的環(huán)境存在很多電磁干擾，如變壓器、放大器、電動機、電視機等。因此，進行電子檔案保存時，要將磁性載體放置有抗磁性的框架內(nèi)或金屬盒內(nèi)，要盡可能地避免外磁場影響、避免強烈的機械震動。

（五）管理人員素質要求的差異。與紙質檔案管理相比，電子檔案保存有著更加嚴格的技術、理論要求，這就要求電子檔案管理人員不僅需要擁有傳統(tǒng)檔案管理知識，還要擁有新的電子檔案管理的方法和技術。

二、 電子檔案的安全管理策略

（一）改善電子檔案宏觀管理的對策。主要有以下3點：

1.加快相關標準的制定。當前，電子檔案管理需要相對復雜的技術環(huán)境，因而采用更加科學、更加標準的管理方法，這樣管理起來才會更加全面、細致。為了推進電子檔案管理，我國制定了《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理》要求和《電子文件歸檔及電子檔案管理規(guī)范》標準，前者規(guī)范了CAD電子文件的光盤存儲和保管，后者對電子文件、電子檔案的收集、整理、歸檔、移交、保管等方面進行了細致的規(guī)定。

2.加強電子檔案的安全防護工作。電子檔案管理的一個重中之重就是電子檔案的安全防護工作，一是要想做好安全防護工作就需要嚴格把關信息存儲載體制成材料，電子檔案制成材料的質量直接關系到電子檔案載體的保存壽命的長短。二是從環(huán)境和設備的安全、良好的室內(nèi)環(huán)境、機器設備和磁介質處于適宜溫度環(huán)境等方面保證計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)的實體安全。三是從使用權限、文件屬性、登錄限制等方面保證計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)的運行安全，這樣的話就有利于服務器文件、數(shù)據(jù)的保護。四是重視、做好數(shù)據(jù)庫備份與恢復工作，確保數(shù)據(jù)庫、檔案信息的完整性、安全性。五是從安裝防毒軟件、防范網(wǎng)絡攻擊等方面預防病毒。另外，需要注意的是不要隨意地使用外來磁盤、光盤，在使用時要進行病毒檢測，看是否存在病毒。

3.加強對電子檔案管理知識的培訓。近年來，社會更加青睞于辦公自動化，隨之帶來了更多的電子檔案。在這種背景下，檔案人員不僅需要擁有傳統(tǒng)的紙質檔案管理知識，還需要具備電子文件、電子檔案管理知識，如此才能很好地順應時代潮流，促進電子檔案的安全管理。相關檔案管理部門應該加強自身業(yè)務訓練，對檔案人員電子文件和電子檔案管理知識的培訓。同時，組織檔案人員去相關單位學習、交流，取長補短，促進好的經(jīng)驗推廣，從而培養(yǎng)更多高素質、高能力的檔案人員。

（二） 改善電子文件微觀管理的對策。主要有以下3點：

1.檔案管理工作提前介入電子文件的運作和管理中。由于電子文件的獨特特征，檔案管理的要求應該向前延伸到文件管理工作中。我國檔案部門為了實現(xiàn)公文辦理和檔案保管分段管理目標，正積極采取有針對性的策略。要想實現(xiàn)電子文件的連續(xù)管理就必須有科學的、合理的檔案管理原則，如電子文件的形成、運行、歸檔應由相關負責人統(tǒng)一協(xié)調(diào)，并制定相關人員或專門機構負責；電子文件的形成、積累、歸檔和電子檔案的保管過程中需要定時對相關數(shù)據(jù)、設備環(huán)境進行記錄；生成電子文件需要用專用軟件和元數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一歸檔；長期保管的電子文件與對應的紙質檔案需要統(tǒng)一歸檔；對已歸檔的電子文件采取科學的技術管理措施和制定嚴格的管理制度，這樣的做法將使得信息的真實性、完整性得到保障。

2.電子文件采取分布式管理。電子文件的特性要求電子文件不能按照傳統(tǒng)方法進行集中管理，那樣的話會帶來許多不必要的麻煩，如設備的頻繁更新會造成資金的浪費，此外，當設備落后，電子文件、電子檔案的有效性將大大降低。再如網(wǎng)絡可以實現(xiàn)電子文件的及時歸檔，而集中管理是定期管理，會帶來成本增加、效率降低等一系列負面影響，正是因為這些問題的存在，國外更多地采用“電子文件的分布式保管”。當前，我國電子文件、電子檔案的分布式管理正處在摸索階段，尚不成熟，因而未能獲得廣泛支持、認可。但一些辦公自動化網(wǎng)絡實現(xiàn)了分布式管理，電子文件的實時歸檔也運用了這樣的方式。

3.電子檔案真實性問題的解決。電子文件可以被不留痕跡地改動、隨意地更換載體，因而要想實現(xiàn)電子檔案的真實管理就需要采取一些有針對性的措施，其中最為有效、最為可靠的策略要數(shù)電子簽章。2004年4月，國務院信息化辦公室向中國電子信息產(chǎn)業(yè)發(fā)展研究院（CCID）簽發(fā)了委托后者起草《電子簽章條例》（草案）的任務書，電子簽章具有法律效應，電子合同、電子文件的形式要與相關規(guī)定的書面形式要求相符，這樣電子形式的要約和承諾才具有真實性。

三、結語

要想做好電子檔案的安全保護及管理工作，需要對紙質檔案和電子檔案的差異有一定程度的了解。此外，不僅需要遵守檔案管理基本原則，還要以電子檔案自身特性為依據(jù)創(chuàng)建獨特的保管方法、技術和標準。只有這樣，才能說明認識到了電子文件、電子檔案管理的必要性及紙質檔案管理的重要性。當社會上出現(xiàn)大量電子檔案時，不僅重視電子檔案管理，也重視紙質檔案管理，合理、科學地開發(fā)各類檔案資源，不僅可以為社會提供更優(yōu)質的服務，還將促進電子檔案時代檔案事業(yè)的發(fā)展。

【參考文獻】

[1]王強.電子檔案風險管理研究[D].吉林大學， 2007.

[2]張勇.數(shù)字檔案信息安全保障體系研究[D].蘇州大學， 2007.