新形勢下電子檔案管理存在的問題與策略討論

戴凌云

摘 要： 隨著信息網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，檔案管理單一的紙質(zhì)存儲方式正逐漸的被一種新型的檔案管理方法所取代——電子檔案管理，本文從電子檔案管理的發(fā)展概況入手，剖析了我國電子檔案管理中存在的問題，并針對我國電子檔案管理利用方面的不足提出了相應(yīng)的解決措施。

關(guān)鍵詞：電子檔案管理 問題 措施

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2016）09-0019-01

網(wǎng)絡(luò)信息化的勢不可擋，為檔案管理注入了新的血液，檔案管理正由傳統(tǒng)、單一的紙質(zhì)管理形式向電子化、網(wǎng)絡(luò)化的新階段過渡，也就是本文所要討論的電子檔案管理。電子檔案管理的實施在提升存檔效率、促進檔案管理體制改革等方面取得了較快的發(fā)展，但同時也暴露了許多弊端。因此，如何解決電子檔案管理中存在的問題，建設(shè)何種電子檔案管理體系是我們現(xiàn)在急需解決的問題。

一、電子檔案管理概述

電子檔案是人們在日常工作和社會活動中運用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為以數(shù)字、文本、圖形等形式存在的便于存儲和傳送的電子文件[1]。電子檔案借鑒傳統(tǒng)檔案管理模式的經(jīng)驗，結(jié)合自身特點，利用當代先進的計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對電子文件實施的社會化、自動化、網(wǎng)絡(luò)化的管理。與紙質(zhì)檔案管理相比較，電子檔案具有依托載體小、占用空號間少、存儲內(nèi)容多、調(diào)用效率快以及管理規(guī)范性、操作方便性、資源共享性等特點和優(yōu)點。目前，我國的電子檔案管理工作在很多方面取得了卓越的發(fā)展，但仍存在的問題也不容忽視。

二、電子檔案管理中存在的問題

近年來，隨著信息化的發(fā)展，我國雖然在電子檔案管理方面取得了顯著的成績，但與起步較早的發(fā)達國家相比卻還處于初級、落后階段。

1.缺乏成熟的技術(shù)保障和詳細規(guī)范的管理條例

早在1996年4月，電子檔案研究項目已被國家檔案局列入科技計劃，接著出臺了一系列的法律制度、規(guī)范準則，但其中規(guī)定的內(nèi)容單一，分類簡單，可執(zhí)行性和操作性差，使檔案管理在大部分時候無法可依，無制可循。

2.在管理過程中易篡改和銷毀，完整性和真實性難以把握

相對于紙質(zhì)檔案來說，電子檔案在內(nèi)容、形式上相對獨立，也沒有固定的格式；其次，電子檔案與載體沒有必然的聯(lián)系，它可以在不同介質(zhì)之中存儲和傳輸，在得到允許的前提下，查閱者可以輕而易舉的調(diào)出所需的檔案信息，在這過程中檔案容易被篡改和刪除，一經(jīng)更改就無法識別其真實性，導(dǎo)致一定程度上很難鑒定檔案的原始性和真實性。

3.網(wǎng)絡(luò)隱患，安全性差

電子檔案可以依托信息技術(shù)，在不同的載體之間相互傳輸和復(fù)制。在這個網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客無處不在的信息化時代，這無疑對檔案安全性造成了很大的威脅，常常會出現(xiàn)傳送過程中檔案的丟失，泄露等問題，對存檔者的隱私，權(quán)益造成了損害。

4.操作性差，利用率低

現(xiàn)已出臺的檔案管理條例過于簡化、單一，只有大致的框架，未經(jīng)細分，缺乏操作性；檔案雖然“門類齊全”，但并未為大眾所服務(wù)，其作用僅限于政府部門之間，利用率低，不能很好服務(wù)于大眾化的公共事業(yè)中。

5.檔案管理人員業(yè)務(wù)能力低，工作積極性差，缺乏責任感

在檔案管理員中，兼職檔案管理員占很大比例，因兼職工作繁雜，報酬低，又缺乏檔案管理的專業(yè)知識，造成檔案管理效率低下。其次，對于術(shù)業(yè)有專攻的專業(yè)檔案管理人員，則存在著工作主動性差，檔案管理重視程度低，社會服務(wù)意識薄弱等問題，直接影響著存檔工作的質(zhì)量。

三、新形勢下電子檔案管理的發(fā)展策略

1.嚴格制定檔案部門管理條例，完善管理制度

為促進電子檔案管理的不斷進步和穩(wěn)步發(fā)展，提升檔案管理工作的效率，檔案部門應(yīng)該從我國電子檔案管理現(xiàn)狀出發(fā)，在已有的法規(guī)制度基礎(chǔ)上，制定標準化、規(guī)范化的檔案管理細則，細分管理流程，明確管理人員責任義務(wù)，制定完善統(tǒng)一的電子檔案管理制度。其次，我們還可以借鑒和引進國外先進的管理技術(shù)和經(jīng)驗，共同進步。

2.強化技術(shù)措施，保護電子檔案的完整性、原始性

充分的利用現(xiàn)代高科技網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在制作電子檔案過程中，將原始的紙質(zhì)檔案的相關(guān)信息進行系統(tǒng)的采集、備份，作為電子檔案的補充和說明，使其更有說服力和真實可靠性。

3.提高檔案管理的安全性

電子檔案可以依托信息技術(shù)，在不同的載體之間相互傳輸和復(fù)制，在這個輸送，復(fù)制過程中，我們面臨著不可預(yù)見的網(wǎng)絡(luò)風險。如何避免網(wǎng)絡(luò)安全隱患，有以下幾點建議：①在技術(shù)和制度不成熟的情況下，在對檔案進行存檔時，必要時可以采用紙質(zhì)檔案和電子檔案雙套歸檔[2]的局面。②強化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建設(shè)，積極升級鞏固檔案辦公軟件。③對文件的存儲、修改、傳送等操作進行適時升級。④加強電子檔案的保密措施，如：加密保護。防止有意的篡改行為，保證電子檔案的完整性。

4.提高工作人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理隊伍

檔案管理人員在管理工作中起著至關(guān)重要的作用，他們旨在為社會提供快捷，高效，優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，因此建設(shè)一支專業(yè)化、高素質(zhì)的檔案管理隊伍是我們現(xiàn)在刻不容緩的任務(wù)。

4.1對兼職檔案員進行專業(yè)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平，同時加強思想教育，調(diào)動工作的積極性。

4.2堅持法律宣傳與教育相結(jié)合的多樣化宣傳方法，加強工作人員對檔案管理重要性的認識，明確自身的責任和義務(wù)，積極投身于社會公共服務(wù)事業(yè)。

5.借鑒外國先進的經(jīng)驗與技術(shù)

與國內(nèi)電子檔案管理現(xiàn)狀相比較，發(fā)達國家的電子檔案管理起步早，水平高，發(fā)展快。據(jù)了解，澳大利亞、美國、日本及歐洲國家的檔案管理已逐步趨于完善，而且其電子檔案管理的市場化進入比較早。其中，澳大利亞的電子檔案管理走到了國際前列，成為市場的佼佼者[3]。我們可以見借鑒和學習國外先進的管理理論和經(jīng)驗成果，結(jié)合我國檔案管理現(xiàn)狀，創(chuàng)新管理體制，積極規(guī)劃電子檔案發(fā)展方向，制定明確的檔案管理規(guī)范，為大眾提供更方便、快捷、高效的服務(wù)。

結(jié)語

綜上所述，在新形勢下，我國的電子檔案管理還處于初級、落后的階段，在管理中、技術(shù)上還存在著的很多不足與缺陷，這是我國電子檔案管理急需解決的問題，也是我國電子檔案管理以后致力于發(fā)展的方向。

參考文獻

[1]蔡國慶.淺談電子檔案管理[J].黑河學刊，2014，03：113-114.

[2]陳永生，楊茜茜，侯衡，等.電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理：問題與思考[J]. 檔案學研究，2015，02：28-37.

[3]汪桂華.借鑒國外先進經(jīng)驗 推動我國電子檔案管理的發(fā)展[J]. 機電兵船檔案，2008，06：48-51.