大數(shù)據(jù)時(shí)代高職院校學(xué)籍檔案管理與開發(fā)

淮偉鳳

摘要：隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，對(duì)人才的需求不斷增加，高職院校也在不斷的擴(kuò)大規(guī)模，這就導(dǎo)致了學(xué)籍檔案的數(shù)量也在不斷增加，這給學(xué)籍檔案的管理，開發(fā)利用都帶來了不少的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。隨著信息化、大數(shù)據(jù)的普及，社會(huì)服務(wù)理念的轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)的檔案管理利用模式已經(jīng)不能適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展了。因此，本文從大數(shù)據(jù)背景下，對(duì)現(xiàn)階段高職院校的學(xué)籍檔案的管理現(xiàn)狀和特點(diǎn)進(jìn)行剖析，指出當(dāng)前學(xué)籍檔案管理存在的問題，并提出了改進(jìn)學(xué)籍檔案管理及開發(fā)利用的新方法。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);高職院校;學(xué)籍檔案;檔案管理;開發(fā)利用

1大數(shù)據(jù)時(shí)代下，高職院校學(xué)籍檔案的現(xiàn)狀及特點(diǎn)

學(xué)籍檔案具有憑證作用，是學(xué)生在校的學(xué)習(xí)、工作、生活等方面的真實(shí)初始記錄，是檔案管理的重要組成部分，包括學(xué)生入學(xué)前的高中材料、入學(xué)后在校成績、實(shí)習(xí)考核、思想道德、畢業(yè)生登記表、個(gè)人獎(jiǎng)懲、學(xué)籍異動(dòng)等情況。對(duì)學(xué)校、學(xué)生就業(yè)、用人單位等都有重要作用。因此，保持學(xué)籍檔案的完整性、真實(shí)性特別重要，學(xué)校必須給予重視。

1.1學(xué)籍檔案數(shù)量急劇增長，傳統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)手段已無法適應(yīng)。社會(huì)不斷發(fā)展，對(duì)技能型、全能型人才需求量不斷上升，導(dǎo)致高職院校的規(guī)模不斷擴(kuò)大、生源不斷增加。入學(xué)的學(xué)生人數(shù)逐年增加，學(xué)籍檔案的數(shù)量也在逐年增長，在學(xué)籍檔案管理人員數(shù)量不變的情況下，任務(wù)量變大，傳統(tǒng)手工管理學(xué)籍檔案的手段已經(jīng)無法跟上時(shí)代的發(fā)展和變化，這就為學(xué)籍檔案管理工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)。

1.2高職院校檔案以紙質(zhì)檔案為主是由于辦學(xué)時(shí)間短，沒有大量的資金投入。隨著信息化的普及，對(duì)于學(xué)籍檔案管理，信息化可以提高檔案歸檔效率和質(zhì)量，同時(shí)也可以為檔案的利用提供便利。

1.3學(xué)籍檔案由多個(gè)部門生產(chǎn)導(dǎo)致收集不便。學(xué)籍檔案材料來源于學(xué)校的多個(gè)部門，如學(xué)生入學(xué)前的檔案材料由招生辦負(fù)責(zé)提供，學(xué)籍卡、學(xué)生學(xué)年鑒定表由學(xué)生所在學(xué)院（系部）負(fù)責(zé)提供，成績單、畢業(yè)生登記表、實(shí)習(xí)考核手冊(cè)等由教務(wù)處負(fù)責(zé)提供，且學(xué)校各部門之間信息管理系統(tǒng)互不相通，導(dǎo)致學(xué)籍檔案整理工作繁瑣、有重復(fù)性，造成一定的資源浪費(fèi)。

2大數(shù)據(jù)時(shí)代學(xué)籍檔案存在的問題

2.1一些高職院校對(duì)學(xué)籍檔案的不重視。長期以來，學(xué)籍檔案在單位都是被動(dòng)提供服務(wù)利用，利用者多為畢業(yè)之后的學(xué)生，因此，學(xué)籍檔案的作用往往被忽視，即使投入大量的資金和人力也無法在短時(shí)間內(nèi)獲得收益，導(dǎo)致了一些高職院校對(duì)學(xué)籍檔案管理的資金投入比較少，而且只集中在為辦公室設(shè)備及日常消耗品上，在管理軟件大數(shù)據(jù)引進(jìn)方面缺少重視。

2.2技術(shù)手段和信息化有待加強(qiáng)。大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理應(yīng)該規(guī)范化和智能化，有配套的軟硬件條件和統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，利用科學(xué)手段，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理。目前來看，高職院校對(duì)檔案工作的投入還是十分有限的，很難達(dá)到信息化要求。信息化要求檔案有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式和標(biāo)準(zhǔn)，這也是提供利用與數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的前提，實(shí)現(xiàn)檔案信息和智能化、數(shù)字化管理是當(dāng)前高職院校迫切而有難度的工作。

2.3提供利用方式單一，與時(shí)代脫節(jié)。目前，高職院校學(xué)籍檔案以紙質(zhì)為主，利用主要以單一的人工服務(wù)為主，由于學(xué)籍檔案的法律憑證作用，要求信息內(nèi)容具體、準(zhǔn)確、權(quán)威。學(xué)籍檔案涉及隱私，利用者必須提供有效身份證件、合理的事由，并進(jìn)行登記審核才能利用，所以提供的材料多以復(fù)印、打印、掃描，并加蓋公章的紙質(zhì)材料為主。這種單一的面對(duì)面利用方式使用戶在獲取信息方面受到了時(shí)間和空間的限制。

3，大數(shù)據(jù)時(shí)代高校學(xué)籍檔案信息安全管理策略

安全管理的缺失會(huì)影響高校學(xué)籍檔案信息管理工作的正常運(yùn)行，不利于學(xué)生學(xué)籍信息的保護(hù)。因此高校在構(gòu)建學(xué)籍檔案信息管理系統(tǒng)的過程中，要對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代的利弊有所了解，并著重對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代存在的弊端進(jìn)行把握，制定出符合大數(shù)據(jù)時(shí)代的高校學(xué)籍檔案信息安全管理策略。

3.1做好思想轉(zhuǎn)變，強(qiáng)化人員自覺。

預(yù)防工作要優(yōu)于治理工作，搞好預(yù)防工作能夠?qū)⒕W(wǎng)絡(luò)安全問題帶來的影響控制到最低，進(jìn)而提升學(xué)校學(xué)籍檔案信息管理的質(zhì)量。高校內(nèi)部學(xué)籍檔案信息管理人員要在思想上形成全新的認(rèn)知，做好思想上的轉(zhuǎn)變，在工作的過程中有意識(shí)地對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全問題進(jìn)行關(guān)注，增加管理人員在工作過程中的自覺性。

3.2做好制度設(shè)置，完善相關(guān)措施。

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境具有著一定的復(fù)雜性，因此在大數(shù)據(jù)時(shí)代下高校的學(xué)籍檔案信息管理工作要從實(shí)際入手，圍繞現(xiàn)實(shí)問題制定管理制度和解決策略，只有這樣才能避免安全管理工作失去實(shí)際意義。高校要做好管理制度的設(shè)置。在對(duì)相關(guān)制度進(jìn)行設(shè)置的過程中，高校應(yīng)注重管理上的全面性，增加安全管理方面的內(nèi)容，要在制度中明確安全管理的目的、范圍、任務(wù)等，借助制度的作用，提升高校學(xué)籍檔案信息管理人員對(duì)安全管理的重視。

4束語：

綜上所述，對(duì)高職院校學(xué)籍檔案信息管理進(jìn)行信息化建設(shè)，施行網(wǎng)絡(luò)化管理是對(duì)高職院校學(xué)籍檔案信息管理工作的發(fā)展和完善，有益于學(xué)校內(nèi)部管理工作效率的提升，只有這樣學(xué)校內(nèi)部的學(xué)籍檔案信息管理工作才能順利地進(jìn)行下去，并與大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展保持一致。

參考文獻(xiàn)

[1]李嗚宇.信息時(shí)代下高校學(xué)籍檔案管理途徑II.科技創(chuàng)新導(dǎo)刊，2015，7（11）.