檔案信息化建設(shè)電子檔案管理探索

白潔

摘 要：隨著信息社會(huì)發(fā)展的深入，我們進(jìn)入了信息化時(shí)代，各行各業(yè)特也都迎來(lái)了新的變革。在信息化的浪潮中，檔案管理行業(yè)也因?yàn)樾畔鞑シ绞降淖兓约靶畔⒌摹氨ㄊ健钡脑鲩L(zhǎng)，被賦予了新的使命和要求。很多機(jī)構(gòu)基于這樣的社會(huì)形勢(shì)，積極探索信息化建設(shè)，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理。本論文以電子檔案為切入角度，談一談新時(shí)期檔案信息化建設(shè)下電子檔案管理工作如何開(kāi)展，希望對(duì)相關(guān)人士有所啟迪。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;電子檔案;建設(shè)

隨著電腦使用的普及，大量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)于電腦之中，大量的、重要性的數(shù)據(jù)資料不再局限在傳統(tǒng)的紙質(zhì)文本形式，而是以電子的形式被存儲(chǔ)、傳播，如何進(jìn)行電子檔案的管理成為檔案管理者的一個(gè)難題。為了切實(shí)做好電子檔案的管理工作，我們必須結(jié)合實(shí)際的信息化規(guī)范建設(shè)，提高電子檔案的科學(xué)化處理，從而提升信息處理工作的效率。

一、推進(jìn)電子檔案，實(shí)施電子信息化管理模式

在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，我們開(kāi)展一系列的工作必須借助人力，無(wú)論是輸入、收集、處理全部環(huán)節(jié)都需要人的操作，那么這就給從業(yè)者帶來(lái)了龐大的工作量。實(shí)際上，人的數(shù)量和精力都是十分有限的，再加上很多的檔案有實(shí)效性的要求，如果無(wú)法及時(shí)有效的處理可能會(huì)導(dǎo)致檔案價(jià)值不能發(fā)揮。正是傳統(tǒng)工作模式的落后，在新的時(shí)代發(fā)展形勢(shì)下我們提出檔案的信息化建設(shè)，推進(jìn)電子檔案，實(shí)施電子信息化檔案管理模式，如此一來(lái)就可以很好地解決傳統(tǒng)模式的弊端，在減少工作人員工作量的基礎(chǔ)上，還可以降低了檔案管理工作出錯(cuò)的概率。

檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性的工作，從事這一工作也有特定的流程和方法，當(dāng)然也需要機(jī)構(gòu)內(nèi)部各個(gè)人員和部門(mén)的協(xié)調(diào)配合。在信息化的背景下，我們實(shí)施電子信息化檔案模式，還可以促進(jìn)機(jī)構(gòu)內(nèi)部乃至外部的信息資源共享，加強(qiáng)各個(gè)部門(mén)的溝通，那么就可以大大縮短檔案管理的時(shí)間，最終促使工作效率的提升。

再者，實(shí)施電子信息化管理模式還有助于提高檔案管理工作的時(shí)效性。因?yàn)閭鹘y(tǒng)的檔案管理工作模式下，工作量大、時(shí)間少，那么就有可能延誤一些信息的處理和使用，也很容易出現(xiàn)工作上的紕漏和問(wèn)題，導(dǎo)致信息損壞或者丟失。此時(shí)采取電子信息化管理模式，可以使用軟件對(duì)于檔案進(jìn)行分類管理，就可以提升檔案管理工作的時(shí)效性和準(zhǔn)確性，改善檔案管理工作的效果。

二、做好檔案收集，推動(dòng)電子檔案管理規(guī)范化

對(duì)于檔案工作來(lái)說(shuō)，對(duì)信息進(jìn)行收集與整理是一項(xiàng)非常重要的事情，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作對(duì)于時(shí)間和空間要求比較要，那么推動(dòng)檔案的電子化也要注意收集和整理工作。只有做好各類檔案信息的管理和收集，才能夠提高信息工作的邏輯性和系統(tǒng)性，也便于日后的查閱和借閱。特別是一些內(nèi)容比較多的檔案，可能會(huì)有多個(gè)卷宗構(gòu)成，再加上一部分的檔案時(shí)間比較長(zhǎng)，缺乏合理的編號(hào)，經(jīng)過(guò)后期的部門(mén)變動(dòng)和發(fā)展信息會(huì)出現(xiàn)很多混亂的地方，一旦查找和運(yùn)用可能會(huì)比較棘手。為了減少這一情況的出現(xiàn)，我們中必須建立起檔案分類管理的工作模式，科學(xué)地對(duì)各類電子信息進(jìn)行檔案分類，從而提升檔案管理工作的延續(xù)性。

再者，為保障規(guī)范化的管理指標(biāo)與體系的建立，我們還需要通過(guò)各種手段對(duì)信息進(jìn)行搜集，努力去完善現(xiàn)有的檔案資料。一旦建立了完善的制度保障，那么電子信息化檔案管理各種就可以順利運(yùn)行，這對(duì)于檔案管理工作水平提升也有很大的幫助。

三、加強(qiáng)硬軟件建設(shè)，建立網(wǎng)絡(luò)電子檔案系統(tǒng)

科學(xué)技術(shù)日新月異，我們的生活乃至各個(gè)行業(yè)的發(fā)展可以說(shuō)已經(jīng)離不開(kāi)網(wǎng)絡(luò)和技術(shù)。越來(lái)越多的檔案以更新的載體形式出現(xiàn)，這也對(duì)工作者提出了更高的素質(zhì)要求。為了保障工作的更好開(kāi)展，我們需要加強(qiáng)機(jī)構(gòu)硬件、軟件的建設(shè)，建立網(wǎng)絡(luò)電子檔案系統(tǒng)。

一方面我們要充分利用經(jīng)費(fèi)，定期對(duì)現(xiàn)有的辦公設(shè)備進(jìn)行更新，也對(duì)于檔案管理工作人員的技術(shù)能力進(jìn)行提升，從而建立起更為信息化的服務(wù)模式，借助互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)提高檔案工作的效率。另一方面，我們也要大力推進(jìn)數(shù)字信息資源庫(kù)建設(shè)，大力加強(qiáng)電子檔案歸檔工作。具體可以從以下幾個(gè)方面開(kāi)展：在本單位的歸檔工作中加強(qiáng)數(shù)字化管理力度;對(duì)于沒(méi)有及時(shí)歸檔的文件，及時(shí)采用技術(shù)進(jìn)行掃描，對(duì)其內(nèi)容的重要性進(jìn)行判別，做好統(tǒng)一化的管理;加強(qiáng)對(duì)于內(nèi)部檔案管理人員的工作技能培訓(xùn)，從而滿足現(xiàn)代化社會(huì)的需求。無(wú)論是科班出身還是半路出家，進(jìn)入到檔案管理行業(yè)都需要具備較強(qiáng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)與能力，不僅僅要求個(gè)人熟練掌握現(xiàn)代化檔案管理知識(shí)，還要不斷提升自身的專業(yè)技能，特別是計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)、縮微攝影技術(shù)、光盤(pán)技術(shù)、復(fù)印復(fù)制技術(shù)等，才能夠滿足電子檔案管理的需求。

綜上所述，電子信息化管理模式的應(yīng)用成為一種必然的發(fā)展趨勢(shì)，這也是檔案管理職業(yè)應(yīng)對(duì)信息化社會(huì)的明智之舉。作為一名從業(yè)者，我們必須不斷提升電子信息化檔案管理工作的質(zhì)量和水平，發(fā)揮檔案的價(jià)值。

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（內(nèi)蒙古自治區(qū)興安盟扎賚特旗委員會(huì)巡察工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室? 137600）