淺析新時(shí)代人事檔案數(shù)字化管理

尹輝

摘 要：現(xiàn)階段，隨著科技的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)應(yīng)用于各個(gè)行業(yè)中，人事管理工作對計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的需求也在不斷提升。在大數(shù)據(jù)的環(huán)境背景下，數(shù)字化建設(shè)可以提高人事檔案管理效率，并維護(hù)好信息檔案的安全性。但是數(shù)字化建設(shè)還存在一定的問題，影響了人事檔案數(shù)字化管理水平。

關(guān)鍵詞：新時(shí)代;人事檔案;數(shù)字化管理

引言：近年來，隨著科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，數(shù)字化時(shí)代的到來，數(shù)字經(jīng)濟(jì)體現(xiàn)在社會生活的各個(gè)方面，我國進(jìn)入了一個(gè)高速發(fā)展的信息化時(shí)代。人事檔案數(shù)字化就是科學(xué)技術(shù)在管理中的具體體現(xiàn)。人事檔案數(shù)字化管理方式經(jīng)過不斷更新、發(fā)展、完善，給管理者帶來了很大的便利，但同時(shí)仍然存在較多弊端，本文將針對新時(shí)代發(fā)展過程中人事檔案數(shù)字化管理工作進(jìn)行分析和總結(jié)。

1人事檔案數(shù)字化管理的重要性

1.1實(shí)施人事檔案數(shù)字化管理，不僅規(guī)范了人事檔案管理，而且保證了信息的完整性、共享性、時(shí)效性，大大方便了查找及利用

傳統(tǒng)紙質(zhì)人事檔案的利用必須進(jìn)行人工翻找，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，效率較低。實(shí)施人事檔案數(shù)字化管理，將紙介質(zhì)人事信息進(jìn)行電子化處理，保存到信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，具有存儲、管理、共享等功能，還可以減少文件庫房占地，節(jié)省保管設(shè)備和人員方面開支，又方便統(tǒng)計(jì)和進(jìn)行遠(yuǎn)程查詢。我們可以利用計(jì)算機(jī)或者手機(jī)等電子設(shè)備，登錄特定系統(tǒng)進(jìn)行在線查閱，通過搜索引擎幫助我們快速查到相應(yīng)的信息。在人事變動(dòng)較大時(shí)，很多信息的處理和錄入使用數(shù)字化管理也非常便利。

1.2人事檔案數(shù)字化管理對于企業(yè)發(fā)展非常重要

人事檔案記錄著一個(gè)人的經(jīng)歷、能力以及品質(zhì)等多方面信息，是干部人事工作重要的參考依據(jù)。人事檔案數(shù)字化管理對企業(yè)人事部管理和企業(yè)發(fā)展非常有利，人事部門可以根據(jù)數(shù)字信息綜合分析，合理分配人才，讓企業(yè)內(nèi)部人才配置更加科學(xué)合理，從而提升企業(yè)的工作效率。

2人事檔案數(shù)字化過程中存在的問題

2.1軟件和硬件設(shè)施不夠完善

我國采用人事檔案數(shù)字化管理時(shí)間較短，很多管理經(jīng)驗(yàn)不足，并且在人事檔案的運(yùn)用中還延續(xù)著過去的許多管理方式和方法。比如，我國不同地區(qū)存在著差異，很多輸入方法有所不同，對于計(jì)算機(jī)的硬件的配置也有所差異，導(dǎo)致人事檔案文件的存儲規(guī)格不同。不同地區(qū)之間，對于人事檔案的讀取的通用性存在差異。很多地區(qū)科技發(fā)展比較緩慢，計(jì)算機(jī)配置低，根本無法發(fā)揮出檔案數(shù)字化的功能和優(yōu)勢。在軟件方面，因?yàn)閷τ谌耸聶n案數(shù)字化工作沒有形成統(tǒng)一的管理模式，不同地區(qū)的人事檔案不能相互轉(zhuǎn)換、使用，從而給人事管理工作帶來了很多不便。同時(shí)，人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量和利用率較低，數(shù)字化管理的諸多優(yōu)勢還未得到充分開發(fā)和利用。

2.2信息安全存在隱患

人事檔案數(shù)字化管理后，人事檔案的調(diào)閱、復(fù)制和管理等得到了較大的便利，但數(shù)字化后的人事檔案在存儲與保管等方面還存在較大的安全隱患。主要為：第一，檔案管理人員在對檔案進(jìn)行操作時(shí)，可能會存在操作失誤，造成檔案無意識地被刪減或更改等，而存儲設(shè)備沒有對原檔案進(jìn)行備份，進(jìn)而造成信息丟失和失真。第二，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)存在一個(gè)較大的隱患則為網(wǎng)絡(luò)病毒與網(wǎng)絡(luò)黑客，這些病毒和黑客對于保密性極高的人事檔案而言無疑是天敵，一旦保密要求極高的人事檔案信息受到竊取和泄露，則會給檔案當(dāng)事人造成無法彌補(bǔ)的損失。

2.3檔案管理人員專業(yè)技術(shù)有待提升

目前，企業(yè)內(nèi)部對人事檔案數(shù)字化管理工作的重視程度不斷提升，但檔案管理人員素質(zhì)和能力還跟不上新形勢、新任務(wù)的需要，缺乏數(shù)字化管理方面的專業(yè)技能，數(shù)字化管理能力相對較差，直接影響了企業(yè)人事檔案管理效率。

3新時(shí)代人事檔案數(shù)字化管理對策

3.1加強(qiáng)軟硬件設(shè)施建設(shè)

人事檔案數(shù)字化管理工作的推進(jìn)及完善離不開軟件和硬件設(shè)施的建設(shè)。因此，對于檔案管理部門的數(shù)字化建設(shè)經(jīng)費(fèi)應(yīng)列入部門預(yù)算當(dāng)中，通過資金上的支持保證檔案管理部門在技術(shù)上的需要，通過先進(jìn)的管理設(shè)備保證人事檔案的妥善保管。根據(jù)《檔案法》《人事檔案管理制度》《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》等相關(guān)規(guī)定，建立符合新時(shí)代人事檔案數(shù)字化管理需要的數(shù)據(jù)庫，建好人事檔案管理信息平臺，做好人事檔案數(shù)字化的利用、檔案的轉(zhuǎn)接以及檔案的保密工作。并且加強(qiáng)對于檔案管理工作人員的培訓(xùn)，加強(qiáng)人才引進(jìn)和管理，從硬件設(shè)施到軟件配置為人事檔案數(shù)字化管理奠定良好基礎(chǔ)。

3.2加強(qiáng)人事檔案數(shù)字化管理安全性

數(shù)字化人事檔案的安全性主要依靠對計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)和存儲硬件設(shè)備的安全性進(jìn)行多方面加強(qiáng)來保障。首先，檔案管理部門應(yīng)清晰地分清人事檔案的保密級數(shù)，對保密級數(shù)較高的人事檔案應(yīng)加強(qiáng)安全保管系數(shù)，加強(qiáng)病毒查殺軟件、應(yīng)用軟件、聯(lián)網(wǎng)設(shè)備、防火墻等計(jì)算機(jī)系統(tǒng)保護(hù)程序的安裝與監(jiān)管，定期對于數(shù)據(jù)庫中所有的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。其次，加強(qiáng)對人事檔案保管人員的安全性教育。對保密級數(shù)較低或完全公開的人事檔案信息，檔案保管人員也應(yīng)該嚴(yán)格按照單位制定的人事檔案管理、調(diào)閱等程序進(jìn)行處理。再次，完善人事檔案責(zé)任落實(shí)制度。增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任和安全意識。

3.3提升檔案管理人員自身素質(zhì)

企業(yè)應(yīng)應(yīng)加大人事檔案管理人員培訓(xùn)力度，進(jìn)一步更新管理人員理念，提高管理專業(yè)技能。同時(shí)，建立較為完善的數(shù)字化管理培訓(xùn)體系，明確數(shù)字化管理教育培訓(xùn)內(nèi)容，根據(jù)不同人員，制定科學(xué)合理的培訓(xùn)計(jì)劃，提高培訓(xùn)的質(zhì)量和效果。人事檔案管理人員在實(shí)際工作中，應(yīng)加強(qiáng)對電子設(shè)備在具體應(yīng)用過程中的操作技巧學(xué)習(xí)，促使自身基礎(chǔ)能力得到進(jìn)一步提升，更好的勝任相應(yīng)的工作。同時(shí)，不斷加強(qiáng)數(shù)字化專業(yè)方面的知識學(xué)習(xí)，學(xué)以致用，解決一些管理中的問題和難點(diǎn)，為人事檔案數(shù)字化管理出謀劃策、貢獻(xiàn)力量。

結(jié)語：人事檔案管理是人事管理中不可缺少的一部分，在信息化時(shí)代背景下，建立數(shù)字化人事檔案體系，采取更加統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，對人事檔案管理流程進(jìn)行規(guī)范，形成全生命周期內(nèi)的閉環(huán)管理體系，有利于提升人事檔案管理整體效率與質(zhì)量，對人事管理工作意義重大，是加強(qiáng)人事檔案管理改革的必由之路。具體實(shí)施中，必須加強(qiáng)軟硬件設(shè)施建設(shè)，轉(zhuǎn)變思想觀念，提高人事檔案管理人員的素質(zhì)水平，同時(shí)注重保護(hù)人事檔案信息安全性、精準(zhǔn)性，實(shí)現(xiàn)人事檔案保管服務(wù)型到主動(dòng)服務(wù)型的轉(zhuǎn)變，提升人事檔案管理工作現(xiàn)代化水平。

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