ERP環(huán)境下有形動產(chǎn)租賃企業(yè)完善內部控制的策略淺析

堵朝東

摘 要 ERP（Enterprise Resource Planning），即企業(yè)資源計劃系統(tǒng)，是建立在信息技術基礎上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層的決策及員工履職提供運行手段的管理平臺。它不僅包含了生產(chǎn)資源計劃、制造、財務、銷售、采購、成本管理等基本功能，還包括客商管理，業(yè)務流程管理，產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理，安全管理、存貨、分銷與運輸管理，文件管理以及人力資源管理等等?？梢哉f，企業(yè)日常運營中的各個環(huán)節(jié)都可以納入ERP環(huán)境之中。ERP系統(tǒng)通過數(shù)據(jù)庫與網(wǎng)絡技術的應用，將企業(yè)各環(huán)節(jié)串聯(lián)起來，把傳統(tǒng)內控管理中由人工操作的流程，轉由計算機控制和處理。解決了傳統(tǒng)內控體系中人工控制容易出現(xiàn)的問題，規(guī)避了這些問題產(chǎn)生的風險，是企業(yè)內部控制高效、準確、系統(tǒng)化、標準化的輔助工具。本文從傳統(tǒng)企業(yè)內控管理容易出現(xiàn)的問題與風險入手，分析問題出現(xiàn)的原因，提出利用ERP系統(tǒng)的優(yōu)勢有針對性地解決問題、規(guī)避風險的方法。最后，進一步將ERP系統(tǒng)的設計以及實施過程中容易出現(xiàn)的風險及應對措施進行說明，力求比較全面地闡述ERP系統(tǒng)建立及應用過程中的重要環(huán)節(jié)，提升ERP系統(tǒng)在相關領域企業(yè)內部控制的應用效果。

關鍵詞 ERP 有形動產(chǎn)租賃 內部控制

一、傳統(tǒng)內控管理容易出現(xiàn)的問題與風險

內部控制是企業(yè)為了提高經(jīng)營效益，達到控制的目標，在企業(yè)內部實施制定的制度、計劃、程序及方法。在實施運作過程中，需要不斷總結出現(xiàn)的問題并持續(xù)改進，否則將很難確保體系順利運轉。有形動產(chǎn)租賃企業(yè)亦是如此。本文現(xiàn)就傳統(tǒng)人工控制的條件下，有形動產(chǎn)租賃企業(yè)內控管理中較為明顯的問題，總結歸納出如下：

（一）出入庫審批手續(xù)及記錄單據(jù)混亂，出現(xiàn)問題無法追溯，存在舞弊的風險

部分企業(yè)雖然在內控流程文件中規(guī)定了各環(huán)節(jié)的崗位及職責，崗位流轉的相關單據(jù)設置及工作標準等。但人工控制的工作環(huán)境下，由于人員流動、紙質單據(jù)遺失，記錄錯誤、不相容崗位把控不當?shù)仍?，有可能造成工作人員利用工作便利，跨崗位操作，偽造、變造單據(jù)，躲避監(jiān)管，營私舞弊。而混亂的工作流程和記錄，給追查造成巨大困難。

（二）內控體系各環(huán)節(jié)由人工控制操作，易導致工作效率低下或重大疏漏

人工實施內控流程各環(huán)節(jié)的操作，會因信息傳遞滯后、業(yè)務對接不及時、操作人員能力不足等問題，造成業(yè)務流程進行緩慢，運行效率低下。同時，各環(huán)節(jié)處理過程由人工記錄、紙質材料傳遞、手工核對，也容易產(chǎn)生錯誤和重大疏漏，對企業(yè)產(chǎn)生經(jīng)營風險。

（三）內控體系無法有效深入運行，流于形式

高效的運作是保證企業(yè)業(yè)務開展的重要因素。而內控管理各個環(huán)節(jié)之間相互聯(lián)系而又制約的設置，往往會被運營人員認為影響運作效率。遇到需要緊急處理的業(yè)務，內控要求往往會被人為忽略，或僅采取事后補救的措施，使內控管理體系難以有效深入運行，起不到應有的作用。

（四）銷售政策無法有效貫徹，存在造成企業(yè)利益流失或信譽受損的風險

企業(yè)依據(jù)經(jīng)營目標、客戶等級及市場行業(yè)定價等條件制定銷售政策。在人工操作時，很難實現(xiàn)對應逐個出租物給出明確可操作的依據(jù)，會出現(xiàn)銷售人員隨意定價或定價標準前后不一致的問題。如果定價過低，企業(yè)收益無法保證，最終可能導致無法完成既定經(jīng)營目標;如果對客戶不能施行統(tǒng)一的定價標準，會對企業(yè)的信譽產(chǎn)生不利影響。

（五）手工核算租金容易產(chǎn)生偏差，造成企業(yè)利益流失和法律風險

對出租物數(shù)量多、租期長、出入庫頻繁以及涉及外租業(yè)務的項目進行準確核算，是難度最大的工作。在無ERP系統(tǒng)的環(huán)境下，往往耗費大量人力和時間仍然難以保證收取的租金及支付外租費用的準確性。這會形成三方面風險：一是在出租業(yè)務進行的同時，無法及時根據(jù)進度準確計算應收租金，可能造成催款不及時，產(chǎn)生壞賬;二是由于計算錯誤，造成收入損失和支付外租成本虛增，導致營業(yè)利潤下降;三是無法在合同文件中形成有力的結算依據(jù)，使企業(yè)與客商或供應商之間無法達成共識，導致法律風險。

（六）傳統(tǒng)內控體系對用于經(jīng)營性出租的資產(chǎn)管理困難，易造成資產(chǎn)損失

使用傳統(tǒng)臺賬進行資產(chǎn)管理，存在記錄出現(xiàn)偏差、不完整以及不能全面及時進行盤點等問題，導致資產(chǎn)損失的風險。財務系統(tǒng)中出具的資產(chǎn)盤點表與業(yè)務單位手工登記的臺賬及實際資產(chǎn)狀態(tài)之間的核對是內控重要的環(huán)節(jié)。對于出租在外的資產(chǎn)，核對過程需要一套完整的記錄作為依據(jù)，人工操作極為煩瑣。盤點過程中經(jīng)常出現(xiàn)盤虧、資產(chǎn)狀態(tài)登記錯誤的問題。登記、盤點長期存在問題，資產(chǎn)損失很難避免。

（七）編制整體資產(chǎn)報告困難，從而影響企業(yè)管理者掌握企業(yè)運營狀況的準確性

人工匯集所有單個出租資產(chǎn)的工作非常困難，形成整體的資產(chǎn)報告更加無法完成，從而使管理者無法準確企業(yè)運營情況，影響經(jīng)營決策。

二、利用ERP系統(tǒng)完善內部控制系統(tǒng)的應對策略

ERP系統(tǒng)因其分布式結構、可實時共享數(shù)據(jù)、模塊化應用、擁有強大的計算分析能力等特點，為企業(yè)針對性的解決上述問題，提供了有力的保障。

（一）利用ERP系統(tǒng)規(guī)范內控體系設置，提高工作效率，減少失誤

在ERP系統(tǒng)中將業(yè)務環(huán)節(jié)的流程、崗位職能、權限等直接固化，各種單據(jù)在線生成，各環(huán)節(jié)記錄清晰可查，減少了由于記錄不完整產(chǎn)生舞弊的機會。同時，各個業(yè)務崗位由網(wǎng)絡實時連接，信息傳遞迅速準確，大大提高了效率。

第一，設置數(shù)據(jù)庫維護、權限管理、客商管理、報價、出入庫、核算、報損、盤點等模塊，將工作崗位按職能賦予不同模塊的權限，嚴格按照內控文件的不兼容崗位規(guī)定進行程序上的控制。人員變動后，相應操作權限隨之改變，避免了工作人員職責不清的情況。

第二，ERP系統(tǒng)通過網(wǎng)絡將各部門的工作實時對接，現(xiàn)場工作的崗位，可以用計算機登錄;管理人員可以通過手機APP進行登錄，對各項業(yè)務進行實時監(jiān)控、調度、審批，確保工作高效、暢通。

第三，業(yè)務工作的開展通過連續(xù)的、同一編號單據(jù)的流轉串聯(lián)。即報價模塊產(chǎn)生租金價格單時，啟用一個連續(xù)不可刪除的編號，作為合同的附件;同時，產(chǎn)生同一編號的相同出租物的出庫單發(fā)送到庫房出庫;業(yè)務完成后，庫房收回出租物時，只能選擇歷史生成的出庫單進行入庫操作，并產(chǎn)生同一編號的入庫單或報損單，轉由核算模塊核算租金或定損，生成同一編號的結算清單。這樣可使企業(yè)核心業(yè)務的每個出租項目都有統(tǒng)一編號對應的合同、收費標準、出入庫單據(jù)及核算明細。保證了整個流程過程清晰、記錄完整可追溯。

（二）利用ERP系統(tǒng)規(guī)范營銷政策

第一，客商模塊除記錄客戶基本信息外，還可記錄信譽、合作歷史等，在報價過程中提供同一客戶合作記錄中相同出租物報價，價格政策的變動可隨時向客戶解釋溝通，使銷售政策執(zhí)行標準明晰可靠，避免信譽受損。

第二，報價模塊在報價過程中向銷售人員顯示出其級別可以掌握的優(yōu)惠幅度，將定價固定在明確的范圍內。如需加大優(yōu)惠促進銷售，須通過更高級別人員批準才能執(zhí)行，從而減少銷售人員濫用職權。

（三）利用ERP系統(tǒng)出入庫及核算模塊直接計量租金

第一，出租物在出庫單完成確認后，即開始計算租金;在入庫單完成入庫后，核算模塊便可生成結算清單，確認租金及賠償金。最終結算時與出入庫單據(jù)一起提供給客戶，作為可供準確核對的依據(jù)。

第二，在出租物出庫后未入庫之前，也可利用核算模塊錄入某一時間點，實時計算錄入時間段的預計租金，以便業(yè)務人員根據(jù)進度及時催款。

第三，ERP系統(tǒng)設有外租品模塊，將外租物品入庫后，即可納入業(yè)務流程進行報價、出入庫及核算模塊處理。業(yè)務完成后，再進行外租物品出庫并計算外租成本、生成外租結算單，與此為依據(jù)，與供應商進行核對結算。

（四）利用ERP系統(tǒng)實時掌握資產(chǎn)整體情況

通過資產(chǎn)盤點模塊可以實時調取資產(chǎn)情況并生成各種匯總報表，為市場營銷、資產(chǎn)管理、經(jīng)營決策提供明確依據(jù)。系統(tǒng)所使用的各種記錄，將作為數(shù)據(jù)存儲在數(shù)據(jù)庫之中，通過各種關鍵字相互聯(lián)系在一起，并且根據(jù)業(yè)務和時間的推進不斷更新。在需要獲取整體情況的時候，可通過預先編制的系統(tǒng)表單，進行實時查詢。例如：

第一，根據(jù)實時庫存的出租物，可以生成向客戶提供 “菜單”，“菜單”不僅向客戶提供了當前可以出租的物品，也可向客戶提供熱門物品預約服務，從而提高運營效率。

第二，進行定期資產(chǎn)盤點時，系統(tǒng)盤點模塊中可設置表單，根據(jù)已經(jīng)出庫的資產(chǎn)生成外租待盤清單。清單列示出租資產(chǎn)詳細信息，以方便追蹤，當出租資產(chǎn)回庫后提示資產(chǎn)管理員補充盤點。

第三，設置統(tǒng)計模塊，可以實時統(tǒng)計各種分類匯總信息。為經(jīng)營者精確了解的市場需求、調整定價策略、補充優(yōu)質資源、淘汰不良資產(chǎn)等決策提供依據(jù)。

三、ERP系統(tǒng)的設計以及實施過程中需要注意的新風險及應對措施

ERP系統(tǒng)為企業(yè)內控提供保障的同時，也會相應地產(chǎn)生新的風險。如果管控不當，會造成系統(tǒng)開發(fā)失敗或者給內控管理帶來更多問題，造成負面的影響。企業(yè)應重視這些風險，采取合理應對策施。

（一）ERP系統(tǒng)開發(fā)及應用過程中的風險

1.對ERP系統(tǒng)的認識不足

部分企業(yè)對ERP系統(tǒng)的認識有誤，在開發(fā)或者直接購買ERP系統(tǒng)投入應用后，卻由于缺少現(xiàn)代內控管理的理念和與之匹配的體系，導致ERP系統(tǒng)反而成為工作的負擔和限制。

2.企業(yè)前期準備不足，系統(tǒng)開發(fā)困難

首先，在ERP系統(tǒng)開發(fā)過程中，需要緊密地與企業(yè)的內控體系結合。如果在開發(fā)過程中，才發(fā)現(xiàn)內控體系的不足再進行改進，會大大延緩ERP系統(tǒng)開發(fā)進度;其次，數(shù)據(jù)庫的建立作為ERP系統(tǒng)開發(fā)的核心工作，是系統(tǒng)能否成功的關鍵。如果企業(yè)沒有一套準確、翔實的檔案，開發(fā)過程中邊核實邊錄入數(shù)據(jù)庫，也將極大影響系統(tǒng)開發(fā)進度。這兩點問題處理不好，有可能最終導致開發(fā)失敗。

3.企業(yè)對ERP系統(tǒng)開發(fā)規(guī)劃不足，投入成本無法保證

企業(yè)在前期規(guī)劃開發(fā)ERP系統(tǒng)時，通常會考慮采購知名軟件公司提供的標準化產(chǎn)品。這些產(chǎn)品雖然價格較低，基本模塊比較成熟，但也存在著流程設計僵化、功能簡單、限制較多、改進困難等問題。企業(yè)在實際應用過程中，往往需要軟件供應商深度定制開發(fā)，而深度開發(fā)的費用會急劇增加。同時，隨著深度開發(fā)，硬件要求也會相應提高。往往在開發(fā)進行過程中，持續(xù)投入的成本會令企業(yè)無法承受，最終被迫中止。

4. ERP系統(tǒng)投入使用急于求成，對企業(yè)運營造成負面影響

在ERP系統(tǒng)設計過程中未考慮實際工作情況而大幅度改變原有內控機制，并將未通過實踐檢驗的ERP系統(tǒng)倉促投入使用，很容易產(chǎn)生流程設置不符合實際、人員操作不當、系統(tǒng)錯誤等問題，對企業(yè)正常的工作產(chǎn)生不利影響。

5. ERP系統(tǒng)帶來的安全問題

首先，企業(yè)經(jīng)營的客戶、資產(chǎn)、定價標準等信息，屬于商業(yè)機密。ERP系統(tǒng)中雖然有嚴格的權限管理，但由于系統(tǒng)基于網(wǎng)絡應用，因此，會存在外部入侵系統(tǒng)導致泄露風險;其次， ERP系統(tǒng)盡管較為精密，但也有可能出現(xiàn)不可預知的意外風險。如果重要的業(yè)務工作正在運作的時候，系統(tǒng)崩潰無法使用，將給企業(yè)帶來重大的損失;最后，如果硬件維護和數(shù)據(jù)備份不及時，造成數(shù)據(jù)和記錄丟失，也會對企業(yè)造成風險。

6. ERP系統(tǒng)阻礙企業(yè)內控管理的發(fā)展

當企業(yè)ERP系統(tǒng)投入運行后，工作效率顯著提高，具體的工作相對標準化、程序化，使工作人員容易對系統(tǒng)產(chǎn)生過分依賴，失去持續(xù)深入改進的動力。

7.系統(tǒng)數(shù)據(jù)證明有效性不足

由系統(tǒng)產(chǎn)生的業(yè)務單據(jù)，全部為電子形式。雖然系統(tǒng)已經(jīng)設置為單據(jù)生成后不可撤銷與刪除的屬性，但對于法律層面以及問責的有效性來說，證明效力不足。

（二）應對ERP系統(tǒng)開發(fā)及應用過程中風險的建議

1.正確認識內控管理體系與ERP系統(tǒng)的關系，做好開發(fā)系統(tǒng)的前期準備工作

應明確ERP系統(tǒng)是內控管理體系輔助工具這一前提。為有效應用ERP系統(tǒng)加強企業(yè)內控管理，企業(yè)需要首先建立起一套行之有效的內控體系，使實際運作的人員能夠切實明了、深入貫徹執(zhí)行，并不斷檢驗、改進，使系統(tǒng)能夠正常運作;同時，ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的內容包括客商資料信息、資產(chǎn)臺賬、文件檔案和各種記錄等等，這些數(shù)據(jù)是否完整、準確，是整個系統(tǒng)建立后，能否正常運行實施的關鍵，因此需要在系統(tǒng)設計之初就明確和完善。只有內控系統(tǒng)和數(shù)據(jù)記錄兩個條件完全具備的情況下，才是開始進行ERP系統(tǒng)開發(fā)的最佳時機。

2. ERP系統(tǒng)開發(fā)方案的選擇

系統(tǒng)規(guī)劃時，企業(yè)可以根據(jù)自身條件進行取舍。因為ERP系統(tǒng)是模塊化的，因此企業(yè)可以將各個不同的應用分階段、分步驟建立起來。將那些在內控管理中作用較大，較重要的部分先建立起來，再完善其他功能。在分步進行的同時，要注意數(shù)據(jù)接口的標準化和系統(tǒng)應用的兼容性，為ERP后續(xù)擴展做好準備。

硬件投入上，企業(yè)除選擇傳統(tǒng)的服務器主機搭建系統(tǒng)的方法，并建立網(wǎng)絡安全的防護措施外，還可以采用云服務器的形式，其由于有運營云服務器的專業(yè)公司提供安全保障，因此減少了數(shù)據(jù)泄露風險，只需支付服務器租金，不必搭建專業(yè)服務器主機機房，大大節(jié)省了硬件投入與維護成本，且提供在線數(shù)據(jù)備份，降低了數(shù)據(jù)丟失的風險。

3. ERP系統(tǒng)開發(fā)階段要緊密結合實際工作與內控要求進行設計，做好充分測試

企業(yè)應指派內部負責內控系統(tǒng)運作與改進的人員與ERP系統(tǒng)設計人員一起，在企業(yè)內部的各個環(huán)節(jié)深入地調查和研究。確保ERP系統(tǒng)各種設置在運行時，既要符合企業(yè)內控的要求又要保證高效地運作。在反復測試調整后，再逐步實施。人工管理與計算機系統(tǒng)切換的過程，最好選定在經(jīng)營淡季進行，要制定好過渡措施，新舊記錄要做好轉換工作，確保相互印證，避免風險。

4. ERP系統(tǒng)投入運行階段，企業(yè)要重視系統(tǒng)應用培訓工作，建立系統(tǒng)安全防范體系，并針對系統(tǒng)不足進行持續(xù)改進

首先，對操作人員進行系統(tǒng)運行的培訓，熟悉操作規(guī)范，避免誤操作。在關鍵環(huán)節(jié)制定人工操作的應急方案，并加以演練，以便ERP系統(tǒng)出現(xiàn)意外情況時，企業(yè)能夠迅速進行切換;其次，設立專職機構負責網(wǎng)絡安全、系統(tǒng)及硬件維護、數(shù)據(jù)庫維護等安全工作;最后，企業(yè)應設立激勵機制，促使全體參與者對內控體系及ERP系統(tǒng)的改進提出新的改進意見和建議。針對這些意見和建議，進行梳理。產(chǎn)生對ERP系統(tǒng)升級的需求，提供給ERP系統(tǒng)設計者，及時對系統(tǒng)進行升級改造。

5.做好關鍵環(huán)節(jié)紙質單據(jù)檔案管理工作

制定相關制度，在業(yè)務開展的重要環(huán)節(jié)產(chǎn)生的出庫入庫單、報損單、盤點表等記錄，必需生成紙質單據(jù)。相關責任人和客商代表需要在紙質單據(jù)上親筆簽字。保證紙質單據(jù)與電子單據(jù)編號統(tǒng)一并歸檔留存。這樣，可以在保證單據(jù)證明效力的同時，又對系統(tǒng)記錄產(chǎn)生了重要的物理備份。

（作者單位為中國電影股份有限公司）

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