基于OA系統(tǒng)的髙校工程造價審計信息化建設研究

李曰君 胡傳珠

摘要：近年來，國家和各省教育行政主管部門越來越重視內部審計信息化建設，部分高校也積極行動，研 發(fā)工程審計管理系統(tǒng)，提升審計的工作質量和效率。本文在對基于OA系統(tǒng)的高校工程造價審計信息化需求分 析基礎上，提出了設計原則和功能框架，并簡要闡述了其應用價值。

關鍵詞：OA;高校;審計信息化

隨著信息技術的不斷發(fā)展，尤其是隨著智能手機、 移動終端、網絡計算機等的普及應用，高校的辦公模式 由原有的紙質辦公模式向網絡協(xié)同辦公模式轉變成為 必然趨勢。在此背景下，OA辦公自動化系統(tǒng)在高校行 政管理中的作用也日益彰顯，受到越來越多學校的高 度重視。如何建設基于OA系統(tǒng)信息發(fā)布的實時性、公 文流轉的流程化、資源信息共享性等OA系統(tǒng)的特色功 能來實現(xiàn)高校工程審計工作的自動化、網絡化、無紙化， 成為高校審計信息化建設一個重要的解決思路。

一、基于校OA系統(tǒng)的高校工程造價審計信息 化需求分析

1.解決信息不對稱，管理不協(xié)同的問題

高校工程審計參與主體較多，有建設單位、施工單 位、造價咨詢單位、設計單位、監(jiān)理單位等，而作為建設 單位的高校又有審計、財務、招投標、基建、后勤等部門 參與其中。紙質審計表單傳遞流程一般由施工單位提 出后，提交到項目管理部門，再到審計部門、工程造價 咨詢機構，多單位和部門的報送和審批流程多，容易造 成工程審計相關信息傳遞的過程往往會有不對稱性， 表單的傳遞常常出現(xiàn)延遲和遺漏，進而影響審計質量 和工程進度。通過OA系統(tǒng)的流程管理，可以實現(xiàn)材料 批價單、工程簽證單、工作聯(lián)絡單、竣工驗收單等審計 表單網上填報、網上審批、網上簽字、網上備案，同時將 施工過程的影像和圖像資料實時上傳，各單位和部門 可以快速有效地處理工程審計的各種信息、文件，也有 利于相互之間協(xié)同管理。

2.滿足建設項目全過程跟蹤審計控制需求

相對于傳統(tǒng)的結算審計，全過程跟蹤審計將審計 工作的著力點提前到了事前和事中，強調過程控制，由 于高校普遍存在的工程審計專業(yè)人員缺乏、對工程造 價審計機構管理能力不足等問題，很多項目只能做到 事后監(jiān)督，由于前期審計資料的缺乏，造成結算審計談 判過程冗長，審計效率低下。為解決爭議，出現(xiàn)了簽證、 批價單等資料后補等違規(guī)現(xiàn)象。通過OA系統(tǒng)的流程管理，將全過程跟蹤審計的控制關口前移，所有的工程 業(yè)務提前審批，方可進行施工;現(xiàn)場隱蔽工程圖片實時 上傳，項目進展實時發(fā)布，有利審計取證;結算審計實 時跟蹤，有利各方了解審計情況，將事前申請、事中審 批和事后審計整合成一條完整的流程鏈條。

3.實現(xiàn)工程結算網絡協(xié)作審計功能

通過OA系統(tǒng)的流程管理，所有資料可以網上申報、 網上分配審計任務、網上審計、網上談判、網上認定，不 同業(yè)務單位的任務在本單位完成即可，不需在反復傳遞 紙質文件，減少審計成本、提高審計工作效率。施工單 位將電子化的結算文件通過上傳到OA系統(tǒng)，工程管理 部門收到電子文件后對相應項目文件進行初步審核，初 審合格后，網上填寫結算審計申報表與電子結算文件一 并提交審計部門。審計部門網上對資料進行合法合規(guī) 性和完整性審核后，委托社會造價咨詢機構進行結算審 計，社會造價咨詢機構將審計后的文件上傳到系統(tǒng)。審 計部門、工程管理部門、施工單位則收到系統(tǒng)提醒，三方 可以同時查看審核后的文件，并分別提交回復意見，社 會造價咨詢機構與施工單位由面對面審計變?yōu)楸硨Ρ?審計，兩者之間交流通過網上進行，審計部門對內容進 行全過程監(jiān)督，保證審計獨立性，防止外部因素干擾。

4.實現(xiàn)工程審計結果公開化需求

國家正大力推行審計結果公告制度，促進審計行 為公開化，通過OA系統(tǒng)，審計整個過程可以對財務、 紀委、監(jiān)察、招標辦等相關部門開放查詢、監(jiān)督權限，同 時工程審計項目的實時進度狀態(tài)和審計結論可以在OA 界面面向全校師生公開，這樣有利于規(guī)范權力運行和 對學校審計工作的監(jiān)督。

二、基于OA系統(tǒng)的高校工程造價審計信息化 建設方案

通過以上分析，筆者認為基于OA系統(tǒng)的高校工程 審計管理化建設，應充分利用OA架構，以全過程跟蹤 審計為切人點，構建系統(tǒng)化、規(guī)范化、網絡化、鏈條化的 管理體系。

1.基于OA系統(tǒng)的高校工程造價審計信息化建設的 設計原則

（1）審批環(huán)節(jié)顯性化和流程鏈條化。工程項目涉及 的審計業(yè)務流程較多，不同的審計業(yè)務流程又有不同的 審批環(huán)節(jié)，OA系統(tǒng)實現(xiàn)了將工作任務分配至每個操作 環(huán)節(jié)，每個操作節(jié)點間設置流轉指引，顯示審批進度，這 樣可以避免線下審批過程中出現(xiàn)的對業(yè)務流程掌握不 清，審批時間過長或人為操縱信息風險。以工程簽證審 計為例，相關單位必須在OA系統(tǒng)中提交簽證申請，按 系統(tǒng)提示要求將工程名稱、單位、數(shù)量、簽證內容、原因 等錄人系統(tǒng)，由各級負責人按照事先設定的環(huán)節(jié)審批， 上一個環(huán)節(jié)未審核完畢，無法流轉到下一環(huán)節(jié)審批，各 個環(huán)節(jié)的審批意見和辦理時間均在流程監(jiān)控中體現(xiàn)。

（2）表單模板化和證據影像化。高校審計部門可 統(tǒng)一設計符合高校特點的工程聯(lián)系單、變更簽證單、材 料核價單、工程驗收單等審計表單，并在OA系統(tǒng)中錄 人表單內容，設置必填項目，經辦人在辦理業(yè)務時將數(shù) 據填人表單，并將證據拍照或攝像形式作為附件上傳 到OA系統(tǒng)，審批人根據表單及附件內容簽署審批意 見。各環(huán)節(jié)完成后，系統(tǒng)將電子表單和附件中的影像 資料存儲在服務器中，每個表單都形成專屬的二維碼， 可以線上打印后形成紙質文檔，也形成電子文檔方便 后期調閱查看。

（3）審計平臺云端化。OA系統(tǒng)是一款面向學校內 部日常運作和管理的辦公系統(tǒng)，有一定局限性。審計平 臺可以將OA系統(tǒng)與云計算結合起來，將施工、監(jiān)理、 造價咨詢等單位納人其中。一是真正體現(xiàn)“協(xié)同”為精 髓的審計作業(yè)平臺，工程簽證審計、隱蔽工程審計、材 料價格審計、合同審計、結算審計、審計報告審核等具 體審計業(yè)務流程都可在“云審計”環(huán)境下，相關單位將 數(shù)據傳輸?shù)健霸啤敝?，審計參與各方通過“云審計”平臺 對不同的審計數(shù)據進行計算分析，完成各自的工作。二 是實現(xiàn)審計數(shù)據的云存儲和審計資源的協(xié)同共享。如 施工單位可以邊施工，邊將施工現(xiàn)場情況通過智能手 機等終端上傳至云數(shù)據庫，供內部審計人員實時查看。

2.基于OA系統(tǒng)的高校工程造價審計信息化建設的 框架設計

（1）單位管理模塊。主要用于系統(tǒng)管理員設置不 同用戶的權限，添加刪除用戶，設立用戶賬號、密碼，編 輯企業(yè)信息等。該模塊值得注意的問題是系統(tǒng)必須賦 予管理員將OA系統(tǒng)擴展至校外的權限，開通與施工單 位、監(jiān)理單位、造價咨詢單位、勘察設計單位等工程參 建方交流渠道，并實現(xiàn)對無OA使用權限人員的管理。

（2）項目管理模塊。主要包含新建項目、合同管理、 重要施工節(jié)點，會議記錄、竣工驗收等項目實施全過程 的基本情況。該模塊需要解決的關鍵問題是，應充分 利用OA系統(tǒng)即時通信、同步助手、移動客戶端等功能 實現(xiàn)對項目實施過程的全角度、影像化的跟蹤記錄。

（3）全過程跟蹤審計模塊。主要包含變更簽證審 計、材料價格審計、隱蔽工程審計、工程進度款撥付審 計、結算審計。該模塊是基于OA系統(tǒng)的工程審計信息 化建設的關鍵，應充分利用OA系統(tǒng)工作流將審批流程 制度化、規(guī)范化、顯性化。

（4）表單管理模塊。主要包含常用審計表單范本， 可以使用表單進行查詢、下載、匯總、統(tǒng)計。該模塊可 以將合同、工程簽證單、工程聯(lián)系單、材料批價單、驗收 單等大多數(shù)文檔經驗化和模板化，工程參與各方可以 根據項目的特點和不同的需要調用或修改。

（5）檔案管理模塊。主要為審計過程中形成的項 目文件歸檔、檢索、統(tǒng)計、借閱、下載，審計結束時所有 資料自動轉人歸檔模塊。該模塊實現(xiàn)工程審計檔案的 電子化管理，所有電子文件匯總編號后存人云服務器， 并形成專屬二維碼。

三、基于校OA系統(tǒng)的高校工程造價審計信息 化應用價值

在以往工程項目審計實施過程中，往往需要委派 專人往返于各個部門跑手續(xù)，有時一項資料的審核需 要數(shù)日的時間，嚴重影響了審計進度和審計質量。如 工程結算資料報審，紙質資料的報審流程如圖1所示。

通過OA系統(tǒng)，可以直接在審計信息化平臺上使 用已模板化的工程結算審計報審表，填寫提交結算申 請，結算文件以電子版附件形式上傳，系統(tǒng)將按照已 設定好的流轉程序，分別由項目管理部門、審計部門 審批，通過后直接傳遞到工程造價咨詢機構開展審計 業(yè)務，同時整個審批流程等面向紀委監(jiān)察、財務、招標 等部門開放（如圖2）。通過上述案例可以看出，基于 OA系統(tǒng)的高校工程審計信息化建設有著很高的應用 價值。

四、結語

隨著高校招生人數(shù)的增加和辦學規(guī)模的擴大，需 審計的工程項目每年達數(shù)百個，而高?，F(xiàn)在又普遍存 在著內部審計力量不足，審計技術落后;建設地點偏遠、外審單位難以實時跟蹤;審計資料共享效率低、工程信 息不對稱等問題，制約著審計作用的發(fā)揮。建立基于 OA系統(tǒng)的高校工程審計信息化，不僅能規(guī)范審計業(yè)務 活動的申請和審批流程，而且具有方便管理、建設和運 行成本低，各單位之間溝通協(xié)調更順暢等優(yōu)點，對提高 審計工作效率，規(guī)避審計風險，確保審計質量，避免法 律責任問題有著重要的意義。

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（責任編輯：蘭卡）