非洲區(qū)域項目物資保障及優(yōu)化措施

□ 伏輝林，陳長纓

(中國水利水電第十四工程局有限公司，云南 昆明 650041)

在海外工程項目中，建筑材料費占工程成本的比例一般在45%～60%，物資采購成本的控制是整個項目經(jīng)濟效益關(guān)鍵要數(shù)之一。物資管理的主要任務(wù)是要做到物資采購物美價廉、供貨及時、消耗可控，以保證項目部生產(chǎn)經(jīng)營順利進行，以取得更好的經(jīng)濟效益。海外項目最大限度利用當?shù)刭Y源，進行屬地化管理，應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)進行國際化范圍尋貨、比價、遵循公司物資采購程序，真正開展國際工程充分利用國際化資源材料的后勤物資保障，節(jié)約了成本，確保了項目順利開展，良好履約。

1 非洲區(qū)域項目物資管理現(xiàn)狀

1.1 物資管理人員配置太少且素質(zhì)不高

公司目前海外項目物資管理人員配置普遍偏低，特別是公路項目，往往是一到兩人，很多人是集倉管、采購、入庫、發(fā)放、報表等工作于一身，這樣無法做到精細化管理，往往只是應(yīng)付了事。

由于人員業(yè)務(wù)水平普遍較低，沒有物資管理的意識，經(jīng)常會出現(xiàn)：物資管理人員對市場情況不了解，采購時舍近求遠；物資采購計劃編制不及時，經(jīng)常性造成緊急采購和胡亂采購的情況；物資計劃編寫不規(guī)范、物資的必要信息提供不完整，供應(yīng)方不停澄清計劃造成時間的浪費，甚至造成采購錯誤，積壓和耽誤生產(chǎn)；如果負責物資采購的人員經(jīng)驗不足，缺乏專業(yè)知識，經(jīng)常出現(xiàn)采購錯誤的情況。發(fā)運人員與購買人員，配合不順暢，延誤物資到達工地的時間和物資的質(zhì)量。

1.2 計劃性不強，庫存管理不到位

由于對物資庫存沒有合理的規(guī)劃和預(yù)測，物資儲備過多將積壓資金，影響資金周轉(zhuǎn)，會造成不良資產(chǎn)；而儲量不足又將影響生產(chǎn)，造成緊急采購，增加采購成本支出，更甚者造成停工待料的嚴重后果。這種情況在一些項目中未得到足夠的重視，有著深刻的教訓。

1.3 物資管理流程沒有系統(tǒng)性

由于物資管理工作是輔助工作，并且項目的大多數(shù)人員沒有國外經(jīng)驗，對于物資管理工作只是像國內(nèi)一樣的，簡單理解為物資采購、收、發(fā)、保管，人人能做的工作，因此，無專業(yè)技能的人員去從事物資管理工作，常常造成基本的物資統(tǒng)計信息無法提供，管理混亂，更談不上對材料的監(jiān)督和控制工作。

2 非洲區(qū)域項目物資保障特點

由于受到地域、環(huán)境、文化差異以及社會制度等因素的影響，海外工程項目與國內(nèi)工程項目施工有很大差異，其所需物資品種和規(guī)格繁多，來源地較為廣泛，用于工程的永久設(shè)施和設(shè)備需要滿足國際標準，采購過程組織難度較大。

2.1 項目所在國資源匱乏，技術(shù)供應(yīng)難度大

非洲國家大多是基礎(chǔ)建設(shè)十分薄弱且工業(yè)落后的不發(fā)達國家，可用資源不足，但在非洲工程建設(shè)中，往往是引用的歐洲規(guī)范，對項目所需的材料和設(shè)備有詳細要求，所以，需要由國內(nèi)或第三國大量提供，技術(shù)供應(yīng)難度大。

2.2 程序復(fù)雜，周期較長，空間跨度大

海外工程項目的物資供應(yīng)程序復(fù)雜，手續(xù)繁瑣，主要包括最初的計劃、初步選擇貨源、詢價、選擇供應(yīng)商，到后來的報送監(jiān)理和業(yè)主批準、談判并簽訂合同、辦理進口許可、貨物集港、海運或空運、清關(guān)、陸運到場，再到最后的現(xiàn)場物資的調(diào)撥和管理一系列環(huán)節(jié)。對于用于主體工程的永久材料和設(shè)備，往往是指定歐洲品牌，沒有太多的選擇余地，這與公司的“貨比三家”政策矛盾，很多實例證明，物資采購的審批比采購周期長很多，嚴重影響工程進度。

2.3 影響因素較多

國內(nèi)的采購價格受到其型號規(guī)格和質(zhì)量以及訂貨數(shù)量、交貨方式、付款條件、國際市場需求、匯率變化、運輸方式、自然條件等等因素的影響，這些問題都是國內(nèi)物資采購過程中不會遇到的。歐洲訂貨，一般都需要先采用信用證或者先支付50%預(yù)付款。

2.4 物資計劃制定與實施難度大

海外工程項目中普遍存在邊勘查、邊設(shè)計、邊施工的“三邊工程”現(xiàn)象，而制定物資計劃主要依據(jù)為施工設(shè)計和施工組織規(guī)劃，設(shè)計不超前、施工組織規(guī)劃無法提前，所以，物資計劃要做到超前提報就非常困難。同樣在項目實施過程中，由于國外施工干擾大，施工進度經(jīng)常受到各種風險因素制約，經(jīng)常有“計劃不如變化快”的說法，自然物資計劃的實施難度也不可避免加大。

3 非洲區(qū)域物資保障措施總結(jié)

3.1 組建物資采購管理機構(gòu)和物資管理信息系統(tǒng)

海外工程項目物資采購過程中，首先要建立起高效的采購管理機構(gòu)，對工程所需物資的采購過程、使用、儲備等環(huán)節(jié)進行規(guī)劃、組織和協(xié)調(diào)。通過對這一系列環(huán)節(jié)的管理，可以達到降低采購成本、加速資金周轉(zhuǎn)從而大大提高海外工程項目物資采購成本的目的。

3.2 做好市場的前期考察工作

熟悉本工程設(shè)計圖紙，充分了解本工程主體結(jié)構(gòu)所需的各種物資的規(guī)格型號、材質(zhì)等要求。為項目物資保障和成本控制制定初步的目標，海外施工企業(yè)必須要做好項目所在地的前期市場考察工作，不僅要廣泛收集海外的物資資源、價格行情、交易習慣等信息，還要對所在國當?shù)胤煞ㄒ?guī)、風俗人情、港口碼頭、道路運輸條件、運輸公司能力、重大設(shè)備的裝卸能力、施工現(xiàn)場的條件等進行詳盡、真實的調(diào)查，為下一步工作的開展制定合理的策略目標，為整合國內(nèi)國外資源優(yōu)勢提供依據(jù)，為項目物資管理的保障和成本控制確定初步的目標。

3.3 做好物資采購計劃

加強物資采購計劃的全過程管理，提高計劃編制的科學性、預(yù)見性和準確性。首先，海外項目應(yīng)在籌備期或項目開工初期就對整個項目的物資設(shè)備需求作出一個總體的計劃，并根據(jù)需求時間的緊急程度對各項物資設(shè)備的供給列出清晰的進度表。作為海外項目的物資管理人員，要時刻關(guān)注現(xiàn)場的施工進展情況，要有預(yù)見性的組織實施下一步的物資保障工作。為達到有效控制采購成本的目的，根據(jù)項目經(jīng)營和施工設(shè)計要求，認真分析和研究施工實際需要，嚴格按照項目總量及年度(季度)需求制定具體采購計劃。在制定計劃時，要遵循基本量加一定富余量的計劃原則，富余量要隨工程進展做到前松后緊，反復(fù)核對做好需求總量控制。

在海外工程項目物資采購計劃編制的過程中，加強各部門協(xié)同共管、相互制衡、發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢，緊緊圍繞物資管理水平的突破口和切入點，進一步規(guī)范采購過程、約束采購行為，提高海外工程項目物資科學理性采購水平和供應(yīng)風險防控能力。

3.4 充分認識海運工作的重要性

海運工作是海外工程項目物資采購工作的落腳點，工作內(nèi)容復(fù)雜、管理環(huán)節(jié)較多，要有專門的采購部門、專業(yè)人員具體負責。海運部門工作效率的高低直接影響到海外工程項目物資供應(yīng)的時效。海運費用占物資采購成本的比率較大，所以，海運部門必須從合同簽訂、優(yōu)化裝船到裝箱方案等一系列環(huán)節(jié)著手，降低運輸成本。同時，物資部門要和運輸商保持緊密聯(lián)系，并通過網(wǎng)絡(luò)實時掌握運輸船信息。

4 非洲區(qū)域物資管理建議

4.1 語言能力

與當?shù)毓?yīng)商交流必須要熟悉當?shù)氐恼Z言語種，要有較強的物資方面專業(yè)術(shù)語的交流能力，不但會說還要會寫會讀，當?shù)毓?yīng)商一般都以郵件形式和客戶交流，最重要的是郵件在當?shù)厥芊杀Ｗo，一旦供應(yīng)商和客戶發(fā)生糾紛，平常來往郵件可作為證據(jù)。

4.2 資金保障

由于非洲國家物資資源匱乏，是純粹賣方市場，供小于求，一般都是先付款后發(fā)貨，一旦發(fā)現(xiàn)客戶賬戶余額不足，供應(yīng)商馬會上停止供貨。這樣就會照成工地生產(chǎn)停頓，照成人力物力等資源的浪費。所以，海外項目工程在施工工程中必須要有強大的資金支持才能保證現(xiàn)場施工的連續(xù)性。

4.3 危險品的采購

這里所說的危險品指的是火工品，含炸藥、火雷管、毫秒延時雷管、導(dǎo)火索、導(dǎo)爆管以及氧氣乙炔等物品。由于非洲社會不是很穩(wěn)定，所以，對此類物品的管理尤其嚴格，其控制權(quán)都在軍方手里。炸藥、火雷管、毫秒延時雷管、導(dǎo)火索、導(dǎo)爆管的控制權(quán)在各軍區(qū)，申請此類物品需要企業(yè)出示施工的大合同、爆破資質(zhì)、其相關(guān)委員會的審查表格、爆破申請以及本企業(yè)的證明文件，在辦理了相關(guān)的手續(xù)后，每次的爆破要傳真書面的申請，再由軍方核實后按本次的爆破量送來所需物資。有條件的地方爆破作業(yè)最好由當?shù)貙I(yè)分包商完成。

5 優(yōu)化海外物資管理的具體措施建議

①嚴格遵守公司采購流程。如果公司采購流程無法滿足項目需要或者對項目采購進度阻礙較大，在不違反公司制度強制條文的原則下，應(yīng)制定適合項目部的物資采購辦法和流程，并以專題報告形式予以申報，審批。

②加強物資的存儲控制。存儲控制的目的就是得到最合理的采購周期、采購時間和最佳庫存結(jié)構(gòu)。為了盤活庫存、減少儲備、杜絕損失浪費，不再造成新的超儲積壓，物資管理部門要加強物資定(限)額管理，嚴格按計劃和物耗定額進行控制，加大修舊利廢工作，充分了解物流市場發(fā)展狀況，不斷探索材料“零庫存”的可行性。

③加強海外工程項目物資的國內(nèi)集中采購，降低采購成本，集中批量采購是實現(xiàn)降價節(jié)支的前提。

④理順物資清關(guān)工作，加快物資供應(yīng)速度，合理降低清關(guān)成本[2]。物資清關(guān)是海外項目施工管理中的一項常見工作。項目在進場初期，就應(yīng)該加緊了解當?shù)氐年P(guān)稅情況、清關(guān)工作的具體流程和相應(yīng)的政策法規(guī)，這樣在采購工作中就可以及時考慮到這些因素，提前準備好應(yīng)對措施，確保清關(guān)過程的暢通。

⑤國外施工現(xiàn)場物資管理。國外公路項目施工點多線長，管理難度大，偷盜現(xiàn)象嚴重。物資管理人員應(yīng)對現(xiàn)場材料的使用情況進行摸底檢查，并進行材料核銷。物資管理人員應(yīng)加強現(xiàn)場材料保管，減少損失和浪費，防止丟失。另外，物資管理人員必須定期巡查工地，回收所有施工時剩余的有用物資。

⑥物資驗收和存放規(guī)范化。所有主體結(jié)構(gòu)用材料在到場之前供應(yīng)商必須提供該材料的出廠檢驗報告，該檢驗報告里面的各項指標參數(shù)必須符合本項目所規(guī)定的規(guī)范，如果是從國內(nèi)采購的必須是中文和合同規(guī)定官方語言兩個版本，需先將該材料的出廠檢驗報告提交給該項目的材料監(jiān)理工程師，然后等待對方批復(fù)同意后，方可通知該材料大批量進場[3]。物資到場前必須先選好足夠的存放場地和防護措施。

⑦物資的收料記錄要完善。經(jīng)材料監(jiān)理工程師檢驗合格同意進場的物資卸車后，必須及時做好《來料登記薄》的詳細記錄，包括每一車的進場日期、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額(以發(fā)票上的貨幣為準分開進行登記)發(fā)票號、質(zhì)量保證書等。

⑧物資訂單的跟蹤要及時。物資訂單交給供應(yīng)商后，要及時跟供應(yīng)商溝通了解發(fā)運信息。部分物資消耗較快，且現(xiàn)場儲存量有限的物資(如水泥、柴油)必須每天及時與供應(yīng)商聯(lián)系溝通訂單的發(fā)運情況，因為當?shù)厝宿k事效率低下及對工作的不嚴謹，所以，不能完全相信他口頭所答應(yīng)的事，只有每天不停打電話和寫郵件催問，必要時中方人員需親自去當面詢問發(fā)運情況。對于已經(jīng)發(fā)運還在運輸途中的物資也要及時跟蹤車輛的運輸情況，非洲國家供應(yīng)商和運輸公司是分開獨立運營的，所以，必須及時跟蹤司機的行駛動態(tài)，做到工地進場物資的合理安排與使用，以免耽誤工地正常生產(chǎn)。

⑨物資的發(fā)放要嚴格遵守制度。實行有權(quán)領(lǐng)料人制度，各用料單位(班組)委派1人為有權(quán)領(lǐng)料人(附該領(lǐng)料人身份證、委托書等有效證件)，負責該用料單位的領(lǐng)料、交接、盤點、相關(guān)簽認工作，有權(quán)領(lǐng)料人名單以書面形式報交物資部。物資部不得對非有權(quán)領(lǐng)料人發(fā)放材料。

⑩物資核銷必須堅持進行。每月(季度)末物資部門根據(jù)工程部按分部、分項工程提供的用料單位(班組)的結(jié)構(gòu)、施工用料清單、合同部合同規(guī)定的消耗定額、領(lǐng)用清單、庫存清單，進行物資核銷工作。鋼結(jié)構(gòu)加工的物資核銷應(yīng)憑加工通知單、成品驗收單、材料領(lǐng)用清單、庫存按其結(jié)算周期進行核銷，對超耗的用料單位(班組)，應(yīng)對其超耗原因進行認真分析，總結(jié)經(jīng)驗，找出解決的辦法在后面的施工過程中加以控制。

6 結(jié)束語

國際工程項目管理是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，而國際工程物資管理作為其重要的組成部分，具有決定整個工程順暢運行，控制工程成本，確保工程質(zhì)量的舉足輕重的作用。由于物資管理工作的好壞直接影響到企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動和經(jīng)濟效益，我們作為國際工程的實施者需要高度重視。海外項目物資管理有其特點和規(guī)律，我們必須以極高的熱情和飽滿的精神狀態(tài)，認真仔細地做好項目物資管理，努力確保項目經(jīng)營效益最大化。