高校內部控制信息化系統(tǒng)建設路徑研究

孫加洪 徐麗萍

摘要：高等學校是一個國家文化、科技重要的傳承載體與創(chuàng)新源泉，對社會發(fā)展有著深刻的的影響，在社會生活中具有重要的地位，國家對高等教育投入大量資源。如何保證這些資源合理、高效、安全的利用，是一個需要考慮的問題。通過加強高等學校的內部控制建設，可以促進高等教育健康、良性發(fā)展。但是內部控制制度本身存在約束不力，缺乏一定的可操作性等缺點。文章闡述了如何通過內控信息系統(tǒng)建設彌補以上缺點，從而加強高校的內部控制建設。

Abstract： Colleges and universities are an important carrier and source of innovation for national culture and science and technology. They have a profound impact on social development and have an important position in social life， so the state has invested a lot of resources in higher education. How to ensure the rational， efficient and safe use of these resources is an issue that needs to be considered. By strengthening the internal control construction of higher education institutions， it can promote the healthy and sound development of higher education. However， the internal control system itself has weak constraints and lacks certain operability and other shortcomings. The article expounds how to make up for the above shortcomings through the construction of internal control informatization system， thus strengthening the internal control construction of colleges and universities.

關鍵詞：高校;內部控制;信息化系統(tǒng)

Key words： colleges and universities;internal control;informatization system

中圖分類號：G647? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1006-4311（2019）34-0054-03

1? 內部控制建設必要性

1.1 內控信息化的背景

隨著經(jīng)濟、社會的發(fā)展以及政府主管部門監(jiān)管力度的不斷提高，高校面臨的內外部風險日益增多。隨著我國更深的融入經(jīng)濟全球化，高等教育也面臨著越來越激烈的外部競爭。高校面臨著國內與國際的雙重壓力，對于自身的風險管理能力提出了更高的要求。沒有一套良好的制度進行保障，高等學校難以保持競爭力，難以保證安全的發(fā)展。良好的內部控制不僅是一種制度約束，也是促進高校發(fā)展的重要推動力量。財政部2012年出臺的行政事業(yè)單位內部控制規(guī)范，就是希望通過建立完善的內控制度，對高校等事業(yè)單位的經(jīng)濟活動的風險進行防范和監(jiān)控。

1.2 內控信息化的重要性

目前，高校都基本上建立了內控聯(lián)席機構，也發(fā)布了完整的內控制度，處于內控建設不斷深化的階段。一系列業(yè)務信息系統(tǒng)如財務系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、教務系統(tǒng)等也基本建立，同時還有一些計算機工具的普及使用。這些為內部控制的信息化提供了良好的基礎條件。但這些系統(tǒng)建立初衷主要是為辦理業(yè)務，并不是以風險控制、流程控制為目的部署的，缺少相互的共享與協(xié)同。高校內控也存在操作性不強、缺少硬約束、執(zhí)行不嚴格等等問題。高度發(fā)展的信息化技術，由于其本身的特點，具有高效、實時、遠程的信息處理能力，還支持層級授權，身份限定，參數(shù)化管理。電子信息化工具，恰好能彌補內控制度執(zhí)行主觀性大，剛性約束不力的弊端，無疑是進行內部控制，風險控制的有力工具。因此以內控管理系統(tǒng)為核心的內控信息化系統(tǒng)建設十分必要，是高校內控管理走向正規(guī)和完善的有力工具。

2? 內控信息化在單位層面的應用探討

2.1 組織架構方面與工作機制

目前，各高校大多沒有獨立的內控管理部門，內部控制的組織機構大多以內控聯(lián)合小組的形式存在，而具體實施往往是由財務等部門來代理執(zhí)行。由于財務部門本身工作繁重，無法全力投入到內控管理的工作之中。同時財務部門也是內部控制的一環(huán)，是重要的風險監(jiān)控對象，從而導致一定的矛盾性。信息化的順利實施，應該有專職的部門來負責。從實際情況考慮，可以考慮在審計或紀檢部門下面成立單獨的內部控制科室，來承擔內控的工作。有了專門部門做保障，內控信息化建設工作才能更順利的開展。

所謂工作機制，是指在一定的機構保障下，通過合理的流程，完善的監(jiān)督，來保證各項經(jīng)濟活動合理、順利進行。信息化條件下，可以把傳統(tǒng)人的業(yè)務活動改造成信息的流動，用信息流動代替人這種方式改造業(yè)務流程。另外，信息化系統(tǒng)可以把制度約束內嵌到各項活動過程之中，實現(xiàn)量化約束、剛性約束。做到對業(yè)務進行實時的審批、監(jiān)督與管理。

2.2 關鍵崗位與關鍵人員

關鍵崗位指在事業(yè)單位中起重要作用的，掌握關鍵資源的工作崗位，從事這些業(yè)務的也就成為關鍵人員。關鍵崗位與關鍵人員最重要的就是不相容崗位相互分離控制。在信息化條件下，通過內控系統(tǒng)，可以把關鍵崗位、關鍵人員錄入數(shù)據(jù)庫，同時建立不相容崗位的排斥關系，如申請與審批，審批與執(zhí)行，執(zhí)行與記錄等崗位可以標記互斥關系。當一個人從事不相容崗位時，系統(tǒng)自動預警，從源頭上杜絕不合理的崗位與人員設置。

2.3 充分利用財務系統(tǒng)

財務部門一般信息化程度較高，也是掌握經(jīng)濟活動信息最全面的部門，天然具有和內控結合的良好條件。內控信息系統(tǒng)可以充分利用財務系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理及業(yè)務管控能力?？梢钥紤]在會計系統(tǒng)中開發(fā)針對內控系統(tǒng)的接口，一方面，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動獲取，為內控系統(tǒng)提供基礎數(shù)據(jù)。另外一方面，可以與財務系統(tǒng)進行結合，開發(fā)網(wǎng)絡化的授權與審批功能，實現(xiàn)在線實時審批，實現(xiàn)財務報銷授權審批的的電子化管理。可以實現(xiàn)提高效率、杜絕授權造假等功能。

2.4 信息系統(tǒng)開發(fā)

內控信息系統(tǒng)應該成為內控得以實施的重要保障。內控信息系統(tǒng)的建立，提升了內控的可操作性。在該系統(tǒng)內，可以集成數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)分析、流程管理、風險預警等功能。有了內控信息系統(tǒng)，高校就可以把各項管理制度固化在內控系統(tǒng)之中，實現(xiàn)計算機控制下的業(yè)務辦理與風險控制，取代對業(yè)務的人工控制，最大限度的體現(xiàn)了內部控制的嚴肅性。內控信息系統(tǒng)的建立，應該充分兼容高校其他單位已經(jīng)建立的信息系統(tǒng)，充分挖掘其信息，充分利用其建立的流程，以避免重復建設。內部控制信息系統(tǒng)可以提供比其他單個部門更為全面的綜合性報表。系統(tǒng)根據(jù)采集的數(shù)據(jù)，經(jīng)過分析，自動直接生成報表。上級管理部門可以通過內控報表，對一個單位的運行情況進行監(jiān)督，對其面臨的風險進行分析與預警，加強風險管理的及時性。

2.5 內控報告對于內控建設的促進作用

目前，財政部已經(jīng)要求各級單位按規(guī)范的格式報送內部控制報表，這極大提升高校對內控的重視，提高了內控的規(guī)范性。但是內控報告編制也存在一定的弊端，比如指標過于籠統(tǒng)，報表填制需要大量的人為判斷。許多內控報告指標需要靠填報人員主觀判斷來填報，這容易造成內控報告結果人為操縱的風險。內控報告體系應該更加細化填制指標數(shù)據(jù)，減少填報的主觀判斷內容?？梢猿浞掷脙瓤匦畔⑾到y(tǒng)，實現(xiàn)橫向自動獲取其他部門數(shù)據(jù)，縱向自動處理信息，最終在內控系統(tǒng)內以模塊功能的方式自動生成內控報告報表，逐漸減少人的主觀判斷因素。

3? 內控信息化在業(yè)務層面應用分析

信息技術發(fā)展日新月異，無論是傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫技術，還是發(fā)展中的資料影像化技術、大數(shù)據(jù)技術，都可以成為強大的管理工具。信息技術可以豐富高校的管理手段，提升高校的管理水平與管理時效性。高校內部控制可以按負責主體分為兩大類，一類以財務為管理主體，如：預算控制、收支管理控制、財政專項管理、債務管理控制。另外一類為需要其他部門為主體管理的，如：政府采購控制、資產(chǎn)管理控制、科研項目控制、合同管理控制、建設項目管理控制等。

3.1 以財務部門為管理主體的內部控制業(yè)務

財務系統(tǒng)本身的信息化程度較高，內控系統(tǒng)應該充分利用財務管理系統(tǒng)的發(fā)展成果，與財務系統(tǒng)進行充分的信息共享，同時也可以通過財務系統(tǒng)進行業(yè)務辦理與監(jiān)管。在內控系統(tǒng)與財務系統(tǒng)深入融合后，就可以對具體業(yè)務進行流程改造。以某些業(yè)務為例，比如在編制學費收入預算時，可以自動提取學生人數(shù)，以此自動估算未來學費收入水平。在進行費用的收繳審批時，內控系統(tǒng)可以同步要求操作人員提供收費標準等電子審批文件。如果沒有對應的審批文件，則無法收費。在進行支出管理時，利用系統(tǒng)內集成的判斷條件，對各項支出業(yè)務進行內控角度的合理性審核，發(fā)生不符合內控規(guī)定的支出時，及時發(fā)出預警提示并中止會計業(yè)務的進行。另外，對于支出的審批，也可以利用數(shù)字證書技術，開發(fā)面對全校的數(shù)字簽名，在內控系統(tǒng)中即可以實現(xiàn)各級授權審批。改變以往領導手簽的審批方式，以信息認證技術改造傳統(tǒng)授權方式。在對債務管理的控制中，可以設定債務總體限額，設定債務與資產(chǎn)比率上限，也可以設定債務風險等級。發(fā)生超額債務、超風險債務時，自動中止負債業(yè)務處理。

3.2 以財務部門以外管理主體的內部控制業(yè)務

要建立與其他系統(tǒng)的共享機制或信息傳遞機制。如果無法建立實時的信息共享，則應該實現(xiàn)定期的手工數(shù)據(jù)傳遞。對于其他業(yè)務，要加強合理、合法、合規(guī)性審查，可以規(guī)定特定的經(jīng)濟業(yè)務在發(fā)生前，輸入內部控制管理系統(tǒng)，進行合規(guī)性檢驗，通過檢驗后，再提請下一步審批。

如在政府采購過程中，內控系統(tǒng)根據(jù)輸入的采購內容，自動判斷是否存在采購計劃，是否超出采購預算，采購方案是否合理。也可以利用內控系統(tǒng)，建立供應商黑名單、白名單制度，對供應商資質自動審核。財務、資產(chǎn)、審計等其他相關部門，可以調取相應的電子文檔，根據(jù)內控系統(tǒng)的審核結果，對采購業(yè)務進行相應的處理。

在資產(chǎn)管理控制中，內控系統(tǒng)可以從財務、資產(chǎn)等其他系統(tǒng)調用數(shù)據(jù)，生成資產(chǎn)報告，對資產(chǎn)增減變動進行動態(tài)監(jiān)控。對于大額的資金變動，可以自動預警。比如較大金額的科研儀器，可以對其使用率進行監(jiān)控，低于既定使用率的提出預警，減少設備的空置。

在合同管理控制中，由于合同管理這類業(yè)務涉及到的部門較多，程序復雜，需要各部門的積極配合，導致協(xié)調成本很高。有了內控信息系統(tǒng)的支持，合同業(yè)務可以在系統(tǒng)內網(wǎng)上審批，將每一環(huán)節(jié)需要的審批主體以程序的形式固化在系統(tǒng)之中，所有主體審簽通過后，才能進行下一環(huán)節(jié)。由于網(wǎng)絡技術的實時性與便利性，無疑可以降低審批的時間與協(xié)調成本。在內控系統(tǒng)中，可以將合同參與主體的權限加以限定，從而避免超越權限簽訂合同。合同及相關審批資料可以形成電子影像化存儲，方便查閱。

通過內控系統(tǒng)的建設，可以將一些不方便開發(fā)管理系統(tǒng)的業(yè)務，統(tǒng)一整合進內控系統(tǒng)之中，實現(xiàn)集成化的管理。總而言之，內部控制信息系統(tǒng)只有全面掌握經(jīng)濟活動的各個方面，深入介入到其他成熟的管理子系統(tǒng)中，并進行實時監(jiān)管，才能真正發(fā)揮它的效力。

內控信息化系統(tǒng)的應用不局限于以上的舉例，結合具體業(yè)務與流程，在內控信息系統(tǒng)下，有許多新的管理形式可以進行開發(fā)。

4? 內控信息系統(tǒng)建設難度與局限性

4.1 基礎薄弱

內控信息化是管理信息化的高級階段，是需要一定的信息技術實力作為基礎的。而目前我國高校的信息化發(fā)展水平不一，差距巨大。有的高校信息化水平薄弱，只是在財務、教務等部門實現(xiàn)基礎的信息化。在此基礎上進行內控信息化建設，難度非常大。

4.2 系統(tǒng)建設成本巨大

內控信息系統(tǒng)建設與運行成本不可忽視。雖然內控信息化具有良好愿景，但是其建設所面臨的成本壓力非常大。內控系統(tǒng)的開發(fā)是一個大工程，首先要對現(xiàn)有內控制度進行設計、優(yōu)化，使之適應信息系統(tǒng)的運行。還要進行系統(tǒng)軟件的開發(fā)，人才的招聘與硬件系統(tǒng)的采購等工作。同時，由于內控信息系統(tǒng)對目前流程的改造，還要對全員進行業(yè)務培訓。此外，目前國內針對高校開發(fā)的內控系統(tǒng)非常少，無法達到規(guī)模效應以分攤成本，內控信息化建設成本較高且存在一定的難度。

4.3 內部控制建設要量力而行，循序漸進

由于內控建設的薄弱基礎和巨大成本，建設內控系統(tǒng)不能急于求成，要根據(jù)高校自身特點和經(jīng)濟基礎，充分利用現(xiàn)有的信息系統(tǒng)，采用減少系統(tǒng)功能，局部嵌入其他系統(tǒng)委托開發(fā)，甚至部分采用人工手段，以自身能承受的方式最經(jīng)濟的建設內控系統(tǒng)。

4.4 信息化不是萬能的

內控的信息化也存在自身的缺點與局限。從已有的案例來看，內控信息系統(tǒng)對于業(yè)務流程層面的風險控制比較有效，而對單位決策層面的風險控制能力較弱。而我們知道，決策不當給單位帶來的風險遠超具體的業(yè)務層面。這提示我們，不能把所有希望都寄托于內控系統(tǒng)的建立上，一切好的管理都必須具備良好的人與合理的制度這兩個重要條件。

5? 結語

高校的內控制度建設仍需繼續(xù)加強，內控信息化建設更是一個漫長的過程。需要高校加大投入、加強硬件基礎設施建設，努力培養(yǎng)適應高校自身業(yè)務特點的IT人才;更需要高?？嗑殐裙?，不斷優(yōu)化管理制度。當這些條件成熟后，高校的內控信息化系統(tǒng)建設才能水到渠成。有了內控系統(tǒng)的支持，高校的管理水平也將邁上一個新的臺階。

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