基于新形勢下事業(yè)單位文書檔案管理工作探究

趙少興

摘 要：隨著社會經(jīng)濟(jì)水平的不斷發(fā)展，信息網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)深入到了各行各業(yè)當(dāng)中，給人們的生活和工作帶來了極大的便利。在大數(shù)據(jù)時代的背景下，檔案信息化發(fā)展迅速，事業(yè)單位檔案工作在隨之發(fā)展的同時也面臨著巨大的挑戰(zhàn)。在新形勢下，以往進(jìn)行檔案管理的模式已經(jīng)不能很好的順應(yīng)時代的發(fā)展，對檔案管理工作沒有提起重視，檔案管理人員自身素質(zhì)較低，并且管理方式比較落后?；诖?，本片文章基于新形勢下對事業(yè)單位文書檔案管理工作進(jìn)行了深入的研究，希望可以給相關(guān)研究提供借鑒。

關(guān)鍵詞：新形勢;事業(yè)單位;文書檔案管理工作

在事業(yè)單位的日常工作當(dāng)中，檔案管理是一項很容易被忽視但是具有十分重要的工作。檔案主要是由文字、圖片等方式將單位當(dāng)中的數(shù)據(jù)資料進(jìn)行記錄和儲存，是保留工作過程的一種重要形式。[1]對事業(yè)單位的文書檔案進(jìn)行管理，可以為人員職位變化、制定發(fā)展戰(zhàn)略等事項提供有效的依據(jù)。當(dāng)前，信息技術(shù)發(fā)展迅速，事業(yè)單位檔案管理工作因此有一些問題漸漸的凸顯出來，已經(jīng)不能滿足日常工作的需求，無法順應(yīng)時代的發(fā)展。所以，本篇文章根據(jù)事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀，對出現(xiàn)的問題進(jìn)行了深入的分析，提出了具有針對性的有效途徑，促進(jìn)檔案管理工作的順利開展。

1 事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀

1.1 對檔案管理工作的認(rèn)識程度較低

單位發(fā)展的情況和變化都可以通過檔案展現(xiàn)出來，能夠作為單位開展不同活動的有效依據(jù)，能夠給單位進(jìn)行人事變動或者進(jìn)行決策提供參考，對于事業(yè)單位發(fā)展具有十分重要的作用。然而，在日常工作當(dāng)中，因為受到傳統(tǒng)管理模式的影響，有很多管理人員對檔案工作認(rèn)識不夠全面，不能正確的認(rèn)識崗位職責(zé)和工作性質(zhì)。有一部分管理人員認(rèn)為只要將各項工作進(jìn)行全面完整的記錄，再做好整理和保存即可，對于事業(yè)單位的實質(zhì)性發(fā)展不會產(chǎn)生作用。所以，這就對事業(yè)單位文書檔案管理工作的順利開展帶來了消極的影響。

與此同時，在當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)深入到檔案管理工作當(dāng)中的情況下，文書檔案管理工作效率和質(zhì)量雖然有了一定的提高，但是仍然會有一些不足存在，比如利用互聯(lián)網(wǎng)對辦文書檔案進(jìn)行管理的意識還不能夠深入到管理人員的思想中，缺乏電子管理技巧和經(jīng)驗。

1.2 事業(yè)單位檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較低

文書檔案管理要想在實踐當(dāng)中有好的效果，那就需要對檔案管理專業(yè)知識和信息化進(jìn)行更加深入的了解和更加靈活的運用。面對日子增多的各種文件、資料，要保證有較高的工作效率，應(yīng)當(dāng)不斷創(chuàng)新檔案管理的方式。但是，因為檔案管理工作尤其是在使用電子化辦公的時候，會涉及到很多不同的技術(shù)問題和繁雜的理論知識，這對于管理人員來說，要在最短的時間內(nèi)掌握最多的內(nèi)容，并且掌握使用方法無疑是巨大的挑戰(zhàn)。除此之外，在文書檔案的進(jìn)行管理的過程當(dāng)中，要始終保證資料檔案的真實性和可靠性，這就要求利用相關(guān)的法律法規(guī)來對文件的安全性來做進(jìn)一步的完善，并且要使用相關(guān)的信息安全技術(shù)。這兩點對于保證檔案的真實性和安全性有著十分重要的作用?？墒牵屛覀儑以谛畔踩夹g(shù)方面的開發(fā)滿足企業(yè)單位的要求，這對于相關(guān)技術(shù)人員來說還是具有一定的困難。當(dāng)前很多檔案管理人員年齡偏大，對于新出現(xiàn)的檔案管理新方式不能很快就接受，并且因為主觀和客觀原因，導(dǎo)致學(xué)習(xí)專業(yè)知識的能力以及積極性有所下降，因為無法更好的滿足時代發(fā)展的需求，事業(yè)單位文書檔案管理工作的順利開展因此產(chǎn)生了一些困難。

2 優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理模式的對策

2.1 加大檔案工作的宣傳力度

為了進(jìn)一步提高檔案收集與管理工作的總體質(zhì)量和效率，需要不斷提高對檔案管理的意識，這就要求不斷加強(qiáng)對檔案管理意識的宣傳力度，不斷培養(yǎng)檔案管理人員的責(zé)任意識，提高其自身崗位責(zé)任感，確保所收集到的檔案內(nèi)容是準(zhǔn)確和完整的，整理工作的水平是符合時代發(fā)展的。與此同時，檔案管理工作能夠高效開展，需要得到更到更多工作人員的理解和支持。因此加強(qiáng)宣傳，提升檔案意識具有積極的作用，它能夠給檔案管理工作更加規(guī)范以及更好的實現(xiàn)電子化提供有力支持。通過多種形式讓更多的工作人員了解檔案管理工作，包括工作的作用和重要意義等，讓大家提起對檔案管理工作的重視，從而更加配合檔案的收集工作。并且需要對檔案資源進(jìn)行多層次多角度的開發(fā)和利用，通過鑒定、整理等將單位內(nèi)部的大事件材料進(jìn)行匯編，從而將檔案價值最大程度的挖掘出來，進(jìn)而檔案管理工作會獲得更多員工和領(lǐng)導(dǎo)的支持，對檔案管理工作的順利開展具有重大意義。

2.2 加強(qiáng)檔案管理員隊伍建設(shè)

為了能夠更好的完成事業(yè)單位文書檔案管理工作，需要進(jìn)一步提高管理人員的思想意識，樹立起為社會和群眾服務(wù)的觀念，提高對檔案的保密意識，使檔案信息具有較高的安全性，并且要不斷強(qiáng)化檔案管理人員的責(zé)任感，弘揚(yáng)奉獻(xiàn)精神。因為有很多檔案管理人員都是默默無聞的進(jìn)行工作，給單位提供了很多有效的數(shù)據(jù)支撐，所以這就需要有其他同事的鼓勵和領(lǐng)導(dǎo)的肯定和支持，從而使其工作效率更高，進(jìn)而打造一只具有高素質(zhì)和高能力的檔案管理員隊伍。這就要求管理人員需要對檔案管理流程進(jìn)行充分的掌握，在主動接受專業(yè)培訓(xùn)之外，積極的學(xué)習(xí)相關(guān)知識，不斷提高自身的專業(yè)素質(zhì)。

檔案管理人員可以和其他單位同崗位的人員進(jìn)行溝通和交流，互相分享在管理時候的經(jīng)驗。除此之外，在信息化的新時代，各行各業(yè)的發(fā)展都離不開網(wǎng)絡(luò)的使用，對于事業(yè)單位文書檔案管理也要適應(yīng)社會的發(fā)展，配備符合發(fā)展要求、能夠突出發(fā)展特點和具有較高實用性的辦公軟件，將檔案管理和辦公室自動化進(jìn)行有效結(jié)合。當(dāng)前信息技術(shù)在事業(yè)單位文書檔案管理當(dāng)中已經(jīng)普及，所以要加強(qiáng)檔案管理人員的信息化能力，對檔案管理人員的計算機(jī)技術(shù)和信息處理技術(shù)進(jìn)行重點培養(yǎng)，使傳統(tǒng)檔案管理模式逐步轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化、信息化的管理模式。[2]培養(yǎng)具有現(xiàn)代化和信息化知識的新型人才，從而保障檔案管理工作可以順應(yīng)時代發(fā)展。

2.3 健全檔案管理工作的各項規(guī)章制度

由于信息時代的到來，當(dāng)前我們國家對事業(yè)單位文書檔案管理投入了更多的目光，并且更加關(guān)注該領(lǐng)域發(fā)展，制定了相關(guān)的法律法規(guī)，為檔案管理提供了制度保障。隨著社會的發(fā)展，信息管理模式也在不斷更新，與之相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)也應(yīng)該隨著時代的變化予以更新。在制定管理制度的時候，要涉及到檔案管理人員的責(zé)任制度以及檔案的流通運用制度，并且要對檔案歸檔的時間、范圍、分類以及相關(guān)要求作具體規(guī)定。[3]除此之外，要順應(yīng)社會發(fā)展及時對檔案管理制度進(jìn)行科學(xué)合理的改進(jìn)和完善，對以往的制度當(dāng)中存在的缺陷要進(jìn)行補(bǔ)充，對已經(jīng)落后的制度要予以廢止。文書檔案的建立階段是十分重要的，必須要保證在這個環(huán)節(jié)當(dāng)中操作的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性。如此一來，才能讓文書檔案管理更加符合社會發(fā)展的要求。在新形勢下，信息化與檔案管理相結(jié)合應(yīng)當(dāng)有一個完備的管理體系，進(jìn)一步提高管理效率，最大程度的避免有失誤發(fā)生，并且確保管理工作和社會發(fā)展能夠與時俱進(jìn)。

3 結(jié)束語

當(dāng)前，社會發(fā)展水平的不斷提高，信息時代已經(jīng)到來，在檔案管理的領(lǐng)域當(dāng)中不斷加強(qiáng)對事業(yè)單位文書檔案管理，使其從傳統(tǒng)的管理模式轉(zhuǎn)別為具有信息化的形式更加符合當(dāng)前社會發(fā)展的需求。所以說在新形勢下，對事業(yè)單位文書檔案進(jìn)行探討具有十分現(xiàn)實的意義，加強(qiáng)相關(guān)人員對檔案管理的重視，建立專業(yè)化的檔案管理員隊伍，構(gòu)建更加完備的管理制度，從而最大程度的實現(xiàn)檔案的作用。

參考文獻(xiàn)

[1]付蓉.試析如何做好新形勢下事業(yè)單位文書檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018，No.291（10）：121.

[2]魏蓉.新形勢下如何做好事業(yè)單位文書檔案管理工作[J].今日財富，2017（9）：138-139.

[3]楊曉曉.新形勢下事業(yè)單位文書檔案管理工作淺析[J].企業(yè)改革與管理，2016（13）：206-206.