事業(yè)單位人事檔案信息化管理的思考與對(duì)策

康昆展

【摘要】事業(yè)單位的人事檔案對(duì)員工的個(gè)人信息予以真實(shí)的記錄，其能夠幫助領(lǐng)導(dǎo)對(duì)員工的工作情況和個(gè)人情況進(jìn)行了解。人事檔案與員工、企業(yè)的發(fā)展密切相關(guān)，而這種需要已無(wú)法從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案中得到滿足，為此需要借助信息化管理來(lái)提高效率。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;人事檔案;信息化管理

在事業(yè)單位各項(xiàng)工作和業(yè)務(wù)活動(dòng)中，往往會(huì)有大量的人事檔案資料產(chǎn)生，其內(nèi)容涉及全體人員的年齡、學(xué)歷、職稱(chēng)、獎(jiǎng)懲等，保存價(jià)值較高，可將可靠的信息提供給事業(yè)單位的人才選拔，順利開(kāi)展各項(xiàng)工作。針對(duì)這一情況，事業(yè)單位應(yīng)充分認(rèn)識(shí)信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，并在人事檔案管理工作中應(yīng)用信息技術(shù)，促進(jìn)檔案管理工作效率的顯著提高。同時(shí)加快開(kāi)發(fā)和利用檔案資料，保障事業(yè)單位人才建設(shè)順利進(jìn)行。

一、健全人事檔案管理制度

事業(yè)單位人事檔案信息化管理工作與諸多事項(xiàng)有關(guān)，內(nèi)容復(fù)雜，為了讓信息化建設(shè)取得實(shí)質(zhì)性效果，需要建立健全相關(guān)規(guī)章制度，將其貫徹落實(shí)。事業(yè)單位需把《檔案法》中的相關(guān)規(guī)定結(jié)合起來(lái)，并立足于自身實(shí)際，將完善的人事檔案管理制度建立起來(lái)，對(duì)信息化建設(shè)工作的要求予以明確，為每個(gè)環(huán)節(jié)的管理工作提供理論支持。與此同時(shí)，利用制度明確檔案管理人員職責(zé)，對(duì)其工作行為進(jìn)行約束和規(guī)范，以順利進(jìn)行事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)。

二、提高檔案管理的安全意識(shí)

計(jì)算機(jī)是事業(yè)單位開(kāi)展人事檔案信息化管理工作的基礎(chǔ)，所以檔案管理者應(yīng)將計(jì)算機(jī)的安全保護(hù)好?？膳嘤?xùn)檔案管理者包括如何防范黑客、怎樣管理電腦等在內(nèi)的計(jì)算機(jī)安全技術(shù)。在工作時(shí)，檔案管理者不得隨便把一些手機(jī)、移動(dòng)硬盤(pán)、U盤(pán)等外接設(shè)備插入計(jì)算機(jī)。同時(shí)管理人事檔案的電腦不得用作他用，要安排專(zhuān)人對(duì)其進(jìn)行管理，不得和外網(wǎng)相連接。在對(duì)人事檔案進(jìn)行保存時(shí)，需把防輻射、防高溫以及防潮等一系列工作做好，備份人事檔案。將完善的人事檔案管理制度建立起來(lái)，規(guī)范人事檔案管理工作。建立健全計(jì)算機(jī)安全制度和相關(guān)安全標(biāo)準(zhǔn)，使人事檔案信息的安全得到有效保證。

三、開(kāi)發(fā)和改進(jìn)人事檔案信息管理軟件系統(tǒng)

更加嚴(yán)密地界定人事檔案的信息密級(jí)，讓電子檔案的安全性得到保證。數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)更為先進(jìn)的人事檔案管理軟件進(jìn)行開(kāi)發(fā)與改進(jìn)，通過(guò)對(duì)人事檔案管理軟件予以完善能夠自動(dòng)分析、整理人事檔案的數(shù)據(jù)，促進(jìn)人事檔案管理工作效率的顯著提高，而這也是人事檔案管理信息化的必然要求和必經(jīng)之路。對(duì)人事檔案管理軟件進(jìn)行開(kāi)發(fā)與改進(jìn)，還要實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程控制、遠(yuǎn)程查閱和數(shù)據(jù)共享等多種功能。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，就是在準(zhǔn)確快速的同時(shí)，方便簡(jiǎn)潔，使管理人員的工作量大大減輕，促進(jìn)管理效率提高、管理成本降低。同時(shí)還能夠?qū)崿F(xiàn)遠(yuǎn)程操控，共享檔案數(shù)據(jù)信息，對(duì)事業(yè)單位人員的基本信息進(jìn)行快速查閱，使辦事效率進(jìn)一步提高。另外，還需備份檔案管理的信息數(shù)據(jù)，將其妥善存儲(chǔ)，避免因電腦操作失誤而致使信息數(shù)據(jù)丟失。除了深入研究人事檔案管理的相關(guān)政策外，還需借助信息化工具，如計(jì)算機(jī)更加嚴(yán)格地界定與加密各種信息資料的密級(jí)，將人事檔案信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)有效降低。

四、加大資金投入，保障檔案信息化建設(shè)進(jìn)程

完善基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)條件，所以事業(yè)單位需在完善基礎(chǔ)設(shè)施上投入更多資金，以讓檔案信息化建設(shè)進(jìn)程得到保障。事業(yè)單位與時(shí)俱進(jìn)的必然選擇就是進(jìn)行人事檔案信息化管理，同時(shí)其也是檔案管理者現(xiàn)階段的首要任務(wù)。第一，對(duì)人事檔案庫(kù)房進(jìn)行合理配置，并按照檔案庫(kù)房管理的“八防”要求，對(duì)相關(guān)設(shè)施予以充分配備，包括防火、防盜、空調(diào)、滅火裝置、溫濕度測(cè)試儀等。第二，將信息化管理儀器配置齊全，包括高配置的計(jì)算機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)、打印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)等技術(shù)裝備。除此之外，還應(yīng)在人事檔案工作者的培訓(xùn)費(fèi)用上加大投入，從專(zhuān)業(yè)上培訓(xùn)與指導(dǎo)工作人員。

五、完善管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

雖然在構(gòu)建信息環(huán)境中技術(shù)進(jìn)步起到了重要作用，但決定性作用還是人，須知，檔案信息化的核心就是提高檔案管理者的素質(zhì)，培養(yǎng)其電子環(huán)境下的工作意識(shí)，為此必須組建一支專(zhuān)業(yè)化干部隊(duì)伍。信息時(shí)代的來(lái)臨，開(kāi)始更高的要求所有檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，管理人員需積極學(xué)習(xí)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，將自己的知識(shí)面不斷拓寬，促進(jìn)自身文字能力、綜合分析能力的提高，同時(shí)深入學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)知識(shí)和人事檔案管理軟件知識(shí)，對(duì)現(xiàn)代信息管理技術(shù)做到熟練掌握，努力讓自己成為具有雙重知識(shí)結(jié)構(gòu)的復(fù)合型人才，即不但對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)非常熟悉，又將計(jì)算機(jī)管理技術(shù)掌握得非常好。除此之外，在檔案建設(shè)與管理中，人事檔案工作人員的職責(zé)重大，所以還需對(duì)其政治思想和職業(yè)道德加強(qiáng)教育，使其政治思想覺(jué)悟較高，政治責(zé)任感更加堅(jiān)定，具備較強(qiáng)的政治敏銳性與政治鑒別力。

六、結(jié)語(yǔ)

總而言之，事業(yè)單位最重要的一項(xiàng)信息資源就是人事檔案，若想將檔案的作用充分發(fā)揮出來(lái)，需要檔案工作人員付出更多精力，對(duì)管理新模式予以大膽創(chuàng)新，使日益增長(zhǎng)的檔案信息資源需求得到滿足，真正用活、用好檔案資料。

【參考文獻(xiàn)】

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