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    企業(yè)人事檔案管理存在的問題分析及創(chuàng)新措施

    2019-11-30 08:41:08王海蓉
    市場(chǎng)周刊·市場(chǎng)版 2019年56期
    關(guān)鍵詞:管理問題人事檔案解決措施

    摘?要:人事檔案是人才信息的重要載體,是人才的主要信息源,是選拔人才的重要工具。管好用好人事檔案,對(duì)人才資源開發(fā)起著重要作用。文章主要就企業(yè)人事檔案管理出現(xiàn)的矛盾和問題以及檔案丟失的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行深入分析,并提出創(chuàng)新性的解決措施。

    關(guān)鍵詞:人事檔案;管理問題;解決措施

    一、 引言

    人事檔案,顧名思義,是記錄一個(gè)人的主要經(jīng)歷、學(xué)歷、政治面貌、思想品德、生活作風(fēng)、學(xué)習(xí)和工作表現(xiàn)等個(gè)人情況的文件資料或電子信息,它起著參考、依據(jù)、憑證的作用。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展,企業(yè)人事檔案管理工作出現(xiàn)了一些新的矛盾和問題。

    二、 企業(yè)人事檔案管理存在的問題

    (一)檔案意識(shí)薄弱

    在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷推動(dòng)下,大家逐漸淡化了對(duì)人事檔案重要性的認(rèn)識(shí)。一些人認(rèn)為,現(xiàn)代企業(yè)選人用人的標(biāo)準(zhǔn)是看應(yīng)聘者的現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)不太注重應(yīng)聘者的工作經(jīng)歷、學(xué)歷、學(xué)習(xí)成績(jī),這樣就會(huì)給大家一種誤區(qū),人事檔案的作用是微乎其微的;還有一些人認(rèn)為,人事檔案的管理是專業(yè)人士的工作,與自己并無關(guān)系,認(rèn)為人事檔案是“身外之物”,可有可無,要用時(shí)想到,不用時(shí)不要,認(rèn)為人事檔案根本不影響自己的發(fā)展,有意無意地就遺棄了檔案。這些情況說明,大家對(duì)人事檔案的認(rèn)識(shí)度和重視度是不足的。

    (二)人事檔案內(nèi)部缺乏統(tǒng)一性、時(shí)效性及連續(xù)性

    人事檔案內(nèi)容比較廣泛,需要填寫的表冊(cè)很多,有時(shí)產(chǎn)生一表與另一表內(nèi)容不相符的現(xiàn)象。有時(shí)甚至連重要的出身日期,參加工作時(shí)間,入黨團(tuán)時(shí)間等內(nèi)容都填寫不一致,造成這種情況的原因,填寫人沒有認(rèn)真對(duì)待,個(gè)別人出于私利和需要,在填寫檔案材料時(shí),不嚴(yán)肅認(rèn)真,填寫的檔案材料內(nèi)容前后不一致,造成檔案內(nèi)容不詳實(shí)。

    (三)企業(yè)人事檔案管理忽視相對(duì)人知情權(quán)

    先行的人事檔案管理制度,從某種意義上講,已經(jīng)剝奪了人事檔案相對(duì)人應(yīng)當(dāng)享有的基本民主權(quán)利。例如,幾乎所有的人事檔案管理制度都清一色地規(guī)定:不允許本人查閱自己的人事檔案及其直系親屬的檔案。隨著我國(guó)社會(huì)主義民主制度的逐步健全,如果依然沿用計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代的用“人事檔案控制人”的思維模式來管理人事檔案,那么人事檔案管理改革就不可能有根本性的突破。

    (四)員工人事檔案丟失或損毀的風(fēng)險(xiǎn)

    目前,據(jù)《京華時(shí)報(bào)》報(bào)道,北京一名現(xiàn)年63歲的呂先生因原單位將其檔案弄丟,無法辦理正常退休而提出索賠經(jīng)濟(jì)損失120萬元的巨額訴訟。該案受到了社會(huì)的廣泛關(guān)注,不僅是由于案件索賠金額過大,涉及證據(jù)取證困難,案件當(dāng)事人即將退休需要享受養(yǎng)老待遇等多重因素,矛盾重重,比較棘手。

    三、 人事檔案管理的創(chuàng)新措施

    筆者結(jié)合自身處理實(shí)務(wù)的經(jīng)驗(yàn)及相關(guān)法律規(guī)定,對(duì)人事檔案管理提出如下建議。

    (一)加強(qiáng)宣傳,增強(qiáng)人們的檔案意識(shí)

    對(duì)于人事檔案的意識(shí)薄弱的現(xiàn)象,有必要加強(qiáng)人事檔案意識(shí)的宣傳工作。文章建議從學(xué)生中開始宣傳,目前的檔案中最早的材料基本上是初中時(shí)期填寫的,比如入團(tuán)志愿書、初中畢業(yè)生登記表等材料,往往出現(xiàn)前后數(shù)據(jù)不一致的現(xiàn)象,很多人說,當(dāng)時(shí)不知道這些材料的重要性,瞎填的或找別人代填的。還可以通過講述具體的實(shí)例宣傳人事檔案工作,目的是讓大家能夠充分地認(rèn)識(shí)到人事檔案的重要性,認(rèn)識(shí)到人事檔案背后重要的是人事檔案關(guān)系。

    (二)擴(kuò)大人事檔案資料的收集范圍,完善人事檔案內(nèi)容

    現(xiàn)在,人事檔案的材料收集重點(diǎn)側(cè)重于對(duì)個(gè)人歷史記錄材料的收集,材料呈現(xiàn)相對(duì)靜態(tài),針對(duì)這種情況,我們有必要擴(kuò)大材料的收集范圍,不僅要包括個(gè)人歷史記錄,還要包括政治歷史材料、現(xiàn)實(shí)工作成績(jī)、個(gè)人職業(yè)能力、職業(yè)道德和專業(yè)水平及個(gè)人缺點(diǎn),失誤乃至違法亂紀(jì)的材料,還應(yīng)將個(gè)人誠信情況納入人事檔案收集范圍,進(jìn)而更加全面的完善人事檔案的內(nèi)容,增強(qiáng)個(gè)人的誠信意識(shí),促進(jìn)社會(huì)誠信體系的建設(shè),切實(shí)為用人單位提供參考。

    (三)人事檔案相對(duì)人的權(quán)利保障問題

    首先,通過修改有關(guān)的人事檔案管理規(guī)范、管理制度,刪除以往的不合理規(guī)定。其次,明確規(guī)定人事檔案的相對(duì)人可以通過授權(quán)方式,查看本人的人事檔案信息內(nèi)容。再次,允許相對(duì)人對(duì)人事檔案的有關(guān)內(nèi)容提出有證據(jù)支持的合理修改申請(qǐng)要求,在認(rèn)真核查的情況下,更正不正確的人事檔案內(nèi)容,但應(yīng)保留相關(guān)的申請(qǐng)材料和更正依據(jù)材料。最后,國(guó)家應(yīng)當(dāng)允許有關(guān)人員查閱其直系親屬的人事檔案材料,但如果人事檔案的相對(duì)人在世時(shí),則必須得到其書面授權(quán)后,方可查閱;如果人事檔案的相對(duì)人已經(jīng)辭世,人事檔案的管理部門則應(yīng)在審核查閱人的利用申請(qǐng),并認(rèn)為符合有關(guān)規(guī)定后,允許其查閱相關(guān)檔案的復(fù)制件。

    (四)提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和自身素質(zhì)

    在人事檔案管理過程中,人始終是最重要的。要推進(jìn)檔案管理工作的開展,就要努力提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和自身的素質(zhì),努力培養(yǎng)員工之間的團(tuán)隊(duì)合作意識(shí),對(duì)檔案管理人員的職業(yè)技能、職業(yè)道德進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn),多層次的復(fù)合型人才,用現(xiàn)代化的科學(xué)知識(shí)武裝檔案管理人員的頭腦,拓寬檔案管理人員的知識(shí)領(lǐng)域,提高自身整體素質(zhì)和工作能力,為人事檔案管理打下扎實(shí)的基礎(chǔ)。同時(shí)建議推行企業(yè)人事檔案管理人員持證上崗制度,明確崗位職責(zé),加強(qiáng)日常管理。

    四、 結(jié)語

    隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展,人事檔案管理也發(fā)生了很大的變化,內(nèi)容更加豐富,但在實(shí)際工作中也出現(xiàn)了諸多問題。檔案管理人員要解放思想、實(shí)事求是、與時(shí)俱進(jìn)、在實(shí)踐中建立健全人事檔案管理新模式,提升自身的專業(yè)素質(zhì),提升服務(wù)水平,為企業(yè)的發(fā)展和員工的進(jìn)步貢獻(xiàn)自己的力量。

    參考文獻(xiàn):

    [1]張敏.新時(shí)期企業(yè)人事檔案管理相關(guān)問題的探討[J].中國(guó)國(guó)際財(cái)經(jīng)(中英文),2017(9):157-158.

    [2]鄧紹興.試論制約干部人事檔案工作發(fā)展的因素與對(duì)策[J].檔案學(xué)通訊,2005(6):82-85.

    [3]馬蘭.淺談新時(shí)期企業(yè)人事檔案管理存在的問題及對(duì)策[J].甘肅科技縱橫,2010,39(4):122-123.

    作者簡(jiǎn)介:王海蓉,中石化西北油田分公司油田工程服務(wù)中心。

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