水利工程紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描存在問題及對策

范彩萍

摘? 要：水利工程項(xiàng)目檔案在收集、整編、鑒定、利用的同時(shí)，紙質(zhì)檔案數(shù)字化已經(jīng)成為檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，由于過去很多檔案都是以紙質(zhì)的方式保存，所以要想對這些紙質(zhì)檔案進(jìn)行加工掃描保存，就必須要利用數(shù)字化的方式對其進(jìn)行掃描。但是在掃描過程中仍然存在很多問題，該文對此進(jìn)行分析，并且結(jié)合實(shí)際情況，提出有針對性的解決對策，為檔案管理在水利工程中的作用發(fā)揮打下良好的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：水利工程? 紙質(zhì)檔案? 數(shù)字化掃描? 現(xiàn)存問題? 解決對策

中圖分類號：G270.7 ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2019）09（a）-0086-02

在當(dāng)前科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步和快速發(fā)展的背景下，越來越多的新型技術(shù)被廣泛應(yīng)用在各個(gè)領(lǐng)域中，其在進(jìn)行應(yīng)用時(shí)，普遍可以在其中起到良好的應(yīng)用效果。對于水利工程項(xiàng)目的建設(shè)而言，檔案管理一直以來都是其中非常重要的一部分。但是過去在針對水利工程檔案進(jìn)行建設(shè)和保存、利用時(shí)，通常情況下都是利用紙質(zhì)檔案的方式，這種方式不僅容易丟失，而且還很容易受到潮濕環(huán)境等一些客觀因素的影響。所以在當(dāng)前我國已經(jīng)全面進(jìn)入到信息化時(shí)代的背景下，將信息技術(shù)合理地應(yīng)用其中，這樣不僅可以促使紙質(zhì)檔案可以逐漸朝著數(shù)字化的趨勢發(fā)展，而且在檔案保存、管理等方面也可以提供方便快捷的方式。

目前，水利工程檔案對于國企來說是非常的重要，檔案數(shù)字化掃描顯得十分必要和迫切。寧夏水務(wù)投資集團(tuán)有限公司承建的寧夏中南部城鄉(xiāng)飲水安全水源工程已竣工，該項(xiàng)目形成了大量工程檔案資料，該公司依據(jù)國家檔案局、自治區(qū)檔案局關(guān)于檔案信息化建設(shè)的有關(guān)文件精神，參照國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，并結(jié)合工作實(shí)際，寧夏中南部城鄉(xiāng)飲水安全工程紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描過程及質(zhì)量要求、掃描技術(shù)參數(shù)、存儲介質(zhì)即光盤的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，以及檔案數(shù)字化光盤盤面的標(biāo)識等，檔案綜合管理系統(tǒng)已在云服務(wù)器上部署，加工完整的數(shù)據(jù)已上傳到檔案管理系統(tǒng)中，通過網(wǎng)絡(luò)信息互連互通，從而搭建檔案資料的共享橋梁，能夠形成一個(gè)有序的檔案信息庫，實(shí)現(xiàn)OA檔案系統(tǒng)瀏覽以及遠(yuǎn)程查詢的功能，實(shí)現(xiàn)本單位檔案資源共享。

1? 紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描現(xiàn)存問題

1.1 電子檔案管理措施存在問題

通過對現(xiàn)階段紙質(zhì)檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析和研究，發(fā)現(xiàn)有很多紙質(zhì)檔案由于保存不當(dāng)，已經(jīng)出現(xiàn)了很多問題，甚至還有部分檔案已經(jīng)丟失，從而導(dǎo)致了掃描出的文件殘缺不完整，最容易出現(xiàn)問題的環(huán)節(jié)就是檔案的整編，因?yàn)椴灰?guī)范的整理會導(dǎo)致掃描的速度變慢，并且可能出現(xiàn)漏掃或者重復(fù)掃描的問題。例如：檔案的文件排列順序以及頁碼順序等整編不規(guī)范變得混亂、圖像的去污等。在與現(xiàn)階段的實(shí)際情況進(jìn)行結(jié)合分析時(shí)，發(fā)現(xiàn)紙質(zhì)檔案在轉(zhuǎn)變成為數(shù)字化檔案時(shí)，整個(gè)過程與最終的轉(zhuǎn)變效果仍然存在很多問題。通常情況下，在兩者實(shí)現(xiàn)有效轉(zhuǎn)變的時(shí)候，都會利用“雙套制”的基本原則。該原則在具體落實(shí)過程中，其主要針對一些具有價(jià)值特征的文本或者是圖片等文件內(nèi)容，要保證紙質(zhì)檔案與數(shù)字化檔案的同時(shí)歸檔處理，特別是要保證紙質(zhì)檔案當(dāng)中的內(nèi)容要被合理地掃描到數(shù)字化軟件或者是系統(tǒng)中[1]。

1.2 紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程協(xié)調(diào)程度不夠

在針對水利工程項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行結(jié)合分析之后，發(fā)現(xiàn)在其檔案管理工作具體開展過程中，已經(jīng)逐漸意識到在當(dāng)代社會背景下如何開展檔案管理才是最正確的。但是在與實(shí)際情況進(jìn)行結(jié)合之后，發(fā)現(xiàn)其整個(gè)檔案管理水平并不是很高，管理效果也并不是很理想。紙質(zhì)檔案數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)，對檔案管理的各個(gè)不同類型部門、各個(gè)工作人員而言，具有一定的影響和作用，同時(shí)還很容易在實(shí)際工作過程中，出現(xiàn)各個(gè)部門、工作人員相互之間協(xié)調(diào)不到位的情況。導(dǎo)致這一現(xiàn)象出現(xiàn)的根本原因之一就是由于各個(gè)部門在日常工作過程中，對自身的職能劃分不夠清楚，責(zé)任很難落實(shí)到各個(gè)工作人員以及各個(gè)部門的身上，這樣就會導(dǎo)致紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作在實(shí)踐中很難得到有序開展[2]。除此之外，在與實(shí)際情況進(jìn)行結(jié)合分析之后，發(fā)現(xiàn)在實(shí)踐中由于紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描工作本身是一項(xiàng)具有完整性特征的工作。比如在具體的掃描或者是檔案記錄各個(gè)環(huán)節(jié)，相互之間具有一定的關(guān)聯(lián)性，其中如何一個(gè)環(huán)節(jié)如果與其他環(huán)節(jié)之間無法建立良好的連接關(guān)系，那么勢必會導(dǎo)致紙質(zhì)檔案數(shù)字化的實(shí)施效果受到嚴(yán)重影響。

2? 紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描的實(shí)施對策

2.1 構(gòu)建和落實(shí)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)

對于水利工程項(xiàng)目的建設(shè)和發(fā)展而言，檔案管理在其中一直以來都具有非常重要的影響和作用。檔案管理工作在具體開展和落實(shí)過程中，不僅可以將所有與水利工程項(xiàng)目在規(guī)劃、設(shè)計(jì)和建設(shè)過程中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)、資料等全部都按照分類要求進(jìn)行合理的分類和落實(shí)，而且還可以提高檔案信息資源的整體利用率。特別是在當(dāng)前科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步和快速發(fā)展的背景下，要想從根本上實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，就必須要構(gòu)建和落實(shí)符合實(shí)際要求的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)還要提出規(guī)范化的工作流程，這樣才能夠保證紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描工作在具體開展過程中的有效落實(shí)。在針對技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行構(gòu)建和具體應(yīng)用時(shí)，為了確保該技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)在實(shí)踐中的有效落實(shí)，可以從宏觀和微觀這兩個(gè)角度出發(fā)對其進(jìn)行分析。如果從宏觀角度上對其進(jìn)行研究，那么在實(shí)踐中相關(guān)部門要結(jié)合實(shí)際情況，與紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作在具體開展過程中會呈現(xiàn)出的問題和要求進(jìn)行結(jié)合，對現(xiàn)有的技術(shù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行完善和優(yōu)化。與此同時(shí)，還要對技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一合理的規(guī)定和落實(shí)，這樣可以保證紙質(zhì)檔案數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)。除此之外，如果從微觀角度出發(fā)對其進(jìn)行分析時(shí)，由于各種不同類型的紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作在具體開展過程中，要與自身的實(shí)際情況進(jìn)行有效結(jié)合，這樣才能夠?qū)Ω髯缘呢?zé)任和義務(wù)進(jìn)行確定。在這種背景下，可以采取有效措施拉近各個(gè)部門相互之間的距離，促使各個(gè)部門在工作過程中可以實(shí)現(xiàn)良好的銜接和溝通[3]。這樣不僅有利于在實(shí)踐中制定和落實(shí)符合水利工程施工特點(diǎn)的工作流程，而且還能夠保證紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描工作的實(shí)施可以按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和要求來進(jìn)行。

2.2 人才培養(yǎng)和技術(shù)突破

紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描的實(shí)現(xiàn)，對水利工程項(xiàng)目的檔案管理水平提升而言，具有非常重要的影響和作用。為了保證該工作在具體實(shí)施過程中的效率和質(zhì)量水平可以得到有效提升，就必須要選擇和安排具有專業(yè)特征的人才，同時(shí)還要保證有一定的技術(shù)手段作為支持。所以，在這種背景下，要想從根本上促使紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描工作得到有效落實(shí)，就必須要意識到專業(yè)人才培養(yǎng)在其中的重要性。同時(shí)還要對一些先進(jìn)的技術(shù)手段進(jìn)行引進(jìn)、研發(fā)和利用，這樣不僅可以提高紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描工作在開展過程中的效率和質(zhì)量，而且還能夠促使水利工程項(xiàng)目在建設(shè)過程中的檔案管理水平可以得到有效提升。在保證水利工程檔案紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描工作可以有序開展的基礎(chǔ)上，可以促使紙質(zhì)檔案的數(shù)字化發(fā)展進(jìn)程可以得到有效的推動(dòng)。

3? 結(jié)語

科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步和快速發(fā)展，對水利工程的檔案管理工作提出了更高的要求。在大環(huán)境背景下，水利工程在建設(shè)過程中，要想從根本上促使檔案管理水平的有效提升，就必須要意識到紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描工作在其中的重要性。同時(shí)，還要加強(qiáng)對專業(yè)人才的培養(yǎng)，對先進(jìn)技術(shù)的引進(jìn)和利用，這樣才能夠提高紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描工作的效率和質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

[1] 王喜林.水利工程管理存在問題分析與解決對策[J].農(nóng)民致富之友，2019（10）：112.

[2] 王恒.水利工程建設(shè)項(xiàng)目前期檔案管理存在的問題與對策[J].檔案，2018（7）：57-59.

[3] 譚金霞.新形勢下基層水利工程檔案管理存在主要問題和對策[J].農(nóng)家參謀，2017（15）：212.