新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理優(yōu)化分析

文/遼源市中心醫(yī)院 牛猛

隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，過去傳統(tǒng)的醫(yī)療管理模式由于對衛(wèi)生健康、醫(yī)療服務水平等方面的關注度不夠，已經(jīng)不能滿足人們對醫(yī)療的實際需求，促使新醫(yī)改不斷推進。新醫(yī)改背景下，社會對醫(yī)院在各方面都提出了更高的要求。作為與醫(yī)院服務水平、醫(yī)療活動的開展、醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃等方面直接相關的工作，醫(yī)院檔案管理工作需要按照相關要求不斷進行改進，優(yōu)化管理制度，不斷提升檔案管理工作的科學合理性。

一、新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理問題

（一）檔案管理制度不夠完善。正所謂以史為鑒，通過檔案管理整理醫(yī)院過往發(fā)展中相關問題的資料，能夠理清過往問題解決的經(jīng)驗與教訓，在某種程度上來說，醫(yī)院的檔案資料忠實記錄著醫(yī)院的發(fā)展歷程，需要醫(yī)院建立一個完善的檔案管理制度，對工作的開展進行嚴格的監(jiān)督，確保檔案管理工作落到實處。檔案管理制度的制定會將工作的標準以行文的形式進行公布，成為相關工作人員的參考標準，確保醫(yī)院有價值的資料能夠被保存下來。但是在很多醫(yī)院實際管理工作開展中，檔案管理由于管理效果并沒有經(jīng)濟建設、醫(yī)學研究等方面的效果明顯，沒有受到應有的重視。相應的，在檔案管理制度上的建設也沒有其他制度健全、科學，甚至在具體的檔案管理工作中存在資料收集標準不統(tǒng)一、資料遺漏、科室不配合等問題，無法將珍貴的醫(yī)院資料全面收集整理。

（二）檔案管理投入不夠。正是因為檔案管理工作不受重視，醫(yī)院在管理規(guī)劃中能夠分配給檔案管理的資金與資源都是有限的。雖然說在新醫(yī)改過程中，為了順應檔案管理信息化、智能化的要求，很多醫(yī)院開展了檔案管理信息化建設工作，但是受限于投入的局限性，實際的軟件建設以及硬件設備投入都不夠好。同時在人力資源分配中，檔案管理人員的標準有時候并沒有嚴格按照人員錄用的標準進行，造成工作人員的素質不能適應崗位的需求，無論是個人的業(yè)務素質還是職業(yè)道德修養(yǎng)都不高，影響到檔案管理的效率。

（三）檔案管理存在多頭管理問題，檔案丟失現(xiàn)象多發(fā)。在醫(yī)院檔案資料中存在不同的資料類型，每一種的實際使用頻率都是不一樣的，有些頻繁，有些塵封。這些資料在歸檔后有部分存儲在綜合檔案室，有部分由各科室自行保存，各種資料沒有集中進行管理存儲，在外停留過程中，很容易出現(xiàn)遺失或者損壞的問題。這些資料大多沒有在檔案室內(nèi)進行備份，一旦科室中沒有保存好，出現(xiàn)遺失損毀，將是永久的遺失，無法補全，真正成為歷史，資料的真正價值并沒有全面發(fā)揮出來。歸根到底，出現(xiàn)這些問題的原因是由于醫(yī)院檔案管理中存在多頭管理的問題，沒有針對檔案的收集整理與存儲制定一個統(tǒng)一的標準與要求。

二、新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理改革的方向

（一）信息化。當前各種信息化技術在社會方方面面得到廣泛的應用，信息化已經(jīng)成為一種社會大趨勢，在醫(yī)院檔案管理過程中如果能夠應用信息化的管理形式，不僅能夠大大節(jié)省檔案管理工作所需要的管理成本，還能夠切實提升檔案管理工作的精準性，檔案信息的收集力度大大加強，收集來的信息的保存時限也能得到有效提升。在后續(xù)檔案使用過程中，信息化管理能夠實現(xiàn)數(shù)據(jù)即時共享，大力促進醫(yī)院檔案管理事業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展。在新醫(yī)改背景下，信息化管理已經(jīng)成為不可規(guī)避的大趨勢，甚至決定了醫(yī)院在未來很長一段時間內(nèi)檔案管理工作形式、檔案應用形式以及檔案制度建設水平的高低。

（二）標準化。信息化檔案管理是建立在標準化的基礎上的，通過標準化的檔案管理形式能夠有效保障檔案管理的最終質量。醫(yī)院檔案具有其特殊性，不僅關系到醫(yī)療改革事業(yè)的推進與發(fā)展，還與具體的病患醫(yī)療工作相掛鉤，通過提升醫(yī)院檔案管理的標準化建設，能夠在制度化的基礎上不斷提升檔案的精準性，讓醫(yī)院檔案資料的價值得到最大化的發(fā)揮。因此在醫(yī)院檔案管理工作中，需要根據(jù)實際情況建立一個程序完善、操作正確的標準化管理程序，讓醫(yī)院檔案資料能夠充分滿足現(xiàn)代化醫(yī)療事業(yè)發(fā)展需要，將基層檔案管理工作落到實處，切實發(fā)揮醫(yī)院檔案的價值。

（三）創(chuàng)新化?，F(xiàn)代社會不僅是信息化時代，也是大數(shù)據(jù)時代，檔案管理工作不再是傳統(tǒng)的信息數(shù)據(jù)收集與錄入，更重要的是充分借助大數(shù)據(jù)技術的應用來挖掘數(shù)據(jù)潛藏的應用價值，在醫(yī)院檔案管理工作中也不例外，需要借助檔案管理更好地服務于現(xiàn)代醫(yī)學工作的開展。檔案管理工作人員不僅要對已有的醫(yī)院檔案進行數(shù)據(jù)檢索與挖掘，還要充分了解現(xiàn)實醫(yī)療研究需要的基礎上，為其提供更全的治療數(shù)據(jù)，切實提升醫(yī)療服務工作的質量。

三、新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理優(yōu)化措施

（一）樹立檔案管理意識，加強檔案管理制度建設。醫(yī)院檔案資料并不是靠哪一個人能夠完成的，它需要全體醫(yī)護人員協(xié)作，才能夠確保檔案資料的全面性，因此要在醫(yī)院上下大力宣傳檔案管理意識，并建立起全面的檔案管理制度，用制度來約束與監(jiān)督，讓全體醫(yī)護人員都高度重視檔案管理工作。制度的建設要根據(jù)醫(yī)院的實際情況進行，針對不同的科室、不同的崗位，需要設置不同的管理要求，比如對領導層，不僅要加強檔案管理工作，還要在工作中做好檔案管理的宣傳工作，以身作則參與檔案管理責任分級制度建設，高度重視醫(yī)院檔案管理信息化建設。而在普通醫(yī)護人員群體中，則要對其在檔案資料提供中所起到的輔助作用進行明確規(guī)定，以制度來約束其行為，提高對資料收集的配合度。當然，不同類型的檔案需要制定不同的管理制度與標準。

（二）加強檔案管理信息化建設。新醫(yī)改背景下檔案管理信息化建設具有現(xiàn)實意義：要加大對管理的軟硬件投入，通過檔案資料的收集、錄入、分析與存檔等流程的智能化操作來取代傳統(tǒng)的人工作業(yè)，能大大降低錯誤率，同時以計算機與不同科室建立起線上溝通渠道，能夠完成在線檔案收集，檔案管理的時效性提升。檔案管理信息化能夠與醫(yī)院整體的信息化發(fā)展相適應，更有利于醫(yī)院的全面發(fā)展。為了使用信息化建設，在檔案管理人員的配置上，不僅要求具備有檔案管理的基本素質，還要懂得一定的計算機技術，并在日常工作中做好人員培訓工作。

（三）將檔案管理與醫(yī)院建設統(tǒng)籌在一起。檔案管理工作的最終目的是為了利用檔案資源，醫(yī)院檔案管理也不例外。要想實現(xiàn)這一目的，需要確保檔案資源的全面有效性，通過綜合檔案管理的形式將各科室的醫(yī)療資料集中管理，如果有科室需要長時間利用檔案，可以復印，如果不能復印，那也要建立完整的責任機制。檔案管理涉及的所有資料都要進行電子備份，以防出現(xiàn)遺失。要將檔案管理工作與醫(yī)院的建設進行統(tǒng)籌，檔案管理人員要對醫(yī)院各個科室的情況有充分的了解，把握不同科室提供的檔案資料的類型以及質量要求，并且做好相關的督促工作。醫(yī)院檔案涉及資料類型廣，需要工作人員多方面收集，主動與其他科室打交道，這樣才能最大限度確保檔案資料的質量，在醫(yī)院需要的時候，才能夠拿出全面的資料來提供信息支撐。

新醫(yī)改背景下優(yōu)化醫(yī)院檔案管理工作需要將其真正納入醫(yī)院管理中去，不能繼續(xù)任其邊緣化發(fā)展，要借助新醫(yī)改的契機，對醫(yī)院檔案管理工作進行全面改革，改進具體的工作流程，確保有價值的檔案資料能夠保留下來，并且其作用能夠發(fā)揮出來，促進醫(yī)院健康可持續(xù)發(fā)展。