工程項目中檔案管控的規(guī)范化實踐研究

文/山西路橋第一工程有限責任公司 郭亞麗

社會的快速發(fā)展需要各類工程作為支撐，比如，鐵路工程、橋梁工程、能源工程等等，這便促使大量的工程項目不斷產生，由此便衍生出工程項目這一概念。要將工程項目保質、保量、高效、快速地完成，需要各方面的協(xié)同努力。其中，做好工程項目的科學管理是極其重要的一面，而檔案管控的規(guī)范化能有效地促進工程項目的管理。實踐表明，規(guī)范化的檔案管控是一項基礎工程，能夠為工程項目的順利開展提供資料支撐，有效避免項目開展過程中的各類弊端，提升項目開展的效率和速度。然而，現(xiàn)實情況是工程項目開展過程中常存在很多問題，不規(guī)范性較為嚴重，這很大程度上制約了工程項目的高效開展?？梢?，新時代研究工程項目中檔案管控的規(guī)范化實踐具有重要的理論和現(xiàn)實意義。

一、工程項目中檔案管控規(guī)范化的意義

工程項目中的檔案包含了工程從最開始立項的基本信息，到最后結項時整個過程中的全部資料?？梢?，建立規(guī)范化的制度，能將工程從開始到最后的各類資料全部分門別類地保存、建立起來，能夠將整個工程詳細地記錄下來。同時，工程項目中的管理經驗、現(xiàn)場經驗等也能夠完整保存下來，方便下一個項目參考、借鑒。此外，檔案資料也是工程項目結束時相關部門驗收的重要資料，它能夠將整個項目完整地反映出來?？梢姡⒁?guī)范化的檔案資料對于工程項目具有不可忽視的作用。

二、工程項目中檔案管控規(guī)范化的特征

工程項目中檔案管控規(guī)范化具有多個特征，筆者在文獻資料調研的基礎上對其加以概括，具體如下：1.檔案管控的專業(yè)化較強。工程項目中的檔案既包括日常管理性文件，也包括專業(yè)性、技術性較強的專業(yè)性資料。要將這些資料檔案科學合理地管控好，對檔案管理人員提出了很大挑戰(zhàn)，現(xiàn)實情況是很多檔案管理人員對于專業(yè)技術性檔案不熟悉、不了解。這便增加了他們整理專業(yè)類資料的難度，差錯、返工等各類現(xiàn)象時常出現(xiàn)。而技術專業(yè)人員雖然懂專業(yè)資料，但是對于檔案管理卻不甚了解。這便使得檔案管理中不規(guī)范性較為嚴重。2.工程項目檔案管理的范圍廣。工程項目從施工到結束涉及各類資料，比如立項資料、施工單位資料、設計資料等等。3.工程項目的時間跨度比較長。原因是一個項目從立項、勘察、設計、施工、完工、檢查、驗收，往往需要一兩年的時間，甚至更長，這無形中增加了檔案資料管控的難度。

三、工程項目中檔案管控規(guī)范化實踐

（一）健全工程項目中檔案管控規(guī)范化制度。健全工程項目中檔案管控規(guī)范化制度具體可從以下兩方面開展：一是建立完善的工程項目檔案資料收集、保存規(guī)范和制度，確保資料從收集時就做到規(guī)范、合理、完善，管控過程中分門別類，完整保存。二是建立相應的工程項目檔案監(jiān)管部門，定時對工程項目文件進行監(jiān)督管理，確保將檔案管控過程中的各類規(guī)章制度落到實處。

（二）工程項目檔案資料的收集、整理應與工程項目的施工進度保持一致。工程項目檔案管控中強調同步性，就是檔案資料的收集和整理應與工程項目的施工進度保持一致。具體表現(xiàn)為：一是工程項目開工之前就將項目立項依據、基本資料收集、歸檔起來。二是項目工程施工過程中的設計方案、經驗方式等要伴隨著施工進度及時地收集起來。三是工程項目結束驗收時要將相應的驗收資料、意見等詳細的記錄收集起來。

（三）檔案管理人員需要將“業(yè)務指導”與檔案管控結合起來。所謂業(yè)務指導指的是檔案收集過程中的方法和技巧，它是檔案收集的重要手段。要做好業(yè)務指導，具體的做法為：檔案管理人員要深入到具體的現(xiàn)場施工實踐中，現(xiàn)場實地收集各類資料，熟悉整個項目工程的施工進度和情況，隨后將收集的資料分門別類地保存起來，最后對收集的資料進行指導監(jiān)控?，F(xiàn)場實踐也表明，只有將“業(yè)務指導”與檔案管控結合起來，才能更好地促進工程項目檔案的規(guī)范化管控。

四、結語

近年來我國的工程項目越來越多，相應的對檔案管理要求也越來越高，這就對檔案管理人員提出了更高的要求。在這種背景下，工程項目中檔案管控的規(guī)范化顯得格外重要。因此，政府機關、施工企業(yè)均應該努力，出臺相應的規(guī)章制度，建立科學合理的檔案管理條例。只有這樣，才能更好地促進我國工程項目檔案的規(guī)范化，為工程項目的順利開展保駕護航。