企業(yè)辦公室文秘工作水平的提升策略分析

劉為蘋

摘要：企業(yè)辦公室是處理組織行政事務的部門，它在組織機構中起著承上啟下，溝通內外、協(xié)調四方的作用。辦公室的工作千頭萬緒，涉及方方面面，尤其是文秘工作更是重中之重。如：文本編制、文件流轉，請示流程、會議紀要、總結計劃等。提升辦公室文秘工作水平，能夠確保相關部門的工作質量和辦事效率。因此，充分認識文秘工作的重要性，文秘人員應具備的素質能力，探討文秘工作水平提升策略，有著極為重要的意義。本文重點分析了文秘工作水平的提升策略。

關鍵詞：文秘、水平、重要性、素質能力、提升策略

1、企業(yè)辦公室文秘工作的概述

1.1辦公室文秘工作的定義

文秘是指經過專業(yè)學習，具有較強的寫作能力，能熟練地從事文書、秘書事務工作，能進行文章、新聞材料撰寫，有較強的公關能力，并從事信息宣傳、日常辦公管理及公共關系等。辦公室文秘是企業(yè)日常工作的重要組成部分。它是實現(xiàn)辦公室職能的重要手段，為領導工作起著參謀和助手的作用。

1.2企業(yè)辦公室文秘的主要工作職責

辦公室文秘的主要工作職責是在辦公室主任領導下做好辦公室日常行政事務及文字工作。如：地鐵辦公室文秘主要負責公司公文處理、往來文件的流轉、各類技術聯(lián)系單、請示、函的流轉、會議紀要、工作總結計劃的撰寫、各類調研材料的撰寫、PPT制作、緊急突發(fā)事件信息報送、文秘檔案收集管理以及上級交辦的其它工作。

2、企業(yè)辦公室文秘應具備的素質能力

辦公室文秘工作主要以圍繞領導工作重心開展，以文字信息、會議督辦、信息處理等為主要職責，是領導的重要參謀助手。因此文秘崗位人員要比普通員工具有更高的政治理論修養(yǎng)，更強的業(yè)務素質和心理素質。

（一）具備扎實的政治理論修養(yǎng)。做好文秘工作，扎實的政治理論修養(yǎng)是最基本的要求。要加強政治理論學習，夯實理論基礎。自覺貫徹黨的基本路線和方針，堅定中國特色社會主義道路，牢記全心全意為人民服務的宗旨，并將理論聯(lián)系實際，分析問題，解決問題，深入一線，服務一線。

（二）具備較強的業(yè)務技能。較高的業(yè)務素質是做好文秘工作的關鍵因素。一要有較強的文字表達能力，文字表達能力是文秘人員所必須具備的能力，文字表達水平的高低決定了文秘人員工作水平的高低。因此，文秘人員要不斷學習各類公文的撰寫，熟悉掌握公文的體裁特點、結構形式及表達方式，要多寫，多鍛煉，不斷提高公文寫作水平。二要有較強的領悟能力。會議紀要、領導發(fā)言稿及各類年度總結是文秘工作的重點，把握大局方向，學會換位思考，轉變角色，從領導的角度思考、分析問題，才能寫出具有一定高度和深度的發(fā)言稿及總結。因此，在實際工作中，對領導的工作思路、工作方向的領悟十分重要，只有深刻領悟領導的工作思路和方法，才能寫出領導滿意的材料。三要具有良好的溝通協(xié)調能力。一份好的材料總結往往需要覆蓋公司的方方面面，涉及到各部門科室，需要收集各部門的相關材料，從而獲得全面準確有價值的信息，為起草文稿打下基礎。因此，具有協(xié)調溝通能力，獲得其它部分科室人員的支持幫助是必不可少的。

（三）具備積極健康的心理素質。辦公室工作涉及方方面面，繁雜而忙碌，尤其是文秘工作任務更是繁重，容不得半點差錯，具有成熟的心理、健康的心態(tài)十分重要。一要心態(tài)平和。文秘主要以領導工作為重，以服務領導為原則，在工作中要勤勉敬業(yè)，寵辱不驚，用積極樂觀的平常心態(tài)對待工作中的每件事。二要學會自我調節(jié)。文秘工作是圍繞領導重心工作開展的，是領導的參謀助手，工作在得到領導肯定的同時，也會受到領導的批評，甚至有時還會受到委屈和誤解，而此時文秘人員就要學會控制情緒，自我調節(jié)，釋放壓力，使自己保持良好的心情，做好本職工作。

3、當前企業(yè)辦公室文秘工作的不足之處

（一）缺乏一線生產情況的了解。現(xiàn)代企業(yè)辦公室文秘由于工作繁忙，下現(xiàn)場了解一線的機會很少，但是很多調研、總結的材料都是緊貼一線生產，來源于一線，因此，文稿中涉及一線生產的內容往往比較空洞，缺乏有力的數(shù)據(jù)和真實的反饋。

（二）缺乏創(chuàng)新意識。辦公室文秘人員每天要負責通知的下發(fā)、文件的扭轉、請示流程及各類會議材料的撰寫，由于工作任務繁重，只求完成，久而久之工作變成了按部就班，墨守成規(guī)，文稿寫成了千篇一律，失去了生機和活力，工作質量也漸漸下降，給工作的開展帶來了一定阻力。

（三）辦事效率有待提高。文秘人員要時刻緊跟領導步伐，除了常規(guī)的工作，每天還有一些臨時性的工作和緊急事件的處理，工作壓力大，有了倦怠的情緒，存在部分文件處理不及時的情況。

4、辦公室文秘工作水平的提升策略

（一）加強學習，深入一線，提高寫作水平。辦公室文秘工作主要以寫為主，因此要不斷加強文秘人員的理論學習，要多看書籍，拓展自己的知識面，了解行業(yè)的發(fā)展態(tài)勢，熟悉本企業(yè)的核心理念。要通過寫會議紀要和各類總結材料提高語言的表達能力、邏輯能力和寫作水平。同時還要勤下現(xiàn)場，了解一線生產狀況和相關專業(yè)知識。如地鐵行業(yè)有車輛、通號、工務、機電等專業(yè)。只有充分了解相關知識，把握相關動態(tài)才能寫出緊貼實際，符合領導要求的材料。

（二）勇于創(chuàng)新、開拓進取，打開工作新局面。創(chuàng)新是企業(yè)發(fā)展的不竭動力。一個企業(yè)只有不斷創(chuàng)新，與時俱進，才能永葆生命力，才能充滿活力。辦公室文秘工作通常是枯燥乏味，按部就班，缺乏靈活性。因此文秘人員更需要提高創(chuàng)新意識，摒棄落后的工作觀念，不斷優(yōu)化改進工作方法，提高辦事效率和工作質量，創(chuàng)建辦公室工作新風尚。

（三）提前計劃，周密安排、提高辦事效率。文秘工作涵蓋的工作范圍廣，且工作復雜，通知文件下發(fā)、檔案收集整理、材料撰寫以及臨時性工作等。都需要細心、耐心，容不得半點馬虎。因此，文秘工作都要有超前意識，要提前預想、排定任務計劃，常規(guī)性工作都要按時間節(jié)點保質保量完成，對于臨時性工作則加快節(jié)奏，提高工作效率，急事急辦，特事特辦。公文起草、傳遞、落實、督辦有序可控;檔案收集、整理、立卷規(guī)范及時到位，確保每項工作都能順利完成。

5、結束語

總之，文秘工作是辦公室工作中的重中之重，了解文秘工作的工作職責及不足之處后，要切實提高辦公室文秘工作的質量和水平不是一蹴而成的，是一個長期的過程，需要文秘工作人員的不斷努力。

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