電子文件的歸檔管理和有效利用分析

周煥珍

摘 要：近年來，電子文件的歸檔管理理念和方式已經(jīng)逐漸成為當代社會在發(fā)展過程中的一種必然趨勢，對諸多企業(yè)的發(fā)展而言，具有非常重要的影響和作用。本文針對電子文件的歸檔管理情況進行分析，并且提出其在實踐中的有效利用措施，為電子文件歸檔管理水平提升提供有效保障。

關鍵詞：電子文件;歸檔管理;有效利用

在當前電子科學技術不斷進步和快速發(fā)展的背景下，越來越多的行業(yè)在發(fā)展過程中都離不開計算機網(wǎng)絡技術的應用。與此同時，由于我國已經(jīng)全面進入到信息化、計算機網(wǎng)絡時代，所以辦公自動化的程度也在不斷提升。在這種大環(huán)境趨勢的發(fā)展影響下，無紙化辦公已經(jīng)逐漸成為一種新的潮流趨勢。紙質(zhì)檔案管理的標準、措施以及具體實施方法等已經(jīng)無法滿足當代企業(yè)在日常運作和發(fā)展過程中對檔案提出的要求。所以提出了電子文件的歸檔管理措施，電子文件歸檔方式在實際應用過程中，不僅具有非常強的可操作性特征，而且還可以在實踐中促使電子檔案的整體管理效率可以得到有效提升。

1 電子文件的歸檔管理

1.1 構建和落實電子文件的管理標準

隨著計算機網(wǎng)絡技術在實踐中的快速發(fā)展，越來越多的領域在發(fā)展過程中，都在積極引進和利用計算機網(wǎng)絡技術。該技術在各大行業(yè)、領域以及環(huán)節(jié)當中科學合理的利用，不僅可以保證應用效果，而且還可以提高日常管理效率和質(zhì)量。特別是近年來電子文件歸檔形式的提出以及在實踐中的有效落實，不僅可以打破傳統(tǒng)紙質(zhì)歸檔的局限性和單一性，而且還可以提高管理效率。在與電子文件當前的實際應用情況進行結(jié)合分析時，發(fā)現(xiàn)在實踐中電子文件無論是在記錄格式方面或者是在載體形式等方面，與紙質(zhì)文件之間具有明顯的差異性。這種差異性不僅僅只是單純體現(xiàn)在外形的不同上，同時還在處理方法、日常管理過程中會涉及到的內(nèi)容等方面。因此，在這種背景下，必須要結(jié)合實際情況，積極采取有針對性的措施，與電子文件在實際應用過程中的特殊性進行結(jié)合，這樣才能夠保證管理標準在制定和落實過程中的有效性和針對性[1]。比如，在電子文件對應的登記、命名等各個環(huán)節(jié)方面，要與這些環(huán)節(jié)在具體落實過程中的實際要求進行結(jié)合，實現(xiàn)對各種不同類型標準的制定和落實。在具體操作過程中，為了可以在實踐中實現(xiàn)良好的處理效果，可以適當參照文書檔案當中的一些方式，但是不能夠直接復制粘貼，而是要與實際情況進行結(jié)合，對其進行一定的創(chuàng)新和優(yōu)化。比如電子文件在不斷的形成、積累以及最終歸檔和保存過程中，應當及時對其進行登記處理，同時還要保證相關數(shù)據(jù)的搜集、利用率可以得到有效提升。只有通過這種方式在實踐中的有效落實，才可以最大限度保證電子文件歸檔的質(zhì)量。需要注意的一點就是在生成電子文件之后，要提高電子文件在實際應用過程中的效率和質(zhì)量，就必須要與專用軟件進行有效結(jié)合，實現(xiàn)統(tǒng)一有效的歸檔處理。對于已經(jīng)歸檔的電子文件而言，要制定和落實符合實際要求的制度，同時還要采取有針對性的技術措施，這樣不僅可以保證信息在管理和利用時的完整性和有效性，而且還可以提高信息的整體利用率。

1.2 確定電子文件的最終歸檔方式

電子文件的歸檔方式在選擇和具體應用過程中，通常情況下可以分為邏輯歸檔和物理歸檔這兩種類型。首先，邏輯歸檔的這種方式在實際應用過程中，其主要是指直接通過計算機網(wǎng)絡在其中科學合理的利用，將電子文件當中所呈現(xiàn)出的物理地址全部都存放在由檔案管理部門管理和控制的服務器當中。在這種背景下，電子文件在實際應用過程中，可以直接提交給相關部門，這樣可以提高電子文件在利用時的效率和質(zhì)量。與此同時，這種方式在實際應用過程中，具有非常良好的穩(wěn)定性和可靠性，同時由于借助于網(wǎng)絡環(huán)境，所以其在落實時的安全性和嚴密性特征也普遍比較良好[2]。其次，物理歸檔的這種方式在實際應用過程中，其主要是指在實踐中所有經(jīng)過計算機處理的電子文件，在實際應用過程中，可以直接通過拷貝或者是刻錄等不同的方式，將其直接記錄在相對應的載體當中。在這種背景下，檔案管理部門在日常運作和發(fā)展過程中，可以直接將其移交處理，同時還可以在實踐中實行脫機保管。這種方式在實際應用過程中，還具有非常明顯的優(yōu)勢特點之一就是可以方便電子文件的長期有效保存。

2 電子文件的有效利用

2.1 構建檔案信息數(shù)據(jù)庫

隨著計算機網(wǎng)絡技術不斷進步和快速發(fā)展，計算機網(wǎng)絡技術在電子文件歸檔管理中科學合理的利用，不僅可以推動其逐漸朝著信息化的趨勢發(fā)展，而且還可以提高管理效率和質(zhì)量。在電子文件的有效利用過程中，要想從根本上提高利用率，最先要實現(xiàn)的一點就是要實現(xiàn)自動檢索檔案。在具體操作過程中，要結(jié)合實際情況，構建和落實符合實際要求的檔案信息網(wǎng)絡，同時還要構建檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)電子信息平臺的構建和利用。這樣不僅可以為網(wǎng)絡系統(tǒng)的日常運行提供有效的檔案信息依據(jù)作為支持，而且還可以提高信息資源在實踐中的整體利用率。

在具體操作過程中，要與實際情況進行結(jié)合，構建和落實一套符合實際要求的電子檔案管理制度，這樣做的根本目的是為了推動電子檔案管理逐漸朝著更加標準和規(guī)范的趨勢發(fā)展。檔案目錄數(shù)據(jù)庫在構建和具體應用過程中，不僅要達到國家提出的標準和要求，而且還要為日常操作提供方便快捷的方式。與此同時，還要結(jié)合實際情況，對各種不同類型的立檔單位文件、檔案的各個著錄項目等，制定和落實統(tǒng)一的管理規(guī)定和標準。另外，還要與實際情況進行結(jié)合，對檔案管理數(shù)據(jù)庫當中的一些軟件、硬件以及其他各種不同類型的數(shù)據(jù)指標等進行統(tǒng)一合理的規(guī)范化管理[3]。這樣不僅可以提高這些數(shù)據(jù)信息在實際應用過程中的效率，而且還可以以統(tǒng)一的規(guī)范化模式來進行管理，為數(shù)據(jù)共享打下良好基礎。

2.2 實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡化管理

在實踐中，要結(jié)合實際情況，構建和落實符合實際要求的檔案信息數(shù)據(jù)庫，同時還要借助計算機技術在其中的合理利用，實現(xiàn)對檔案信息有針對性的查詢，促使管理水平和質(zhì)量可以得到有效提升。通常情況下，在利用計算機技術對檔案內(nèi)部信息進行管理時，會受到半封閉式管理模式的影響，也就是說在實踐中檔案信息無論是在管理方面或者是在利用方面，都會受到一定的限制影響。導致這一現(xiàn)象出現(xiàn)的根本原因是由于檔案管理現(xiàn)階段對社會的開放性程度比較低，無法實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的有效共享和利用。所以在針對這一問題進行具體處理的時候，可以與當代網(wǎng)絡化的發(fā)展理念以及相對應的技術手段進行有效結(jié)合，促使電子檔案可以實現(xiàn)網(wǎng)絡化的管理模式。這樣不僅可以針對當前存在于其中的這些問題起到良好的處理效果，而且還可以在實踐中將其自身在應用時的作用和價值充分發(fā)揮出來，將電子檔案自身的應用價值體現(xiàn)在各個環(huán)節(jié)當中。由此可以看出，在電子文件歸檔管理模式的實際應用過程中，只有保證其管理效果，才能夠?qū)崿F(xiàn)電子文件信息的合理利用。

3 結(jié)束語

電子文件歸檔管理是近年來提出的一個全新理念，特別是在當前計算機網(wǎng)絡技術不斷進步和快速發(fā)展的影響下，電子文件歸檔管理的效率和水平將會直接影響到電子文件信息在使用時的效率和效果。所以要從多個環(huán)節(jié)和角度出發(fā)，提高電子文件歸檔管理的質(zhì)量，同時還要構建信息數(shù)據(jù)庫，這樣才能夠提高電子文件信息數(shù)據(jù)的利用率。

參考文獻

[1]劉月艷.企業(yè)電子文件歸檔流程探析[J].中國管理信息化，2018，21（01）：140-142.

[2]孟文娟.淺析電子文件的雙軌制歸檔管理[J].科技經(jīng)濟導刊，2017（33）：178.

[3]黨景麗.辦公自動化條件下電子文件的歸檔與管理探析[J].甘肅科技，2016，32（24）：80-82+105.