大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位電子檔案信息化管理探討

高宏璟

摘 要：大數(shù)據(jù)的本質(zhì)是將一種或者多種事物的相關(guān)信息實(shí)施歸納與存檔，憑借這一系列活動(dòng)來(lái)進(jìn)一步給人們的相關(guān)操作帶來(lái)便捷，不但能夠讓人們通過(guò)便利的手段得到相應(yīng)的信息，還可以在很大程度上減少搜尋信息所需要耗費(fèi)的資金等，于是乎大數(shù)據(jù)被廣泛運(yùn)用于各種事業(yè)單位。此篇文章結(jié)合各事業(yè)單位對(duì)電子檔案信息化管理的現(xiàn)有情況進(jìn)行實(shí)際分析探索，以便從中發(fā)掘出它在整個(gè)發(fā)展過(guò)程當(dāng)中所需克服的重點(diǎn)隱患，同時(shí)針對(duì)相關(guān)問(wèn)題找出相應(yīng)的解決手段，希望能夠給檔案管理工作提供些許幫助。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)背景;電子檔案;信息化管理

1 事業(yè)單位實(shí)施電子檔案信息化管理的背景

事業(yè)單位直接歸屬于國(guó)家政府機(jī)構(gòu)進(jìn)行相關(guān)管理的單位，它的人事部署有著非常嚴(yán)苛的選擇以及分配策略，在它的進(jìn)一步發(fā)展歷程上，對(duì)于相關(guān)檔案的注重力度也越來(lái)越大。如今情況下， 各級(jí)事業(yè)部門對(duì)檔案管理部分工作意識(shí)較為缺乏，為了清晰明了的將職工檔案及相關(guān)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行管理，必須要采用大數(shù)據(jù)系統(tǒng)，加大電子檔案信息化建設(shè)的力度，為早日實(shí)行信息化管理打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。然而，就現(xiàn)有情況來(lái)看，在其進(jìn)一步發(fā)展的道路上，依舊存在著各式各樣的阻礙問(wèn)題，事業(yè)單位在信息化檔案管理上同政府機(jī)關(guān)及發(fā)達(dá)企業(yè)單位相比，信息化整合速率較慢。另外，現(xiàn)代社會(huì)中信息化不斷進(jìn)步，事業(yè)單位檔案管理部門可以利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行信息交流，檔案管理中遇到的問(wèn)題。

2 事業(yè)單位電子檔案信息化管理中存在的問(wèn)題

1）領(lǐng)導(dǎo)者不重視檔案管理工作。最近幾年，即使國(guó)家相關(guān)事業(yè)單位在檔案管理工作上有了一定的進(jìn)步，但是很多地方的事業(yè)單位檔案管理進(jìn)入了一個(gè)瓶頸期。在絕大層面上往往因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)者忽視檔案管理工作的重要性，不承認(rèn)它在單位整體活動(dòng)當(dāng)中所承擔(dān)的關(guān)鍵作用，對(duì)檔案管理的理解依舊滯留于表面，從而淺顯的覺(jué)得檔案管理工作就是簡(jiǎn)單的將職工檔案及單位重要文件進(jìn)行存放，并且忽視對(duì)相關(guān)從業(yè)人員的選取與培訓(xùn)工作，使得檔案管理人員在平時(shí)的工作當(dāng)中僅能遵照職工的信息進(jìn)行錄取，并沒(méi)有形成主動(dòng)管理的思維。

2）缺乏宏觀指導(dǎo)和統(tǒng)籌規(guī)劃。與企業(yè)單位相比，事業(yè)單位人員崗位競(jìng)爭(zhēng)相對(duì)較小，在日常的獎(jiǎng)勵(lì)、懲罰體系中有相應(yīng)的誤差性，長(zhǎng)此以往會(huì)造成員工在無(wú)意識(shí)的情況下形成一種做不做都一樣的思想，極大程度的耽誤了各項(xiàng)工作水平的提高。在電子檔案信息化管理過(guò)程下，事業(yè)單位在相關(guān)籌備規(guī)劃的實(shí)力偏弱，基本可以從下面幾個(gè)列子得出。首先是因?yàn)樵谑聵I(yè)單位上班的職工沒(méi)有硬性的業(yè)績(jī)要求，其大量工作壓力來(lái)自于高層領(lǐng)導(dǎo)，從而使得許多員工不將心思放在日常工作上，并且責(zé)任感也非常弱。所以就檔案管理來(lái)講，相關(guān)從業(yè)人員也僅僅是維持現(xiàn)狀，無(wú)法實(shí)現(xiàn)與時(shí)代相接軌，更無(wú)法接受新理念、新思維，運(yùn)用新方法。其次是因?yàn)樵谌瞬胚x擇過(guò)程中，事業(yè)單位忽視了檔案管理工作，所以領(lǐng)導(dǎo)人員不想在這上面耗費(fèi)額外的財(cái)力、物力以及精力。最后一點(diǎn)，因?yàn)榍懊娴膬蓚€(gè)原因?qū)е孪嚓P(guān)檔案管理部門沒(méi)有專業(yè)的工作人員進(jìn)行指導(dǎo)，使得他們的管理方法不夠完善，大大拉低了檔案管理的工作進(jìn)展速率，對(duì)檔案管理工作的進(jìn)一步提升造成了不好的影響。

3）檔案管理人員的綜合素質(zhì)較差。電子檔案信息化管理的完善運(yùn)作十分需要高水平的管理人員，部分事業(yè)單位的檔案管理人員的綜合實(shí)力與素質(zhì)不足以勝任相關(guān)崗位。一部分是將要到達(dá)退休年齡的老人，一部分則是非專業(yè)人員或作為兼職完成檔案管理工作，他們只能進(jìn)行簡(jiǎn)單的紙質(zhì)檔案錄入，再實(shí)行相關(guān)的分類保存。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息高速發(fā)展的，為了有效地管理電子檔案，事業(yè)單位的檔案管理人員不單單要擁有基本的業(yè)務(wù)能力，更要具有高超的管理水平。

4）缺乏有效的檔案信息知識(shí)庫(kù)。大數(shù)據(jù)背景下的電子檔案信息化不但完善了檔案管理的形式，更是對(duì)管理水平的大力推動(dòng)。另外，在不同時(shí)代背景意義下，檔案管理工作也會(huì)產(chǎn)生新的意義，不只是簡(jiǎn)單的對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入，最重要的部分是對(duì)檔案的管理、利用和開發(fā)。但是，我國(guó)事業(yè)單位的檔案信息庫(kù)的數(shù)據(jù)較少，不能很好地幫助單位進(jìn)行檔案管理。因此信息知識(shí)庫(kù)的缺失也是制約檔案管理工作進(jìn)一步發(fā)展的重要原因。

3 促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策

1）運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)文化知識(shí)開展檔案管理工作。檔案管理的本質(zhì)也是知識(shí)管理，事業(yè)單位不斷進(jìn)步，隨之而來(lái)的是對(duì)檔案管理能力的更高要求。如今，事業(yè)單位對(duì)檔案管理的要求也由以往的片面變得逐漸完善，更關(guān)鍵的是對(duì)里面所蘊(yùn)藏信息的管理。于是乎，引用更為先進(jìn)的科學(xué)文化知識(shí)對(duì)檔案進(jìn)行管理是不可懈怠的。

2）加速人才培養(yǎng)與引進(jìn)。優(yōu)良的檔案管理體系建立需要優(yōu)秀工作者的努力，所以相關(guān)事業(yè)單位必須加大對(duì)人才引進(jìn)及培養(yǎng)的力度，詳細(xì)可以參照下列幾種方案實(shí)施。首先，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)采取內(nèi)部競(jìng)選的方法來(lái)進(jìn)行管理人員的選拔，著重挑選具有強(qiáng)大責(zé)任心、擁有較高專業(yè)素質(zhì)水準(zhǔn)的技術(shù)人員，進(jìn)行相關(guān)的檔案管理工作。 必須使用恰當(dāng)?shù)氖侄芜M(jìn)行人才選拔，讓更多的綜合性人才有更好的發(fā)展空間、進(jìn)入政府機(jī)構(gòu)。其次，必須要加大對(duì)從業(yè)人員的訓(xùn)練力度，從而讓他們能盡快的適應(yīng)自己的工作環(huán)境，同時(shí)盡快的把握檔案管理的關(guān)鍵內(nèi)容。最后，最好定期舉行專家訪談，側(cè)方位讓全體工作人員了解檔案管理的重要性從而推動(dòng)管理事業(yè)的發(fā)展。

3）基于知識(shí)管理進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)。想要讓檔案管理更加明確，事業(yè)單位必須把以往的檔案管理與知識(shí)體系相結(jié)合，將新的管理技巧融入到檔案的信息化建設(shè)，以此來(lái)更好地對(duì)檔案管理實(shí)施管理。與此同時(shí)，事業(yè)單位應(yīng)靈活的使用知識(shí)原理，將單位原有的數(shù)據(jù)和信息通過(guò)知識(shí)管理改變認(rèn)知，將單位原有的檔案管理變成單位信息化的來(lái)源。

4）轉(zhuǎn)變職工觀念，大力推廣檔案信息化建設(shè)。事業(yè)單位的大部分職工不能理解檔案管理含義，在他們眼中，檔案管理只是檔案看管，但是隨著時(shí)代的進(jìn)步，檔案管理這項(xiàng)任務(wù)有了新的意義，所以單位職工必須轉(zhuǎn)變以往的看法，準(zhǔn)確地認(rèn)識(shí)到它的重要性。另外，事業(yè)單位還必須加大檔案信息化建設(shè)的推廣力度。

5）強(qiáng)化檔案信息管理者的信息化意識(shí)。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)擁有絕對(duì)的決定權(quán)，為了讓信息化建設(shè)良好的發(fā)展，首先不同單位領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)提升自己的信息化建設(shè)思維;而后，管理人員應(yīng)該給職工灌輸信息化管理的好處等意識(shí);最后，平時(shí)的工作上應(yīng)該擬定相應(yīng)的規(guī)章制度，讓員工在良好的工作環(huán)境中拼搏。

6）實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)信息與無(wú)紙化信息相融合。隨著信息技術(shù)的改革與發(fā)展，許多事業(yè)單位開始利用各種辦公軟件和音視頻技術(shù)進(jìn)行制作和記錄，不僅能夠?qū)鹘y(tǒng)的手工紙質(zhì)模式進(jìn)行優(yōu)化，還能夠提升工作效率和工作質(zhì)量。不僅如此，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，利用各種辦公軟件和音視頻技術(shù)進(jìn)行制作，能夠?qū)⒏黜?xiàng)工作內(nèi)容及時(shí)高效地進(jìn)行傳遞。同時(shí)，還能夠減少各項(xiàng)工作信息偏差問(wèn)題，提升工作的精確度和準(zhǔn)確度。

4 結(jié)語(yǔ)

經(jīng)過(guò)上文的解析不難得出，由于科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，不同行業(yè)都將面臨一場(chǎng)新改革，以大數(shù)據(jù)為背景前提，電子化檔案信息管理是檔案管理改革道路的必然結(jié)果。信息化檔案管理可以將以往的缺陷大幅度摒除，給事業(yè)單位的發(fā)展創(chuàng)造新的條件。

參考文獻(xiàn)

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