做好新形勢(shì)下辦公室保密工作的幾點(diǎn)思考

吳清海

【摘要】辦公室是各單位和企業(yè)的綜合工作場(chǎng)所，很多內(nèi)部機(jī)密信息都會(huì)在辦公室匯總、整理、保存并發(fā)送到其他相關(guān)部門，本文簡(jiǎn)單分析了辦公室保密工作的作用以及目前辦公室保密工作存在的問(wèn)題，并提出了新形勢(shì)下辦公室保密工作的策略。

【關(guān)鍵詞】辦公室保密工作;實(shí)施策略;新形勢(shì)

隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)水平的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)等科技產(chǎn)品廣泛應(yīng)用于辦公室，推動(dòng)了辦公室現(xiàn)代化、無(wú)紙化辦公理念的建設(shè)，使辦公室工作效率、質(zhì)量都得到了巨大提升，但是也增加了辦公室重要信息的泄密風(fēng)險(xiǎn)。因此，做好辦公室的保密工作是每個(gè)單位和企業(yè)都應(yīng)重視的工作內(nèi)容之一。

一、新形勢(shì)下辦公室保密工作的作用

辦公室在各單位和企業(yè)中發(fā)揮著重要作用，不僅是信息的匯總、整理、處理、反饋場(chǎng)所，更是負(fù)責(zé)職能部門、生產(chǎn)部門等各部門之間的溝通聯(lián)系工作，而且辦公室與上層領(lǐng)導(dǎo)、中層管理人員以及下層職工的聯(lián)系也最為密切，是各單位和企業(yè)正常、穩(wěn)定運(yùn)作的樞紐。做好辦公室保密工作，可以避免因機(jī)密信息的泄漏而影響到單位或企業(yè)的決策和發(fā)展，特別是對(duì)于一些企業(yè)而言，做好自身商業(yè)機(jī)密的保護(hù)工作，不僅可以保持企業(yè)在行業(yè)中的競(jìng)爭(zhēng)力，也是企業(yè)生產(chǎn)和發(fā)展的基礎(chǔ)。

二、辦公室保密工作存在的問(wèn)題

（一）保密內(nèi)容涉及范圍較廣。辦公室工作人員因其工作的特殊性，使得這些人員不僅可以參與到各類內(nèi)部交流和研討會(huì)議中，還要負(fù)責(zé)各類內(nèi)部機(jī)密信息和資料的收集、整理以及相應(yīng)的資料派發(fā)工作，使得辦公室需要保密的內(nèi)容往往有著涉及范圍較廣、內(nèi)容較為復(fù)雜等特點(diǎn)，不僅有著科技信息、會(huì)議信息、通信數(shù)據(jù)等內(nèi)容，甚至還包括一些國(guó)家重要信息，也使得辦公室的保密重要性以及保密責(zé)任都要大于其他部門。

（二）涉密人員的保密意識(shí)較為淡薄。目前，一些單位和企業(yè)對(duì)辦公室保密培養(yǎng)工作不夠重視，導(dǎo)致部分辦公室工作人員的保密意識(shí)較為薄弱。特別是一些次要辦公室的工作人員，更加談不上擁有保密意識(shí)，他們普遍覺(jué)得只要執(zhí)行上級(jí)部門領(lǐng)導(dǎo)的命令以及做好基層服務(wù)工作，并禁止將辦公室資料私自帶出即可，而保密工作是上級(jí)部門以及領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任，與他們關(guān)系不大，從而在平時(shí)經(jīng)常會(huì)疏忽大意、玩忽職守。比如與他人聊天時(shí)并不避諱談起辦公室內(nèi)的一些信息，以及使用辦公室內(nèi)部辦公電腦看電影、玩游戲等，這些行為都增加了辦公室信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。

（三）辦公室保密制度還不完善。制定完善的辦公室保密制度并確保制度的有效落實(shí)，是做好辦公室保密工作的基礎(chǔ)。但是，目前還有部分單位和企業(yè)并沒(méi)有建立完善的辦公室保密制度，不僅增加了辦公室資料泄露的風(fēng)險(xiǎn)，也不利于辦公室保密工作的開(kāi)展。同時(shí)，還有一些單位和企業(yè)雖然制定了相對(duì)完善的辦公室保密制度，卻對(duì)保密制度的落實(shí)情況沒(méi)有進(jìn)行調(diào)查和監(jiān)督，而這些單位和企業(yè)的辦公室工作人員整日忙于工作，也沒(méi)有對(duì)保密制度進(jìn)行研究和學(xué)習(xí)，導(dǎo)致辦公室保密制度流于形式，沒(méi)有發(fā)揮其應(yīng)有的保密工作指導(dǎo)和規(guī)范作用。

（四）辦公室保密技術(shù)不健全。隨著辦公室現(xiàn)代化辦公環(huán)境的普及，辦公室保密設(shè)置除了傳統(tǒng)的安保以及相應(yīng)保密設(shè)施建設(shè)外，還應(yīng)重視網(wǎng)絡(luò)保密技術(shù)的實(shí)施。但是，目前還有很多單位和企業(yè)對(duì)辦公室保密工作沒(méi)有給予足夠的重視，也沒(méi)有設(shè)立專門的辦公室保密經(jīng)費(fèi)，不僅影響了辦公室相應(yīng)保密設(shè)施的建設(shè)，還缺乏專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和自動(dòng)化設(shè)備管理團(tuán)隊(duì)，無(wú)形中降低了辦公室內(nèi)部計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)等設(shè)備的安全等級(jí)，從而增加了辦公室網(wǎng)絡(luò)泄密的風(fēng)險(xiǎn)。

三、新形勢(shì)下辦公室保密工作的對(duì)策

（一）重視保密團(tuán)隊(duì)建設(shè)，提高保密人員的素質(zhì)和能力。相關(guān)工作人員作為辦公室日常運(yùn)行的主要參與者和執(zhí)行者，其保密意識(shí)對(duì)辦公室保密工作質(zhì)量有著直接影響。所以，加強(qiáng)保密團(tuán)隊(duì)建設(shè)并提高相關(guān)工作人員的保密素質(zhì)與能力，是做好辦公室保密工作的基礎(chǔ)和根本。首先，各單位和企業(yè)應(yīng)制定長(zhǎng)期、科學(xué)的辦公室保密知識(shí)宣傳和培訓(xùn)工作計(jì)劃。由于辦公室各崗位工作者的人員流動(dòng)情況較為普遍，所以，不僅要做好平時(shí)的辦公室保密宣傳工作，還應(yīng)有完善的保密培訓(xùn)制度，從而提高辦公室工作人員對(duì)保密知識(shí)的理解和記憶，并加強(qiáng)工作人員的保密意識(shí)以及崗位責(zé)任感。其次，要加強(qiáng)辦公室重要崗位工作人員的保密意識(shí)審查工作，在人員進(jìn)入崗位并開(kāi)展工作之前，不僅要對(duì)其進(jìn)行保密知識(shí)和保密技能的考核，還要對(duì)其以往的政治表現(xiàn)、工作情況以及紀(jì)律情況進(jìn)行了解和評(píng)價(jià)，從而確保辦公室重要崗位的工作人員有著嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)、較高的政治素養(yǎng)以及較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力。最后，還應(yīng)建立專門的辦公室保密工作管理團(tuán)隊(duì)，對(duì)辦公室日常保密工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，從而確保辦公室保密工作和相關(guān)制度的落實(shí)和開(kāi)展。

（二）制定完善的保密規(guī)章制度，夯實(shí)保密工作基礎(chǔ)。根據(jù)辦公室的實(shí)際情況和運(yùn)行需求，規(guī)劃并制定完善的保密規(guī)章制度，是確保辦公室保密工作質(zhì)量的重要手段之一。辦公室保密規(guī)章制度不僅包括對(duì)涉密文件以及信息化涉密設(shè)備的管理，還應(yīng)設(shè)立保密工作檢查和監(jiān)督制度以及相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度等內(nèi)容。其中的涉密文件管理制度不僅規(guī)定了相應(yīng)的操作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，還對(duì)涉密文件的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行了清晰、準(zhǔn)確的規(guī)定，不僅有助于辦公室工作人員明確保密范圍，也有助于辦公室保密工作的開(kāi)展，而涉密文件的界定可以根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)并結(jié)合辦公室實(shí)際情況進(jìn)行規(guī)劃。信息化涉密設(shè)備管理，主要是指辦公室內(nèi)部計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)、手機(jī)等信息化辦公設(shè)備的保密管理，包括相應(yīng)設(shè)備的采購(gòu)、調(diào)試、使用以及銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)的監(jiān)督和管理制度，而且還應(yīng)分派專門的管理人員對(duì)這些設(shè)備進(jìn)行定期檢查、核對(duì)、銷毀和記錄，避免信息化涉密辦公設(shè)備泄密事件的發(fā)生。而辦公室保密工作監(jiān)督和檢查制度，則是以辦公室保密條例為標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)定期檢查以及不定期突擊檢查相結(jié)合的方式，對(duì)辦公室保密工作開(kāi)展情況進(jìn)行了解，并對(duì)出現(xiàn)的一些問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)整改，不僅有助于提升辦公室工作人員的保密意識(shí)，也可以將辦公室各項(xiàng)保密制度落實(shí)到位，而且科學(xué)的保密工作監(jiān)督和檢查制度，也有助于發(fā)現(xiàn)辦公室保密工作中存在的不足，從而對(duì)辦公室保密規(guī)章制度進(jìn)行改進(jìn)和完善。保密工作獎(jiǎng)懲制度，主要是根據(jù)辦公室保密工作落實(shí)情況進(jìn)行考評(píng)，比如對(duì)于保密條例落實(shí)到位的員工應(yīng)給予相應(yīng)的表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，而保密工作存在不足的員工應(yīng)根據(jù)其違反的條例以及性質(zhì)的輕重給予不同程度的處罰，從而提高辦公室工作人員對(duì)保密工作的重視程度和執(zhí)行情況，同時(shí)，對(duì)于辦公室重要崗位的工作人員，還應(yīng)將保密工作考評(píng)情況加入到工作考核當(dāng)中。

（三）加強(qiáng)辦公室保密設(shè)施建設(shè)，改善保密工作條件。要提升辦公室保密工作的質(zhì)量和效率，不僅要重視辦公室工作人員保密素養(yǎng)和保密能力的培養(yǎng)教育工作，還應(yīng)該加強(qiáng)相應(yīng)的保密設(shè)施建設(shè)，從而改善辦公室保密工作條件。首先，對(duì)于涉密文件應(yīng)根據(jù)其重要性建立專門的歸檔保存和查閱地點(diǎn)，并根據(jù)辦公室實(shí)際情況安裝無(wú)死角的監(jiān)控設(shè)備、報(bào)警設(shè)備以及信號(hào)屏蔽設(shè)備。其次，自動(dòng)化辦公設(shè)備不僅應(yīng)派遣專門的采購(gòu)、維護(hù)、維修人員，還應(yīng)對(duì)各類自動(dòng)化辦公設(shè)備設(shè)置足夠安全的用戶口令，以及安裝相應(yīng)的操作記錄監(jiān)控程序，并確保自動(dòng)化辦公設(shè)備在不正常登入時(shí)可以及時(shí)報(bào)警并鎖機(jī)，從而加強(qiáng)對(duì)自動(dòng)化涉密設(shè)備的掌控和管理。除此之外，還應(yīng)建立獨(dú)立、專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)管理團(tuán)隊(duì)，對(duì)網(wǎng)絡(luò)的安全以及使用情況進(jìn)行監(jiān)督，避免不法分子通過(guò)網(wǎng)絡(luò)對(duì)辦公室機(jī)密信息進(jìn)行外泄和竊取。

四、結(jié)語(yǔ)

辦公室保密工作是各單位和企業(yè)都應(yīng)重視的工作內(nèi)容之一，對(duì)企事業(yè)單位的正常運(yùn)行和發(fā)展都有著重要影響。隨著社會(huì)和科技的不斷發(fā)展，辦公室保密工作所面臨的問(wèn)題和挑戰(zhàn)也在不斷增加。所以在今后的辦公室保密工作中，不僅要加強(qiáng)相關(guān)工作人員保密意識(shí)的培養(yǎng)以及保密設(shè)施的建設(shè)，還應(yīng)重視辦公室保密工作的監(jiān)督和檢查，并應(yīng)利用日新月異的科學(xué)知識(shí)對(duì)保密技術(shù)進(jìn)行不斷改進(jìn)和完善，從而確保辦公室保密工作的有效性、實(shí)效性。

【參考文獻(xiàn)】

[1]秦艷.做好新形勢(shì)下辦公室保密工作的幾點(diǎn)思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（21）：16.

[2]許恩奇.對(duì)做好高校辦公室工作的幾點(diǎn)思考[J].經(jīng)濟(jì)師，2016（12）：182+184.

[3]于麗莉.關(guān)于辦公室保密工作的思考[J].中國(guó)石油石化， 2017（11）：187-188.

[4]李璐璐.關(guān)于信息時(shí)代辦公室保密工作的思考[J].企業(yè)改革與管理，2017（17）：17.

[5]葛雪.關(guān)于秘書(shū)做好保密工作的幾點(diǎn)思考[J].安徽文學(xué)（下半月），2018（07）：156-158.