人事檔案管理的網(wǎng)絡信息化建設初探

周本仙

摘? 要：以往的人事檔案管理工作，是針對實體管理進行開展的，通常會以人工收集整理檔案資料作為主要工作，但工作量非常大，會消耗一定的人力以及物力?，F(xiàn)在，利用網(wǎng)絡信息化的管理形式，使相關的管理工作走向了現(xiàn)代化，更加細致和完善，極大地提升了工作效率。因此，文章針對人事檔案管理的網(wǎng)絡信息化建設的對策做出了進一步探究，對人事檔案管理網(wǎng)絡信息化建設的意義、現(xiàn)階段人事檔案管理、人事檔案管理的網(wǎng)絡信息化建設的措施給出了詳細的分析。

關鍵詞：人事檔案管理;網(wǎng)絡信息化;建設

中圖分類號：G270.7 文獻標志碼：A 文章編號：2095-2945（2019）30-0193-02

Abstract： In the past， the management of personnel files was carried out for entity management， which usually takes manual collection and arrangement of archives as the main work， but the workload is very large， which will consume a certain amount of manpower and material resources. Now， the use of network information management form， so that the relevant management work to modernization， more meticulous and perfect， greatly improve the work efficiency. Therefore， this paper makes a further exploration on the countermeasures of the network information construction of personnel file management and gives a detailed analysis of its significance， the present stage of personnel file management and the measures of network information construction of personnel file management.

Keywords： personnel file management; network informatization; construction

人事檔案管理工作當中，最關鍵的便是對合理科學的人事檔案管理制度進行建立，其中可將其分為人事材料歸檔制度、檔案資料、傳遞制度、統(tǒng)計制度、保密制度以及查驗核實制度，每一項環(huán)節(jié)對人事檔案管理都有著非常關鍵的作用和意義，因此人事檔案管理的相關工作需要借助現(xiàn)代化的科學技術(shù)手段，以便使管理的效果以及水平得到提升。其中，檔案管理的網(wǎng)絡化建設可起到非常重要的幫助作用，因此針對網(wǎng)絡化建設的有效對策作出了如下分析。

1 人事檔案管理網(wǎng)絡信息化建設的意義

以往的人事檔案管理工作，是針對實體管理進行開展的，通常會以人工收集整理檔案資料作為主要工作，但工作量非常大，會消耗一定的人力以及物力。例如：在對檔案進行查找時，需要工作人員在目錄當中尋找相應的檔案位置，之后依照目錄的位置，對所需檔案進行查找，這樣的查找方式會花費大量的時間。當前，管理工作已經(jīng)進入了現(xiàn)代化時代，檔案管理工作也發(fā)生了相應的改變，利用信息技術(shù)實現(xiàn)了高效化以及自動化管理，在網(wǎng)絡信息化建設的過程中，檔案信息只要在數(shù)據(jù)庫當中進行錄入，便可重復應用。此外，檔案管理部門還可以利用相關的檔案信息檢索對檔案信息進行查找，有關部門在對人事資料進行查找時，可以依照規(guī)章制度在網(wǎng)絡當中對信息資料進行查找，這樣不但使檔案管理工作更加高效，還使信息的使用率得到了提升[1]。

2 現(xiàn)階段人事檔案管理分析

2.1 人事檔案管理存在的問題分析

其一是信息化建設問題。由于從事檔案信息化建設以及管理的人員需要對檔案管理技能進行掌控，并對計算機以及網(wǎng)絡技術(shù)進行掌握，但在實際工作中，從事檔案管理的工作人員數(shù)量并不多，在長期檔案管理工作當中，有些人員積累了非常多的檔案管理能力，但計算機技術(shù)能力比較有限，只能簡單應用，缺乏專業(yè)的技術(shù)支撐，所以針對檔案信息化建設并不能快速精準的完成信息的檢索以及錄入工作[2]。此外，在信息化進行建設時，還需要注重安全風險問題，這也是檔案管理需要承擔的一項風險，在信息化人事檔案建設當中，如果有信息產(chǎn)生泄漏，造成的后果會非常嚴重。當前，安全風險認識不足，為人事檔案管理當中非常嚴重的一些問題，會存在非常多的安全隱患;其二，體制機制問題，這是對檔案工作進行制約的客觀原因，良好的制度是對管理工作高效運行進行保障的重要基礎，但是在當前的條件基礎下，由于制度的不完善，人事檔案管理工作的設施建設并沒有得到相應的保障，現(xiàn)代化的管理手段也有些不完善，應用的管理模式比較落后，同時還存在的管理信息不通暢的問題，這些問題都使得人事檔案管理工作不能高效運行，沒有將其價值作用真正發(fā)揮。

在對制度進行建設的過程中，盡管檔案法以及全國檔案信息系統(tǒng)信息化建設實施綱要給出了明確的標準和方式，但由于頒布時間比較長，對其的落實沒有到位，有些單位并沒有形成系統(tǒng)的、科學的制度體系，在沒有具體細則進行指導的基礎上，信息化建設會存在非常多的困難，甚至止步不前，許多人事檔案信息化建設依然停留在形式當中，沒有將具體的行動落實在實踐中[3]。

2.2 人事檔案信息化管理的突出優(yōu)勢

人事檔案的信息化管理，可以將人事檔案的變化情況進行及時補充，使檔案的準確性得以提高，使其安全性有所保障。以往的紙質(zhì)檔案查詢檢索效率非常低下，在反復查詢之后還會產(chǎn)生損壞、丟失等情況使得檔案保管的難度有所提升。實施信息化管理對于信息庫以及檢索目錄的建立，使得檔案管理工作效率翻倍提升，極大節(jié)省了人力資源以及物力資源[4]。

以往的紙質(zhì)人事檔案針對工作人員的能力分析作用比較少，不能使工作人員快速完成比對以及分析，所以紙質(zhì)檔案的作用在人力資源管理當中被忽視。但由于信息化建設、人事檔案管理能夠?qū)π畔⑦M行快速篩選和比對分析，從不同的角度對工作人員的各項能力進行分析，使其成為崗位調(diào)整以及人力資源分配的關鍵性依據(jù)，同時在對信息化檔案進行建立時，利用人事部門以及其他部門之間的相互協(xié)調(diào)，還可以使工作效率得到有效提升。

3 人事檔案管理的網(wǎng)絡信息化建設的措施

3.1 應用先進的技術(shù)設備

檔案管理信息的發(fā)展水平得到進一步提升，需要投入更多的資金，對當前最先進的技術(shù)及設施進行引進，以便構(gòu)造出一個系統(tǒng)完善的網(wǎng)絡信息管理平臺，針對檔案信息化管理的建設，最關鍵的一步便是對硬件設施的投入，它是對資料傳輸以及共享的技術(shù)保證，利用科學的管理信息檔案，可以使信息管理工作得到全面系統(tǒng)的發(fā)展。

3.2 提升人事檔案資料信息化水平

依據(jù)當前的管理形勢進行分析和研究，一些檔案信息依舊使用紙質(zhì)進行記錄，所以檔案管理機構(gòu)需要針對電子檔案以及紙質(zhì)檔案進行統(tǒng)計以及整理，從而對科學、完善的管理系統(tǒng)進行建立，將紙質(zhì)檔案信息在數(shù)據(jù)庫當中進行錄入，以便信息能夠得到高效的利用和共享[5]。

3.3 提升人事檔案信息的安全性

在對檔案信息進行應用的過程中安全使用是非常重要的一項問題，不但要對信息共享進行保障，還要對信息安全給予保證。為了使信息的安全系數(shù)得到真正提升，需要管理部門在對信息真實性給予保證的基礎上，強化網(wǎng)絡安全管理工作，其中檔案管理員要遵循各種規(guī)章制度，嚴于律己，依照法律法規(guī)對檔案進行管理，不能向任何人透露檔案信息管理，更不能因為個人利益泄露資料秘密，如有泄密者需要接受相應的處罰，甚至移送司法機關。此外，還要對人事檔案管理工作人員進行培訓，使其責任感、綜合素養(yǎng)、技術(shù)能力得到提升，能夠在工作當中端正態(tài)度，明確自身的責任，進行良好的保密工作，以便使人事檔案信息的安全性得到有效提升。

3.4 提升人事檔案管理服務水平

在檔案管理信息化逐步建立的過程中，會利用計算機技術(shù)將文字、圖片、聲音、視頻等相關檔案依照分類進行保存和整理，可方便之后的查詢以及共享交流，為人們提供不同的檔案信息資料，這樣可以使人事檔案管理的社會地位得到有效提升，并且在某種程度上使人事檔案管理的發(fā)展水平有所提高，使檔案的重要價值得以體現(xiàn)。

3.5 注重對系統(tǒng)的定期維護

人事檔案的信息化管理屬于動態(tài)的一種過程，在這一過程當中還需要對其進行維護和定期更新，其中需要注意的是：其一，信息錄入必須保證完整性，數(shù)據(jù)的完整性是后期管理的重要技術(shù);其二，培養(yǎng)數(shù)據(jù)定期更新的意識，指派專業(yè)人員對數(shù)據(jù)庫進行有效分析，并對系統(tǒng)進行定期維護。此外人員的變動以及成長，都屬于不斷變化的一種過程，只有將最新的信息進行錄入才能對系統(tǒng)信息的可靠性給予保證[6]。

3.6 注重對人事檔案的應用

人事檔案信息化的有效建設，包括的內(nèi)容有：其一為人事信息收集以及相應的統(tǒng)計;其二為數(shù)據(jù)維護以及更新、信息檢索和統(tǒng)計。在對信息進行收集以及統(tǒng)計時，工作人員需要依照不同的性質(zhì)對其進行有效分類，如依照姓氏或者編號進行分類，之后依據(jù)人員入職、培養(yǎng)以及工作當中的各項表現(xiàn)，對其電子檔案進行建立，建立的內(nèi)容主要包括員工的學歷、個人能力、獎懲情況等，以便之后對工作人員進行系統(tǒng)的評定。 此外，在工作人員辦理退休等相關手續(xù)時，也方便查詢相關的信息，提升工作效率。

4 結(jié)束語

總之，針對人事檔案進行的信息化建設是一個動態(tài)的過程，需要一點一滴逐步實施，所以相關的管理層需要在管理體制上，不斷進行創(chuàng)新，以便使信息的安全性進行增強，同時注重對系統(tǒng)和信息的維護和更新，以便充分對人事檔案資料進行利用和開發(fā)。

參考文獻：

[1]張彬.人事檔案管理信息化建設的問題與對策[J].蘭臺內(nèi)外，2018（03）：76.

[2]李全喜.流動人員人事檔案信息化管理建設存在的問題與對策[J].中小企業(yè)管理與科技（中旬刊），2017（06）：11-12.

[3]郝小艷.醫(yī)院人事檔案管理信息化建設中存在的問題及對策探究[J].現(xiàn)代交際，2016（07）：235.

[4]張麗娜，夏慶利.高校人力資源管理的現(xiàn)實困境與對策——基于大數(shù)據(jù)思維下高校人事檔案信息化建設的探討[J].學術(shù)論壇，2016，39（04）：157-161.

[5]李精武.人事檔案管理信息化建設應注意的問題及對策分析[J].才智，2015（15）：325.

[6]陳媛華.高校人事檔案管理信息化建設的價值、困境及其對策[J].人力資源管理，2015（05）：269-270.