網(wǎng)上不等候報賬模式在高校財務中的應用

谷靜

摘要：傳統(tǒng)的報賬模式已經(jīng)不能滿足高校日常核算工作的需要，網(wǎng)上不等候報賬模式應用而生。通過探討高校不等候報賬模式在實際應用中遇到的主要問題，并針對這些問題提出進一步梳理各類業(yè)務掛單、退單的原因;建立有效暢通的信息宣傳、溝通渠道等建議，以期優(yōu)化高校財務信息化建設，提高高校財務的管理水平，更好地服務廣大師生。

關鍵詞：高校;不等候報賬;掛單率

中圖分類號：F239 ? 文獻標識碼：A

文章編號：1005-913X（2019）09-0089-02

隨著國家對高等教育投入的不斷增加，高校各項經(jīng)費呈多元化增長趨勢，隨著高校教學和科研水平的迅速發(fā)展，高校財務核算工作中出現(xiàn)的問題日益突出：報銷業(yè)務量較大，而高校財務人員的編制有限，報賬人員排隊等待時間過長，財務人員工作環(huán)境嘈雜，審核工作繁重，身心壓力過大等。這一系列問題既影響了教學和科研的開展，又制約了高校財務工作的發(fā)展。隨著網(wǎng)絡信息技術的迅猛發(fā)展傳統(tǒng)報銷模式向網(wǎng)上不等候報賬模式的轉變迫在眉睫。

教育部、財政部發(fā)布《關于“十一五”期間進一步加強高等學校財務管理工作的若干意見》中42條要求：“高校應逐步轉變傳統(tǒng)的資金收付方式，借助銀行卡、網(wǎng)上銀行等先進手段，大力推行資金收支業(yè)務的電子劃轉，最大限度地減少現(xiàn)金流動;高等學校應全面推進財務管理的信息化和網(wǎng)絡化，充分利用現(xiàn)代信息技術，實現(xiàn)統(tǒng)一核算和實時監(jiān)控，提高財務管理水平和會計信息質量?！?，高校推行無現(xiàn)金報賬模式也是積極順應國家政策的要求。

一、實施網(wǎng)上不等候報賬模式存在的主要問題

K大學自從2014年實施網(wǎng)上不等候報賬模式以來，減少了廣大師生排隊等待時間，緩解了財務人員現(xiàn)場的工作壓力，但是在不斷推進的過程中，發(fā)現(xiàn)這一報賬模式也不盡完美，還存在一些問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

（一）“掛單率”嚴重影響工作效率

實施不等候報賬模式以來，報銷人員只需將報銷單及相關票據(jù)投遞后即離開，一般情況下不再直接面對財務審核人員。但是由于財務科研助理的人數(shù)有限，教師平時忙于教學與科研，對財務報銷的政策不夠了解，導致報銷單填寫不規(guī)范、報銷材料準備不齊、簽字審批手續(xù)不全等問題時有發(fā)生。據(jù)不完全統(tǒng)計，K大學每日收到的報銷單約有30%的掛單率。所謂“掛單”是指財務核算人員在審核的過程中發(fā)現(xiàn)部分業(yè)務單可能由于附件不完整、發(fā)票不規(guī)范，超范圍開支等無法正常處理，這些問題單就會被掛起，需要會計審核人員通過系統(tǒng)短信或電話聯(lián)系經(jīng)辦人，經(jīng)辦人補充、完善相關手續(xù)才能進行處理。聯(lián)系過程既耗費時間也可能因為系統(tǒng)短信通信不暢等原因而達不到效果，導致師生多次往返于財務部門，嚴重影響了雙方的效率。同時，問題單如果不能及時處理，堆積在財務審核人員手中，也容易造成單據(jù)混亂或丟失。

（二）缺乏暢通的溝通渠道

現(xiàn)場傳統(tǒng)的報賬模式下，報賬人員只需要手工填寫報銷單，并且報銷時，相關問題可以與財務人員進行面對面及時溝通。而在不等候報賬模式下，由于報賬人員需要在網(wǎng)上分模塊填寫報銷單，初次填寫的過程中會遇到很多問題，并且投遞完之后即離開，加上科研財務助理人數(shù)有限，報賬人員財務知識缺乏，報賬人員流動性較大，財務人員與報賬人員對政策理解的信息不對稱等導致電話、現(xiàn)場等咨詢業(yè)務劇增。

（三）簽字審批手續(xù)沒有真正實現(xiàn)網(wǎng)上預約

大部分高校推行網(wǎng)上不等候報賬模式后，報賬人員需打印報銷單，簽字審批仍然需要走紙質流程。如果業(yè)務較復雜或是大額資金，一筆業(yè)務可能需要項目負責人、單位負責人、財務領導，分管校領導等多人簽字，需要報賬人員往返多個部門很多次，只要其中哪一個部門的領導因出差開會等原因不在，就可能延誤報賬時間，報賬人員辦理簽字審批過程中耗費了大量的時間和精力，容易引起師生的抱怨，既不利于不等候報賬模式的推廣，又影響了工作效率。

（四）不等候報賬系統(tǒng)有待進一步提高

雖然經(jīng)過一段時間的運行，K大學網(wǎng)上不等候報賬系統(tǒng)的使用日趨成熟，但是還存在一定的問題，一是系統(tǒng)的個性化設計難以滿足，個性化程度不高，系統(tǒng)的便捷性存在不足之處。二是穩(wěn)定性，由于校園網(wǎng)絡以及系統(tǒng)維護等問題，隨著網(wǎng)上不等候報賬業(yè)務量的不斷增多，導致同一時間集中訪問財務報賬系統(tǒng)，使得系統(tǒng)經(jīng)常癱瘓。三是多系統(tǒng)的銜接性，實行網(wǎng)上不等候報賬后，應做好網(wǎng)上不等候報賬系統(tǒng)與賬務處理系統(tǒng)、無現(xiàn)金支付系統(tǒng)以及勞務填報系統(tǒng)等的銜接問題，促進高校財務的信息化、智能化。四是由于財務數(shù)據(jù)的敏感性，系統(tǒng)的安全性也是一個值得關注的重點問題。

二、優(yōu)化不等候報賬模式的建議

（一）梳理各類業(yè)務掛單、退單的原因

較高的掛單率是影響不等候報賬模式效率的最主要問題，要降低掛單、退單率，就要分析它們發(fā)生的主要原因。實踐中發(fā)現(xiàn)，K大學主要是以下原因導致問題單：一是缺乏簽字審批手續(xù)。如項目負責人沒有簽字，大額資金需要院負責人簽字的沒有簽批等。二是附件材料不完整。如物資采購達到一定金額沒有合同、采購申報表、物資驗收單、材料出入庫單等。三是報銷單填寫不規(guī)范。如報銷單上面填寫金額與所附發(fā)票的金額不一致，教師出差結算方式應該勾選公務卡還款而沒有勾選等。四是超標準開支。如差旅費中住宿費超標，主辦會議人均會議費超標等。五是開支內容不合理、不合規(guī)、無相關預算等。六是票據(jù)不規(guī)范，如發(fā)票沒有蓋發(fā)票專用章、票據(jù)抬頭錯誤等。

針對上述原因引起的掛單、退單問題，我們可以通過以下方式進行改進、優(yōu)化。一是以上問題的大部分原因還是報賬人員對財務政策不夠了解，信息不對稱造成的，我們可以借助不等候報賬系統(tǒng)，分業(yè)務模塊整理出報銷注意事項，在報賬人填制報銷單時將報銷注意事項嵌入相應模塊，在報銷單填制過程中進行提示。如在填寫材料費報銷時，填寫到附件張數(shù)時，系統(tǒng)會自動提示需附材料列表、填寫到金額時會自動鏈接到出入庫單表格，填制差旅費報銷業(yè)務時，如果住宿費超標系統(tǒng)會進行提示自動扣減等。二是利用現(xiàn)代網(wǎng)絡技術，通過多種渠道多種方式，加強報銷注意事項和財務政策法規(guī)的宣傳。財務部門可通過微信公眾平臺、短信平臺、校園網(wǎng)絡平臺、群發(fā)郵件等現(xiàn)代科技手段，將財務政策法規(guī)、報銷注意事項分類發(fā)布供教職工查閱參考。三是總結梳理某一類型經(jīng)濟業(yè)務報銷“掛單率”較高的業(yè)務。例如，出國費用的報銷，通過多種方式、多種渠道有針對性地做好宣傳，使廣大師生都能知曉制度，從而才能更好地執(zhí)行制度，減少問題單的發(fā)生。四是積極發(fā)揮科研財務助理的作用，使科研財務助理不僅僅是報賬員，還是教師與財務、學院的聯(lián)絡員及財務政策的宣傳員，培養(yǎng)學生報賬員，壯大科研財務助理的隊伍。

（二）建立有效暢通的信息宣傳、溝通渠道

咨詢業(yè)務較多的根本原因是財務報銷流程、財務政策法規(guī)制度宣傳不到位，廣大師生不能從自己方便的渠道獲得相關信息。報賬人員和財務人員建立有效的溝通，不僅可以增加相互理解，相互尊重和支持，得到廣大師生的認可，還能體現(xiàn)出財務人員的服務意識，使管理于無形中。一是財務部門應該利用好校園網(wǎng)絡平臺、微信平臺、短信平臺、群發(fā)郵件、舉辦業(yè)務培訓會等多種方式及時宣傳學校財務的規(guī)章制度和政策法規(guī)，總有一種方式會得到某些教師的關注。二是財務部門可以將報銷流程、網(wǎng)上填報操作方法、報銷注意事項及附件材料等相關信息，制作成手冊分發(fā)給廣大師生或是制作成視頻供師生下載學習。三是建立多種咨詢渠道，滿足廣大師生的需求。高校財務部門可以通過在主頁上設置問答模塊、微信平臺留言、微信群交流平臺、電話及現(xiàn)場等多種渠道提供業(yè)務咨詢服務，滿足廣大師生的需求，分解咨詢壓力。財務部門還可以將咨詢常見問題及解答整理歸類推送到公眾號、問答模塊或是嵌入到報銷業(yè)務的相應模塊供教師查詢了解，這在一定程度上可以緩解咨詢壓力，提高服務水平。

（三）實現(xiàn)經(jīng)費審批的網(wǎng)絡化

高校財務部門可以參照OA網(wǎng)上辦公系統(tǒng)的簽字審批流程，梳理出不同業(yè)務的簽字審批手續(xù)，將設計思路反饋給系統(tǒng)維護人員，按照系統(tǒng)設定的審批流程及報銷時間先后自動將報銷單及票據(jù)影像發(fā)送至相應的審批人并同時發(fā)送電子郵件提示審批，審批不過自動退回并通過系統(tǒng)短信或是電子郵件提示報賬人原因，進行修改，若審批通過自動進入下一審批環(huán)節(jié)。

通過增加網(wǎng)上審批模塊，不僅能夠實現(xiàn)審批人無論在什么地方，只要登錄系統(tǒng)就能在網(wǎng)上進行審批，還極大地方便了報賬人員，提高了工作效率。但是在審批模塊時應按照高校自身制定的審批流程進行流轉。

（四）實現(xiàn)財務信息化向智能化的轉變

財務人員多是會計專業(yè)出身，專業(yè)系統(tǒng)維護人員缺乏。高校可以通過公開招標方式，公開招標一家經(jīng)驗豐富、實力雄厚的網(wǎng)上預約報賬軟件公司，并且可以滿足其個性化要求對該系統(tǒng)進行升級維護。財務相關人員應及時記錄該系統(tǒng)在使用過程中存在的問題，及時反饋給系統(tǒng)開發(fā)商，以便進一步修改程序，豐富操作功能，不斷完善系統(tǒng)?；蚴窃撓到y(tǒng)可以設置一個專門問題反饋模塊，廣大師生在使用過程中遇到的問題可以進行反映，對于較好的建議可以采納優(yōu)化，加強網(wǎng)報系統(tǒng)的用戶體驗及操作功能。同時，軟件開發(fā)人員應通過專業(yè)措施加強數(shù)據(jù)保密工作，在確保信息安全，系統(tǒng)穩(wěn)定的情況下，實現(xiàn)與單位賬務處理系統(tǒng)、無現(xiàn)金支付系統(tǒng)、預算系統(tǒng)等其他相關系統(tǒng)的有效無縫對接。但是高校也不能過分依賴軟件系統(tǒng)開發(fā)人員，財務部門應該培養(yǎng)自己的系統(tǒng)管理員，在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時，可以及時處理問題，能夠解決一些常規(guī)的技術問題，精通財務系統(tǒng)的操作方法，對財務信息化系統(tǒng)進行日常維護，確保網(wǎng)上報賬系統(tǒng)的正常高效運轉。

高校推行網(wǎng)上不等候報賬模式以來，財務人員的工作效率和報賬人員的滿意度都得到了較大的提升，但是在運行過程中，仍存在一些問題，不能滿足各方面需要，因此，在實踐中高校財務以及相關部門要善于發(fā)現(xiàn)問題、提出問題，利用現(xiàn)代化技術手段，找出對應的處理方式，逐步優(yōu)化網(wǎng)上報賬系統(tǒng)，完善信息支撐系統(tǒng)，逐步實現(xiàn)財務智能化，以提高高校的財務管理水平，更好地服務于廣大師生。

參考文獻：

[1] 沈榆峰.網(wǎng)上預約報賬在高校財務中的應用研究[J].財會研究2017（11）.

[2] 林琴珍，孫思惟.高校財務報賬模式發(fā)展轉變與對策[J].會計之友，2015（5）.

[3] 印衛(wèi)華.高校網(wǎng)上預約報賬的實踐與優(yōu)化[J].財會學習，2016（10）.

[4] 王陳燕.淺談高校財務網(wǎng)上預約報銷系統(tǒng)存在的問題及解決方法[J].現(xiàn)代商業(yè)，2017（11）.

[責任編輯：王 旸]