論新形勢(shì)下科研檔案收集工作的現(xiàn)狀與策略

蓋建新

摘要：科研檔案是各類科研活動(dòng)的真實(shí)記錄，是促進(jìn)科技創(chuàng)新、提高科研實(shí)力、實(shí)現(xiàn)跨越發(fā)展的重要支撐，也是科研誠信和科研行為規(guī)范的重要憑證。然而，科研檔案收集工作一直是各單位檔案工作面臨的難題。在當(dāng)今大數(shù)據(jù)時(shí)代的影響下，科研檔案尤其是科研電子數(shù)據(jù)的收集更是難上加難。

關(guān)鍵詞：科研檔案收集；工作流程；電子數(shù)據(jù)；收集策略

科研檔案收集難是檔案工作中老生常談的問題，在當(dāng)今大數(shù)據(jù)時(shí)代，科研電子數(shù)據(jù)收集更是難上加難。為做好新形勢(shì)下科研檔案收集工作，通過國內(nèi)外調(diào)研，我單位提出了適應(yīng)新形勢(shì)和實(shí)際工作要求的科研檔案收集策略，大大提升了科研檔案歸檔率。

一、科研檔案收集工作存在的問題

1.科研檔案收集工作始終滯后?？蒲袡n案收集主要依賴于科研人員對(duì)科研文件歸檔工作的認(rèn)知程度及責(zé)任心，但多數(shù)科研人員因忙于科研而對(duì)文件歸檔工作缺乏必要的認(rèn)識(shí)，甚至認(rèn)為自己的科研成果應(yīng)該由自己留存。同時(shí)，科研管理部門沒有將科研檔案的建檔要求納入科研管理工作要求和科研管理工作流程，致使檔案人員始終游離于科研工作流程之外?；粳F(xiàn)狀就是：“科研人員何時(shí)歸，檔案人員何時(shí)收”、“科研人員歸什么，檔案人員收什么”。

2.科學(xué)技術(shù)研究過程數(shù)據(jù)缺乏?？茖W(xué)技術(shù)研究過程數(shù)據(jù)是科研檔案管理的一個(gè)重要組成部分，只有將科研活動(dòng)全過程的數(shù)據(jù)歸檔，才能系統(tǒng)、客觀、完整地記載和保存科研過程和科研成果，體現(xiàn)我國科技史的發(fā)展。通過對(duì)中科院相關(guān)研究所科研檔案工作調(diào)研發(fā)現(xiàn)，科研過程數(shù)據(jù)缺乏是科研檔案收集存在的普遍問題。如中科院某研究所一個(gè)研究經(jīng)費(fèi)為五千萬的項(xiàng)目，其最后歸檔的文件只有七件，包括立項(xiàng)文件、結(jié)題報(bào)告等，沒有反應(yīng)研究過程的文件，原始實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)更是沒有。

3.科學(xué)技術(shù)研究電子文件不完整。在信息化快速發(fā)展的時(shí)代，各行各業(yè)、各個(gè)領(lǐng)域都發(fā)生了重大的變化，科研檔案形式的變化更是這些變化的直接體現(xiàn)?？蒲袡n案管理的對(duì)象從傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件、圖紙所承載的模擬信息逐步轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息[1]。然而，目前科研檔案收集的電子文件仍以電子文檔為主，如Word、PDF、PPT等格式，缺乏相應(yīng)的元數(shù)據(jù)信息，無法保證歸檔文件的真實(shí)性。從電子文件運(yùn)動(dòng)過程來看，只有將電子文件背景信息完整收集才是一份真正的電子文件。另外，那些需要專門設(shè)備讀取的科研數(shù)據(jù)更是沒有歸檔。

二、如何做好新形勢(shì)下的科研檔案收集工作

1.轉(zhuǎn)變思路，由整體式收集轉(zhuǎn)變?yōu)榉植际绞占?。?dāng)今“大數(shù)據(jù)時(shí)代”科研電子數(shù)據(jù)多種多樣，傳統(tǒng)的檔案室管理不能滿足這些電子數(shù)據(jù)的管理需求，可根據(jù)實(shí)際情況，借鑒澳大利亞國家檔案館的分布式保管法。（1）最好由形成部門保管電子數(shù)據(jù)。澳大利亞國家檔案館管理電子數(shù)據(jù)的總策略就是：由聯(lián)邦機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的大多數(shù)電子數(shù)據(jù)是不應(yīng)當(dāng)集中在國家檔案館保存的，而應(yīng)將其保存在產(chǎn)生這些數(shù)據(jù)的聯(lián)邦機(jī)構(gòu)內(nèi)。他們將這種管理方法稱為“電子數(shù)據(jù)的分布式保管（Distributed Custody）”[2]。他們認(rèn)為，這種分布式保管有利于電子數(shù)據(jù)的長期可存取性，有利于維護(hù)電子數(shù)據(jù)的可靠性與真實(shí)性。尤其是那些需要專門設(shè)備讀取的或需要經(jīng)常使用的電子數(shù)據(jù)，可不移交檔案室，但檔案室需要對(duì)這些電子數(shù)據(jù)實(shí)行進(jìn)行登記，并加以控制。（2）檔案室到一定期限后再收集電子數(shù)據(jù)。為了更好地保障電子數(shù)據(jù)的長期保存與存取，需明確何時(shí)將應(yīng)歸檔的電子數(shù)據(jù)移交檔案室及相關(guān)責(zé)任。如《澳大利亞檔案法》第27條規(guī)定：已經(jīng)由形成部門保存了25年或形成部門不再對(duì)數(shù)據(jù)有直接使用要求的數(shù)據(jù)應(yīng)移交檔案館，按檔案館制定的方案處理[2]。另外，如果檔案室接收的是某電子數(shù)據(jù)的原載體，那么檔案室應(yīng)承擔(dān)保護(hù)該電子數(shù)據(jù)具有長期可存取性的責(zé)任。如果檔案室僅僅是拷貝了形成部門的電子數(shù)據(jù)，而尚未接收該電子數(shù)據(jù)原載體，那么應(yīng)該由形成部門負(fù)責(zé)保護(hù)該電子數(shù)據(jù)的長期存取問題。

2.規(guī)范流程，將檔案工作納入科研活動(dòng)和管理工作。科研檔案收集工作不能游離于科研活動(dòng)之外，應(yīng)該是科研工作的一個(gè)節(jié)點(diǎn)。只有實(shí)現(xiàn)科研檔案工作與科研活動(dòng)和管理工作的同規(guī)劃、同部署、同落實(shí)，才能做到檔案收集工作的全面覆蓋，解決科研檔案收集工作的滯后問題，更是做好科研電子數(shù)據(jù)收集的保障。（1）納入項(xiàng)目開題、結(jié)題工作。在項(xiàng)目開題前，檔案室需對(duì)其檔案預(yù)立卷情況進(jìn)行檢查，提出檔案建檔要求，明確可形成的檔案形式，制定分類表，發(fā)放檔案盒，并簽字確認(rèn)后，科研管理部門方可同意該項(xiàng)目開題。在項(xiàng)目結(jié)題驗(yàn)收前，檔案室需對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行檢查，確認(rèn)檔案的內(nèi)容和形式的完整性、真實(shí)性符合要求，并簽字確認(rèn)，項(xiàng)目管理部門才能同意其開展結(jié)題驗(yàn)收。（2）納入單位年度崗位晉升工作。將科研檔案收集工作納入崗位晉升工作可進(jìn)一步保障科研檔案的完整。檔案室對(duì)崗位晉升申請(qǐng)人員提交的材料進(jìn)行審核，確保其主持的結(jié)題項(xiàng)目已按要求完成歸檔，并簽字確認(rèn)后，單位人事部門才能同意該申請(qǐng)人參加當(dāng)年崗位聘任申請(qǐng)工作。當(dāng)然，將科研檔案工作納入科研活動(dòng)和管理工作流程不是一件容易的事情，需要“自上而下”開展工作才能實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，這本身就是一個(gè)單位管理工作的要求，需要檔案人員、檔案主管領(lǐng)導(dǎo)依據(jù)國家相關(guān)政策共同推進(jìn)。（3）推陳出新，重建科研檔案管理規(guī)范[3]。在大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展下，科研項(xiàng)目的類型逐漸增多，科研檔案的數(shù)量逐漸增多，新的科研檔案形式也不斷出現(xiàn)，必須結(jié)合實(shí)際，不斷重建科研檔案管理規(guī)范。一方面，針對(duì)不同的科研項(xiàng)目類型形成不同的歸檔范圍和收集要求，使科研人員在開展科研數(shù)據(jù)的收集時(shí)“有標(biāo)可依”。另一方面，針對(duì)新的科研數(shù)據(jù)形式制定相應(yīng)的收集工作的具體要求，包括載體形式、收集內(nèi)容、保管條件等，使科研人員在開展新形式科研數(shù)據(jù)的收集時(shí)“有章可循”。（4）明確目標(biāo)，保障重點(diǎn)科研項(xiàng)目工作順利開展。目前，我國各行各業(yè)對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)日益提升，最明顯的表現(xiàn)就是在很多項(xiàng)目管理制度中明確提出“在項(xiàng)目開展結(jié)題驗(yàn)收前必須開展項(xiàng)目檔案驗(yàn)收，否則項(xiàng)目不能開展竣工驗(yàn)收”，如軍工固定資產(chǎn)、基本建設(shè)項(xiàng)目、大科學(xué)工程、戰(zhàn)略先導(dǎo)、重大專項(xiàng)、修購項(xiàng)目等。檔案部門必須明確目標(biāo)，確保這些重點(diǎn)項(xiàng)目檔案順利通過驗(yàn)收，保障項(xiàng)目順利完成竣工。在不斷提升檔案工作重要性認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上推進(jìn)科研檔案收集工作，形成良性循環(huán)。

總之，雖然科研檔案收集工作是檔案工作的難題，但只要明確目標(biāo)，規(guī)范流程，提出適應(yīng)新形勢(shì)下的新的工作要求和工作策略，做好科研檔案收集工作就指日可待，應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代出現(xiàn)的科研檔案收集問題也能游刃有余。

參考文獻(xiàn)：

[1]蔣永芳.淺談“大數(shù)據(jù)時(shí)代”科研檔案收集歸檔管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（3）：93-94.

[2]談清輝.大數(shù)據(jù)時(shí)代國有企業(yè)科研檔案收集整理工作新模式探究[J].機(jī)電兵船檔案，2015（5）：54-57.

（作者單位：滕州市建筑設(shè)計(jì)院）