淺談對(duì)企業(yè)合同檔案管理工作的認(rèn)識(shí)

晏彩霞

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展壯大以及企業(yè)在生產(chǎn)和經(jīng)營工作中的發(fā)展需要，合同檔案在企業(yè)生產(chǎn)工作和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的地位越來越重要，它是企業(yè)從事經(jīng)濟(jì)活動(dòng)取得經(jīng)濟(jì)效益的橋梁和紐帶，是維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益的最基本依據(jù)，對(duì)企業(yè)的發(fā)展具有十分重要的意義。

一、企業(yè)合同檔案工作的重要作用

企業(yè)合同檔案是記錄和反映企業(yè)合同的簽訂、履行以及合同變更、轉(zhuǎn)讓、終止等活動(dòng)全過程的真實(shí)記錄和客觀反映。企業(yè)合同一經(jīng)簽訂，就擁有了法律效力，其條款中明確規(guī)定了雙方所擁有的權(quán)利、應(yīng)盡的義務(wù)、應(yīng)履行的責(zé)任及其相互關(guān)系，這種關(guān)系是建立在法律范疇內(nèi)，為法律所制約的。從合同的訂立、生效、履行、變更以及權(quán)利義務(wù)的轉(zhuǎn)讓、終止、違約責(zé)任等，都必須完全地、唯一地依據(jù)合同檔案，否則，就要承擔(dān)由此產(chǎn)生的法律后果。由于具有這一特殊作用，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下，合同檔案是維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益的最直接、最有效的方法和手段。在公司日常項(xiàng)目執(zhí)行過程中，通過完善合同檔案的簽訂，可以在合同執(zhí)行中明晰責(zé)任、規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。在出現(xiàn)糾紛時(shí)，合同檔案可提供法律依據(jù)，從而避免或減少企業(yè)的經(jīng)濟(jì)損失，為企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展、提高經(jīng)營服務(wù)水平起到重要作用。

二、企業(yè)合同檔案管理工作中存在的問題

（一）企業(yè)合同檔案難以及時(shí)歸檔。

1.合同承辦流程周期長(zhǎng)。企業(yè)合同分為工程類合同、生產(chǎn)類合同、設(shè)備類合同、經(jīng)營類合同以及服務(wù)類合同等。不同類合同由不同業(yè)務(wù)部門承辦，各業(yè)務(wù)人員對(duì)業(yè)務(wù)熟悉程度不同，所擬定和承辦的合同時(shí)間有所不同，而且合同在起草、審核、審批及簽訂時(shí)，需要經(jīng)過一系列復(fù)雜的環(huán)節(jié)，有些合同甚至要送交到對(duì)方單位去簽訂，辦理流程復(fù)雜、形成周期長(zhǎng)，形成的合同受內(nèi)外因素的影響，容易出現(xiàn)“中途截流”和分散保管的現(xiàn)象，從而不能按期移交歸檔，給檔案部門的收集工作帶來一定困難。

2.合同長(zhǎng)期滯留業(yè)務(wù)部門。有些合同由于業(yè)務(wù)人員對(duì)檔案工作重要性認(rèn)識(shí)不足，歸檔意識(shí)不強(qiáng)，還有些是業(yè)務(wù)人員覺得移交檔案室自己用起來不方便，為了自己工作上利用便利而不愿意移交，而檔案人員又不清楚這些合同是否辦理完畢，甚至不知道業(yè)務(wù)部門形成了哪些合同，這些合同長(zhǎng)時(shí)間滯留在業(yè)務(wù)人員手上，有的甚至拖至一年或一年以上不移交，業(yè)務(wù)人員一更換，造成了合同檔案中途丟失的現(xiàn)象。

3.檔案人員不熟悉業(yè)務(wù)。有些企業(yè)在各部門均設(shè)置兼職檔案人員，合同由這些兼職檔案人員負(fù)責(zé)收集歸檔，而兼職檔案人員都有自己的業(yè)務(wù)工作，他們對(duì)自己的業(yè)務(wù)很上心，而對(duì)歸檔工作卻是意識(shí)淡薄，總是拖拖拉拉，檔案人員不主動(dòng)去催交，他們就不會(huì)主動(dòng)來歸檔，致使合同不能按檔案管理規(guī)定的時(shí)間移交歸檔。

（二）企業(yè)合同檔案歸檔缺乏規(guī)范性。合同檔案的歸檔包括雙方從合同簽訂到終止整個(gè)過程中形成的具有保存價(jià)值的全部文字材料，如合同承辦情況、合同過程執(zhí)行情況、合同最終履行情況等等都要?dú)w檔保存。但在實(shí)際歸檔工作中，業(yè)務(wù)部門往往只將合同的文本或補(bǔ)充協(xié)議送交檔案部門，一些合同會(huì)簽文件、合同談判記錄、紀(jì)要、相關(guān)資質(zhì)文件以及合同變更索賠等相關(guān)文件都未歸檔。有些合同不是企業(yè)法人親自簽訂，而是委托代理簽訂的，但法人授權(quán)委托書及身份證復(fù)印件都未歸檔，一些企業(yè)由于合同承辦人員缺乏合同業(yè)務(wù)相關(guān)的基礎(chǔ)知識(shí)，造成合同內(nèi)容缺乏完整性，合同格式不規(guī)范，合同中出現(xiàn)錯(cuò)字，錯(cuò)誤編號(hào)等現(xiàn)象，使合同文本不規(guī)范，給合同執(zhí)行過程中帶來不必要的麻煩，影響了合同歸檔的質(zhì)量。

（三）企業(yè)合同檔案得不到重視。一些企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重視不夠，認(rèn)為檔案工作不是企業(yè)主要工作，不能給企業(yè)帶來一定的經(jīng)濟(jì)效益。因此，檔案人員多配備為兼職人員，這些兼職人員把檔案工作作為輔助工作，對(duì)檔案工作投入精力不足，又沒有經(jīng)過合同及檔案專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，對(duì)合同檔案的歸檔要求，歸檔范圍、合同檔案的分類等業(yè)務(wù)不熟悉，業(yè)務(wù)人員交什么檔案人員收什么，全不全，規(guī)范不規(guī)范均提不出明確要求，同時(shí)由于檔案人員不懂合同業(yè)務(wù)的相關(guān)知識(shí)，把與合同有關(guān)的文件材料沒有作為合同的一個(gè)整體組在一起，既沒有進(jìn)行系統(tǒng)的、科學(xué)的分類，也沒有按照檔案管理要求進(jìn)行排序、編號(hào)，編目等，造成合同檔案在使用過程中查找困難，不能有效提供利用。

三、對(duì)企業(yè)合同檔案管理工作的建議

（一）建立規(guī)范的合同管理程序，確保有序歸檔

1.建立合同管理臺(tái)帳。企業(yè)合同承辦部門應(yīng)按照檔案管理的規(guī)定，建立規(guī)范的合同管理臺(tái)帳，將每一份合同的名稱、合同編號(hào)、簽訂日期、合同金額、付款情況、履行情況以及合同變更、終止、索賠等有關(guān)信息逐一記錄在合同臺(tái)帳上，并及時(shí)做好臺(tái)帳內(nèi)容的更新工作。檔案人員根據(jù)臺(tái)帳記錄的相關(guān)內(nèi)容，一方面清楚業(yè)務(wù)部門形成了哪些合同，另一方面根據(jù)臺(tái)帳記載的相關(guān)信息收集應(yīng)歸檔的合同文件，既保證合同檔案的齊全完整性，又便于同一合同形成的相關(guān)文件組在相同的案卷中。

2.統(tǒng)一合同蓋章工作。合同經(jīng)雙方法定人簽字并加蓋印章后即為完成。因此，抓好合同蓋章工作是收集合同檔案的重要環(huán)節(jié)。企業(yè)可以規(guī)定各業(yè)務(wù)部門所形成的合同全部由企業(yè)文書人員統(tǒng)一蓋章，文書人員在對(duì)合同蓋章時(shí)將合同名稱和承辦部門進(jìn)行編號(hào)登記，檔案人員把登記蓋章的情況作為跟蹤合同檔案的依據(jù)，收集應(yīng)歸檔的合同文件，能夠確保企業(yè)合同檔案收集的齊全完整性和準(zhǔn)確系統(tǒng)性。

3.定期辦理移交工作。企業(yè)應(yīng)規(guī)定合同承辦部門自合同簽訂生效后，一個(gè)星期內(nèi)將合同文本向檔案部門移交歸檔，對(duì)于合同在履行過程中所形成的文件材料，由合同業(yè)務(wù)部門隨時(shí)收集并保存，于年底前歸檔，檔案人員在接收合同檔案時(shí)，要認(rèn)真檢查合同檔案內(nèi)容是否真實(shí)、齊全、完整，應(yīng)歸檔文件上有關(guān)單位或負(fù)責(zé)人的簽字、蓋章手續(xù)是否齊全，合同文件資料是否與實(shí)際合同內(nèi)容相一致。對(duì)于不真實(shí)、不準(zhǔn)確的文件資料一律退回，補(bǔ)充完善后再接收，以確保歸檔合同的質(zhì)量。

（二）健全完善的合同檔案制度，確保歸檔規(guī)范

沒有規(guī)矩，不成方圓。要使合同檔案規(guī)范化和科學(xué)化，就要建立完善的合同檔案管理制度，使合同歸檔工作有章可循。因此企業(yè)要根據(jù)自身業(yè)務(wù)內(nèi)容所產(chǎn)生的合同種類，制訂《合同檔案歸檔制度》，將合同歸檔職責(zé)、歸檔時(shí)間、歸檔范圍、移交手續(xù)、借閱利用程序以及檢查考核等內(nèi)容制定在歸檔制度中，并將制度執(zhí)行情況納入有關(guān)部門及人員年度考核中。做到各業(yè)務(wù)部門及檔案人員分工明確，職責(zé)清晰，交接規(guī)范有序，才能保證合同檔案收集齊全，有效歸檔。

參考文獻(xiàn)：

1.企業(yè)合同檔案管理淺析（周卓穎）蘭臺(tái)世界2014.

2.淺談企業(yè)經(jīng)營管理中合同檔案工作的重要性（李瑩）公共管理2015.