新形勢下如何提高辦公室管理技能

王賀敏

摘要：當(dāng)下，事業(yè)單位辦公室的政治思想教育和檔案管理工作對于管理處的各項中心工作起著重要的推動作用。因此，加強辦公室管理內(nèi)容就事業(yè)單位未來發(fā)展來說意義不可小覷。在新的時代和形勢背景之下，事業(yè)單位辦公室政治思想教育和檔案管理工作進行不斷創(chuàng)新的意義在逐步加深擴大，相關(guān)事業(yè)單位應(yīng)該借此機遇抓住時代的先機，對于事業(yè)單位辦公室政治思想教育和檔案管理工作的創(chuàng)新速度進行加快，為自身單位的未來營造一個足夠良好的發(fā)展條件。

關(guān)鍵詞：新形勢;管理創(chuàng)新;事業(yè)單位;辦公室政治教育;檔案管理

引言

新形勢下，國內(nèi)科技事業(yè)迅猛發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)開始滲入社會經(jīng)濟活動的方方面面，并對人們的生活與工作產(chǎn)生了深刻的影響，與此同時企事業(yè)單位的辦公環(huán)境也產(chǎn)生了新的變化，這使得辦公室檔案管理工作既面臨著新的機遇，也要迎接新的挑戰(zhàn)，面對新形勢下制約辦公室政治思想教育、檔案管理水平提升的各類問題，要提升辦公室管理技能，就必須審時度勢。

1辦公室管理的內(nèi)容

在單位內(nèi)部，辦公室管理工作作為其內(nèi)部各項事務(wù)的協(xié)調(diào)機構(gòu)，其重要作用非常明顯。而一般認(rèn)為辦公室管理工作的主要工作內(nèi)容，即對單位內(nèi)部各種資料進行收集及整理，同時下達(dá)上級決策、對信息進行傳遞等，從工作形式上來看，辦公室管理工作是集文秘、信息、組織為一體的工作機構(gòu)，辦公室管理的目的就是保障單位內(nèi)部各項工作的順利進行。其主要作用即承上啟下，對上給予決策幫助，而對下層工作人員起到一定的指揮與疏導(dǎo)作用。在單位進行規(guī)劃或者決策的過程中，辦公室可以為其提供完整、真實的數(shù)據(jù)信息以供其參考，為相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)人員的決策工作提供一定的理論基礎(chǔ)。

與此同時，辦公室還可以就單位發(fā)展現(xiàn)狀提出建設(shè)性意見，實現(xiàn)各部門之間的整體掌握，協(xié)調(diào)各項工作，在保證單位的經(jīng)濟效益基礎(chǔ)上，提高各部門的工作效率，從而減少內(nèi)部不必要的資源浪費。有效、高質(zhì)量的辦公室管理工作可以實現(xiàn)各項事務(wù)之間的協(xié)調(diào)發(fā)展，極大地提高單位的競爭力，保障其后續(xù)的穩(wěn)定發(fā)展。在新的發(fā)展形勢下，事業(yè)單位對辦公室管理工作予以厚望，同時也提出了更高的要求。對此，辦公室管理工作人員必須在了解自身實際發(fā)展情況的基礎(chǔ)上采取科學(xué)、有效的措施來解決所存在的問題，在不斷探索的過程中進行創(chuàng)新，以此來提高辦公室管理工作水平，從而促進其后期的穩(wěn)定發(fā)展。

2事業(yè)單位辦公室管理創(chuàng)新中存在的問題

當(dāng)下，對事業(yè)單位辦公室政治思想教育與檔案管理工作進行創(chuàng)新的過程中還存在著許多不可忽視的問題，主要包括但不限于以下內(nèi)容：

2.1管理工作的形式化。

在實際工作當(dāng)中，事業(yè)單位辦公室人事與檔案管理工作的形式化極為嚴(yán)重和突出，大部分事業(yè)單位的人事與檔案管理工作的實質(zhì)就是為了記錄而記錄，故而喪失了檔案管理工作本身是利用基礎(chǔ)檔案資源和數(shù)據(jù)中的內(nèi)容來為其他事業(yè)單位部門提供幫助和服務(wù)的功能。盡管在當(dāng)下，部分的人事與檔案管理工作做出了信息化的改變和進步，但是信息化后的檔案管理資料仍舊不能夠根據(jù)事業(yè)單位其他部門的需要來提供適當(dāng)?shù)膭討B(tài)化信息內(nèi)容，至少是單純地對數(shù)據(jù)和資料進行堆積，喪失了檔案管理工作是為了獲得效益的本質(zhì)，因此再多的改進也只是徒有其表的花樣。

2.2落后的檔案管理信息化程度。

隨著世界范圍內(nèi)的技術(shù)革命，傳統(tǒng)的辦公室檔案管理工作模式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能夠滿足新形勢下事業(yè)單位對于辦公室檔案管理工作的需要。單位各方面管理內(nèi)容中的信息化程度不斷加深，大量的工作內(nèi)容早已從紙面轉(zhuǎn)移到屏幕之上，從紙質(zhì)資料變?yōu)殡娮淤Y料也就對于當(dāng)下事業(yè)單位辦公室管理工作提出了信息化的需求，然而，一些辦公室檔案管理信息化程度落后嚴(yán)重，仍舊處于傳統(tǒng)狀態(tài)之下，因此大量的工作所需數(shù)據(jù)和資料以及人事材料并不能夠做到及時地整理和匯總，進而對于辦公室檔案管理工作中為事業(yè)單位進行決策提供相關(guān)材料和數(shù)據(jù)的效率產(chǎn)生了不可逆轉(zhuǎn)的負(fù)面影響。

3事業(yè)單位辦公室管理創(chuàng)新的具體措施

3.1建立健全辦公室管理體系

針對事業(yè)單位辦公室管理工作現(xiàn)階段所面對的問題，單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員必須在加強辦公室管理意識的基礎(chǔ)上加大資金投入與制度建設(shè)。首先，領(lǐng)導(dǎo)人員必須建立健全辦公室管理體系，在對辦公室管理工作現(xiàn)狀進行合理分析的基礎(chǔ)上建立相應(yīng)的管理制度與懲戒制度，在內(nèi)部形成秩序井然的工作氛圍。與此同時，還要采取科學(xué)的管理工作方法來提高工作人員的自我管理意識，對內(nèi)部的各項事務(wù)進行協(xié)調(diào)，保證領(lǐng)導(dǎo)人員獲得準(zhǔn)確信息，確?；鶎尤藛T的工作執(zhí)行。完善的辦公室管理制度能夠讓工作人員在辦公時有章可循，以此來規(guī)范工作人員的行為，保證文件、信息處理等工作的有效進行，在一定程度上節(jié)約人力和物力，進一步提升辦公室管理工作的效率。而新的工作標(biāo)準(zhǔn)，也能夠促進工作人員自我責(zé)任意識的增強，從而改變工作人員學(xué)習(xí)創(chuàng)新的思想態(tài)度，通過管理人員的高效工作進一步提高辦公室管理工作效率。

3.2對于事業(yè)單位中管理策略進行優(yōu)化。

對于事業(yè)單位中管理策略進行優(yōu)化，首要之務(wù)就是對自身思想態(tài)度和認(rèn)識進行端正。相關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層面要以身作則，正確對于辦公室管理工作的重要性提高認(rèn)識，進而對于其他部門辦公室管理工作人員進行正確的引導(dǎo)，使其認(rèn)識到自身工作的關(guān)鍵。除此之外，可以利用各種會議、宣傳來對辦公室管理工作人員的責(zé)任意識進行加強。

其次，需要對事業(yè)單位辦公室管理工作當(dāng)中的相關(guān)工作人員的專業(yè)素質(zhì)進行提高。相關(guān)工作人員為了適應(yīng)新的市場環(huán)境和事業(yè)單位的未來發(fā)展情況，不僅要對于檔案管理方面專業(yè)知識進行掌握，同樣也需要對于信息技術(shù)方面的知識進行掌握，要具備利用計算機軟件設(shè)備提高管理工作質(zhì)量的能力，最后，也需要對于辦公室管理工作信息化程度進行加快和加深，不僅能夠提高工作效率，同時也可以對管理工作質(zhì)量進行提高。

3.3對于檔案管理工作信息多元化的實現(xiàn)。

主要包括三方面的內(nèi)容：對于更加完善的數(shù)字化檔案庫的建立、對于檔案管理工作的水平和質(zhì)量的提高、對于檔案管理工作重組的實現(xiàn)。

具體來說，首先為了適應(yīng)新形勢下大時代背景所提出的數(shù)字化需求，因此對于事業(yè)單位辦公室檔案管理工作創(chuàng)新而言對數(shù)字化檔案庫的建立是必不可少的內(nèi)容，需要在小范圍內(nèi)對軟件進行改進或者是開發(fā)，借此機會再對成熟的數(shù)據(jù)管理相關(guān)計算機軟件進行引入，從而完成對于事業(yè)單位辦公室管理工作的效率和適應(yīng)性進行保證的目標(biāo)。值得一提的是，需要對相關(guān)檔案和數(shù)據(jù)的安全性做出足夠的保護，再談及使檔案管理工作信息化適應(yīng)事業(yè)單位實際情況。其次，需要針對事業(yè)單位中不同部門的不同環(huán)境、不同時段特征來具體進行信息統(tǒng)計流程的制定，保證相關(guān)檔案數(shù)據(jù)信息的收集和處理工作的統(tǒng)一，再對信息管理與服務(wù)的具體內(nèi)容中心進行建立。

結(jié)束語

綜上所述，新形勢下的辦公室管理工作是一項系統(tǒng)性的工作，要提升辦公室管理工作的效率與質(zhì)量，就必須審時度勢，積極創(chuàng)新。作為單位領(lǐng)導(dǎo)、管理工作者，需要不斷創(chuàng)新管理思想，創(chuàng)新管理方式方法，促使辦公室管理工作良性開展。

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（作者單位：保定市西大洋水庫管理處）