事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)路徑研究

李明洋

摘 要：事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)普遍存在著資金和設(shè)備不足、管理制度不健全、相關(guān)工作人員專業(yè)素質(zhì)較低等諸多問(wèn)題，導(dǎo)致檔案數(shù)字化建設(shè)遇到了諸多的阻礙，嚴(yán)重影響到了檔案管理工作效果，事業(yè)單位各項(xiàng)工作的開(kāi)展效果也會(huì)呈現(xiàn)不佳狀態(tài)。希望本文的研究可以給事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)提供參考和借鑒，從而推進(jìn)相關(guān)工作的穩(wěn)定高效開(kāi)展，確保檔案資料得到最大程度的開(kāi)發(fā)和利用，促使事業(yè)單位檔案信息化管理得以早日實(shí)現(xiàn)。鑒于此，文章結(jié)合筆者多年工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)路徑研究提出了一些建議，僅供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位檔案數(shù)字化;存在的問(wèn)題;建設(shè)措施

引言

數(shù)字化背景下，檔案信息資源建設(shè)、檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)以及檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)是事業(yè)單位檔案管理工作的核心，是事業(yè)單位檔案管理工作應(yīng)當(dāng)把握的重點(diǎn)。當(dāng)前，部分事業(yè)單位對(duì)于檔案數(shù)字化建設(shè)存在認(rèn)識(shí)誤區(qū)，無(wú)法最大限度發(fā)揮數(shù)字化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，制約了單位檔案管理模式的創(chuàng)新步伐，降低了檔案的價(jià)值。為此，事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)具有多條路徑，可以從不同層面加以展開(kāi)。但總體而言，提升檔案管理工作的規(guī)范性，確保檔案的安全性，是檔案數(shù)字化建設(shè)中不變的原則。相信在檔案管理人員努力下，檔案所創(chuàng)造的經(jīng)濟(jì)效益以及社會(huì)效益也會(huì)隨之提升。

1、檔案數(shù)字化建設(shè)的概念

數(shù)字信息化背景下的檔案管理在學(xué)界上被稱為檔案數(shù)字化建設(shè)，即將數(shù)字信息化技術(shù)融入到檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，改變檔案載體、檔案形式的同時(shí)，提升檔案管理實(shí)效。檔案數(shù)字化建設(shè)具體又可以包括兩方面的內(nèi)容。一方面，檔案數(shù)字化建設(shè)是數(shù)字信息化技術(shù)與檔案管理工作融合的產(chǎn)物，這就意味著檔案將會(huì)以數(shù)據(jù)化的形式表現(xiàn)出來(lái)。例如，當(dāng)前我們現(xiàn)實(shí)生活中常見(jiàn)的電子檔案，就是檔案數(shù)字化建設(shè)工作的成果體現(xiàn)。另一方面，檔案數(shù)字化建設(shè)包含紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化以及電子檔案錄入等兩項(xiàng)工作。檔案管理專責(zé)既需要對(duì)原有重要的紙質(zhì)檔案進(jìn)行集中掃描，將其轉(zhuǎn)化為相應(yīng)的電子檔案，也要對(duì)現(xiàn)階段產(chǎn)生的電子文件進(jìn)行歸檔，最終實(shí)現(xiàn)集成化管理以及一體化管理。

2、事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)存在的主要問(wèn)題

2.1資金和設(shè)備不足

要想保證事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的順利進(jìn)行，必須要有充足的資金和完善的設(shè)備設(shè)施作為有力支撐，否則很多工作都會(huì)因資金的匱乏或者是設(shè)備的短缺而無(wú)法開(kāi)展。目前部分領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案的數(shù)字化建設(shè)是沒(méi)有必要的，不能投入充足的資金用于購(gòu)買(mǎi)硬件設(shè)備和功能軟件，給相關(guān)工作人員發(fā)放的薪酬也不多，致使設(shè)備型號(hào)落后，性能不佳，人員工作積極性較差等問(wèn)題屢見(jiàn)不鮮，嚴(yán)重制約了事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)步伐。

2.2檔案管理人員的素質(zhì)有待提高

數(shù)字化的檔案管理，對(duì)管理人員有著更高的要求，需要管理人員既要懂管理業(yè)務(wù)，又要將其與數(shù)字化技術(shù)結(jié)合起來(lái)，共同作用于檔案管理中，但是就事業(yè)單位的情況來(lái)看，在配置管理人員方面還存在一定的不足，主要表現(xiàn)在很多檔案管理人員對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作流程十分熟悉，但是對(duì)數(shù)字化技術(shù)了解地不夠深入，對(duì)于檔案數(shù)字化管理模式還無(wú)法做到完全掌握，這就會(huì)降低事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的工作效率和工作質(zhì)量，阻礙檔案數(shù)字化管理的進(jìn)步。

3、事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)措施

3.1將管理中涉及到的預(yù)算進(jìn)行適當(dāng)?shù)脑黾?/p>

數(shù)字化檔案管理是需要一定的投入，特別是資金的投入。資金作為工作的基礎(chǔ)，所以事業(yè)單位在編制工作預(yù)算時(shí)，要按照工作以及有關(guān)規(guī)定的要求，對(duì)單位的檔案管理方面進(jìn)行必要的資金投入，其主要著眼點(diǎn)聚焦于數(shù)字化技術(shù)的開(kāi)發(fā)以及應(yīng)用，給檔案管理提供科學(xué)的工作設(shè)備。在預(yù)算上，事業(yè)單位也要認(rèn)真聽(tīng)取財(cái)務(wù)人員特別是上級(jí)財(cái)務(wù)部門(mén)的意見(jiàn)和建議，根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整和投入，確保在增加預(yù)算方面做到依法依規(guī)。

3.2進(jìn)一步增強(qiáng)管理人員的素質(zhì)和水平

在數(shù)字化技術(shù)的引導(dǎo)下，檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)特別是應(yīng)用數(shù)字化的能力非常重要。所以事業(yè)單位要認(rèn)真培養(yǎng)專業(yè)的管理人員，并不斷提升管理人員的素質(zhì)。具體表現(xiàn)在以下方面，首先，要給管理人員進(jìn)行科學(xué)的培訓(xùn)。通過(guò)不同的培訓(xùn)形式，讓管理人員學(xué)習(xí)最新的檔案管理業(yè)務(wù)以及信息技術(shù)，并對(duì)管理人員掌握技能的情況開(kāi)展科學(xué)、全面地考核，使得管理人員能夠?qū)⑴嘤?xùn)收獲的知識(shí)有效應(yīng)用到管理中。

3.3完善檔案管理安全保密制度

在事業(yè)單位檔案數(shù)字化的應(yīng)用給工作人員帶來(lái)方便的同時(shí)，也要注意到檔案數(shù)字化的安全工作。數(shù)字檔案主要利用網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，因此，其安全必須要得到保證，否則一旦遭到黑客、病毒的攻擊與入侵，就會(huì)給事業(yè)單位的各項(xiàng)工作造成不利的影響。因此，必須要結(jié)合實(shí)際情況，加強(qiáng)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)入口的安全，安裝殺毒軟件，設(shè)置防火墻，或者限制訪問(wèn)權(quán)限;定期更新數(shù)據(jù)庫(kù)與病毒庫(kù)，做好文件、檔案的備份工作，一旦發(fā)生意外，也不會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)資料丟失。檔案管理人員應(yīng)具備檔案保密意識(shí)和安全意識(shí)，只有在切實(shí)需要時(shí)才能夠打開(kāi)所需要的信息，使用完畢應(yīng)當(dāng)及時(shí)關(guān)閉，防止信息外泄。事業(yè)單位還要定期對(duì)軟硬件進(jìn)行維護(hù)和檢查，了解其是否存在問(wèn)題，及時(shí)更新，提高檔案的利用率與使用安全。

3.4積極運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)

事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)可以歸結(jié)為數(shù)字化總體規(guī)劃設(shè)計(jì)、數(shù)字化設(shè)備選型、軟件開(kāi)發(fā)、查詢管理、安全保障等多項(xiàng)工作。任何一項(xiàng)工作都不是無(wú)的放矢的，而是需要與事業(yè)單位的運(yùn)營(yíng)情況及檔案管理工作需求緊密結(jié)合起來(lái)，建立檔案管理信息系統(tǒng)。該系統(tǒng)應(yīng)具有較強(qiáng)的可擴(kuò)展性和在線擴(kuò)容性，以滿足事業(yè)單位的職能變化需求。系統(tǒng)還應(yīng)具有較高的可靠性，例如，采用磁盤(pán)陣列產(chǎn)品在結(jié)構(gòu)及硬件組成上應(yīng)完全冗余設(shè)計(jì)，確保不會(huì)出現(xiàn)單點(diǎn)故障，從而保證檔案管理信息系統(tǒng)的安全運(yùn)行;采用光纖磁盤(pán)陣列產(chǎn)品，使檔案軟件系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)在線實(shí)時(shí)升級(jí)，采用基于Web Browser圖形管理界面，讓維護(hù)變得更加簡(jiǎn)便化。

結(jié)束語(yǔ)

在事業(yè)單位中，要對(duì)檔案管理的新特點(diǎn)進(jìn)行有效研究，并對(duì)檔案管理中呈現(xiàn)出的新的發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行認(rèn)真研究部署。隨著檔案管理數(shù)字化的加劇，要進(jìn)一步強(qiáng)化創(chuàng)新的工作理念，認(rèn)真研究并部署檔案管理的有效對(duì)策，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的發(fā)展方向。

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