辦公系統(tǒng)在企業(yè)行政管理中的應(yīng)用研究

肖華麗

摘要：現(xiàn)如今我國計算機行業(yè)在國家經(jīng)濟發(fā)展水平不斷提升的背景下也在飛速發(fā)展，進而衍生出了很多先進的辦公系統(tǒng)，現(xiàn)代企業(yè)需要借助這些系統(tǒng)來優(yōu)化自身的工作結(jié)構(gòu)，提升工作效率，尤其對于行政管理效率的提升來說有著關(guān)鍵的意義。本文就此問題展開分析，主要闡述以流程管理為核心的辦公系統(tǒng)對于現(xiàn)代企業(yè)行政管理工作來說有著何種價值以及具體應(yīng)用，并提出了一些可以創(chuàng)新的方面，希望理論的研究可以有助于此項工作更好地開展。

關(guān)鍵詞：辦公系統(tǒng);現(xiàn)代企業(yè);行政管理;應(yīng)用

行政辦公系統(tǒng)指的是一種通用型的網(wǎng)絡(luò)化辦公平臺，它不僅可以在企業(yè)中使用，在事業(yè)單中也同樣適用。通過瀏覽器與服務(wù)器的結(jié)合，這樣的架構(gòu)特征并不需要安裝特定的客戶端，還可以在內(nèi)部配備網(wǎng)絡(luò)以及手機短信功能，這樣的優(yōu)勢能夠極大地提升企業(yè)各個部門的工作效率。故探討將其應(yīng)用于企業(yè)行政管理中的相關(guān)問題十分有必要。

一、辦公系統(tǒng)在企業(yè)行政管理中應(yīng)用的價值

首先，行政辦公系統(tǒng)對于一個企業(yè)來說是其政務(wù)管理系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)審批工作的關(guān)鍵辦公平臺，這一系統(tǒng)包含著非常廣泛的模塊[1]，例如電子郵件的收發(fā)、公告通知的發(fā)布以及檔案信息管理等多個工作中的關(guān)鍵部分，這些單個關(guān)鍵部分的優(yōu)化能提升每個模塊的工作效率，進而促進整體工作流程的優(yōu)化，工作效率的提升。其次，這一系統(tǒng)在現(xiàn)代企業(yè)行政管理工作中的推行是企業(yè)管理模式的一次重大轉(zhuǎn)變，凸顯了科學(xué)合理的管理方式的重要價值，而不是一直將以往經(jīng)驗式管理模式當(dāng)做固定信條，不加以改變。企業(yè)行政辦公系統(tǒng)的建立也能促使企業(yè)自身的業(yè)務(wù)不斷向著自動化的方向發(fā)展，借助科學(xué)的管理模式能夠促進工作效率的提升，還能讓企業(yè)在市場中有著更強的競爭力。

二、具體應(yīng)用研究

在企業(yè)內(nèi)部構(gòu)建起良好的行政辦公系統(tǒng)能夠促進企業(yè)內(nèi)部各個部門之間的聯(lián)系，更好地進行資源共享，這也正好契合了信息化建設(shè)的要求以及實現(xiàn)無紙化辦公的訴求。行政辦公系統(tǒng)除了能夠有效提升多個部門之間的協(xié)同工作效率，還可以幫助企業(yè)將日常工作網(wǎng)絡(luò)化，其在企業(yè)行政管理工作的各個環(huán)節(jié)都有著重要的應(yīng)用價值。本文主要從具體管理、業(yè)務(wù)流程以及工作監(jiān)督三個方面具體展開，分析這一系統(tǒng)的具體應(yīng)用。

（一）促進精細化管理

要使得企業(yè)行政管理工作有著穩(wěn)定的工作流程，精細化的管理方式非常必要，借助行政辦公系統(tǒng)就可以很好地實現(xiàn)這一目的，通過在企業(yè)內(nèi)部構(gòu)建明確的管理委員會來將企業(yè)中多個部門之間的工作以及業(yè)務(wù)流程完整、全面地進行梳理[2]。再挑選每個部門中的重要管理人員來完成流程梳理并確定出一套科學(xué)完備的規(guī)范以及模板，在此過程進行之前，有必要對于這些人員進行一定的培訓(xùn)，盡可能讓最終的梳理成果更加有效，讓業(yè)務(wù)流程更加規(guī)范。構(gòu)建起科學(xué)的流程后，不同崗位的員工應(yīng)該有特定的職責(zé)以及相應(yīng)的業(yè)務(wù)流程辦理權(quán)限，對此應(yīng)該明確標(biāo)示，故應(yīng)該先確定每個崗位應(yīng)該履行的職責(zé)以及可以享受的權(quán)限，做到明確分工。此外，業(yè)務(wù)流程管理工作也要不斷細化，具體來說，應(yīng)該對于業(yè)務(wù)流程進行科學(xué)分類以實現(xiàn)良好的管理，而且流程中的每個環(huán)節(jié)都應(yīng)該有特定的責(zé)任部門來對于此環(huán)節(jié)的運行情況進行科學(xué)管控，每一環(huán)節(jié)的負責(zé)人也要定期接受考核以促使其不斷提升自身的工作水平以及責(zé)任意識。

（二）優(yōu)化業(yè)務(wù)流程

在現(xiàn)存的企業(yè)行政管理工作中有著很多典型問題阻礙著這一工作效率的提升，其中業(yè)務(wù)流程管理就是一個要點問題。典型的如流程審批環(huán)節(jié)冗余，一個流程需要部門多次審批，在這樣的工作安排下運行效率自然非常低。此外還有業(yè)務(wù)流程不能適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的情況，必須及時更新，這樣才能提升工作效率。對此，采用行政辦公系統(tǒng)可以有效緩解這些問題，開發(fā)出相應(yīng)的效率檢測系統(tǒng)來對于整個工作進行監(jiān)測，這樣能及時發(fā)現(xiàn)工作中運行效率低的部分，進而有針對性地分析，找出導(dǎo)致運行效率低下的原因，再具體分析改善措施。借助這一系統(tǒng)能提升發(fā)現(xiàn)問題的速度以及準(zhǔn)確率，讓企業(yè)找準(zhǔn)問題，快速優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，進而促使工作效率的切實提升。

（三）強化監(jiān)督體系

企業(yè)要發(fā)展，各項制度需要透明化，同樣的，關(guān)鍵工作的如文件處理流程等也應(yīng)該具有透明性，對此，辦公系統(tǒng)在行政管理工作中所進行的工作如流程審批等可以通過實行分級管理來適度放權(quán)以實現(xiàn)對于流程的監(jiān)控[3]。具體來說，送審文件、流程審批等工作要公開且透明，對其監(jiān)控也要實現(xiàn)可視化，而且還要明確記錄相關(guān)工作人員的審批時間以及具體的意見。各個部門管理業(yè)務(wù)的可視化可通過分級管理來實現(xiàn)，強化對于流程的監(jiān)控，對于每一項事務(wù)的處理都要有明確的記錄，確保后續(xù)可追蹤查看，這對于企業(yè)今后的考核工作有著極大的幫助，還能為企業(yè)限時辦結(jié)的安排提供參考。這也是行政辦公系統(tǒng)的一大優(yōu)勢，可視化以及可監(jiān)控性，讓所有環(huán)節(jié)盡可能透明或者能夠被有效監(jiān)管，對于企業(yè)行政管理工作的進步來說有著重要的促進作用，能夠避免很多不必要的矛盾，讓工作的運行更加順暢。

三、創(chuàng)新點分析

不管何種系統(tǒng)，要長期發(fā)揮優(yōu)勢，必然要緊隨時代發(fā)展，辦公系統(tǒng)也要不斷地進行創(chuàng)新，讓其可應(yīng)用范圍更大。

（一）開發(fā)信息辦公系統(tǒng)

企業(yè)可以開發(fā)一套特定的內(nèi)部使用信息提示系統(tǒng)，促使企業(yè)內(nèi)部辦系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程的高效運行，尤其是在業(yè)務(wù)流程審批等環(huán)節(jié)，能夠更加方便。系統(tǒng)可以涉及以下幾個方面：流程信息提醒、回復(fù)以及必要的流程代辦、審批等。例如客戶需要進行某一業(yè)務(wù)流程的代辦，通過信息提醒可以及時通知客戶前來辦理，若不能親自辦理，則可以在手機上選擇委托代辦，這就是系統(tǒng)內(nèi)流程委托功能的重要性。這樣的處理方式可以極大程度上提升工作效率，避免辦理流程的拖延，而且還可以通過手機及時查看辦理進度。

（二）自動考核系統(tǒng)

對于員工的考核是行政管理工作中的一個重要部分，企業(yè)可以開發(fā)自動考核系統(tǒng)，根據(jù)自身的具體需求設(shè)置相應(yīng)的模塊，如流程管理以及考核模塊、節(jié)假日管理模塊等，還可根據(jù)自身需求來添加相應(yīng)的模塊，目的都是強化考核流程[4]。借助這一系統(tǒng)，可以對于這些方面的數(shù)據(jù)進行快速分析，并將所得數(shù)據(jù)及時輸入企業(yè)員工業(yè)績系統(tǒng)中，節(jié)假日的數(shù)據(jù)信息可以兩種模式，一種是全日制型，另一種是去除節(jié)假日型，這樣可以讓考核工作更加人性化，也能讓考核系統(tǒng)的靈活性更強。

四、結(jié)束語

綜上所述，企業(yè)行政管理工作內(nèi)容繁雜但又非常重要，將辦公系統(tǒng)引入此項管理工作中能夠有效提升工作效率，也是企業(yè)發(fā)展、創(chuàng)新思想的體現(xiàn)。辦公系統(tǒng)對于企業(yè)行政管理工作中的各個環(huán)節(jié)都有著重要的作用，通過開發(fā)相應(yīng)的系統(tǒng)功能可以實現(xiàn)精細化管理、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程以及強化管控。但是也要對這一系統(tǒng)進行及時創(chuàng)新，讓其更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

參考文獻：

[1]劉建萍.OA辦公自動化系統(tǒng)在集團企業(yè)信息管理中的應(yīng)用[J].新疆化工，2015 （2）：21-23.

[2]朱淼.電網(wǎng)企業(yè)辦公室行政管理的應(yīng)用策略研究[J].現(xiàn)代企業(yè)文化，2017 （23）.

[3]王成全.協(xié)同技術(shù)在企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)中的作用分析[J].黑龍江科技信息，2008 （08）：89.

[4]郭駿，姚振，張靖，etal.“協(xié)同辦公”系統(tǒng)在企業(yè)管理中的應(yīng)用與探索[J].通訊世界，2018，341 （10）：324-325.