財(cái)務(wù)共享建設(shè)中應(yīng)收業(yè)務(wù)規(guī)劃研究

婁春芝 顧全根 劉詩(shī)茗

【摘要】 ?隨著集團(tuán)公司業(yè)務(wù)的發(fā)展，原有的財(cái)務(wù)管理模式已不再適用，公司較普遍地采用了財(cái)務(wù)共享的模式。文章以S集團(tuán)為例探討財(cái)務(wù)共享建設(shè)初期的應(yīng)收業(yè)務(wù)規(guī)劃，通過(guò)對(duì)應(yīng)收業(yè)務(wù)管理制度和控制流程的分析，找出存在的主要問(wèn)題，提出了制度統(tǒng)一的內(nèi)容和流程再造的構(gòu)思，對(duì)公司財(cái)務(wù)共享建設(shè)初期的應(yīng)收業(yè)務(wù)規(guī)劃有較現(xiàn)實(shí)的參考價(jià)值。

【關(guān)鍵詞】 ??集團(tuán)公司;財(cái)務(wù)共享;應(yīng)收業(yè)務(wù);流程再造

【中圖分類號(hào)】 ?F233 ?【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】 ?A ?【文章編號(hào)】 ?1002-5812（2019）14-0076-03

隨著集團(tuán)公司業(yè)務(wù)范圍的逐漸擴(kuò)大，傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式已不適用集團(tuán)公司發(fā)展的需要，大多集團(tuán)公司采用建設(shè)財(cái)務(wù)共享中心。通過(guò)財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)，以提高工作效率，降低企業(yè)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，加速企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程。建設(shè)財(cái)務(wù)共享中心過(guò)程中，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)制度與流程的標(biāo)準(zhǔn)化極為重要，它將會(huì)影響最終財(cái)務(wù)共享的實(shí)施效果，對(duì)于與客戶往來(lái)較多的應(yīng)收業(yè)務(wù)更是如此。本文以S集團(tuán)財(cái)務(wù)共享建設(shè)初期為例，探討財(cái)務(wù)共享建設(shè)中應(yīng)收業(yè)務(wù)規(guī)劃的問(wèn)題。

一、應(yīng)收業(yè)務(wù)規(guī)劃的重要性

隨著集團(tuán)公司業(yè)務(wù)范圍的發(fā)展，原有的財(cái)務(wù)管理模式已經(jīng)不再適用。以依托信息技術(shù)對(duì)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)進(jìn)行流程再造為基礎(chǔ)，通過(guò)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化集中處理為特征的新型財(cái)務(wù)管理模式應(yīng)運(yùn)而生，這種新模式就是財(cái)務(wù)共享中心。它能更好地適應(yīng)集團(tuán)公司因規(guī)模的擴(kuò)大其經(jīng)營(yíng)地點(diǎn)越來(lái)越分散、統(tǒng)一調(diào)控和運(yùn)作整個(gè)公司的財(cái)務(wù)活動(dòng)越來(lái)越困難的局面。S集團(tuán)是國(guó)內(nèi)較具規(guī)模的建筑型企業(yè)，旗下子公司較多，其應(yīng)收業(yè)務(wù)制度、流程繁瑣，且存在較大差異，導(dǎo)致集團(tuán)總部難以準(zhǔn)確了解各分公司財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果。為順應(yīng)集團(tuán)發(fā)展的要求，根據(jù)自身財(cái)務(wù)管理中出現(xiàn)的問(wèn)題，S集團(tuán)決定實(shí)施財(cái)務(wù)共享。在建設(shè)財(cái)務(wù)共享初期，企業(yè)欲將應(yīng)收業(yè)務(wù)納入財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)。

應(yīng)收業(yè)務(wù)與客戶、收入直接聯(lián)系，將其納入財(cái)務(wù)共享初期建設(shè)的內(nèi)容是非常必要的。一是有利于款項(xiàng)結(jié)算的及時(shí)性。在應(yīng)收業(yè)務(wù)規(guī)劃中，規(guī)范貨款入賬的依據(jù)與要求，統(tǒng)一收款管理制度，對(duì)收款業(yè)務(wù)進(jìn)行集中處理，在原則上指定出納人員統(tǒng)一收款，降低貨款在業(yè)務(wù)人員與出納人員之間流轉(zhuǎn)所需時(shí)間，保證貨款結(jié)算的及時(shí)性。二是有利于財(cái)產(chǎn)物資的安全性。財(cái)產(chǎn)物資的安全性體現(xiàn)在兩個(gè)方面，一是對(duì)客戶信用的管理，二是對(duì)相關(guān)實(shí)物單據(jù)的數(shù)據(jù)化處理與多重審核。應(yīng)收業(yè)務(wù)規(guī)劃中，將對(duì)信用等級(jí)、信用資料、信用策略的相關(guān)制度進(jìn)行規(guī)范，客觀真實(shí)地反映貨款實(shí)際情況。統(tǒng)一實(shí)物單據(jù)的審核流程，保障各個(gè)步驟內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤，強(qiáng)化對(duì)應(yīng)收貨款的事前控制。三是有利于資料信息的準(zhǔn)確性。應(yīng)收業(yè)務(wù)規(guī)劃中按權(quán)責(zé)發(fā)生制規(guī)范應(yīng)收業(yè)務(wù)入賬要求，整合以及統(tǒng)一與財(cái)務(wù)相關(guān)的數(shù)據(jù)，確保集團(tuán)核算基礎(chǔ)資料的唯一性，通過(guò)系統(tǒng)的固化處理，減少人工的參與，降低錯(cuò)賬率，保障信息資料的準(zhǔn)確無(wú)誤。

二、應(yīng)收業(yè)務(wù)存在的問(wèn)題分析

集團(tuán)各子公司應(yīng)收業(yè)務(wù)制度上存在差異，以及控制流程不統(tǒng)一，容易導(dǎo)致企業(yè)信息質(zhì)量不一、結(jié)算資金集中困難、事前事后檢查不易、資產(chǎn)往來(lái)賬目不清等現(xiàn)象。通過(guò)分析發(fā)現(xiàn)，S集團(tuán)及其子公司應(yīng)收業(yè)務(wù)存在著管理制度不統(tǒng)一和控制流程不一致的問(wèn)題。

（一）管理制度不統(tǒng)一。主要表現(xiàn)在：S集團(tuán)各子公司（A、B、C、D、E）在應(yīng)收業(yè)務(wù)中涉及的管理制度存在著明顯的差異。主要表現(xiàn)在入賬依據(jù)、入賬要求、信用等級(jí)、收款方式、賬齡區(qū)間等方面。具體如上頁(yè)表1所示。

（二）控制流程不一致。主要由于集團(tuán)及其子公司應(yīng)收業(yè)務(wù)在管理制度上的差異，以及各子公司銷售及結(jié)算部門人員配備情況的不同，其業(yè)務(wù)控制流程也存在著一定的差異。

1.應(yīng)收業(yè)務(wù)流程描述。集團(tuán)公司在應(yīng)收業(yè)務(wù)流程中，主要涉及的工作步驟為：開(kāi)具發(fā)票、應(yīng)收入賬、債權(quán)確認(rèn)、收款、債權(quán)核銷、賬齡分析、資料歸檔等。應(yīng)收業(yè)務(wù)流程及責(zé)任部門/崗位、工作內(nèi)容如表2所示。（表略）

2.應(yīng)收業(yè)務(wù)流程差異分析。各子公司在應(yīng)收業(yè)務(wù)流程上的差異，主要體現(xiàn)在入賬流程、收款流程、債權(quán)核算流程、賬齡分析等方面。

（1）應(yīng)收入賬流程差異。①子公司C、D：要求會(huì)計(jì)人員對(duì)應(yīng)收工程款進(jìn)行暫估入賬，再按發(fā)票進(jìn)行應(yīng)收入賬，之后再?zèng)_減暫估應(yīng)收款、確認(rèn)應(yīng)收工程款及稅額，分兩步完成。②子公司A、B、E：要求當(dāng)月已驗(yàn)收完工項(xiàng)目必須當(dāng)月開(kāi)具相關(guān)發(fā)票，并由會(huì)計(jì)人員按客戶計(jì)量單，發(fā)票信息等內(nèi)容在債權(quán)債務(wù)系統(tǒng)中手工登記債權(quán)信息，并依據(jù)不含稅金額、稅額、含稅金額等內(nèi)容自動(dòng)生成相應(yīng)財(cái)務(wù)憑證。

（2）收款流程差異。①子公司A、C、D：出納人員依據(jù)收款詳細(xì)信息，若有電子回單，則在資金管理系統(tǒng)引入回單自動(dòng)登記收款;若無(wú)電子回單，則在資金系統(tǒng)內(nèi)手工登記收款，并由會(huì)計(jì)人員在系統(tǒng)中自動(dòng)生成收款憑證。②子公司B、E：出納人員依據(jù)收款詳細(xì)信息，通過(guò)Excel手工登記收款單據(jù)，由會(huì)計(jì)人員手工制作收款憑證。

（3）債權(quán)核銷流程差異。①子公司A、D：會(huì)計(jì)人員根據(jù)資金系統(tǒng)內(nèi)收款信息自動(dòng)核銷客戶債權(quán)信息，并生成相關(guān)客戶的賬齡分析。②子公司B、C、E：會(huì)計(jì)人員根據(jù)收款單據(jù)等信息，對(duì)客戶債權(quán)信息進(jìn)行手工核銷，報(bào)哪個(gè)省城相關(guān)客戶的賬齡分析。

（4）賬齡分析流程差異。①子公司A、C：會(huì)計(jì)人員依據(jù)更新后的債權(quán)信息按月出具各自的賬齡分析表。②子公司B、D、E：會(huì)計(jì)人員依據(jù)更新后的債權(quán)信息按年出具各自的賬齡分析表。

三、應(yīng)收業(yè)務(wù)規(guī)劃的主要內(nèi)容

集團(tuán)實(shí)施財(cái)務(wù)共享必須將各子公司的制度與流程進(jìn)行再造，否則將會(huì)影響最終的實(shí)施效果。針對(duì)S集團(tuán)應(yīng)收業(yè)務(wù)中的差異，對(duì)其財(cái)務(wù)共享建設(shè)中應(yīng)收業(yè)務(wù)管理制度和流程再造的主要內(nèi)容規(guī)劃如下。

（一）統(tǒng)一應(yīng)收業(yè)務(wù)制度。S集團(tuán)在應(yīng)收業(yè)務(wù)管理制度方面，需要統(tǒng)一的內(nèi)容有：應(yīng)收入賬、信用管理、收款管理等，詳見(jiàn)表3—下頁(yè)表7。（表略）

只有將應(yīng)收業(yè)務(wù)制度進(jìn)行規(guī)范化，才能對(duì)貨款結(jié)算進(jìn)行有效的控制，保障財(cái)產(chǎn)物資的安全性。

（二）應(yīng)收業(yè)務(wù)流程優(yōu)化。

1.應(yīng)收業(yè)務(wù)流程。根據(jù)應(yīng)收業(yè)務(wù)統(tǒng)一管理制度，對(duì)S集團(tuán)費(fèi)用報(bào)銷流程進(jìn)行再造，應(yīng)收業(yè)務(wù)流程、責(zé)任部門/崗位及輸入/輸出單據(jù)規(guī)劃如下：

（1）審核原始單據(jù)。市場(chǎng)人員提供獲得的相關(guān)實(shí)物單據(jù)，由會(huì)計(jì)人員審核原始單據(jù)，并通過(guò)影像掃描方式將單據(jù)錄入系統(tǒng)。

（2）填制計(jì)價(jià)單。會(huì)計(jì)人員根據(jù)審核過(guò)后的相關(guān)合同單據(jù)填制計(jì)價(jià)單。

（3）初審掃描員初審。相關(guān)人員對(duì)收款業(yè)務(wù)在網(wǎng)上報(bào)賬平臺(tái)進(jìn)行報(bào)賬，網(wǎng)上提交給初審掃描員進(jìn)行初審，審核完成過(guò)后根據(jù)不含稅額進(jìn)行暫估入賬。

（4）開(kāi)具發(fā)票。業(yè)務(wù)人員提出開(kāi)具發(fā)票申請(qǐng)，會(huì)計(jì)人員審核相應(yīng)的合同條款，開(kāi)具發(fā)票。

（5）影像上傳。初審掃描員對(duì)銷售發(fā)票報(bào)賬單等進(jìn)行初審并提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，同時(shí)將相關(guān)實(shí)物單據(jù)進(jìn)行掃描，將其影像上傳，便于相關(guān)人員審核實(shí)物單據(jù)影像。

（6）領(lǐng)導(dǎo)審批。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)報(bào)賬單及實(shí)物單據(jù)影像等內(nèi)容的真實(shí)性與完整性進(jìn)行審批，并提交財(cái)務(wù)稽核。

（7）財(cái)務(wù)稽核。財(cái)務(wù)稽核人員對(duì)報(bào)賬單及實(shí)物單據(jù)影像等內(nèi)容的真實(shí)性與完整性進(jìn)行財(cái)務(wù)稽核，稽核通過(guò)后生成沖減暫估應(yīng)收款及應(yīng)收入賬憑證。

至此，應(yīng)收業(yè)務(wù)共享規(guī)劃設(shè)計(jì)完成，詳見(jiàn)表8。

2.應(yīng)收業(yè)務(wù)流程優(yōu)化。經(jīng)過(guò)對(duì)應(yīng)收業(yè)務(wù)流程的再造，對(duì)應(yīng)收業(yè)務(wù)流程進(jìn)行統(tǒng)一和優(yōu)化，其內(nèi)容和達(dá)成的管理目標(biāo)歸納如表9所示。

3.應(yīng)收業(yè)務(wù)優(yōu)化流程圖。應(yīng)收業(yè)務(wù)優(yōu)化后的流程圖如上頁(yè)圖1所示。

四、應(yīng)收業(yè)務(wù)規(guī)劃實(shí)施效果分析

在應(yīng)收業(yè)務(wù)共享實(shí)施中，通過(guò)對(duì)應(yīng)收業(yè)務(wù)的制度與流程進(jìn)行再造，在工作效率、財(cái)務(wù)管控、服務(wù)質(zhì)量、業(yè)務(wù)流程等方面都會(huì)有比較明顯的效果。

1.提高工作效率。在應(yīng)收業(yè)務(wù)規(guī)劃中，對(duì)應(yīng)收業(yè)務(wù)中入賬依據(jù)、收款管理的制度以及流程進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，明確了入賬所需原始相關(guān)實(shí)物單據(jù)，業(yè)務(wù)人員通過(guò)明確的規(guī)定向客戶溝通。收款由指定人員收款，減少貨款在業(yè)務(wù)人員與出納人員之間流轉(zhuǎn)的時(shí)間，提高工作效率，保證款項(xiàng)結(jié)算的及時(shí)性。

2.加強(qiáng)財(cái)務(wù)管控。統(tǒng)一各子公司的信用等級(jí)、授信策略、信用有效期、賬齡分析等制度內(nèi)容有益于公司對(duì)客戶進(jìn)行有效判斷和管理，一定程度上可以減少壞賬的發(fā)生，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)對(duì)應(yīng)收賬款的事前事后控制，提高財(cái)產(chǎn)物資的安全性。

3.提高服務(wù)質(zhì)量。對(duì)于集團(tuán)公司而言，標(biāo)準(zhǔn)且規(guī)范的應(yīng)收業(yè)務(wù)制度及流程，把復(fù)雜的工作變得簡(jiǎn)單而又標(biāo)準(zhǔn)，分工明確，公司財(cái)務(wù)管理人員能夠?qū)⒕械胶诵臉I(yè)務(wù)上，貨款結(jié)算業(yè)務(wù)人員可靜下心來(lái)處理與客戶的往來(lái)業(yè)務(wù)，可以大大提高財(cái)務(wù)服務(wù)質(zhì)量。

4.規(guī)范業(yè)務(wù)流程。通過(guò)對(duì)應(yīng)收業(yè)務(wù)制度的統(tǒng)一以及流程的再造，實(shí)現(xiàn)了應(yīng)收業(yè)務(wù)處理的標(biāo)準(zhǔn)化。從開(kāi)具發(fā)票到檔案歸檔一整套流程的標(biāo)準(zhǔn)化操作通過(guò)財(cái)務(wù)共享中心系統(tǒng)進(jìn)行固化，實(shí)現(xiàn)了集團(tuán)范圍內(nèi)應(yīng)收業(yè)務(wù)處理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化、信息化。

五、結(jié)束語(yǔ)

隨著集團(tuán)公司對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的需求日益增多，將應(yīng)收業(yè)務(wù)在系統(tǒng)中統(tǒng)籌規(guī)劃，避免了原先分散處理模式下核算項(xiàng)目不清、賬目不勻等現(xiàn)象。集團(tuán)公司應(yīng)收業(yè)務(wù)實(shí)施共享后，可以提高結(jié)算工作效率，加強(qiáng)資金有效管控，保障財(cái)產(chǎn)物資安全，加速財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型升級(jí)。隨著財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)的深入進(jìn)行，財(cái)務(wù)共享對(duì)集團(tuán)公司的價(jià)值體現(xiàn)必將更加明顯。J

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【作者簡(jiǎn)介】

顧全根，男，蘇州經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，教授;研究方向：成本核算，財(cái)務(wù)共享。