論新形勢(shì)下如何做好文書(shū)檔案管理工作

呂小青

摘要：對(duì)于任何一個(gè)企業(yè)或者行政事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，文書(shū)檔案管理都是一項(xiàng)非常重要的工作，其工作質(zhì)量對(duì)整個(gè)單位部門(mén)能夠有序運(yùn)轉(zhuǎn)有著很大的影響。在當(dāng)前進(jìn)科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步的背景下，傳統(tǒng)上的文書(shū)檔案管理工作模式已經(jīng)不能滿足實(shí)際需要，必須要不斷創(chuàng)新管理方式，極大投入，建立規(guī)范化的管理制度，不斷提升工作人員綜合素質(zhì)，促進(jìn)工作效率的提升。本文主要針對(duì)新形勢(shì)下做好文書(shū)檔案管理工作的措施進(jìn)行了探究，以供參考交流。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì);文書(shū)檔案管理;問(wèn)題;措施

引言

文書(shū)檔案管理工作，就是對(duì)某個(gè)階段的各種管理活動(dòng)進(jìn)行記錄并保存，對(duì)以后相關(guān)活動(dòng)的開(kāi)展具有一定的參考價(jià)值，應(yīng)該企業(yè)或者單位部門(mén)中不可缺少的工作內(nèi)容。在當(dāng)今信息化技術(shù)快速發(fā)展的新形勢(shì)下，現(xiàn)代文書(shū)檔案管理模式發(fā)生了深刻的變革，逐漸朝著辦公自動(dòng)化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展，為此需要相關(guān)工作人員不斷提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，單位也要健全各項(xiàng)制度，真正規(guī)范該項(xiàng)工作的開(kāi)展，更好地發(fā)揮出文書(shū)檔案的服務(wù)價(jià)值。

一、當(dāng)前文書(shū)檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題

1.管理制度不合理

文書(shū)檔案管理制度的不合理現(xiàn)象廣泛存在于各行各業(yè)之中，主要表現(xiàn)在檔案號(hào)碼不全、標(biāo)題與內(nèi)容不符等，甚至存在一些文書(shū)檔案內(nèi)的案卷缺少相應(yīng)目錄、或是案卷混亂的現(xiàn)象。在這種情況下，不但會(huì)對(duì)文書(shū)檔案管理的工作質(zhì)量和效率產(chǎn)生影響，還會(huì)在一定程度上阻礙文書(shū)檔案價(jià)值的提升，對(duì)整個(gè)單位的健康發(fā)展帶來(lái)不利作用。

2.重視程度不高

在目前的文書(shū)檔案管理工作中，相關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)存在著對(duì)文化檔案管理的誤區(qū)，其認(rèn)為文書(shū)檔案管理只是簡(jiǎn)單的抄抄寫(xiě)寫(xiě)工作，不具有任何的專(zhuān)業(yè)要求，不會(huì)帶來(lái)什么效益，進(jìn)而導(dǎo)致其在單位的發(fā)展中始終處于容易忽視的位置。久而久之，就會(huì)使相關(guān)工作人員對(duì)此方面只是敷衍對(duì)待，使其真正效益得不到展示。

3.管理方式落后

對(duì)于文書(shū)檔案管理方面來(lái)說(shuō)，一旦管理模式出現(xiàn)落后的現(xiàn)象其產(chǎn)生的后果是十分嚴(yán)重的，通過(guò)相關(guān)調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，目前文書(shū)檔案管理方式并不能做到與時(shí)俱進(jìn)，無(wú)論是工作人員的思想水平還是掌握的知識(shí)程度，都遠(yuǎn)遠(yuǎn)滿足不了整體需求，甚至還有一部分文書(shū)檔案管理者為兼職狀態(tài)，不能對(duì)其提供科學(xué)合理的管理技能，只能依靠自身的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，管理工作不夠規(guī)范化。

二、新形勢(shì)下做好文書(shū)檔案管理工作的措施

1.領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，支持工作的順利開(kāi)展

文書(shū)檔案管理工作可以分為兩個(gè)類(lèi)別，上級(jí)組織產(chǎn)生的文檔管理，以及由本級(jí)組織產(chǎn)生的文檔管理。兩類(lèi)文檔均是領(lǐng)導(dǎo)集體開(kāi)展工作的依據(jù)之一，這就要求各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要充分重視此項(xiàng)工作。在加強(qiáng)文檔管理工作方面，應(yīng)做到以下兩點(diǎn)：一是從硬件設(shè)施、軟件管理各個(gè)方面提供便利的條件，從上至下形成重視檔案管理的風(fēng)氣;二是經(jīng)常參與和反思檔案管理工作的具體細(xì)節(jié)，對(duì)檔案管理工作中存在的問(wèn)題及時(shí)提出改進(jìn)的意見(jiàn)，把加強(qiáng)和規(guī)范文書(shū)管理工作列入全年的工作計(jì)劃，并認(rèn)真落實(shí)負(fù)責(zé)人，以上能對(duì)加強(qiáng)文書(shū)檔案的管理和改進(jìn)工作起到積極的促進(jìn)作用。因此，領(lǐng)導(dǎo)要高度重視和支持文書(shū)檔案管理工作，使文書(shū)檔案等在實(shí)際工作中發(fā)揮其應(yīng)有作用。

2.加大投入力度，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

隨著信息時(shí)代的到來(lái)，檔案管理工作不再局限于“裝裝訂訂、抄抄寫(xiě)寫(xiě)”“收收發(fā)發(fā)、借借還還”，也不僅僅體現(xiàn)于文書(shū)檔案所必備的資料庫(kù)、檔案柜、檔案袋等，而是賦予了新的內(nèi)涵，提出了更高的要求。但是在初始的檔案管理過(guò)程中，未能明確地對(duì)相關(guān)文書(shū)檔案工作者的職責(zé)進(jìn)行劃分，工作者的業(yè)務(wù)素養(yǎng)存在較大的差異性。鑒于此，在檔案管理已經(jīng)到位的情況下，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要切實(shí)針對(duì)沒(méi)有專(zhuān)人負(fù)責(zé)的單位，相應(yīng)地分配相關(guān)的文書(shū)檔案管理工作者，嚴(yán)格依據(jù)實(shí)際的工作要求以及業(yè)務(wù)指導(dǎo)展開(kāi)工作;與此同時(shí)，在文書(shū)檔案工作者相關(guān)溝通手段上也要保證與時(shí)俱進(jìn)，傳統(tǒng)一般是通過(guò)電話方式，浪費(fèi)了大量的人力、物力，現(xiàn)在要注重運(yùn)用現(xiàn)代化通信技術(shù)，比如QQ、微信等，在一定程度上實(shí)現(xiàn)了資源的有效共享，強(qiáng)化了溝通的力度;此外，還應(yīng)該在一定范圍內(nèi)每年定期進(jìn)行業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)，對(duì)最新的檔案制度及法律法規(guī)進(jìn)行宣傳，幫助文書(shū)檔案工作者在思想、行動(dòng)上均能與時(shí)俱進(jìn)。

3.完善制度建設(shè)，有效促進(jìn)檔案管理規(guī)范

隨著人們對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)水平的不斷提高和檔案環(huán)境的不斷改善，只有建立健全、制定出一套系統(tǒng)、科學(xué)、適合人大機(jī)關(guān)的檔案工作制度并切實(shí)執(zhí)行，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)管理和有效利用，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案工作健康有序發(fā)展。在實(shí)際文書(shū)檔案的整理工作中，對(duì)一些已經(jīng)被確立的材料生成規(guī)律進(jìn)行嚴(yán)格遵循是一項(xiàng)必不可少的工作，在電子文件激增的大背景之下，也能夠達(dá)到科學(xué)管理的目標(biāo)?，F(xiàn)如今，隨著單位用人越來(lái)越精簡(jiǎn)，檔案工作者需要面對(duì)的管理工作也越來(lái)越精簡(jiǎn)。因此，可以將更充足的精力放在實(shí)際的檔案管理上，進(jìn)一步進(jìn)行檔案的現(xiàn)代化管理，建設(shè)高效的信息平臺(tái)。在具體的工作中，要保證歸檔文件分類(lèi)的合理性，便于之后的排列、編目工作順利進(jìn)行。

4.明確具體流程，提高工作的規(guī)范性

在進(jìn)行文書(shū)檔案管理工作時(shí)，相關(guān)單位人員需要對(duì)管理的具體流程進(jìn)行明確，具體包括以下幾個(gè)步驟：第一，對(duì)目前的文書(shū)檔案進(jìn)行大范圍的普查。對(duì)一些不存在價(jià)值的文書(shū)檔案合理淘汰，盡量減少文書(shū)檔案管理中出現(xiàn)重復(fù)的機(jī)率;第二，對(duì)文書(shū)檔案資料進(jìn)行有效組合，進(jìn)而形成較系統(tǒng)規(guī)范的案卷。對(duì)一些內(nèi)容過(guò)多過(guò)復(fù)雜的檔案案卷劃分成多個(gè)明確的小節(jié)，然后再對(duì)其進(jìn)行合理的分類(lèi)，將一些有聯(lián)系的案卷有效結(jié)合，從而提高文書(shū)檔案的使用機(jī)率;第三，明確規(guī)范案卷標(biāo)題。對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行明確分類(lèi)，使其能進(jìn)行快速檢測(cè)，進(jìn)而保證檔案案卷的全面性，提高文書(shū)檔案案卷檢索的準(zhǔn)確性。

5.加強(qiáng)崗位培訓(xùn)，建設(shè)高水平工作隊(duì)伍

隨著企業(yè)信息化、自動(dòng)化程度的提高，文檔管理的重要性日益凸顯，而對(duì)于文檔管理方面來(lái)說(shuō)，人才稀少，除高校外，事業(yè)單位及企業(yè)內(nèi)部專(zhuān)業(yè)人才儲(chǔ)備不足。因此，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要加大學(xué)習(xí)培訓(xùn)力度，改善隊(duì)伍知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高隊(duì)伍整體素質(zhì);加強(qiáng)崗位培訓(xùn)，建立和堅(jiān)持檔案管理人員培訓(xùn)制度，根據(jù)缺什么補(bǔ)什么的原則，開(kāi)展多角度、多層次的業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)，強(qiáng)化基本功訓(xùn)練;特別是要加強(qiáng)信息自動(dòng)化系統(tǒng)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，掌握信息技術(shù)新知識(shí);要虛心學(xué)習(xí)好經(jīng)驗(yàn)好做法，做到相得益彰，以開(kāi)拓創(chuàng)新的精神探索適應(yīng)新形勢(shì)、新任務(wù)需要的檔案工作新舉措。要學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識(shí)，學(xué)習(xí)現(xiàn)代化設(shè)備的實(shí)踐技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)等，運(yùn)用科學(xué)的方法和技術(shù)管理檔案，以實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，以促進(jìn)檔案事業(yè)跟上時(shí)代發(fā)展的步伐。

結(jié)語(yǔ)

總之，文書(shū)檔案管理工作具有很強(qiáng)的業(yè)務(wù)性，是對(duì)單位發(fā)展重要經(jīng)歷過(guò)程的記錄，關(guān)系到整個(gè)單位的未來(lái)發(fā)展。相關(guān)企業(yè)或單位領(lǐng)導(dǎo)一定要重視文書(shū)檔案管理工作，在各方面加大支持，完善制度化建設(shè)，深入開(kāi)展信息化辦公改革，促進(jìn)工作的規(guī)范化、科學(xué)化、信息化的發(fā)展，確保提供高效優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，真正發(fā)揮文書(shū)檔案的作用。