淺析機(jī)關(guān)文件收發(fā)和文書檔案工作

陶榮明

摘 要：在機(jī)關(guān)行政管理辦公中，主要工作之一就是文件的收發(fā)和對(duì)文書檔案進(jìn)行管理，但是隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，辦公自動(dòng)化的進(jìn)程加快，給文書檔案管理工作帶來了風(fēng)險(xiǎn)和挑戰(zhàn)。機(jī)關(guān)單位在行政管理工作不斷創(chuàng)新的今天，在工作形式和內(nèi)容上都發(fā)生了重大的變化，也對(duì)崗位工作者提出了更高的要求。本文通過研究行政崗位的文件管理工作，從而加強(qiáng)機(jī)關(guān)單位與文件管理工作之間的關(guān)系，提高行政工作的工作效率。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)單位;行政管理;文件收發(fā);文書檔案工作

機(jī)關(guān)單位工作者通過整理文書資料，從而方便領(lǐng)導(dǎo)查找和調(diào)取，可以這樣說，機(jī)關(guān)單位的工作很大一部分都是在與各種文件打交道。在新時(shí)代下，我們要利用科學(xué)的管理手段，提高文件管理工作效率，通過提高文書檔案管理工作，進(jìn)而推動(dòng)整個(gè)部門的工作進(jìn)程，推動(dòng)機(jī)關(guān)行政管理工作現(xiàn)代化、科學(xué)化、規(guī)范化。

一、機(jī)關(guān)單位的文件收發(fā)工作內(nèi)容

機(jī)關(guān)單位的日常需要與大量的文件打交道，文件收發(fā)是日常工作的重要內(nèi)容，看似簡(jiǎn)單，但卻十分繁瑣。在辦公信息化的時(shí)代，機(jī)關(guān)單位的文件收發(fā)多采用電子化傳送的方式，因此公務(wù)人員每天上班需要登錄電子公文，信息收取文件，瀏覽文件的大概內(nèi)容，如果是信息類和參考類，不涉及本單位的通稿、長(zhǎng)期規(guī)劃、人事任命、制度總結(jié)，則不需要打印出來。如果是本單位的文件，例如會(huì)議通知、命令、通報(bào)等，則需要打印出來并畫出重點(diǎn)信息，按照文件內(nèi)容的輕重緩急，交與領(lǐng)導(dǎo)閱讀處理。一些信息類不需要下發(fā)的文件，則可在事后打印出來進(jìn)行傳閱，或者上傳到機(jī)關(guān)內(nèi)部系統(tǒng)，讓大家網(wǎng)上閱讀。公務(wù)人員也要自行記錄打印出的文件，標(biāo)注出文件的簽讀情況和截止日期，實(shí)時(shí)追蹤文件的處理情況。通過平郵、會(huì)議、傳真等形式帶回單位的紙質(zhì)檔文件同樣先處理急的和重要的文件。當(dāng)天的文件盡量做到當(dāng)天處理，下班前簽收完當(dāng)天的文件，如果做不到，則需要簽收重要文件?？臻e時(shí)需要將紙質(zhì)檔案文件掃描存檔，按照文件的內(nèi)容格式進(jìn)行文件檔案管理。

二、機(jī)關(guān)單位文書檔案管理工作

文書檔案的主要內(nèi)容是各級(jí)行政機(jī)關(guān)曾經(jīng)使用過的公文，工作人員需要根據(jù)文件類別，標(biāo)注好各個(gè)文件的內(nèi)容，按照一定的要求進(jìn)行管理和擺放，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)需要時(shí)，可以方便領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)調(diào)取資料，并對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的決策提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)支持和材料來源。

（一）對(duì)文書檔案的分類

整理文書的內(nèi)容，并根據(jù)內(nèi)容對(duì)文件進(jìn)行分類處理，有些文件記載著重要的內(nèi)容，因此對(duì)其妥善保管、合理分類，有助于管理工作的延續(xù)性。要制定分類計(jì)劃，并在具體工作中嚴(yán)格遵守，制訂分類細(xì)則作為分類依據(jù)，讓檔案分類工作變得更加簡(jiǎn)單和順暢。

（二）保證文書檔案的完整

文書檔案的內(nèi)容大體上可以分為兩種，外來文件與本單位的文件，機(jī)關(guān)單位工作以這些文件內(nèi)容進(jìn)行開展，因此我們一定要保證文書檔案的完整性。隨著辦公電子化時(shí)代的來臨，文書檔案的下發(fā)大多是電子化文件材料，一定要對(duì)這些電子化的文書資料進(jìn)行登記和歸檔。使用計(jì)算機(jī)對(duì)文書檔案進(jìn)行管理，雖然大大的提高了工作效率，但是仍然要注意保證文書檔案的完整性，必要時(shí)進(jìn)行打印和存放，以防重要資料、數(shù)據(jù)的丟失。

（三）有價(jià)值的文書檔案進(jìn)行立卷工作

在對(duì)文書檔案進(jìn)行管理和分類的時(shí)候，有一部分是有價(jià)值的文書檔案，因此我們要挑選出來，對(duì)其進(jìn)行立卷工作，方便日后的查找和再次利用。立卷過程較為復(fù)雜，要對(duì)文書檔案進(jìn)行收集、整理、分析、保護(hù)等，有些文書檔案的下發(fā)不是一次性的，要做好積累工作，在最后文件下發(fā)完成后，再對(duì)文件進(jìn)行綜合分析和整理。日后也要經(jīng)常對(duì)這些有價(jià)值的文書檔案進(jìn)行檢查，以防出現(xiàn)破損的狀況，同時(shí)我們還要對(duì)一些過時(shí)、沒有價(jià)值的文書檔案進(jìn)行銷毀，防止浪費(fèi)檔案空間資源。

（四）日后查閱管理

機(jī)關(guān)對(duì)文書檔案的管理不只是為了收集和存放這些文件，更主要的是日后的檔案借閱，因此我們要建立相關(guān)的借閱制度，保證檔案的保密度，對(duì)檔案的借閱人員進(jìn)行嚴(yán)格的審查，要有相應(yīng)的借用手續(xù)，經(jīng)文書檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)審批后，才可進(jìn)行查閱。同時(shí)規(guī)定一定的期限進(jìn)行借閱，并在歸還時(shí)檢查文書檔案，如果發(fā)現(xiàn)案卷存在拆封、增減、污損的情況，要追究借閱人員的相關(guān)責(zé)任。檔案管理工作要有嚴(yán)格的程序，外來單位和個(gè)人一般不得進(jìn)行文檔的調(diào)閱。

三、加強(qiáng)機(jī)關(guān)單位文書檔案管理工作的有效措施

（一）提高公務(wù)人員的綜合素質(zhì)

任何一項(xiàng)工作的開展都離不開人，高素質(zhì)的工作人員不僅能夠有效的開展工作，同時(shí)還可以促進(jìn)部門之間的交流合作，協(xié)調(diào)相互間的關(guān)系。行政崗位的工作人員要有較好的職業(yè)道德和操守，文書檔案管理工作看起來簡(jiǎn)單，但是卻需要從業(yè)人員有著較高的專業(yè)水平，同時(shí)也要有責(zé)任心，更加細(xì)心，重視檔案管理工作，保證工作的質(zhì)量。單位要加強(qiáng)對(duì)行政崗位的工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，使之樹立起大局意識(shí)，盡職盡責(zé)，在日常工作中能為領(lǐng)導(dǎo)提供建設(shè)性的意見，促進(jìn)工作改革創(chuàng)新，遇到問題時(shí)能夠做出科學(xué)合理的判斷，并能夠及時(shí)的解決，保證工作的順利進(jìn)行。

（二）借助信息化手段提高文書檔案管理工作

辦公自動(dòng)化的發(fā)展，讓很多工作都離不開信息技術(shù)的支持，文書檔案管理工作也要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，將計(jì)算機(jī)系統(tǒng)應(yīng)用到文書檔案管理中去，從而實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作的信息化、電子化、數(shù)字化。利用計(jì)算機(jī)加強(qiáng)文書檔案管理工作，使文書檔案管理工作更加高效便捷，通過建立信息化的檔案管理平臺(tái)，方便管理以及日后查找、利用。加強(qiáng)電子化信息系統(tǒng)文書檔案管理的安全性，防止信息的丟失和泄露。利用信息化手段方便管理，提高工作效率，減少一些不必要的麻煩。

結(jié)論

機(jī)關(guān)單位的文件收發(fā)和文書檔案管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)的工作，也是一項(xiàng)特殊的工作，在信息化時(shí)代，文書管理工作越發(fā)的重要，因此我們要努力提高公務(wù)人員的職業(yè)素養(yǎng)，結(jié)合信息化手段，從而促進(jìn)文書檔案工作規(guī)范化、制度化。

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