從內(nèi)部控制視角談高校會(huì)計(jì)檔案管理建設(shè)

摘 要：近年來(lái)隨著社會(huì)發(fā)展的推進(jìn)，我國(guó)的高等教育事業(yè)也得到了快速的發(fā)展，高校擴(kuò)招擴(kuò)建，辦學(xué)方式不斷多樣化，辦學(xué)規(guī)模也不斷擴(kuò)大。因此加強(qiáng)對(duì)高校的內(nèi)部控制系統(tǒng)建設(shè)對(duì)管理好高校來(lái)說(shuō)十分重要。會(huì)計(jì)內(nèi)部控制系統(tǒng)是高校內(nèi)部控制體系中非常重要的一環(huán)，而會(huì)計(jì)檔案管理又是高校財(cái)務(wù)工作的必要一環(huán)，所以加強(qiáng)對(duì)高校會(huì)計(jì)檔案管理建設(shè)，具有十分重要的意義。本文從內(nèi)部控制的角度對(duì)當(dāng)前高校的會(huì)計(jì)檔案管理建設(shè)工作進(jìn)行了探討，分析其當(dāng)下存在的問(wèn)題，并相應(yīng)提出了一些解決方案，以期為高校的會(huì)計(jì)檔案管理建設(shè)工作提供幫助。

關(guān)鍵詞：內(nèi)部控制;建設(shè);高校;會(huì)計(jì)檔案管理

加強(qiáng)內(nèi)部控制建設(shè)是國(guó)家對(duì)我國(guó)每一個(gè)經(jīng)營(yíng)單位提出的要求，意在保障單位的健康良好經(jīng)營(yíng)。財(cái)務(wù)工作是單位加強(qiáng)內(nèi)部控制的關(guān)鍵，關(guān)乎著單位的資產(chǎn)安全和正常運(yùn)營(yíng)。會(huì)計(jì)檔案的管理是會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)工作的重要一步，因此會(huì)計(jì)檔案管理建設(shè)與單位的內(nèi)部控制建設(shè)有著重要的關(guān)聯(lián)。當(dāng)下，為國(guó)家培養(yǎng)人才的高校，發(fā)展規(guī)模越來(lái)越大，數(shù)量也越來(lái)越多，同時(shí)隨著經(jīng)濟(jì)方式的多樣化，我國(guó)高校的財(cái)務(wù)管理工作也越來(lái)越繁雜，會(huì)計(jì)檔案是對(duì)財(cái)務(wù)行為的記錄備案，它的管理有利于對(duì)財(cái)務(wù)工作的梳理和監(jiān)督，是高校加強(qiáng)內(nèi)部控制建設(shè)的重要方面。

一、高校會(huì)計(jì)檔案管理與高校內(nèi)部控制的聯(lián)系概述

高校的會(huì)計(jì)檔案是高校在進(jìn)行財(cái)務(wù)工作的過(guò)程中，記錄的經(jīng)濟(jì)行為的相關(guān)資料。當(dāng)下隨著信息化的發(fā)展，高校的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)資料也包括了通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)等設(shè)備進(jìn)行的電子形式。所以當(dāng)下高校的會(huì)計(jì)檔案，不單單只是傳統(tǒng)的紙質(zhì)文字或圖表形式，也包括了電子版的檔案。

當(dāng)前我國(guó)的教育部門(mén)按國(guó)家對(duì)單位內(nèi)部控制規(guī)范的規(guī)定，對(duì)高校的內(nèi)部控制系統(tǒng)建設(shè)提出了相關(guān)要求，意在保障我國(guó)高校教育事業(yè)的健康發(fā)展、保障高校資產(chǎn)和資源的安全與有效利用、保障高校的良好運(yùn)營(yíng)。

高校的會(huì)計(jì)檔案管理建設(shè)與高校的內(nèi)部控制建設(shè)有非常密切的聯(lián)系，對(duì)高校內(nèi)部控制體系建設(shè)具有十分重要的作用。首先，從內(nèi)部控制的初衷來(lái)說(shuō)，會(huì)計(jì)檔案的設(shè)立本身就是為了保障單位內(nèi)部更好的財(cái)務(wù)管理。高校會(huì)計(jì)檔案的設(shè)立就是為了能客觀的記錄高校財(cái)務(wù)工作中的各項(xiàng)活動(dòng)，如財(cái)務(wù)預(yù)算、經(jīng)費(fèi)支出、財(cái)務(wù)結(jié)算等，保障各項(xiàng)財(cái)務(wù)活動(dòng)能按有效合理規(guī)范的順序進(jìn)行，杜絕不良行為對(duì)學(xué)校資產(chǎn)的侵蝕，從而保障高校的正常運(yùn)行。這與高校內(nèi)部控制的初衷不謀而合，同時(shí)也符合高校內(nèi)部控制的要求。其次，從高校內(nèi)部控制建設(shè)應(yīng)當(dāng)遵守的原則來(lái)說(shuō)，高校會(huì)計(jì)檔案管理體系對(duì)高校所有的經(jīng)濟(jì)行為進(jìn)行監(jiān)督和約束，并對(duì)需要保存的資料進(jìn)行記錄和入檔管理，符合內(nèi)部控制的制衡性、全面性和重點(diǎn)性的原則要求。同時(shí)隨著信息技術(shù)的發(fā)展，我國(guó)高校的會(huì)計(jì)檔案也有了新的記錄形式，電子檔案的出現(xiàn)也符合了內(nèi)部控制的適應(yīng)性要求。第三，從保障高校內(nèi)部控制的有效實(shí)現(xiàn)角度來(lái)說(shuō)，高校會(huì)計(jì)檔案的有效管理能保障學(xué)校各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)資料的客觀真實(shí)記錄、高校財(cái)務(wù)人員工作的規(guī)范有序、高校財(cái)務(wù)制度的健全完善，符合內(nèi)部控制建設(shè)規(guī)范對(duì)會(huì)計(jì)控制方面關(guān)于建立健全制度、規(guī)范工作程序、保障信息真實(shí)客觀、加強(qiáng)檔案管理等規(guī)定的要求。

二、當(dāng)前我國(guó)高校會(huì)計(jì)檔案在管理中存在的不足

當(dāng)前為響應(yīng)國(guó)家對(duì)加強(qiáng)單位內(nèi)部控制建設(shè)的倡導(dǎo)，我國(guó)的高校也都加強(qiáng)了自身內(nèi)部控制系統(tǒng)的建設(shè)。會(huì)計(jì)檔案管理建設(shè)作為內(nèi)部控制建設(shè)的重點(diǎn)，也得到相應(yīng)的發(fā)展。但隨著高校的進(jìn)一步發(fā)展，高校會(huì)計(jì)檔案管理工作還不能與高校的發(fā)展速度相匹配。隨著高校各項(xiàng)項(xiàng)目如校園擴(kuò)建、科研經(jīng)費(fèi)等的進(jìn)行與增多，高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作量也大增，會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容、數(shù)量和形式也與日俱增。這給當(dāng)下高校的會(huì)計(jì)檔案管理工作帶來(lái)很大的沖擊，檔案管理工作中的不足也逐漸顯現(xiàn)。

1.高校會(huì)計(jì)檔案管理過(guò)程中內(nèi)部控制意識(shí)不足

當(dāng)下大多數(shù)的高等學(xué)校都對(duì)財(cái)務(wù)管理工作比較重視，并且為了符合內(nèi)部控制制度適應(yīng)性的原則，加入了電子檔案的使用，還配備了相應(yīng)的軟硬件系統(tǒng)和設(shè)施，與時(shí)俱進(jìn)的實(shí)現(xiàn)信息化管理。但在觀念上，仍有一些學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)或財(cái)務(wù)工作人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)部控制屬性認(rèn)識(shí)不夠，認(rèn)為財(cái)務(wù)工作就是為學(xué)校提供財(cái)務(wù)服務(wù)，將重點(diǎn)僅僅放在預(yù)算、核算與結(jié)算之類工作上，而把會(huì)計(jì)檔案看成是對(duì)這些工作的成果記錄，對(duì)其管理工作缺乏重視，沒(méi)有足夠的內(nèi)控意識(shí)，沒(méi)有意識(shí)到會(huì)計(jì)檔案是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作的信息載體，導(dǎo)致管理不足，不符合內(nèi)部控制制度建設(shè)的全面性要求和重要性要求。

2.對(duì)高校會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理的制度還不夠完善

當(dāng)前，我國(guó)的高校都設(shè)有專門(mén)的檔案管理科室，也配備了相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)。但仍存在一些會(huì)計(jì)檔案管理不規(guī)范的問(wèn)題，究其原因是相應(yīng)的會(huì)計(jì)管理制度不夠完善，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案管理程序有漏洞，在過(guò)程中容易出現(xiàn)人為的影響，從而不利于會(huì)計(jì)信息的客觀真實(shí)記錄，沖擊管理的權(quán)威性。再者，當(dāng)下國(guó)家對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理制度的規(guī)定主要分企業(yè)和行政事業(yè)單位兩個(gè)角度。高校屬于事業(yè)單位，但又不是完全的行政機(jī)構(gòu)，其經(jīng)濟(jì)活動(dòng)有獨(dú)特性，這就決定了高校的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作若按照國(guó)家的制度規(guī)定來(lái)進(jìn)行會(huì)有不完善之處。但當(dāng)下很多高校卻并沒(méi)有制定適合自身實(shí)際情況的會(huì)計(jì)檔案管理制度，依然只按照國(guó)家規(guī)定的執(zhí)行，造成管理制度的漏洞。

3.高校會(huì)計(jì)檔案管理在系統(tǒng)設(shè)備和人員配備上存在不足

前文所述我國(guó)大部分高校為了適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，在會(huì)計(jì)檔案管理中引入了信息化的方式，檔案也引入了電子版。但當(dāng)下的電子版大都只是表格的單一形式，不能很好的滿足大量數(shù)據(jù)儲(chǔ)存的需求。而傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體檔案，在對(duì)其進(jìn)行查詢和使用時(shí)，要從大量的文件中找出需要的資料會(huì)比較麻煩，會(huì)增大工作量、降低工作效率。同時(shí)紙質(zhì)材料的會(huì)計(jì)檔案，在經(jīng)過(guò)大量的使用翻閱后會(huì)容易遭到損壞，不利于保存。因此，當(dāng)前的會(huì)計(jì)檔案管理缺乏多樣化的存儲(chǔ)載體，需要配備更全面的軟硬件設(shè)施。

再者，因?yàn)榍拔乃鰧?duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作重視度不夠，導(dǎo)致當(dāng)前我國(guó)的高校會(huì)計(jì)檔案管理人員大都非獨(dú)立的專業(yè)檔案管理人員。而隨著會(huì)計(jì)檔案管理信息化程度的增加和會(huì)計(jì)電算化的需求，存在管理人員能力上的不足。同時(shí)若是由財(cái)務(wù)部門(mén)工作人員兼職管理員的話，也違背了內(nèi)部控制的不相容職務(wù)分離原則，不利于實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)內(nèi)部控制相互約束、監(jiān)督的目的。

三、從內(nèi)部控制角度，加強(qiáng)高校會(huì)計(jì)檔案管理的措施

1.提高高校對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)

思想意識(shí)指導(dǎo)行動(dòng)，因此要做好高校會(huì)計(jì)檔案管理工作，必須要在思想上引起足夠的重視，充分認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)檔案管理建設(shè)對(duì)高校內(nèi)部控制建設(shè)的重大意義。因此從高校管理者到財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員，必須思想上變被動(dòng)為主動(dòng)，才能做到對(duì)各項(xiàng)財(cái)務(wù)工作進(jìn)行事前風(fēng)險(xiǎn)防范，做到符合內(nèi)部控制的理念。

2.完善健全高校會(huì)計(jì)檔案管理制度

由前文可知，我國(guó)高校會(huì)計(jì)檔案管理工作如果只按照國(guó)家的相關(guān)規(guī)定來(lái)開(kāi)展的話，過(guò)程中會(huì)存在各種問(wèn)題。因此，各高校應(yīng)該按照自身的實(shí)際情況，在以國(guó)家內(nèi)部控制規(guī)范的相關(guān)規(guī)定為前提下，制定符合自身發(fā)展和業(yè)務(wù)需求的獨(dú)立的高校會(huì)計(jì)檔案管理制度。對(duì)會(huì)計(jì)檔案制定、保存、使用及銷毀工作的每一個(gè)步驟都設(shè)置明確的規(guī)則與程序，減少人為因素的影響，確保檔案材料的客觀性，確保會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)現(xiàn)監(jiān)督和制約的內(nèi)部控制作用。

3.實(shí)現(xiàn)高校會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)配置和人員的優(yōu)化

要做到這點(diǎn)，就要加強(qiáng)高校會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)的信息化程度，對(duì)所需的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)，增加檔案存儲(chǔ)的介質(zhì)形式，充分的將現(xiàn)代科技信息技術(shù)應(yīng)用到會(huì)計(jì)檔案管理工作中，實(shí)現(xiàn)檔案錄入、管理和使用的電子化。同時(shí)，要做到這一點(diǎn)，還必須相應(yīng)的提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的工作水平，依照內(nèi)部控制的不相容職務(wù)分離原則，設(shè)置專門(mén)的會(huì)計(jì)檔案管理人員，并對(duì)其進(jìn)行會(huì)計(jì)專業(yè)和信息技術(shù)方面的培訓(xùn)，增強(qiáng)他們的會(huì)計(jì)檔案管理能力，使得高校的會(huì)計(jì)檔案管理工作能不斷的適應(yīng)高校的發(fā)展需求，更好的為高校服務(wù)。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，高校的發(fā)展離不開(kāi)自身的內(nèi)部控制建設(shè)。時(shí)代的進(jìn)步和高校的發(fā)展給高校的內(nèi)部控制工作帶來(lái)了新的要求。作為內(nèi)部控制建設(shè)關(guān)鍵內(nèi)容的會(huì)計(jì)內(nèi)部控制建設(shè)在高校運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中具有舉足輕重的地位。會(huì)計(jì)檔案管理既是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作的重點(diǎn)又是內(nèi)部控制的重要體現(xiàn)。因此，對(duì)高校來(lái)說(shuō)，必須從內(nèi)部控制的角度，全面審查學(xué)校會(huì)計(jì)檔案管理工作中的不足，并將這些不足加以改正和彌補(bǔ)，從而保障高校的財(cái)務(wù)工作能準(zhǔn)確無(wú)誤的開(kāi)展，為其他各種項(xiàng)目工作的能順利進(jìn)行提供支撐，進(jìn)而使高校能更好的為國(guó)家和社會(huì)服務(wù)。

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作者簡(jiǎn)介：胡苗（1977-），女，漢族，湖南汨羅人，碩士學(xué)位，講師，研究方向：高校建設(shè)及檔案管理與利用。