人力資源制度審計的內(nèi)部風(fēng)險控制

郭杰

【摘要】規(guī)章制度作為用人單位對勞動者進行管理的工具，在實踐中具有非常重要的作用。審計人員在進行人力資源審計時首先必須認(rèn)識到加強制度審計的價值，并對其審計風(fēng)險以及產(chǎn)生風(fēng)險的各個環(huán)節(jié)進行系統(tǒng)的分析和評價;然后督促用人單位采取措施，以保證規(guī)章制度的內(nèi)容合法、制定程序合法，并符合相應(yīng)的邏輯規(guī)范;同時還要留存相關(guān)證據(jù)，以加強單位內(nèi)部風(fēng)險控制。

【關(guān)鍵詞】人力資源審計;規(guī)章制度;內(nèi)部風(fēng)險控制;審計風(fēng)險

【中圖分類號】F272.92

【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A

【文章編號】1004-0994（2019）08-0120-6

一、問題的提出

人力資源審計自由西方國家引入我國以后，因其在經(jīng)濟管理過程中所發(fā)揮的作用，逐漸引起了用人單位的重視。目前一些國有企業(yè)、跨國公司以及大中型私有企業(yè)都開展了人力資源審計。人力資源審計涉及的內(nèi)容比較多，包括薪酬審計、規(guī)章制度審計、用工成本審計、社保審計、合同審計等方面。其中規(guī)章制度審計是其重點內(nèi)容之一。

人力資源制度審計就是審計人員運用審計手段，通過對用人單位的規(guī)章制度進行系統(tǒng)性審計，識別審計風(fēng)險，并采取措施以確保其規(guī)章制度合法、合規(guī)，從而降低用人單位用工風(fēng)險的一種審計方式。規(guī)章制度作為用人單位內(nèi)部的“法律”，貫穿于用人單位對勞動者進行管理的全過程。因此，規(guī)章制度對用人單位來說至關(guān)重要，不可或缺。但是，在實踐中，很多用人單位對規(guī)章制度沒有給予應(yīng)有的重視，經(jīng)常出現(xiàn)規(guī)章制度內(nèi)容違法或者制定程序違法，由此導(dǎo)致用人單位在勞資雙方的博弈中處于極為不利的地位。因此，審計人員必須通過加強人力資源制度審計，使用人單位充分認(rèn)識到規(guī)章制度所存在的法律風(fēng)險，并對審計風(fēng)險進行系統(tǒng)分析，督促其采取相應(yīng)的措施，加強內(nèi)部風(fēng)險控制。但是，由于人力資源制度審計橫跨三個學(xué)科（審計學(xué)、人力資源管理學(xué)、法學(xué)），在審計學(xué)界屬于邊緣性內(nèi)容，至今還沒有引起重視。審計學(xué)界對人力資源制度審計的概念、價值、內(nèi)容、方法及內(nèi)部風(fēng)險控制等問題還沒有足夠的認(rèn)識，少有學(xué)者對其進行專門研究。

對于在審計學(xué)界已經(jīng)引起關(guān)注的制度基礎(chǔ)審計研究中，筆者以“制度基礎(chǔ)審計”作為檢索項通過中國知網(wǎng)進行檢索時發(fā)現(xiàn)，從1983年到現(xiàn)在，有關(guān)制度基礎(chǔ)審計的文章只有58篇。而且這些文章基本上都是從財會制度入手分析其審計風(fēng)險，根本沒有涉及人力資源規(guī)章制度審計的內(nèi)容。同樣，人力資源管理審計近些年在審計學(xué)界也逐漸被人所熟識。但是筆者以“人力資源管理審計”為檢索項通過中國知網(wǎng)進行檢索時發(fā)現(xiàn)，從1998年發(fā)表在《審計與經(jīng)濟研究》上的第一篇文章開始到現(xiàn)在也僅有28篇，而且這些文章基本沒有涉及人力資源制度審計的內(nèi)容。

由此可見，人力資源制度審計迄今為止仍然沒有引起學(xué)者的關(guān)注。但是目前實務(wù)界對人力資源制度審計的需求日益迫切，很多大型國有企業(yè)、民營企業(yè)、上市公司為了降低任職風(fēng)險、符合上市條件，或者為了符合進口國“社會條款”的要求，必須通過人力資源制度審計來降低風(fēng)險。盡管從20世紀(jì)90年代開始，審計模式已經(jīng)由制度基礎(chǔ)審計模式開始向風(fēng)險導(dǎo)向?qū)徲嬆Ｊ睫D(zhuǎn)變，但制度基礎(chǔ)審計模式并沒有完全被風(fēng)險導(dǎo)向?qū)徲嬆Ｊ剿〈瑑煞N模式間的理念是一脈相承的，制度基礎(chǔ)審計仍然因其強大的生命力在某些特殊領(lǐng)域發(fā)揮著積極的作用。筆者試圖就人力資源制度審計中存在的風(fēng)險及管控措施進行剖析，加強人力資源制度審計研究，以指導(dǎo)用人單位進行人力資源制度審計，加強內(nèi)部風(fēng)險控制，規(guī)避相應(yīng)的法律風(fēng)險。

二、人力資源制度審計的價值考量

作為一種管理手段，規(guī)章制度之于用人單位來說極為重要，人力資源制度審計對于加強企業(yè)管理、保障企業(yè)可持續(xù)發(fā)展、維護勞動者和用人單位雙方的合法權(quán)益至關(guān)重要。

1.規(guī)章制度屬于用人單位的“家法”。規(guī)章制度之于用人單位就像法律之于國家：國家通過制定法律來實現(xiàn)國家治理功能，從而預(yù)防犯罪行為的發(fā)生;而用人單位通過規(guī)章制度來實現(xiàn)對勞動者的管理職能，從而提高用人單位的管理效能。因此，當(dāng)勞動者違反規(guī)章制度時可能會受到懲處，而且當(dāng)勞動者和用人單位產(chǎn)生爭議時，也可以作為有關(guān)機關(guān)判決案件的依據(jù)。規(guī)章制度之所以具有法律約束力，是因為國家出于保護勞動者的目的而賦予了其法的效力。這也是我國臺灣地區(qū)大部分學(xué)者所持的“企業(yè)規(guī)章授權(quán)法說”的基本理念。在我國大陸地區(qū)，規(guī)章制度屬于廣義上《勞動法》的范疇也是基于該項理論。

基于《勞動法》的立法宗旨，《勞動法》是一部專門保護勞動者利益的法律，它在一定程度上可以約束用人單位的用工行為，要求用人單位在對勞動者進行管理時保持足夠的謙抑性。因此，國家在法律上給用人單位設(shè)定了種種義務(wù)。用人單位在對勞動者進行管理時必須在法律規(guī)定的范圍內(nèi)行事，而不能超出法律限定范圍。但是，由于法律規(guī)范原則性比較強，用人單位在運用時必須將有關(guān)條文細(xì)化，而細(xì)化的條文在一定程度上也就表現(xiàn)為用人單位的實施細(xì)則，即規(guī)章制度。因此，規(guī)章制度在用人單位內(nèi)部之于法律就是其實施細(xì)則，同樣也是對勞動者不當(dāng)行為的處罰依據(jù)。

2.用人單位對勞動者進行管理的主要依據(jù)。為了維持企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)，用人單位在用工管理中規(guī)章制度不能缺位，一個管理規(guī)范、永續(xù)存在并持續(xù)發(fā)展的企業(yè)往往非常重視用工管理的規(guī)范性。沒有規(guī)范的用工管理，用人單位的發(fā)展也會受到很多限制。如果用工管理不能加強，勞動者的積極性、主動性和能動性就會受到很大程度的限制，用人單位的生產(chǎn)效率也就很難提高，甚至還會增加管理成本。正如馬克思所說，“一切規(guī)模較大的直接社會勞動或共同勞動，都或多或少地需要指揮”。因此，用人單位必須提升勞動用工管理的規(guī)范性，而規(guī)范性的用工管理必須是“法治”，而不是“人治”。用人單位實現(xiàn)法治的基石是其必須有一套行之有效、符合相關(guān)法律規(guī)定以及符合本單位實際情況的規(guī)章制度?！秳趧雍贤ā芬惨?guī)定了企業(yè)的規(guī)章制度制定權(quán)，即“用人單位應(yīng)當(dāng)依法建立和完善勞動規(guī)章制度，保障勞動者享有勞動權(quán)利、履行勞動義務(wù)”。因此，用人單位無論是基于管理，或是履行《勞動法》的相關(guān)規(guī)定，抑或是為了單位長久發(fā)展考慮，都必須依據(jù)本單位的實際情況，制定適合其需要的規(guī)章制度。

3.規(guī)章制度是企業(yè)文化建設(shè)的組成部分。文化建設(shè)作為一項軟實力已經(jīng)受到越來越多用人單位的重視，它是用人單位吸引優(yōu)秀人才、留住優(yōu)秀人才、增加用人單位向心力和凝聚力的關(guān)鍵，而規(guī)章制度正是企業(yè)文化建設(shè)的一個重要組成部分。有長遠(yuǎn)規(guī)劃的單位在制定規(guī)章制度時往往會站在勞動者的角度，較多地考慮勞動者的利益，盡可能為勞動者提供舒心的工作環(huán)境、合理的薪酬福利和良好的職業(yè)培訓(xùn)，能正確處理長遠(yuǎn)利益和短期利益的關(guān)系，這些都依賴于用人單位的規(guī)章制度。沒有長遠(yuǎn)規(guī)劃的用人單位在制定規(guī)章制度時往往只考慮用人單位的利益，根本不考慮或者很少考慮勞動者的利益，這樣的用人單位也很難形成向心力和凝聚力，其最終的發(fā)展也是可想而知的。因此，規(guī)章制度不僅僅是一項“制度”，更是用人單位領(lǐng)導(dǎo)者思想觀念的具體反映，同時也是用人單位文化的一個重要組成部分。

三、人力資源制度審計中的風(fēng)險識別

開展人力資源制度審計的首要任務(wù)就是識別審計過程產(chǎn)生的風(fēng)險，進而評估相關(guān)風(fēng)險產(chǎn)生的影響，最后采取行之有效的措施將相關(guān)的風(fēng)險降至可接受的水平。這也正是風(fēng)險導(dǎo)向?qū)徲嬂砟畹木杷凇Ｋ^人力資源制度審計的風(fēng)險識別，就是在進行人力資源制度審計時要充分認(rèn)識到規(guī)章制度所存在的法律風(fēng)險，分析法律風(fēng)險存在的原因，并將法律風(fēng)險反饋給用人單位，以加強其內(nèi)部風(fēng)險控制。

1.規(guī)章制度內(nèi)容違法。規(guī)章制度內(nèi)容是否違法是開展人力資源制度審計時要重點審計的內(nèi)容。為了加強公共權(quán)力、社會權(quán)力對規(guī)章制度的監(jiān)控，以便更好地保障勞動者的合法權(quán)益，我國勞動法律法規(guī)規(guī)定了用人單位很多禁止性行為，并要求用人單位在制定規(guī)章制度時不得違反。如用人單位為了限制勞動者的辭職權(quán)可能會在規(guī)章制度中規(guī)定，勞動者必須提前三個月向用人單位提出離職申請，并經(jīng)用人單位同意后才可以辦理離職手續(xù);或者規(guī)定勞動者主動離職時，無論何種原因用人單位均有權(quán)不向勞動者支付經(jīng)濟補償;有的還規(guī)定只要勞動者提前解除勞動合同，不管用人單位是否有過錯，勞動者都必須向用人單位支付違約金。由于上述內(nèi)容違反了我國法律禁止性規(guī)定，其規(guī)章制度對勞動者而言沒有任何法律約束力。因此，審計人員在審計時一定要特別重視其規(guī)章制度內(nèi)容的合法性，并要求企業(yè)的規(guī)章制度不得違反相關(guān)法律、法規(guī)的強制性規(guī)定，這也是審計風(fēng)險最關(guān)鍵的內(nèi)容。

2.規(guī)章制度缺乏民主程序。程序是法的生命。由于規(guī)章制度在一定程度上屬于企業(yè)內(nèi)部“法律”，具有類似于法的地位，因此，在對規(guī)章制度進行審計時必須審計規(guī)章制度制定程序是否合法。為了保障勞動者民主管理權(quán)，我國法律規(guī)定企業(yè)制定對勞動者利益有直接或間接重大影響的規(guī)章制度時，必須有勞動者參與。實踐中，有些企業(yè)因為不了解相關(guān)規(guī)定，在制定規(guī)章制度時往往會忽視《勞動合同法》中有關(guān)勞動者參與程序的規(guī)定，致使規(guī)章制度因程序違法而無效。司法機關(guān)處理相關(guān)案件時，往往也要求企業(yè)舉證規(guī)章制度程序合法的證據(jù)。一旦企業(yè)舉證不能，人民法院或者仲裁機構(gòu)往往就會認(rèn)定規(guī)章制度不具有法律效力，從而導(dǎo)致對勞動者做出的處罰無效。司法實踐中用人單位常常因此而敗訴，這也是審計人員在審計時需要重點關(guān)注的事項。

3.規(guī)章制度沒有公示或者公示沒有保留證據(jù)。審計人員進行人力資源制度審計時還要審計規(guī)章制度是否履行了公示或告知程序。如果該程序已經(jīng)履行，則要審計用人單位是否保留了相關(guān)的證據(jù)、證據(jù)是否充分或者具有瑕疵。就像法律制定程序一樣，法律在制定過程中必須履行相應(yīng)的公示程序，沒有履行公示程序的法律不能產(chǎn)生法律效力。規(guī)章制度的制定程序也是如此，審核通過之后要進行公示或者告知勞動者，缺少必要程序的規(guī)章制度無效?！秳趧雍贤ā穼σ?guī)章制度的公示和告知程序明確做出了規(guī)定，“用人單位應(yīng)當(dāng)將直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度和重大事項決定公示，或者告知勞動者”。但是，實踐中有些用人單位對此規(guī)定不甚了解，在規(guī)章制度制定之后沒有向勞動者公示就開始實施，完全漠視其應(yīng)該履行的法定義務(wù)?；蛘哂行┯萌藛挝灰蚕騽趧诱哌M行了公示，但是由于法律意識淡薄，沒有保留向勞動者進行公示或告知的證據(jù)，一旦人民法院或者仲裁機構(gòu)要求用人單位提供公示或者告知的證據(jù)，用人單位就會面臨舉證不能的尷尬，最終導(dǎo)致案件敗訴。因此，公示或告知程序也是一項重要事項，審計人員在進行人力資源制度審計時一定要對此加以重點關(guān)注。

4.關(guān)鍵性條款比較抽象，可操作性差。審計人員履行審計職責(zé)時還要關(guān)注規(guī)章制度內(nèi)容是否規(guī)范。用人單位制定規(guī)章制度時往往定性制度多，而定量制度少。在對定性制度進行描述時經(jīng)常用一些模糊的、模棱兩可的語言，導(dǎo)致在發(fā)生勞動糾紛時勞資雙方理解出現(xiàn)偏差，可操作性差。一旦因使用該規(guī)章制度而提起勞動爭議仲裁或者訴訟，用人單位也極難勝訴。如規(guī)章制度規(guī)定，勞動者如果嚴(yán)重違反規(guī)章制度，給其造成巨大損失，用人單位可以立即對勞動者做出開除處分。但是什么是屬于“嚴(yán)重違反”？“嚴(yán)重”的衡量標(biāo)準(zhǔn)是什么？什么是“損失”？用人單位名譽受損屬不屬于損失的范疇？多大的損失屬于“巨大”？諸如此類的問題規(guī)章制度沒有做出明確的解釋和說明，導(dǎo)致用人單位在使用該條款時很可能會產(chǎn)生勞動爭議，并在勞動爭議仲裁或者訴訟中敗訴，這也是人力資源制度審計中所存在的重大審計風(fēng)險之一。

四、人力資源制度審計中的風(fēng)險管控措施

風(fēng)險導(dǎo)向?qū)徲嬂砟畈粌H要求審計人員對審計過程中的相關(guān)風(fēng)險進行識別，并評估相關(guān)的風(fēng)險，更重要的是要采取措施將相關(guān)的審計風(fēng)險降至可接受的水平問。作為勞動用工單位，應(yīng)該借鑒風(fēng)險導(dǎo)向?qū)徲嬂砟睿ㄟ^審計人員所實施的人力資源審計，找出自己在人事管理方面存在的漏洞和不當(dāng)之處，進而采取相應(yīng)的管控措施，將人力資源制度制定和落實過程中存在的風(fēng)險降至可接受的水平。

1.嚴(yán)格規(guī)章制度的合法性審計。為了保證規(guī)章制度的內(nèi)容符合法律規(guī)定，不因違反法律的強制性規(guī)定而導(dǎo)致規(guī)章制度無效，審計人員必須關(guān)注規(guī)章制度的合法、合規(guī)。

（1）規(guī)章制度合法性審計的范圍。原勞動部《關(guān)于新開辦用人單位實行勞動規(guī)章制度備案制度的通知》規(guī)定，規(guī)章制度應(yīng)包括“勞動合同管理、工資管理、社會保險、福利待遇、工時休假、職工獎懲以及其他勞動管理”等內(nèi)容。我國《勞動合同法》第四條第二款也規(guī)定了用人單位規(guī)章制度涵蓋的范圍，即“勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛(wèi)生、保險福利、職工培訓(xùn)、勞動紀(jì)律以及勞動定額管理”等。由于上述內(nèi)容涉及勞動者切身利益，因此必須做到內(nèi)容合法、制定程序合法?？梢?，審計人員首先應(yīng)該審計用人單位所制定的規(guī)章制度的內(nèi)容是否合法，其次是審計規(guī)章制度的制定程序是否合法，最后還要審計是否有勞動者參與。只有這三個方面全部合法，規(guī)章制度才具有法律效力。

（2）規(guī)章制度合法性審計的內(nèi)容。審計人員在對規(guī)章制度進行合法性審計時，要注意兩個方面的內(nèi)容：①審計規(guī)章制度的內(nèi)容是否合法。人力資源制度審計專業(yè)性較強，如果審計人員不具備人力資源管理和勞動法方面的專業(yè)知識，那么用人單位可以聘請專業(yè)律師或?qū)ｉT從事人力資源審計的人力資源法務(wù)師對規(guī)章制度的合法性進行審計。一旦規(guī)章制度有關(guān)內(nèi)容不符合相關(guān)法律規(guī)定，該項規(guī)章制度將不具有法律效力，用人單位對勞動者進行處罰就失去了法律依據(jù)。因此，用人單位必須對審計出內(nèi)容違法的規(guī)章制度及時進行修改，保證規(guī)章制度的內(nèi)容合法性。②審計規(guī)章制度的制定程序是否合法。在審計規(guī)章制度制定程序時，首先是審查規(guī)章制度是否有勞動者參與制定。如果沒有勞動者參與，那么規(guī)章制度的制定程序就違反了法律規(guī)定，從而不具備應(yīng)有的法律效力。用人單位此時必須采取適當(dāng)?shù)难a救措施，對規(guī)章制度進行修改，同時將修改規(guī)章制度的草案向勞動者公布，征求勞動者意見，并注意留存征求勞動者意見的證據(jù)。其次，要審計是否召開了職工大會或者職工代表大會，或者是否同工會進行了協(xié)商。這是用人單位制定規(guī)章制度時必須遵守的法定程序。如果該項程序缺失，那么規(guī)章制度的制定同樣因違反法定程序而無效。最后審計規(guī)章制度是否履行公示或告知程序。規(guī)章制度制定時必須向勞動者公示或者告知勞動者，沒有履行該必要程序的規(guī)章制度不能對勞動者適用，就像法律未經(jīng)公布程序不產(chǎn)生法律效力一樣。

審計人員在對以上內(nèi)容進行審計時，如果發(fā)現(xiàn)缺漏就要及時補正。如果程序完備，還要審查是否具有相應(yīng)的證據(jù)，如勞動者參與程序證據(jù)和公示程序的證據(jù)。如果缺少以上證據(jù)，或者以上證據(jù)不完備，或者證據(jù)存在瑕疵，一旦司法機關(guān)要求用人單位提交程序合法的證據(jù)，用人單位就存在敗訴的風(fēng)險。因此，審計時如果發(fā)現(xiàn)用人單位存在上述審計風(fēng)險，應(yīng)盡快督促用人單位就上述證據(jù)及時補正，加強內(nèi)部控制。另外，審計人員還要關(guān)注下述問題，在《勞動合同法》實施之前所制定的規(guī)章制度，即使缺少勞動者參與程序和公示程序，仍然合法有效，可以繼續(xù)使用。因此，開展人力資源制度審計時還要審查規(guī)章制度的制定時間。

（3）規(guī)章制度合法性的司法認(rèn)定。規(guī)章制度不合法是最大的審計風(fēng)險之一，也是用人單位進行內(nèi)部控制時必須控制的最大風(fēng)險。最高人民法院《關(guān)于審理勞動爭議案件適用法律若干問題的解釋》（法釋[2001]14號）第十九條規(guī)定，“用人單位根據(jù)《勞動法》第四條之規(guī)定，通過民主程序制定的規(guī)章制度，不違反國家法律、行政法規(guī)及政策規(guī)定，并已向勞動者公示的，可以作為人民法院審理勞動爭議案件的依據(jù)”。這是目前規(guī)章制度合法性司法認(rèn)定最為直接的標(biāo)準(zhǔn)，也是重點審計規(guī)章制度合法性最為直接的原因之一。

2.嚴(yán)格規(guī)章制度制定中的民主程序?qū)徲?。鑒于以上分析，企業(yè)在制定規(guī)章制度時要按照法律規(guī)定履行相應(yīng)程序，也正如國際勞工組織認(rèn)為，“工業(yè)民主為一種強化勞工參與決策的各項政策或措施的總稱，旨在改變由資方或管理人員專斷的舊式管理方式，代之以讓勞工有機會表達(dá)意見或申訴的機構(gòu)，使勞工職權(quán)獲得與資方或管理人員團體交涉的尊重”。因此，審計人員還要嚴(yán)格審計其制定過程中是否履行了相應(yīng)程序。

（1）法律依據(jù)?！秳趧雍贤ā芬?guī)定，“用人單位在制定、修改或者決定有關(guān)勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛(wèi)生、保險福利、職工培訓(xùn)、勞動紀(jì)律以及勞動定額管理等直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度或者重大事項時，應(yīng)當(dāng)經(jīng)職工代表大會或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會或者職工代表平等協(xié)商確定。規(guī)章制度和重大事項決定實施過程中，工會或者職工認(rèn)為不適當(dāng)?shù)?，有?quán)向用人單位提出，通過協(xié)商予以修改完善。用人單位應(yīng)當(dāng)將直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度和重大事項決定公示，或者告知勞動者”。該法律規(guī)定是規(guī)章制度在制定時必須履行民主程序的法律依據(jù)，也是審計人員審計時最為直接的法律依據(jù)。

（2）民主程序的流程設(shè)計。審計人員要嚴(yán)格審計規(guī)章制度制定程序，規(guī)章制度制定應(yīng)該具備以下幾個程序：用人單位公布規(guī)章制度草案-召開職工代表大會進行討論-提出修改意見-與職工代表協(xié)商-履行公示告知程序。

盡管規(guī)章制度在制定時要求必須有勞動者參與程序和公示程序，但是其制定權(quán)仍然由用人單位掌握。而且實踐中人民法院或者仲裁機構(gòu)所關(guān)注的也僅僅是用人單位履行民主程序的證據(jù)，至于其他方面的內(nèi)容人民法院或仲裁機構(gòu)不會過多關(guān)注。例如，用人單位履行民主程序的真實性并不是人民法院或仲裁結(jié)構(gòu)審查的范圍。因此，審計人員履行審計職責(zé)時首先要審計單位是否履行了這些程序。其次審計在履行民主程序時是否具有充分的證據(jù)。如果想簡單行事僅僅做個程序即可，并不要求必須召開職工代表大會進行討論決定。最后是做個真流程，而不是假流程，即在職工參與程序中用人單位可以事先印制好表格，把所要討論的內(nèi)容標(biāo)題寫上，然后找部分職工代表簽字認(rèn)可，或者推舉一些職工代表，由職工代表簽字認(rèn)可。在工會和職工代表協(xié)商程序中，兩個機構(gòu)可以任選一個。如果用人單位建立了工會，那么由工會出具同意規(guī)章制度的證據(jù)即可;如果用人單位沒有建立工會，則可以把這個程序合并到上一個程序中，兩個程序同時進行即可。

3.嚴(yán)格規(guī)章制度公示方式審計。審計人員履行審計職責(zé)時還要重點審計規(guī)章制度是否采取了正確的公示方法。實踐中用人單位規(guī)章制度的公示方式很多，各具特點，也都存在一定的利弊。用人單位可以根據(jù)本單位情況選擇最適合自己的公示方式，審計人員的職責(zé)就是通過審計督促用人單位采取正確的公示方式。

（1）OA公示。目前，很多用人單位都使用了OA辦公自動化系統(tǒng)，可以把規(guī)章制度通過OA辦公系統(tǒng)進行公示。通過OA辦公系統(tǒng)進行規(guī)章制度的公示方式簡單易行，但這種公示方式的內(nèi)容易修改，而且不易保存，同時也不能保證每一個勞動者都能夠看到公示的規(guī)章制度。特別是對年齡較大或者文化程度不高的勞動者，這種公示方式很難能被人民法院或者仲裁機構(gòu)認(rèn)可。而且這種公示方式用人單位舉證比較困難，有時可能需要公證取證，在一定程度上會增加用人單位的管理成本。

（2）郵件群發(fā)。用人單位可以采取郵件群發(fā)的方式把規(guī)章制度發(fā)送給勞動者，這種公示方式比較簡單，但是一旦勞動者否認(rèn)收到所發(fā)送的文件，用人單位的證明責(zé)任大、證明難度高。用人單位首先要證明該郵箱屬于勞動者本人。該證明往往會給用人單位帶來很大的不便，因為用人單位很難證明使用該郵箱的人就是勞動者本人，除非在入職登記表上登記了勞動者的郵箱地址。其次，用人單位要證明該郵件發(fā)送成功且已經(jīng)到達(dá)收件人的郵箱。這個證明責(zé)任對用人單位來說幾乎是不可能完成的。勞動者即使承認(rèn)該郵箱是自己所擁有的，但是可以否認(rèn)曾經(jīng)收到該郵件。最后是用人單位要證明勞動者打開了該郵箱。勞動者如果否認(rèn)打開了郵箱，則表明用人單位的公示沒有完成。而且通過群發(fā)郵件公示時，司法機關(guān)往往會要求用人單位對其提供的電子證據(jù)進行公證，這對用人單位來說既增加了管理成本，又承擔(dān)著可能敗訴的風(fēng)險。因此，這種公示方式一般情況下不會采用，或者結(jié)合其他的公示方式使用。

（3）公告欄張貼。用人單位在公示時可以把規(guī)章制度張貼到本單位的公告欄。這種公示方式存在以下弊端：一是難以保存證據(jù)，即使用人單位張貼之后拍照留證，一旦勞動者否認(rèn)該證據(jù)的真實性，也往往很難被人民法院或仲裁機構(gòu)所認(rèn)可;二是即使勞動者承認(rèn)該公示照片的真實性，但是勞動者否認(rèn)看到該規(guī)章制度，也不能說已經(jīng)對勞動者進行了公示;三是公示的時間難以證明，即使是拍照取證，但是拍照取證的時間容易修改，證明較為困難。因此，這種公示的方式也盡量少用或者不用。

（4）勞動者簽收。用人單位在制定規(guī)章制度之后可以讓勞動者簽署，這是用人單位公示規(guī)章制度時最安全的一種方式。讓勞動者親筆簽署“本人已經(jīng)收到XX制度，并已充分閱讀和完全理解其內(nèi)容”。這種公示方式證明力比較強，勞動者很難否認(rèn)曾經(jīng)收到其親筆簽署的規(guī)章制度。但是這種方式的工作量較大，對于勞動者數(shù)量比較少、規(guī)模比較小的用人單位而言，這種公示方式可以推薦使用;如果勞動者數(shù)量多、單位規(guī)模很大，使用這種方式進行公示相對來說比較麻煩。

（5）規(guī)章制度培訓(xùn)。為了讓勞動者了解規(guī)章制度內(nèi)容，可以采取召開全體員工大會對勞動者進行集中培訓(xùn)的方式進行公示。在對勞動者進行培訓(xùn)的時候應(yīng)盡量避免采取電子打卡方式（該種方式易于修改，證明效率低），而是讓勞動者簽到，在簽到簿上寫清楚“XX制度培訓(xùn)會簽到簿”、培訓(xùn)的時間、地點和參會人員?？梢允孪仍O(shè)計好表格，并注意對此簽到簿進行封存留檔。這種公示方式在實踐中證明力很強，一般都會被人民法院或者仲裁機構(gòu)所認(rèn)可。

（6）規(guī)章制度考試。通過對規(guī)章制度進行考試的方式進行公示，這種方式既起到了公示的作用，同時也測試了勞動者對規(guī)章制度的掌握程度，是一種比較好的公示方式。這種考試方式不在乎題的難易程度，也不在乎勞動者考試分?jǐn)?shù)的高低和試題題量的大小，而主要體現(xiàn)在規(guī)章制度的公示作用上。用這種方式進行公示時要在試題冊上寫清楚規(guī)章制度的名稱，并將勞動者試卷存檔。

（7）入職登記聲明。入職時讓勞動者簽署收到規(guī)章制度文件。采取這種公示方式時要注意把規(guī)章制度的名稱列舉出來，然后讓勞動者親筆抄寫“我已經(jīng)收到上述全部規(guī)章制度，并已經(jīng)全部閱讀和理解規(guī)章制度的內(nèi)容”，勞動者本人要親筆簽名。這種公示方式簡單易行，便于采用。

（8）勞動合同中約定。把規(guī)章制度作為勞動合同的條款在勞動合同中予以約定。例如可以把以下內(nèi)容作為勞動合同的一個條款，“用人單位已經(jīng)向勞動者提供了全部規(guī)章制度，包括并不限于XX制度等等（列舉規(guī)章制度的具體名稱）”。這種公示方式簡便易行，適合大中小型等各類用人單位使用。

4.嚴(yán)格規(guī)章制度條文設(shè)計審計。審計人員進行審計時要注意規(guī)章制度的條文一定要做到邏輯縝密，術(shù)語準(zhǔn)確，指向清晰。既要利用邏輯，又要符合邏輯，盡量少用因果、疊加等方式，否則就等于用人單位自縛手腳，對勞動者進行管理時就很困難。如“勞動者嚴(yán)重失職，營私舞弊，給用人單位造成重大損失，用人單位可以解除勞動合同”。這些規(guī)章制度在實施時可能會出現(xiàn)問題，“嚴(yán)重失職”和“營私舞弊”之間是并列關(guān)系還是遞進關(guān)系？這兩項內(nèi)容和“重大損失”是否構(gòu)成了因果關(guān)系？如果屬于因果關(guān)系，按照這個規(guī)定，即使勞動者存在嚴(yán)重失職和營私舞弊的情況，只要沒有給用人單位造成“重大”損失，或者造成了損失但是沒有達(dá)到“重大”程度，用人單位就無權(quán)解除合同?！秳趧雍贤ā返谌艞l第三項規(guī)定，勞動者“嚴(yán)重失職，營私舞弊，給用人單位造成重大損害的”，用人單位可以解除勞動合同。此時法律條文用了“損害”，那么“損失”和“損害”又有什么區(qū)別和聯(lián)系？因此，用人單位在制定規(guī)章制度時一定要注意術(shù)語準(zhǔn)確、措辭嚴(yán)謹(jǐn)。

另外，還要注意對法律規(guī)定不清晰的地方，規(guī)章制度要盡量少涉及或者不涉及，以避免相應(yīng)的風(fēng)險。如關(guān)于違反計劃生育是否可以解除合同問題，法律和政策對此都沒有統(tǒng)一明確規(guī)定。但是有些地方性法規(guī)規(guī)定用人單位可以解除勞動合同，也有很多地方性法規(guī)根本就沒有規(guī)定。有些地方在司法實踐中認(rèn)為，如果規(guī)章制度或勞動合同把此作為嚴(yán)重違紀(jì)行為，用人單位就可以“嚴(yán)重違紀(jì)”為由解除勞動合同。因此，審計人員進行規(guī)章制度審計時對類似的含糊不清的問題要明確其審計風(fēng)險，督促用人單位在制定規(guī)章制度時盡量規(guī)避。

五、結(jié)論

審計控制說認(rèn)為，“審計是一種特殊的控制機制，審計本身就是作為控制手段而產(chǎn)生，它與控制之間有著天然聯(lián)系”。因此，基于審計控制說的觀念，無論何種審計模式，不管是制度導(dǎo)向?qū)徲嬆Ｊ?，亦或是風(fēng)險導(dǎo)向?qū)徲嬆Ｊ?，也不管是理論上還是實務(wù)上，都應(yīng)當(dāng)發(fā)揮必要的控制作用。表現(xiàn)在人力資源制度中，規(guī)章制度作為用人單位對勞動者進行管理的一個至關(guān)重要的手段，審計人員在進行人力資源制度審計時一定要嚴(yán)格審計，并將規(guī)章制度的重要性及其所關(guān)聯(lián)的法律告知用人單位，督促用人單位制定規(guī)章制度時做到內(nèi)容合法、程序合法，同時還要注意保留程序合法的證據(jù)。另外，還要注意規(guī)章制度的語言嚴(yán)謹(jǐn)、邏輯縝密、術(shù)語準(zhǔn)確，只有如此方可有效避免潛在的法律風(fēng)險。

另外，加強人力資源制度審計可以推進企業(yè)合法、合規(guī)管理，具有重大現(xiàn)實意義。隨著社會對人力資源制度審計需求的不斷增加，無論是審計學(xué)界、人力資源管理學(xué)界還是法學(xué)界都應(yīng)該以此為契機，加強人力資源制度審計研究，引導(dǎo)企業(yè)開展人力資源制度審計。