事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問(wèn)題及解決措施

王玉

[摘 要] 隨著我國(guó)綜合實(shí)力不斷加強(qiáng)，我國(guó)事業(yè)單位體制也在不斷完善，人事檔案管理工作更是受到了重點(diǎn)關(guān)注。所謂的人事檔案就是指保留在事業(yè)單位內(nèi)部使用與管理的在職人員的工作檔案，這類(lèi)檔案可以有效反映出在職員工的各方面表現(xiàn)與就職經(jīng)歷，對(duì)事業(yè)單位了解在職員工有很大幫助。人事檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位中的人事管理工作有著非常大的作用，但是我國(guó)人事檔案管理工作還存在一定的問(wèn)題。文章主要針對(duì)人事檔案管理工作中的問(wèn)題進(jìn)行分析，并給出相應(yīng)解決措施，希望對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理工作有所幫助。

[關(guān)鍵詞] 事業(yè)單位 人事檔案 管理利用

中圖分類(lèi)號(hào)：G275.9 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

人事檔案對(duì)事業(yè)單位選拔優(yōu)秀人才幫助非常大，也是事業(yè)單位在招聘時(shí)的重要依據(jù)，做好人事檔案管理工作有利于企業(yè)發(fā)展。但是現(xiàn)階段部分事業(yè)單位人事檔案管理方式仍舊過(guò)于傳統(tǒng)，這種傳統(tǒng)的管理方式不利于現(xiàn)階段人事檔案管理工作的開(kāi)展，會(huì)使人事檔案范圍較窄，利用率相對(duì)較低，不能順應(yīng)當(dāng)前事業(yè)單位發(fā)展的趨勢(shì)。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，人事檔案管理工作也要積極融合信息技術(shù)，通過(guò)先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來(lái)構(gòu)建檔案管理平臺(tái)，最大程度地發(fā)揮人事檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)事業(yè)單位更好發(fā)展。

一、做好事業(yè)單位人事檔案管理工作的重要性

（一）有助于提升事業(yè)單位人員的利用率

隨著時(shí)代不斷發(fā)展變化，我國(guó)經(jīng)濟(jì)事業(yè)得到了飛速發(fā)展，人才競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈，事業(yè)單位招聘人才的工作越來(lái)越難于開(kāi)展。人事檔案可以有效展示出本人的工作經(jīng)歷與能力，對(duì)事業(yè)單位招聘人才有著非常重要的作用。人事單位通過(guò)人事檔案可以綜合評(píng)估出工作人員的能力，并且在人事檔案的標(biāo)準(zhǔn)下為員工找到最適合自己的工作崗位，最大程度上達(dá)到物盡其用、人盡其才的效果。同時(shí)，有了人事檔案的幫助，可以有效縮短招聘工作的時(shí)間，最大程度地節(jié)省時(shí)間，提高人才的選拔效率。

（二）有助于提升事業(yè)單位的綜合管理水平

事業(yè)單位的人事檔案是人才信息的整合，是市場(chǎng)人才信息的源泉。檔案管理工作作為當(dāng)前基層事業(yè)單位的重點(diǎn)工作內(nèi)容之一，管理的質(zhì)量將會(huì)直接影響到單位的綜合管理水平與單位競(jìng)爭(zhēng)水平。人事檔案管理工作需要緊跟時(shí)代步伐，不斷完善自身結(jié)構(gòu)，要與時(shí)代發(fā)展方向相一致。人事檔案管理工作的優(yōu)化有助于提升事業(yè)單位的綜合管理水平。在新的時(shí)代背景下，人事管理工作需要利用先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)資源，不斷創(chuàng)新出新的管理方式，更好為事業(yè)單位的發(fā)展做貢獻(xiàn)。

二、事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）人事檔案管理模式落后

雖然我國(guó)當(dāng)前已經(jīng)具有了人事檔案管理工作的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，但是由于發(fā)展起步較晚，所以還存在著一定的管理漏洞，并且人事檔案管理模式也相對(duì)較為落后?，F(xiàn)階段我國(guó)事業(yè)單位的人事管理工作模式有一定分散性，這種分散性具體表現(xiàn)在：第一，人事檔案多頭管理、人事檔案管理部門(mén)與業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門(mén)之間聯(lián)系不緊密；第二，檔案管理工作人員對(duì)事業(yè)單位的業(yè)務(wù)活動(dòng)參與較少，對(duì)單位內(nèi)部的人員流動(dòng)去向不明確，信息掌握不夠及時(shí)全面，與整體的管理工作存在誤差；第三，事業(yè)單位忽略了人事檔案管理的重要性，檔案庫(kù)房設(shè)備簡(jiǎn)陋，無(wú)法及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行整合，導(dǎo)致很多人事檔案丟失；第四，事業(yè)單位的管理體制較為分散，不能及時(shí)管理人事檔案，無(wú)法第一時(shí)間向人事部門(mén)提供有效的人員檔案信息。種種問(wèn)題表明當(dāng)前我國(guó)的人事檔案管理工作還有待完善，必須要形成先進(jìn)的管理模式，全面為人事部門(mén)提供相關(guān)員工的檔案資料。

（二）人員配備不足，專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)偏低

在事業(yè)單位中，通常都會(huì)安排這樣一個(gè)職務(wù)，它專(zhuān)門(mén)對(duì)單位中的員工及在崗人員進(jìn)行系統(tǒng)管理，或者以存檔的方式對(duì)單位每位員工的基本信息都有一個(gè)記錄，甚至國(guó)家有關(guān)部門(mén)也因此制定了相關(guān)的制度標(biāo)準(zhǔn)。中共中央組織部、國(guó)家檔案局聯(lián)合發(fā)布的《干部檔案工作條例》中明確指出，縣以上（含縣）的組織、人事部門(mén)，應(yīng)建立相應(yīng)的干部檔案管理工作機(jī)構(gòu)，并負(fù)責(zé)對(duì)本地區(qū)、本部門(mén)、本系統(tǒng)的干部檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。每管理一千人的檔案需配備一名專(zhuān)職干部，有業(yè)務(wù)指導(dǎo)任務(wù)的單位，要配備相應(yīng)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員。但國(guó)內(nèi)的部分事業(yè)單位因?yàn)榻?jīng)濟(jì)效益問(wèn)題，并沒(méi)有嚴(yán)格按照這個(gè)規(guī)定進(jìn)行企業(yè)工作人員及職位形成一個(gè)專(zhuān)門(mén)的管理制度。而且為了節(jié)約人員招募時(shí)的財(cái)力供給，部分事業(yè)單位沒(méi)有招收專(zhuān)業(yè)從事檔案管理的人，導(dǎo)致人事檔案管理人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)水平較差。

（三）信息資源有效利用率低

國(guó)家有關(guān)部門(mén)雖然制定了相關(guān)的規(guī)定，但依舊不能引起事業(yè)單位對(duì)人事檔案管理的重視。隨著時(shí)代的發(fā)展、科技的進(jìn)步，部分事業(yè)單位已經(jīng)開(kāi)始從文件辦公向著無(wú)紙化辦公推進(jìn)，這樣一來(lái)，就更容易忽略對(duì)人事檔案管理工作。正是因?yàn)槭聵I(yè)單位沒(méi)有對(duì)人事檔案管理工作給予足夠的重視，導(dǎo)致人力信息資源沒(méi)有得到有效利用，信息資源利用率相對(duì)較低。事業(yè)單位應(yīng)該對(duì)人事管理工作給予充分重視，才能科學(xué)有效地解決人事資源利用效率偏低這一問(wèn)題[1]。

三、事業(yè)單位人事檔案管理問(wèn)題的解決措施

（一）樹(shù)立人事檔案信息化的管理理念

事業(yè)單位管理人員應(yīng)該改變長(zhǎng)期以來(lái)對(duì)人事檔案管理職位的偏見(jiàn)，從理念上轉(zhuǎn)變，真正擁抱信息化，這樣以上率下，才能真正提高人事檔案管理的效率。同時(shí)，應(yīng)該在事業(yè)單位內(nèi)部制定相關(guān)規(guī)定，幫助人事檔案的工作人員改變對(duì)人事檔案管理工作的看法，樹(shù)立正確的人事檔案管理意識(shí)，科學(xué)合理地解決國(guó)內(nèi)事業(yè)單位對(duì)人力資源有效利用率低這一問(wèn)題。最后，通過(guò)科學(xué)有效的學(xué)習(xí)、培訓(xùn)，尋找到充分發(fā)揮人力資源信息的有效手段，主動(dòng)實(shí)現(xiàn)向信息化轉(zhuǎn)型，幫助事業(yè)單位有效地提高人力資源的有效利用率[2]。

（二）搭建人事檔案信息化管理平臺(tái)

現(xiàn)在已經(jīng)是信息化的時(shí)代，我們應(yīng)該合理利用網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，通過(guò)加速建立網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)的建設(shè)，充分利用網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位對(duì)人力資源的高效利用。通過(guò)多媒體搭建網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，能夠讓信息交流平臺(tái)動(dòng)態(tài)化運(yùn)行，這種信息平臺(tái)搭建的好處就是能讓信息交流更加方便快捷，這是人事檔案管理平臺(tái)順應(yīng)信息化時(shí)代的具體表現(xiàn)。綜合利用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)對(duì)人事檔案管理的信息進(jìn)行收集、分類(lèi)、存放、調(diào)取等工作，能有效減少人力、物力、財(cái)力的消耗，有效節(jié)約時(shí)間與人事檔案管理成本。通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，可有效提高事業(yè)單位對(duì)人力資源的利用率，全面提高人事檔案工作的管理水平和服務(wù)質(zhì)量，最大程度地實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的價(jià)值。

（三）提高管理人員的素質(zhì)

通過(guò)錄用專(zhuān)業(yè)從事人事檔案管理的人員，有效保證人事檔案管理工作的順利展開(kāi)，提升工作人員的素質(zhì)能有效解決事業(yè)單位的人力資源利用率較低這一問(wèn)題。人事檔案管理這一工作本身就比較枯燥，需要每日從事對(duì)事業(yè)單位內(nèi)部工作人員的檔案收集、分類(lèi)、存放、調(diào)取等工作，需要人事檔案管理人員注意信息資料的真實(shí)性，保證檔案的質(zhì)量。對(duì)檔案管理人員的要求也不少，主要是細(xì)致、耐心，只有工作細(xì)致，并且有耐心，才能保證檔案信息的真實(shí)性。

（四）增設(shè)管理機(jī)構(gòu)

人事檔案管理工作對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展來(lái)說(shuō)十分重要，為了防止多頭管理出現(xiàn)的信息內(nèi)容失真、內(nèi)容不全等問(wèn)題，就一定要建立健全相關(guān)的管理機(jī)制，建立管理人事檔案的機(jī)構(gòu)，確保人事檔案信息內(nèi)容的全面、真實(shí)。管理機(jī)構(gòu)的數(shù)量要根據(jù)事業(yè)單位的規(guī)模來(lái)進(jìn)行設(shè)置，加大監(jiān)督管理的強(qiáng)度，最大程度地提高人事檔案的管理水平。

四、結(jié)語(yǔ)

為了更好地完善人事檔案的管理工作，一定要緊跟時(shí)代發(fā)展的腳步，正確對(duì)待人事管理工作面臨的挑戰(zhàn)與機(jī)遇，充分發(fā)揮人事檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)，推動(dòng)人事單位的穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]李佑蓓.事業(yè)單位人事檔案信息化管理面臨機(jī)遇與挑戰(zhàn)[J].人力資源管理，2017（6）：346- 347.

[2]王毅.事業(yè)單位人事檔案管理面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)研究[J].中國(guó)管理信息化，2017，20（4）：164- 165.