淺論如何做好信息時(shí)代電子檔案管理

王霞

摘要：隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，電子信息技術(shù)在各行各業(yè)中都得到廣泛的應(yīng)用，尤其是在檔案管理方面發(fā)揮著重要的作用。信息時(shí)代下，檔案管理工作人員應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，充分應(yīng)用信息技術(shù)，不斷提高檔案管理的信息化水平，從而提高檔案管理工作效率和質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;電子檔案;管理方法

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，我國(guó)慢慢步入了信息時(shí)代，信息技術(shù)在我國(guó)的各個(gè)領(lǐng)域中都發(fā)揮著重要的作用。電子檔案管理方式的出現(xiàn)可以有效提高檔案管理水平和管理效率。本文首先針對(duì)電子檔案的特點(diǎn)及其作用進(jìn)行分析，然后對(duì)于如何做好信息時(shí)代電子檔案管理提出幾點(diǎn)有效建議，希望通過(guò)本文的分析能夠充分發(fā)揮信息技術(shù)在檔案管理中的積極作用，促進(jìn)檔案管理工作的不斷發(fā)展壯大。

一、電子檔案的特點(diǎn)及其作用

電子檔案指的是由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)保存和處理的可以機(jī)讀的材料或者是其它形式的記錄，電子檔案儲(chǔ)存方法與紙質(zhì)儲(chǔ)存方法不同，這就為檔案管理工作帶來(lái)了一次重大的改革，檔案管理工作人員只有充分認(rèn)識(shí)到電子檔案的重要性，掌握好電子檔案管理工作，才能不斷提高檔案管理水平和效率。

電子檔案主要是在計(jì)算機(jī)的基礎(chǔ)上來(lái)進(jìn)行檔案管理工作，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的出現(xiàn)為工作人員提供了方便快捷的管理方式和手段，這就大大的降低了工作人員在整理檔案、立卷歸檔和信息使用中的工作壓力，減輕了他們的工作負(fù)擔(dān)，同時(shí)也提高了工作人員在歸檔和檢索檔案中的速度，提高其工作效率。

電子檔案與紙質(zhì)檔案不同，以往人們用人工的方法和紙質(zhì)的方法來(lái)搜集檔案和立卷歸檔，儲(chǔ)存檔案，經(jīng)常會(huì)發(fā)生檔案丟失、文件收集不足的問(wèn)題，如果要查漏補(bǔ)缺就需要拆卷重做，為檔案管理工作帶來(lái)極大的挑戰(zhàn)。但是利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行檔案管理工作，可以利用微機(jī)將文件進(jìn)行整理和歸檔，隨時(shí)的進(jìn)行查漏補(bǔ)缺，既方便工作，又能不使文件形成堆積，占用空間，從而提高了工作人員的工作效率，保證檔案管理工作的順利開(kāi)展。

檔案管理工作的信息化發(fā)展可以有效提高檔案的保密性和安全性。以往在用紙質(zhì)方法進(jìn)行檔案管理時(shí)，如果用戶需要查詢信息，就需要對(duì)整卷信息進(jìn)行打開(kāi)查看，雖然用戶只是使用其中一部分的信息，但是卻可以看到整個(gè)文卷的信息內(nèi)容，這就導(dǎo)致信息的泄露，不符合檔案管理工作保密性的要求。使用信息技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案管理可以有效提高檔案管理工作的保密性，保障檔案信息的安全。電子檔案可以將文件分成不同的單份，這樣用戶在查閱檔案時(shí)只需要查看他所需要的就可以，無(wú)法對(duì)其他的信息進(jìn)行查閱，這就有效的保證了檔案信息的安全性。

電子檔案有效提高了檔案管理工作的規(guī)范性。以往檔案管理工作中運(yùn)用人工的方法來(lái)進(jìn)行立卷、儲(chǔ)存，但是每個(gè)工作人員的工作方式和工作能力都是不同的，這就導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)誤差，不放白用戶進(jìn)行檔案信息的查閱。而使用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案管理工作可以使檔案管理工作方式進(jìn)行統(tǒng)一，使其規(guī)范化、統(tǒng)一化，不僅為工作人員帶來(lái)的方便，同時(shí)也提高了檔案管理效率，提高了檔案信息的利用效果。

二、如何做好信息時(shí)代電子檔案管理工作

（一）做好電子檔案系統(tǒng)的保密工作

電子檔案是使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)進(jìn)行管理工作的，網(wǎng)絡(luò)具有開(kāi)放性和分散性的特點(diǎn)，很多不法分子會(huì)通過(guò)不正當(dāng)手段來(lái)竊取和更改檔案信息，這就導(dǎo)致檔案的泄露，不利于檔案信息的保密性。因此檔案管理工作人員需要樹立較高的保密意識(shí)，在設(shè)計(jì)電子檔案系統(tǒng)時(shí)加強(qiáng)對(duì)保密程序的設(shè)置，從而提高檔案信息的保密性和安全性。

（二）提高電子檔案信息的權(quán)威性

對(duì)于各行各業(yè)而言，電子檔案系統(tǒng)中的信息都是十分重要的，很多信息內(nèi)容和數(shù)據(jù)都是不對(duì)外開(kāi)放的，要想有效保存電子檔案信息，就需要提高檔案信息的準(zhǔn)確性和有效性，在記錄信息數(shù)據(jù)時(shí)保證每項(xiàng)記錄的準(zhǔn)確性。

（三）電子檔案管理工作中需要遵循一定的原則

首先是規(guī)范性的原則，電子檔案管理工作中需要保證所有的檔案信息都能夠按照統(tǒng)一的技術(shù)模式、文本格式以及工作標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行管理，條件允許的情況下可以采用國(guó)際通用的標(biāo)準(zhǔn)形式。電子檔案主要是使用網(wǎng)絡(luò)的方法來(lái)對(duì)信息傳遞和儲(chǔ)存方式進(jìn)行管理的，對(duì)電子檔案管理方式進(jìn)行統(tǒng)一和規(guī)范，可以有效提高信息的利用效率，以免因文件格式、軟件平臺(tái)的不同而造成信息資源的浪費(fèi)。

其次是可靠性的原則，工作人員在開(kāi)展電子檔案管理工作時(shí)需要提高檔案信息的可靠性，保障檔案信息的準(zhǔn)確性。處理對(duì)電子檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范外，還需要建立完善的信息保障制度，并嚴(yán)格按照電子檔案管理制度來(lái)對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，保證檔案信息的真實(shí)有效。在輸入、保存、復(fù)制和整理檔案信息時(shí)需要嚴(yán)格按照操作流程來(lái)進(jìn)行，可以對(duì)檔案信息進(jìn)行備份，從而提高檔案信息的安全性和可靠性。

最后是高效率的原則，檔案信息管理工作也是一項(xiàng)工作量大、工作程序多的工作，因此需要不斷提高電子檔案管理工作的工作效率與效益。工作人員需要根據(jù)電子檔案管理工作的實(shí)際情況選擇科學(xué)合理的管理方法和電子系統(tǒng)使用技術(shù)，從而提高電子檔案管理工作的工作效率。

（四）加強(qiáng)對(duì)電子文件全過(guò)程的管理

電子文件與紙質(zhì)文件在收集和保存信息方面存在很大的不同，在保存電子文件時(shí)，需要根據(jù)原文件的具體情況來(lái)決定原文件的去留，如果原文件沒(méi)有正式文件的功能，那么就可以不用保留原文件，如果文件保存中有需要對(duì)文件進(jìn)行修改的需要，這可以對(duì)原稿進(jìn)行收集和儲(chǔ)存，對(duì)于那些有輔助作用的和正式作用的文件則可以及時(shí)的進(jìn)行收集和處理，電子文件與其相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)文件之間需要有特殊的標(biāo)識(shí)，方便進(jìn)行查閱。同時(shí)還可以在收集文件的過(guò)程中制作紙質(zhì)拷貝件，避免系統(tǒng)出現(xiàn)意外導(dǎo)致文件的丟失。

（五）選擇合適的信息保護(hù)技術(shù)

電子檔案管理工作中需要做好檔案信息的保護(hù)工作，可以在檔案系統(tǒng)入口、傳輸和使用三個(gè)方面來(lái)提高對(duì)電子檔案信息的保護(hù)。為了有效避免檔案信息出現(xiàn)丟失、竊取和被更改的現(xiàn)象，保護(hù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不受病毒、黑客等侵入，可以使用簽署技術(shù)、加密技術(shù)、身份驗(yàn)證技術(shù)以及檔案?jìng)浞莸确椒?，或者是使用防火墻、殺毒軟件等設(shè)備來(lái)達(dá)到保護(hù)檔案信息的作用，只有這樣才能保證檔案信息在傳遞、儲(chǔ)存的過(guò)程中能夠有效保證電子檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性，提高電子檔案信息的安全性，從而促進(jìn)電子檔案管理工作的順利進(jìn)行。

結(jié)語(yǔ)：

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，我國(guó)各個(gè)領(lǐng)域都加大了對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用，尤其是在檔案管理工作中，信息技術(shù)發(fā)揮了重要的作用。檔案管理工作信息化改變了以往的檔案信息管理模式，不僅降低了檔案管理工作的難度，還提高了檔案管理工作水平和效率。工作人員要想做好電子檔案管理工作就需要提高檔案信息安全意識(shí)，保證電子檔案管理工作的規(guī)范性、可靠性和高效性，并通過(guò)加強(qiáng)對(duì)電子文件全過(guò)程的管理以及選擇合適的信息保護(hù)技術(shù)等有效措施來(lái)提高電子檔案管理水平，保證電子檔案信息的安全性和可靠性，從而促進(jìn)電子檔案信息管理工作順利進(jìn)行。

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