淺談新形勢下人事檔案管理信息化建設(shè)

王紅娟

摘要：伴隨著計算機的普及，人事檔案的管理工作也開始朝著信息化的方向發(fā)展，加速推進檔案的信息管理工作，也成為時代發(fā)展的必然要求，本文從新形勢的背景出發(fā)，就如何加速推動檔案管理信息化建設(shè)給出了可行性的意見和建議。

關(guān)鍵詞：新形勢;人事檔案;信息化

1 引言

人事檔案是不同國家、組織和單位不可缺少的重要部分，能夠真實的反應(yīng)出個人的經(jīng)歷和表現(xiàn)，以單位為主體進行集中保存，通過圖表、文字的形式展現(xiàn)出來，方便查閱，但是隨著經(jīng)濟的飛速發(fā)展，科學技術(shù)也在不斷的創(chuàng)新，必須要順應(yīng)時代發(fā)展的需要，加強現(xiàn)代技術(shù)管理，實現(xiàn)人事檔案的信息化管理，為社會主義建設(shè)奠定堅實基礎(chǔ)。

2 檔案信息化的定義

所謂的檔案信息化主要是指在檔案管理工作中應(yīng)用信息技術(shù)，對檔案管理的新理論、新情況和新原則進行重新思考，明確網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的檔案管理以及服務(wù)的方法和框架，為檔案信息的社會化服務(wù)做鋪墊。

在實現(xiàn)檔案信息化過程中，需要以實現(xiàn)檔案信息化以及加強信息技術(shù)的運用作為根本前提，通過數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)壓縮等技術(shù)，將紙質(zhì)版、聲像文件等保存成電子檔案，系統(tǒng)組織成有著有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。信息技術(shù)的應(yīng)用是檔案信息化的前提保證，需要在檔案管理過程中全方位的推廣，檔案的整理到最后的保存和銷毀等內(nèi)容都要囊括。

3 新形勢下加強人事檔案管理的重要性

信息化檔案管理制度是在檔案管理過程中，運用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，儲存、管理和有效利用各類檔案信息資源。簡單來說，就是講靜態(tài)的信息轉(zhuǎn)變成動態(tài)的過程，這種轉(zhuǎn)化不能浮于表面，需要從根本上轉(zhuǎn)變效果，這就需要在過程中能夠有信息技術(shù)作為支撐。

3.1 人事檔案現(xiàn)代化的要求

目前的社會屬于信息社會，社會的發(fā)展需要有信息作為支持，所以在某種程度上，之前的實物性的管理已經(jīng)無法滿足時代發(fā)展的需要，開始轉(zhuǎn)變成信息化管理，只有這樣才能滿足需求，檔案管理需要順應(yīng)改革，不斷的自我調(diào)整，對人事檔案信息進行歸檔和存儲，建立起完善的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，更好的搜索和使用各類數(shù)據(jù)，加強信息化管理，提升人事檔案的管理效率，同時這也是檔案現(xiàn)代化管理的必然趨勢。

3.2 數(shù)字化、電子化的要求

未來人事檔案的存儲工作必然會朝著館藏檔案數(shù)字化和電子化的方向發(fā)展。電子化指的是各類檔案資料，包括紙質(zhì)版的信息，通過計算機和電子技術(shù)等位媒介，收集、整理、篩選和加工成以數(shù)字為存儲方式的各類信息。數(shù)字化和電子化的存儲空間相對較大，實際卻很小，不占空間，簡單便捷，管理費用也相對較低。

3.3 電子文件管理要求實現(xiàn)檔案信息化

從目前的發(fā)展來看，我國檔案管理的重心已經(jīng)發(fā)生了改變，開始朝著信息化和現(xiàn)代化的方向發(fā)展。在檔案工作中運用計算機，讓電子化歸檔變成可能，電子檔案的優(yōu)勢是紙質(zhì)版檔案沒有辦法比擬的，存儲的媒介也發(fā)生了根本性的改變，是檔案管理方式的巨大創(chuàng)新。檔案信息建設(shè)過程中，電子檔案的管理不僅是檔案信息同時也是檔案資源建設(shè)的重要內(nèi)容。

3.4 人事檔案信息資源需要實現(xiàn)信息化

人事檔案主要是為了更好的為人事工作的開展服務(wù)。要建立起科學完善的人事檔案管理模式，高效的人事檔案管理機制能夠滿足人們對高效的檔案的需要，計算機的運用顯得尤為重要，其轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)的檔案管理體系，讓人事檔案管理工作更加的安全和快捷，而且檔案中能夠包含很多的內(nèi)容，不需要過于擔心會浪費紙張，查找方便。

4 有效提升人事檔案信息化的重要途徑

4.1 提升人事檔案管理的整體水平

按照理論思想和要求，人事檔案信息化建設(shè)需要從整體出發(fā)，不能只關(guān)注某個部門或者是某個人的活動，需要在每一個環(huán)節(jié)都要把握好，通過信息技術(shù)實現(xiàn)有效連接，將整體優(yōu)勢以及綜合能力最大限度的發(fā)揮出來。要認識到任何一個微小的事物都有可能會對整體造成巨大的上海，所以，需要對每個部分、環(huán)節(jié)的專業(yè)、應(yīng)用以及設(shè)備水平加以重視，要盡可能的發(fā)展壯大，雖然從目前的發(fā)展來看，難度較大，但是還是需要不斷的努力，要組織優(yōu)秀的集體和個人不斷的提升專業(yè)水平，樹立榜樣，于團隊于個人而言都是極為有利的。

4.2 構(gòu)建完善的信息網(wǎng)絡(luò)

現(xiàn)今各行各業(yè)的競爭愈演愈烈，網(wǎng)絡(luò)也得到了人們的普遍認可，這主要是因為人們可以借助網(wǎng)絡(luò)更快更好的處理各類問題，讓各項工作更加的全面和有效率。另外，網(wǎng)絡(luò)還可以提供給人們?nèi)轿坏姆?wù)，比如說，記載人事檔案，公司人員復雜，入職的時間也存在有明顯的差異，為了確保信息的完整性和正確性，可以考慮使用計算機，雖然過程較為困難，信息量大，需要輸入的信息較多，要耗費大量的時間，但是意義卻是極為深遠的，它為人事檔案管理的信息化發(fā)展奠定了堅實基礎(chǔ)。

4.3 加強高素質(zhì)人才建設(shè)

人才是獲得成功的前提保證，要想實現(xiàn)檔案管理的信息化就需要有人才的支持，高素質(zhì)人才較為短缺，因此要想建設(shè)信息化檔案，就要構(gòu)建高素質(zhì)的人才隊伍，做好人員培訓，可以通過委托、崗位培訓以及研討會的方式，加強員工和員工之間的交流;其次，可以借助現(xiàn)代化和信息化的培養(yǎng)方式，做好服務(wù)工作，從根本上提升人事檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，能夠綜合分析各類問題，培養(yǎng)出來的人才隊伍才會更加的專業(yè)，進而從根本上提升整個服務(wù)過程的效率，能夠為更多的人服務(wù)。

5 結(jié)束語

在各個單位的人力資源管理中，人事檔案管理是其中的重要的內(nèi)容，在提升企業(yè)用人質(zhì)量和管理水平的過程中發(fā)揮著重要作用。作為用人單位的管理層需要對此予以足夠的重視，但是傳統(tǒng)的人事檔案管理已經(jīng)不能滿足發(fā)展的需要，也不能適應(yīng)市場經(jīng)濟發(fā)展的要求。因此，借助計算機系統(tǒng)加強人事檔案的變革顯得尤為迫切，能夠縮短整理檔案耗費的時間，能夠提升檔案管理的質(zhì)量，并從根本上提高企業(yè)的管理水平以及日常工作的效率。

參考文獻：

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