淺談數(shù)字化干部人事檔案管理創(chuàng)新

格日樂滿達

摘 要：促進數(shù)字化干部人事檔案管理創(chuàng)新，能夠在很大程度上優(yōu)化檔案管理手段、提升檔案的利用價值，繼而優(yōu)化檔案管理效率。因此，在實際的工作中，應(yīng)該順應(yīng)信息時代的發(fā)展，將一些高端技術(shù)和存儲方式運用到檔案管理中，同時也應(yīng)該強化管理人員素質(zhì)，促進檔案管理機構(gòu)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，強化檔案的二次或多次利用價值，繼而促進整個檔案管理行業(yè)的發(fā)展和進步。本文主要研究數(shù)字化干部人事檔案管理的創(chuàng)新措施。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化;干部人事;檔案管理;創(chuàng)新

前言

在數(shù)字化媒體的沖擊之下，作為一名檔案管理人員，除了要不斷學(xué)習(xí)新知識、掌握新技能之外，還需要拓展除了檔案管理之外，一些企業(yè)的專業(yè)知識，如法律知識、企業(yè)管理知識等，訓(xùn)練自身思維模式的同時，也能在很大程度上將一些應(yīng)用型理論應(yīng)用到實際的工作中，優(yōu)化檔案管理效率的同時，創(chuàng)新管理流程，提升工作效率。

一、創(chuàng)新數(shù)字化干部人事檔案管理的意義

（一）有利于充分整合人力資源

從以往的干部人事檔案管理工作中來看，除了要進行檔案的收集、整理、歸檔之外，還需要做到系統(tǒng)歸類，在后續(xù)查看的之前還需要做好存儲和標(biāo)簽工作，工作量大，而且工作流程復(fù)雜。但是應(yīng)用數(shù)字化管理模式之外，大量的檔案文件在系統(tǒng)當(dāng)中只需要進行直接的拷貝或輸出就可以。尤其是一些軟件的應(yīng)用，能夠在最短的時間內(nèi)將所歸檔的檔案進行數(shù)字化圖形或信息圖表輸出，大大減少了人工作業(yè)的時間，也在很大程度上提升了管理的有效性和正確度，對于整合人才、優(yōu)化勞動力價值來講具有重要意義。

（二）能夠提升檔案資料的利用效率

從歷史的角度來講，大多數(shù)檔案管理都是以文書或館藏的形式實現(xiàn)的，不僅歸檔的手續(xù)很繁瑣，即使在后續(xù)查閱的時候，也需要爬梯子或翻柜子，中間耗費的時間可能要比查閱的時間還要長。但是基于數(shù)字化的視角，很多干部人事檔案，直接歸檔在電腦加密系統(tǒng)當(dāng)中，檔案管理人員直接在計算機上就能實現(xiàn)快速的歸檔和直接的管理，不僅方便有效，而且也利于后續(xù)的查詢，對于資源共享、信息傳遞以及提升檔案利用效率來講具有明顯的優(yōu)勢[1]。

（三）能夠促進檔案資料的持久保護

以往在企業(yè)或者機構(gòu)，在保存人事檔案的時候，往往為了節(jié)省空間，會設(shè)定一個期限，期限一過，檔案就會自動清除或者進行銷毀處理。這樣一來幾十年后如果還想再翻找的話，就沒有機會了。但是基于數(shù)字化管理的視角，計算機的記憶和存儲能力，是不會隨著時間的流逝而消失的。因此，無論時間跨度多達的檔案資料，都能夠長期甚至永久的保存。既防止由于原始檔案破損造成信息失真的情況，也提升了檔案的整體存儲和利用價值，為檔案管理工作的執(zhí)行帶來了福音。

二、數(shù)字化干部人事檔案管理創(chuàng)新的措施

（一）強化檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)

基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，是保障數(shù)字化檔案管理工作能否貫徹執(zhí)行的關(guān)鍵。因此，在干部人事檔案管理創(chuàng)新機制的構(gòu)建中，首先要做的就是引進一套先進的信息化設(shè)備，并保障各類硬件、軟件齊全。再細分的話，要保障系統(tǒng)存儲量能夠滿足長時間、大內(nèi)存的條件、傳輸和加密系統(tǒng)要進行仔細的驗證，增加防火墻的建設(shè);網(wǎng)絡(luò)辦公條件要充分，保障數(shù)字傳輸和資源共享的效率。這些基礎(chǔ)設(shè)施的構(gòu)建，都要按時間、按照規(guī)定準(zhǔn)確置辦，必要情況或條件允許的情況下，還可以進行即時更新，以保障人事干部檔案管理的有效性[2]。

（二）有效創(chuàng)新干部人事檔案數(shù)字化管理機制

基礎(chǔ)設(shè)施引進之后，從內(nèi)部控制的角度就應(yīng)該不斷強化檔案數(shù)字化管理的機制了。相關(guān)單位需要針對當(dāng)前或以往檔案管理工作的問題，尋找到一套切實可行的、符合企業(yè)或機構(gòu)發(fā)展的、能夠保障檔案管理工作有效運行的管理機制，使干部人事檔案管理工作能夠真正地走上正軌。具體來講，首先要促進數(shù)字化辦公和紙質(zhì)化辦公的協(xié)調(diào)發(fā)展。雖然數(shù)字化管理是將以往的紙質(zhì)內(nèi)容搬到計算機系統(tǒng)中，但這并不意味所有的內(nèi)容都要在計算機上進行。尤其是一些需要特殊保管的、層層加密的干部檔案，要由專業(yè)人員保存到指定位置，以保障檔案安全性。其次，系統(tǒng)的用戶權(quán)限需要明確認證，除了檔案管理人員之外，其他任何單位、組織或個人沒有權(quán)利登錄系統(tǒng)，想要獲取資料必須要得到批準(zhǔn)并在監(jiān)督下執(zhí)行，這種全方位的安全管理模式必須要準(zhǔn)確落實下去。最后，備份工作要嚴(yán)格落實，一旦系統(tǒng)崩壞能夠不慌不亂，以保障信息不會丟失[3]。

（三）提升檔案管理人才的質(zhì)量

人事管理干部人事檔案的主體，其綜合素質(zhì)的高低，世界影響到檔案管理的綜合效率。因此，企業(yè)或機構(gòu)在招聘檔案管理人員的時候，一定要提升準(zhǔn)入門檻，選擇一些專業(yè)能力強、學(xué)歷高、職稱水平達標(biāo)以及道德素質(zhì)過關(guān)的人員作為檔案管理工作者。同時，也應(yīng)該定期對員工進行技能培訓(xùn)和指導(dǎo)，使其能夠認識到干部人事檔案管理的重要價值，在工作中能夠兢兢業(yè)業(yè)，明確自身的職責(zé)，培養(yǎng)出一支嚴(yán)守秘密、遵守紀(jì)律的專業(yè)人才，從而為強化數(shù)字化檔案管理效率奠定堅實的基礎(chǔ)。

三、結(jié)束語

強化干部人事檔案數(shù)字化管理效率，能夠在很大程度上提升檔案的保密質(zhì)量、更新效率、傳輸效力以及應(yīng)用價值，在實際的工作中為管理者提供優(yōu)質(zhì)的人才信息儲備。因此，在實際的管理工作中，應(yīng)該不斷提升檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施，做好人員的儲備和培訓(xùn)工作，構(gòu)建完善的檔案管理機制，滿足信息化、數(shù)字化、智能化干部人事檔案管理效率的同時，為整個檔案管理行業(yè)的發(fā)展提供堅實的保障。

參考文獻

[1]曾海容.干部人事檔案數(shù)字化管理的安全問題分析[J].檔案時空，2019（04）：52-53.

[2]李純.淺析干部人事檔案數(shù)字化管理問題[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（17）：151.

[3]曹煒煒.淺析干部人事檔案數(shù)字化管理問題[J].管理觀察，2015（21）：60-61.