基于信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新

趙學軍

摘 要：在互聯(lián)網(wǎng)技術普遍運用下，一定程度促進了檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展，可利用計算機設備完成復雜的管理工作，是提高管理質量及效率的有效途徑。本文主要圍繞信息時代下檔案管理特點及創(chuàng)新要點等方面展開討論，將檔案管理工作信息化建設作為重要目標，加大對創(chuàng)新對策的探索。

關鍵詞：信息時代;檔案管理;創(chuàng)新分析

對于事業(yè)單位來講，檔案管理工作順利開展是有必要的，能為事業(yè)單位日常管理提供基本服務。通過科學進行檔案管理，可最大程度發(fā)揮檔案資料應用價值，保障各部門間工作的協(xié)調開展。從當前檔案管理現(xiàn)狀來看，從整體上分析，還存在較多有待改進的地方，需要明確檔案管理信息化建設這個目的，在信息技術應用下，做好檔案管理創(chuàng)新工作，進而實現(xiàn)檔案管理的系統(tǒng)化和有效性。

一、信息時代下檔案管理特點及意義

在信息時代背景下，檔案管理特點主要體現(xiàn)在以下方面：一是檔案資料由紙質形式向數(shù)字化資源轉變，實際利用信息技術進行檔案管理時，要嚴格按照已有的法律規(guī)定，確保檔案管理的有序開展。二是檔案管理查詢和整合等工作的開展，都是在計算機設備上完成的，相對于傳統(tǒng)檔案管理來講，管理效率有明顯提高。正是由于信息時代下檔案管理具有這些特點，使得信息化檔案管理有著重要價值。借助信息化方式進行檔案管理，可簡化管理工作，在計算機設備上完成檔案收集和整理等操作，方便之后檔案資料的運用。這種工作方式下，降低了檔案管理人員工作壓力，對工作效率的提高有重要意義。另外，真正落實信息化管理方案，滿足社會發(fā)展對檔案管理的要求，能保障事業(yè)單位持續(xù)發(fā)展，加大對管理成本和資源的控制。當今時代下，檔案管理中信息化技術的使用，是提高檔案管理效益的有效途徑，可在此基礎上，實現(xiàn)信息利用率的最大化。

二、信息時代下檔案管理存在的不足

1.檔案管理不夠合理。在分析信息時代下檔案管理中存在的不足時，可發(fā)現(xiàn)主要體現(xiàn)在檔案管理不合理方面。檔案管理是一個復雜的過程，多種信息資源的收集和整合難度較大，并且在檔案管理中可能受到外部因素影響，進而導致檔案管理欠缺合理性。另外，檔案管理工作關鍵在于信息及時更新，但是實際開展管理工作時，可能存在信息內容不完整的問題，長期以往會造成檔案管理工作質量低下。

2.管理理念落后。為了促進檔案管理朝著信息化方向發(fā)展，要及時更新檔案管理理念，引導管理人員利用計算機軟件進行檔案管理。針對信息時代下的檔案管理工作進行分析時，能觀察到檔案管理服務對象已經從領導層面轉變到基層人群，如果不能及時更新管理理念，勢必會造成檔案管理滯后的問題。例如，當前檔案人員沒有明確管理方向，無法保證檔案資料應用價值的實現(xiàn)。由于受到傳統(tǒng)檔案管理理念影響，在檔案設計方面不夠科學，不利于信息技術和檔案管理工作的有機結合。

3.檔案規(guī)劃相對滯后。除了上述內容外，當前檔案管理的不足還體現(xiàn)在檔案規(guī)劃滯后上。檔案信息管理可能受到資金、權限的影響，對檔案規(guī)劃統(tǒng)一制定有不利影響，是降低檔案管理效果的主要原因。并且檔案信息是處于變化的狀態(tài)下的，數(shù)字化資源通常會豐富檔案規(guī)劃方法，但是缺乏明確的檔案設計目標，會影響檔案信息資源真實性。為了解決這一問題，還要盡快優(yōu)化檔案規(guī)劃與設計，確保數(shù)字化檔案信息資源的全面整合，促進檔案管理體系良好發(fā)展。

三、信息時代下檔案管理創(chuàng)新要點

1.創(chuàng)新管理理念。要想實現(xiàn)信息化檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展，關鍵在于管理理念及時創(chuàng)新，以便在正確的理念引導下，逐步落實檔案管理創(chuàng)新方案。隨著時間的推移，檔案管理的現(xiàn)代化和數(shù)字化，已經成為檔案管理發(fā)展重點，可在先進的思想引導下確保檔案管理工作高質量完成。在檔案管理實踐中，要求工作人員明確科學發(fā)展觀的指導作用，樹立較高的檔案管理意識，能加快檔案管理的信息化建設進程，并且對檔案管理水平的提升有積極影響。另外，還鼓勵檔案人員將創(chuàng)新思維運用到工作實際中，敢于研發(fā)，真正做到管理理念及時更新，保證檔案管理實效性，能更好服務于基層群眾。具體來說，檔案管理理念的轉變是管理工作創(chuàng)新發(fā)展的基礎條件，要求管理人員意識到管理形式、管理對象的改變，根據(jù)檔案管理相關規(guī)范采取適當?shù)墓芾硎侄?，確保檔案管理取得較好效益，能順應時代發(fā)展潮流來逐漸優(yōu)化管理理念，為社會群眾提供優(yōu)質服務。

2.確保檔案管理科學性。在信息時代視角下，保證檔案管理科學性是實現(xiàn)檔案資料使用價值的關鍵，同樣是檔案管理數(shù)字化建設持續(xù)發(fā)展的保障。為了實現(xiàn)這一目的，有必要注重新思想在管理工作中的融入，以便豐富檔案管理渠道，能滿足不同情況下檔案管理要求，并建立起運行良好的檔案管理系統(tǒng)，方便管理人員進行檔案資料收集和整理。同時要保證檔案管理合理化，從時代發(fā)展要求出發(fā)，加強檔案管理實踐和計算機技術間的聯(lián)系，將信息化建設作為檔案管理創(chuàng)新方向，從而推動檔案管理持續(xù)發(fā)展。總的來說，檔案管理科學開展，需要通過完善管理方法和明確界定管理內容等方面來實現(xiàn)。新建檔案管理系統(tǒng)作用下，管理人員可借助計算機軟件，完成檔案資料整合、存儲等工作，相較于傳統(tǒng)管理模式而言有明顯優(yōu)勢，可實現(xiàn)檔案管理方法的多樣化，研發(fā)出適應性強的管理措施，為檔案管理工作高效開展提供保障。另外，從大多數(shù)企事業(yè)單位的檔案管理來看，在不斷發(fā)展中進行管理內容的優(yōu)化調整，不僅注重領導層檔案資料的管理，還擴大了檔案管理范圍，將檔案管理和社會群眾生活聯(lián)系起來，通過建立大容量數(shù)據(jù)庫，確保檔案資料完整存儲在數(shù)據(jù)庫中，能為之后各項工作開展提供依據(jù)。

3.促進檔案資源共享。資源共享在促進檔案管理創(chuàng)新方面有著重要作用，未來檔案管理中，要在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中進行數(shù)據(jù)共享，對信息資源進行統(tǒng)一管理，針對檔案管理制定管理標準，能實現(xiàn)檔案管理的透明化，對促進檔案管理持續(xù)發(fā)展有重要意義。因此，我們認為在創(chuàng)新信息化檔案管理的過程中，要盡可能提高資源共享程度，真正形成新的檔案管理模式。從某個角度來看，為了保障檔案資源取得較好應用，要從以下方面著手進行資源共享：一是結合當前檔案管理環(huán)境，將科學技術融入到檔案管理中，可得到多樣化資源獲取渠道，有利于檔案資料及時查詢和利用。二是不斷健全檔案資料庫，能在檔案管理平臺上完成一系列操作。例如，部分企業(yè)在建立檔案資料庫時，進行不同資料的分層處理，做到信息資源分層次共享，有利于提高資源共享效率，方便用戶獲取需要的檔案信息。三是構建檔案資料共享平臺，盡快創(chuàng)新設計理念，總結分析資料共享影響因素，為加大檔案資源共享提供基礎條件。

4.完善信息化檔案管理系統(tǒng)。信息化檔案管理系統(tǒng)的完善構建，是推進檔案管理工作創(chuàng)新的必然途徑。檔案管理重要意義在于為社會群眾提供優(yōu)質服務，為相關工作開展提供參考，實現(xiàn)這些目的，首先要營造一個健康的檔案管理發(fā)展環(huán)境，是檔案管理不斷創(chuàng)新的保障。因此，需要企事業(yè)單位結合自身發(fā)展實際，建立相應的檔案管理系統(tǒng)，以便在信息化平臺作用下，實現(xiàn)數(shù)字化檔案資源的有效利用，在此基礎上進行檔案管理。這種做法可提高管理人員信息管理意識，使其自覺運用計算機軟件完成管理任務。另外，還要做好檔案管理系統(tǒng)的科學規(guī)劃，進行基礎設施、人力資源的合理配置，從整體上提高檔案管理質量。例如，當前事業(yè)單位在建立檔案管理系統(tǒng)時，盡可能將紙質資料進行數(shù)字化處理，最大程度實現(xiàn)檔案信息化管理。并且在構建過程中，全面建設檔案管理數(shù)據(jù)庫，能為檔案管理系統(tǒng)開展奠定基礎。

5.做好檔案管理基礎工作。除了上述措施外，在分析信息時代下的檔案管理創(chuàng)新要點時，我們認為還需要明確基礎性工作的重要性，要在做好基礎工作的條件下，加快檔案信息化建設進程。檔案管理工作服務于不同部門，表明這項工作有著重要作用。傳統(tǒng)管理模式下，容易出現(xiàn)資料收集不完整、檔案資源利用價值低等問題，對檔案資料的充分利用有不利影響，會造成檔案管理效益低下。而基礎管理工作的有序開展，可解決上述問題，如在電子檔案整合歸檔環(huán)節(jié)中，要求管理人員根據(jù)國家標準規(guī)定，進行各類資料的分類和錄入，可保障資料完整性，方便后續(xù)工作中檔案資料的使用。同時，還要加大紙質檔案資料的管理，一些重要資料通常以紙質形式存在，旨在加強資料保密性。進行這類資料管理時，需要按照統(tǒng)一標準來擺放，同時結合信息化技術的使用，對資料擺放位置和更新時間等進行記錄。

6.優(yōu)化檔案管理模式。信息時代下，要注重檔案管理模式優(yōu)化設計，以便為檔案管理創(chuàng)新發(fā)展奠定基礎，能在管理模式正常運行下，實現(xiàn)檔案管理效益的提高。首先，檔案人員應針對檔案管理模式創(chuàng)新來開展一系列工作，最終提高服務水平。如計算機軟件在檔案管理中的普遍運用，能創(chuàng)新檔案管理方法，逐步形成新型檔案管理模式，不僅可簡化檔案管理工作，還能推動檔案管理體系的良好建設。對于傳統(tǒng)檔案管理模式來說，檔案管理內容較分散，無法達到系統(tǒng)建設的目的，這就造成信息利用率低下，不能從群眾實際需求出發(fā)開展管理工作。因此，需要將檔案資料統(tǒng)一整合與管理作為管理模式優(yōu)化方向，建立相應的數(shù)據(jù)庫，確保檔案信息的完整保管。對于不同單位可設計相應的管理模塊，能突出檔案管理針對性，并能簡化管理流程，在優(yōu)化人力資源配置和加強管理效果方面有重要意義。其次，要做好系統(tǒng)管理工作，為檔案管理提供基礎設備保障，通過明確規(guī)定硬件設施的技術指標以及使用規(guī)范等，從管理手段層面出發(fā)優(yōu)化檔案管理模式，是促進檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的有效途徑。

綜上所述，信息時代下對檔案管理提出新的要求，可利用科技成果促進檔案管理方式和管理體系的創(chuàng)新，以便提高管理質量，為各項工作開展提供需要的檔案資料。

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