學(xué)校實(shí)物檔案數(shù)字化方法、利用與管理

虞吉芬

摘 要：隨著信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)與通訊技術(shù)的不斷發(fā)展，為學(xué)校的實(shí)物檔案管理注入活力，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不僅受到時(shí)間與環(huán)境的影響，在很大程度上還影響了信息的查閱與管理。實(shí)物檔案的數(shù)字化可以提升學(xué)校檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)性、準(zhǔn)確性與時(shí)效性，促進(jìn)檔案管理的數(shù)字化，使其在學(xué)校得到的更好的應(yīng)用與推廣，符合時(shí)代發(fā)展的要求，也是促進(jìn)學(xué)校發(fā)展的重要途徑。實(shí)物檔案往往具有多樣性，是學(xué)校成果與成就的主要體現(xiàn)，無(wú)論是保存價(jià)值還是對(duì)學(xué)生的教育意義都不容忽視.本文展開(kāi)對(duì)學(xué)校實(shí)物檔案數(shù)字化管理與利用的分析，可以提升對(duì)實(shí)物檔案的管理水平，促進(jìn)對(duì)實(shí)物檔案的保護(hù)，發(fā)揮數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)。

關(guān)鍵詞：高中;實(shí)物檔案;數(shù)字化;管理與應(yīng)用

引言

科技的進(jìn)步促進(jìn)了各行各業(yè)的發(fā)展，信息技術(shù)提升了各行各業(yè)的管理水平。學(xué)校實(shí)物檔案的數(shù)字化對(duì)學(xué)校檔案室的建設(shè)而言至關(guān)重要，通過(guò)實(shí)物檔案的數(shù)字化，可以促進(jìn)信息資源的共享，降低信息的檢索難度，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速識(shí)別、查詢與利用。數(shù)字化檔案管理建立在信息技術(shù)之上，具有存儲(chǔ)容量大，方便檢索;利于檔案的及時(shí)處理;傳輸效率高與交互能力強(qiáng)等優(yōu)點(diǎn)。對(duì)當(dāng)前實(shí)物檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，對(duì)提升學(xué)校檔案的管理水平，促進(jìn)實(shí)物檔案數(shù)字化管理方式的推廣意義深遠(yuǎn)。

一、學(xué)校實(shí)物檔案的劃分

學(xué)校的事物檔案種類(lèi)繁多，構(gòu)成形式也多種多樣，按其實(shí)際組成進(jìn)行劃分，實(shí)物檔案包含：榮譽(yù)檔案，包含學(xué)校獲得的錦旗、榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)杯與獎(jiǎng)牌等形式;印章信物等檔案，由于學(xué)校往往歷史悠久，名稱與部門(mén)的變遷難免發(fā)生，這些變更中產(chǎn)生的印章等信物也是實(shí)物檔案的構(gòu)成;實(shí)體成果與技術(shù)資料檔案，學(xué)校的發(fā)展過(guò)程中出現(xiàn)的一些團(tuán)體類(lèi)競(jìng)賽作品、專利成果與技術(shù)資料等;捐贈(zèng)實(shí)物，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、名人與單位組織對(duì)學(xué)校的發(fā)展進(jìn)行肯定時(shí)，捐贈(zèng)的賀詞、字畫(huà)與工藝品等;紀(jì)念品實(shí)物，學(xué)校為紀(jì)念重大活動(dòng)或外交過(guò)程中產(chǎn)生的紀(jì)念物等;其他有重要價(jià)值的實(shí)物，如學(xué)校往年的牌、匾等。

二、學(xué)校實(shí)物檔案數(shù)字化的必要性

學(xué)校的實(shí)物檔案對(duì)學(xué)校而言往往意義重大，是學(xué)校在往年取得重大成果或發(fā)生重大變動(dòng)時(shí)產(chǎn)生的，具有直接或間接保存價(jià)值的原始記錄。實(shí)物檔案管理部門(mén)是學(xué)校的重要機(jī)構(gòu)，實(shí)行實(shí)物檔案的數(shù)字化可以實(shí)現(xiàn)：

1.滿足發(fā)展要求。隨著學(xué)校的不斷發(fā)展，學(xué)校的實(shí)物檔案越來(lái)越多，并呈現(xiàn)出上升的趨勢(shì)，這就增加了實(shí)物檔案管理工作的難度?？萍嫉倪M(jìn)步，信息技術(shù)的應(yīng)用，大大減輕了檔案管理工作，提升了實(shí)物檔案的管理水平。而且隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，許多檔案資料已經(jīng)擺脫了傳統(tǒng)的紙張、相片等形式，逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)槿菀妆４媾c管理的電子文件與電子制品形式，這就增加了檔案館藏的多樣性，在這種新形勢(shì)下，傳統(tǒng)的檔案管理模式逐漸暴露出弊端，伴隨著無(wú)紙化辦公口號(hào)的不斷落實(shí)，實(shí)物檔案的數(shù)字化管理呼之欲出。

2.滿足使用要求。傳統(tǒng)的實(shí)物檔案通常只有一份原稿，在傳閱與管理中極易出現(xiàn)損壞，而且難以恢復(fù)，大大限制了實(shí)物檔案的使用范圍。信息技術(shù)的出現(xiàn)，使實(shí)物檔案數(shù)字化，增加了檔案信息查閱的方便性，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的實(shí)時(shí)共享，滿足人們的各類(lèi)需求。

3.滿足儲(chǔ)存要求。實(shí)物檔案的管理往往對(duì)環(huán)境要求較高，一旦環(huán)境中水分與溫度異常時(shí)，會(huì)大大降低實(shí)物檔案的使用壽命，特別是紙質(zhì)檔案，一旦損害難以復(fù)原。實(shí)物檔案的數(shù)字化可以提高檔案的利用次數(shù)，避免實(shí)物原稿在多次使用后出現(xiàn)損壞。

因此實(shí)現(xiàn)學(xué)校實(shí)物檔案的數(shù)字化，既方便了對(duì)實(shí)物檔案的整理、保護(hù)、收集與傳閱，又可以節(jié)省實(shí)物檔案的檢索時(shí)間，節(jié)約人力物力，提高學(xué)校檔案室的管理水平，充分發(fā)揮檔案管理對(duì)學(xué)校發(fā)展的促進(jìn)作用。

三、實(shí)物檔案數(shù)字化的方法

1.通過(guò)掃描、拍攝進(jìn)行處理。學(xué)校的實(shí)物檔案不同于其他企業(yè)類(lèi)型的檔案，需要做到檔案的及時(shí)整理與歸類(lèi)。雖然實(shí)物檔案的載體千差萬(wàn)別，但是數(shù)字化的方式卻大同小異。對(duì)于證書(shū)等紙質(zhì)載體的檔案，往往數(shù)字化的方式為掃描。實(shí)物檔案的規(guī)格存在很大差異，所以在數(shù)字化過(guò)程中應(yīng)有針對(duì)性的選擇掃描設(shè)備。對(duì)于規(guī)格大的紙質(zhì)檔案可以采用大型數(shù)碼平臺(tái)掃描或者采用小型數(shù)碼平臺(tái)掃描后拼接保存。紙質(zhì)檔案存在色彩等特別要求時(shí)，應(yīng)選用具有彩色模式的掃描設(shè)備進(jìn)行處理，有污損的紙張應(yīng)采用去污模式進(jìn)行處理。非紙質(zhì)的實(shí)物檔案如獎(jiǎng)杯等不能用掃描進(jìn)行處理，則需要通過(guò)拍攝的手段實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。拍攝用的數(shù)碼相機(jī)應(yīng)滿足一定的像素要求，理論上應(yīng)大于300萬(wàn)像素，并且具備彩色拍攝模式。拍攝過(guò)程要做到：包含整個(gè)實(shí)物檔案的形狀，采用無(wú)時(shí)間水印的模板，降低后期處理難度，拍攝中應(yīng)根據(jù)實(shí)物檔案的具體特征，選擇合適的拍攝方式，此外拍攝人員應(yīng)滿足一定的拍攝水平。

2.圖像的整理歸納。學(xué)校的實(shí)物檔案在拍攝、掃描之后就要進(jìn)行整理存儲(chǔ)，這也是實(shí)物檔案數(shù)字化的必要過(guò)程。在圖像的整理存儲(chǔ)過(guò)程中，應(yīng)做到：區(qū)分圖像的格式，由于不同的數(shù)碼設(shè)備默認(rèn)的拍攝格式或掃描格式較多，因此形成的數(shù)字化檔案往往以JPG、JPEG、TIF與PDF等形式存在，所以在電子文件的整理過(guò)程中應(yīng)首先進(jìn)行格式的劃分。在圖像文件整理分類(lèi)后，要進(jìn)行文件的命令，實(shí)物檔案為單頁(yè)時(shí)直接命名為實(shí)物檔案名即可;如果實(shí)物檔案掃描后是多頁(yè)，則應(yīng)根據(jù)拍攝順序進(jìn)行命名，文件命名為檔案名加頁(yè)數(shù)的形式。

3.圖像的處理。實(shí)物檔案在拍攝、掃描后往往要進(jìn)行圖像的處理。只有圖像的質(zhì)量滿足要求，才能保證實(shí)物檔案的價(jià)值，因此圖像的處理需要借助專門(mén)軟件或掃描處理程序進(jìn)行處理。圖像的處理往往包含去污、拼接與糾偏等過(guò)程，去污是為了去除圖像中影響質(zhì)量的黑邊、黑點(diǎn)或其他雜質(zhì)，處理過(guò)程要應(yīng)遵循實(shí)物檔案的原貌，以還原為主要目的。圖像拼接主要針對(duì)那些大規(guī)格的實(shí)物檔案，為了保證檔案的整體性，需對(duì)分開(kāi)掃描的圖像進(jìn)行拼接處理。糾偏主要針對(duì)拍攝過(guò)程中由于水平限制或其他因素造成圖像偏斜的情況，這類(lèi)圖像需進(jìn)行旋轉(zhuǎn)處理進(jìn)行還原糾偏，使其滿足閱讀的要求。

4.數(shù)字化數(shù)據(jù)的質(zhì)量檢測(cè)。實(shí)物檔案在拍攝或掃描后要進(jìn)行檢查，避免出現(xiàn)偏斜與失真等情況，對(duì)不滿足要求的圖像應(yīng)重新拍攝或掃描;對(duì)漏拍、漏掃的進(jìn)行及時(shí)補(bǔ)救;順序不一致時(shí)進(jìn)行及時(shí)調(diào)整。

5.數(shù)字化數(shù)據(jù)的鏈接與備份。圖像進(jìn)行存儲(chǔ)歸檔后應(yīng)進(jìn)行與數(shù)據(jù)庫(kù)條目的一一校驗(yàn)，通過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)檔案號(hào)的唯一性與數(shù)字化數(shù)據(jù)文件進(jìn)行關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)與圖像文件的鏈接。檢驗(yàn)合格的圖像文件應(yīng)及時(shí)備份，保障數(shù)字化數(shù)據(jù)的安全，備份應(yīng)采取在線、離線與組合等多種形式，提升數(shù)據(jù)信息的完整性與準(zhǔn)確性。

四、學(xué)校實(shí)物檔案數(shù)字化的利用

1.增加服務(wù)形式。學(xué)校實(shí)物檔案的數(shù)字化往往依托于先進(jìn)的管理手段，因此自動(dòng)化與數(shù)字化程度較高，通過(guò)數(shù)字化手段增加了實(shí)物檔案的生動(dòng)性與直觀性，便于在線檢索，提升了檔案的服務(wù)水平。

2.方便展覽。實(shí)物檔案采取數(shù)字化手段處理后，便于分門(mén)別類(lèi)的進(jìn)行展覽，通過(guò)照片、圖形等形式進(jìn)行直觀的展示，突出實(shí)物檔案的教育價(jià)值，同時(shí)也是學(xué)校對(duì)外擴(kuò)展知名度，提高學(xué)校形象的一個(gè)途徑。

3.進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)的互動(dòng)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，各種虛擬技術(shù)逐漸出現(xiàn)在人們的視野。依托于信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)實(shí)物檔案的三維動(dòng)態(tài)顯示，可以提高檔案的交互能力，降低檔案的展示成本，進(jìn)而更有效的利用實(shí)物檔案。

五、學(xué)校實(shí)物檔案數(shù)字化管理與利用的落實(shí)

1.提升學(xué)校檔案管理的數(shù)字化意識(shí)。隨著科技的不斷進(jìn)步，信息技術(shù)逐漸融入到檔案的數(shù)字化管理中，提升了檔案管理工作的成效。檔案管理的數(shù)字化不只是降低管理工作量，更重要的是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化與檔案管理的結(jié)合。數(shù)字化檔案管理模式不僅實(shí)現(xiàn)了由人工到計(jì)算機(jī)的轉(zhuǎn)變，還提升了學(xué)校的檔案管理水平，因此學(xué)校的檔案管理應(yīng)首先轉(zhuǎn)變觀念，提升對(duì)學(xué)校檔案管理數(shù)字化的認(rèn)識(shí)，擺脫傳統(tǒng)的管理模式，主動(dòng)學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理知識(shí)，實(shí)現(xiàn)工作重心從整理檔案到提升服務(wù)上來(lái)。

2.提升數(shù)字化檔案管理的安全意識(shí)。信息技術(shù)為檔案管理帶來(lái)了諸多好處，加快了信息的傳遞，提升了工作效率，但同樣又使得檔案信息的安全性受到威脅。如果學(xué)校檔案管理信息的安全意識(shí)不足，就會(huì)引起信息的泄漏與遺失，造成檔案信息的損壞。不僅如此，數(shù)字化檔案信息容易受到文件版本與軟件更新的影響，導(dǎo)致文件資料的不兼容或不識(shí)別，影響檔案信息的穩(wěn)定性。因此在數(shù)字化檔案管理中應(yīng)加強(qiáng)對(duì)信息資料的加密與保護(hù)，對(duì)不同等級(jí)的數(shù)據(jù)設(shè)置不同的查閱編輯權(quán)限，使檔案資料的使用與安全得到保證。同時(shí)電子檔案容易受環(huán)境的影響，要求檔案管理人員加強(qiáng)對(duì)信息的管理保護(hù)，及時(shí)的對(duì)檔案信息進(jìn)行維護(hù)與備份，提升數(shù)字化檔案信息的安全性。

3.提高檔案管理人員技能水平與素質(zhì)?；A(chǔ)設(shè)備為實(shí)物檔案的數(shù)字化管理與利用提供了物資保障，但直接決定檔案管理工作成效的是管理人員。作為檔案管理的直接參與者，檔案管理人員在很大程度上決定了檔案的管理水平，因此需要提升管理人員的素質(zhì)，提升檔案管理的技能水平，保證檔案管理數(shù)字化的落實(shí)。隨著實(shí)物檔案數(shù)字化程度的不斷深度，對(duì)工作人員的要求也越來(lái)越高，學(xué)校要保證檔案管理工作的成效，就應(yīng)加強(qiáng)對(duì)工作人員的培訓(xùn)教育，提升相關(guān)人員的分析能力、技能水平與服務(wù)意識(shí)。

六、結(jié)束語(yǔ)

本文通過(guò)分析學(xué)校實(shí)物檔案的特點(diǎn)，結(jié)合檔案數(shù)字化的要求，提出了實(shí)物檔案數(shù)字化的意義所在。之后對(duì)實(shí)物檔案數(shù)字化管理與利用的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，找出當(dāng)前檔案數(shù)字化管理中存在的不足之處。最后結(jié)合學(xué)校的實(shí)際情況進(jìn)行總結(jié)，提出當(dāng)前實(shí)物檔案數(shù)字化管理與利用工作中應(yīng)注意與完善的地方，對(duì)推動(dòng)檔案管理的數(shù)字化意義重大。

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