基于新形勢下的企業(yè)檔案管理思考探究

林燕燕

摘 要：在企業(yè)的發(fā)展過程中，企業(yè)檔案管理工作發(fā)揮著十分重要的作用，只有做好相關(guān)工作，做好企業(yè)原始資料的收集與保存，才能為企業(yè)發(fā)展決策的制定提供有價(jià)值的參考依據(jù)。因此，企業(yè)管理者必須重視企業(yè)檔案管理工作，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，明確目前檔案管理中存在的問題，采取針對(duì)性的措施，解決這些問題，提高企業(yè)檔案管理水平。本文將對(duì)新形勢下企業(yè)檔案管理的重要性以及現(xiàn)狀進(jìn)行分析，探討提高企業(yè)檔案管理水平的具體措施。

關(guān)鍵詞：新形勢;企業(yè)檔案管理;重要性

企業(yè)檔案是企業(yè)經(jīng)營過程中的重要信息資源，隨著市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，對(duì)企業(yè)的檔案管理工作提出了更高的要求，尤其是檔案信息化管理水平的提高，為企業(yè)檔案管理水平的提高帶來了前所未有的機(jī)遇。因此，在企業(yè)的經(jīng)營過程中，必須認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，根據(jù)檔案管理的實(shí)際情況采取針對(duì)性的措施，解決工作中出現(xiàn)的問題，有效的提高企業(yè)檔案管理工作效率，促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展，實(shí)現(xiàn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)。

一、企業(yè)檔案管理工作的重要性

1.企業(yè)檔案管理能夠促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展

企業(yè)檔案能夠記錄企業(yè)發(fā)展歷程中所有信息的文字、圖片、音頻、視頻等信息資源，反映了企業(yè)經(jīng)營過程中的真實(shí)情況。企業(yè)檔案中呈現(xiàn)出的數(shù)據(jù)信息對(duì)于企業(yè)的發(fā)展具有至關(guān)重要的作用，能夠?yàn)槠髽I(yè)發(fā)展策略的制定提供有價(jià)值的參考依據(jù)。由于企業(yè)檔案管理工作的特殊性質(zhì)，因此這項(xiàng)工作已經(jīng)成為企業(yè)經(jīng)營過程中的重要工作。

2.企業(yè)檔案管理促進(jìn)企業(yè)科學(xué)化管理的實(shí)現(xiàn)

在企業(yè)檔案管理工作中，需要管理的檔案內(nèi)容包括企業(yè)在日常經(jīng)營活動(dòng)中形成的常規(guī)性文件，同時(shí)包括企業(yè)為了實(shí)現(xiàn)既定發(fā)展目標(biāo)而形成的商業(yè)化機(jī)密文件。隨著時(shí)間的推移，這些涉及企業(yè)商業(yè)機(jī)密的文件是促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展的重要載體，是推動(dòng)企業(yè)發(fā)展的重要資源，只有做好這項(xiàng)工作，才能促進(jìn)企業(yè)科學(xué)化管理的實(shí)現(xiàn)，有利于企業(yè)的健康發(fā)展。

3.企業(yè)檔案管理能夠提高企業(yè)市場競爭力

隨著市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，企業(yè)面臨著更加激烈的市場競爭，為了有效的提高企業(yè)市場競爭力，必須做好企業(yè)檔案管理工作。在新的市場經(jīng)濟(jì)形勢下，企業(yè)市場競爭力的提升必須依靠良好的信譽(yù)與口碑，而良好的企業(yè)檔案管理能夠促進(jìn)企業(yè)信譽(yù)與口碑的提升，有效的提高企業(yè)的市場競爭力，使企業(yè)在激烈的市場競爭中占據(jù)更大的優(yōu)勢。

二、企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀

在目前的企業(yè)檔案管理工作中，大部分企業(yè)會(huì)存在以下幾個(gè)方面的問題。

1.對(duì)檔案管理的重視程度不足

在企業(yè)的經(jīng)營過程中，經(jīng)濟(jì)效益是企業(yè)管理者追求的最終目標(biāo)，只有能夠顯著提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的事物才容易引起他們的關(guān)注。但是，企業(yè)檔案管理工作對(duì)于企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的影響是潛移默化的，無法直接提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。因此，大部分企業(yè)管理者對(duì)企業(yè)檔案管理工作的重視程度不足，沒有對(duì)其形成正確的認(rèn)識(shí)，而是錯(cuò)誤的認(rèn)為檔案管理工作對(duì)于企業(yè)的發(fā)展沒有實(shí)質(zhì)性的運(yùn)用，個(gè)別的企業(yè)管理者甚至認(rèn)為檔案管理工作會(huì)增加企業(yè)的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)，因此忽視了企業(yè)檔案管理工作，導(dǎo)致相關(guān)工作只停留在表面，沒有采取實(shí)質(zhì)性的措施。

2.沒有形成完善的檔案管理制度

一般情況下，企業(yè)會(huì)將日常管理工作中的重點(diǎn)放在提高企業(yè)市場競爭力方面。為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，企業(yè)會(huì)將大部分的資源投入到生產(chǎn)與經(jīng)營活動(dòng)中，但是在檔案管理工作中投入的資源相對(duì)較少，沒有足夠的精力制定完善的檔案管理制度，導(dǎo)致檔案管理中存在一定的缺陷，無法妥善的解決檔案管理中出現(xiàn)的問題。此外，在一些企業(yè)的檔案管理工作中，雖然制定了相應(yīng)的管理制度，但由于執(zhí)行力存在一定的不足，導(dǎo)致這些制度無法順利實(shí)施。

3.檔案管理專業(yè)人才嚴(yán)重短缺

在目前的大部分企業(yè)中，普遍存在檔案管理專業(yè)人才短缺的現(xiàn)象，在一定程度上影響了檔案管理工作的開展。造成這種現(xiàn)象的原因在于企業(yè)為了縮減管理成本，對(duì)員工數(shù)量進(jìn)行嚴(yán)格的控制，沒有為檔案管理工作配備專業(yè)的人才，嚴(yán)重影響檔案管理水平。與此同時(shí)，一些檔案管理人員對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不足，對(duì)工作沒有產(chǎn)生應(yīng)有的熱情，無法全身心的投入到工作中，忽略了對(duì)檔案管理相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)，導(dǎo)致檔案管理人員的專業(yè)能力相對(duì)較差。此外，由于檔案管理工作的內(nèi)容相對(duì)單調(diào)，大部分檔案管理人員在工作中只進(jìn)行企業(yè)檔案的收集、整理等基礎(chǔ)工作，使他們感覺到這種簡單的工作沒有重要意義，長此以往，他們會(huì)逐漸失去對(duì)工作的興趣，工作中出現(xiàn)失誤的概率增加，影響檔案管理的正常進(jìn)行。

4.檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)滯后

由于大部分企業(yè)忽視了檔案管理工作，沒有為這項(xiàng)工作投入大量的資金，檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)就缺少成本，導(dǎo)致基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)相對(duì)滯后，不利于檔案管理水平的提升。因此，在一些企業(yè)中會(huì)出現(xiàn)檔案管理工作環(huán)境差的情況，沒有專門設(shè)置檔案管理部門以及檔案室，即使設(shè)置了檔案室，也會(huì)由于空間有限而無法存放更多的檔案，導(dǎo)致檔案存放混亂，嚴(yán)重影響檔案管理工作效率。

5.檔案文件歸檔管理基礎(chǔ)較差

在企業(yè)的經(jīng)營過程中，大部分企業(yè)將經(jīng)濟(jì)效益作為衡量企業(yè)發(fā)展水平的重要指標(biāo)，因此企業(yè)會(huì)忽略檔案管理工作，造成檔案文件歸檔管理基礎(chǔ)較差，導(dǎo)致歸檔工作中存在一系列問題，在歸檔工作中存在檔案準(zhǔn)確性與完整性等方面的缺陷，嚴(yán)重影響檔案管理工作效率，造成檔案管理質(zhì)量降低，不利于檔案管理水平的提升。

三、提高企業(yè)檔案管理水平的具體措施

在企業(yè)的經(jīng)營過程中，為了有效的提高檔案管理水平，需要采取以下幾個(gè)方面的措施：

1.給予企業(yè)檔案管理工作足夠的重視

在企業(yè)的經(jīng)營過程中，企業(yè)管理者必須對(duì)企業(yè)檔案管理產(chǎn)生正確的認(rèn)識(shí)，并對(duì)其引起足夠的關(guān)注。作為企業(yè)管理者，需要以長遠(yuǎn)的眼光看待企業(yè)檔案管理工作，不能只顧眼前利益，忽略了檔案管理對(duì)于企業(yè)發(fā)展的作用，而是需要制定長遠(yuǎn)的規(guī)劃方案，建立與檔案管理相關(guān)的規(guī)章制度，改善企業(yè)檔案管理?xiàng)l件，保證企業(yè)檔案管理工作的正常進(jìn)行，促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展。此外，還要對(duì)企業(yè)中各級(jí)檔案管理人員的知識(shí)體系進(jìn)行分析，重點(diǎn)提升檔案管理的工作效率，提高檔案管理水平。

2.建立健全的檔案管理制度

為了保證企業(yè)檔案管理工作的有序進(jìn)行，需要為檔案管理建立完善的制度，并在實(shí)際工作中嚴(yán)格執(zhí)行這些制度，只有這樣，才能有效的提升檔案管理工作水平。在新形勢下，企業(yè)進(jìn)行檔案管理的過程中，首先要明確檔案管理制度，為所有工作提供相應(yīng)的依據(jù)。與此同時(shí)，企業(yè)管理者以及檔案管理人員必須提升自己的責(zé)任意識(shí)，提高檔案管理工作的規(guī)范化程度。

3.提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

在企業(yè)檔案管理工作中，管理人員的素質(zhì)是影響工作質(zhì)量的關(guān)鍵因素，為了促進(jìn)檔案管理工作水平的提高，必須培養(yǎng)更多高素質(zhì)的檔案管理人員。想要提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，必須采取科學(xué)的選拔與培訓(xùn)機(jī)制，根據(jù)人員目前的綜合素質(zhì)情況制定針對(duì)性的培訓(xùn)計(jì)劃，組織他們參加相應(yīng)的培訓(xùn)，并對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容進(jìn)行考核，確保培訓(xùn)能夠獲得應(yīng)有的效果，切實(shí)提高檔案管理人員的專業(yè)能力與職業(yè)道德。與此同時(shí)，企業(yè)還可以直接從外界招聘具有豐富工作經(jīng)驗(yàn)的檔案管理人才，有效的提高檔案管理團(tuán)隊(duì)的整體水平，做好檔案管理工作。

4.加快企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，更多信息化技術(shù)被應(yīng)用到企業(yè)的經(jīng)營與發(fā)展過程中，實(shí)現(xiàn)了大部分工作的信息化建設(shè)。而在企業(yè)檔案管理工作中，同樣可以通過信息化技術(shù)的應(yīng)用提高檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)。在檔案管理信息化建設(shè)過程中，企業(yè)必須制定可行性較高的計(jì)劃，并嚴(yán)格按照計(jì)劃逐步進(jìn)行企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)，大幅度提升檔案管理工作效率。在檔案管理信息化過程匯總，對(duì)于信息化檔案的歸檔，通常需要對(duì)檔案文件進(jìn)行備份，避免出現(xiàn)丟失或損壞的現(xiàn)象。因此，加快企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)是當(dāng)前的首要任務(wù)。與此同時(shí)，檔案管理人員也需要適應(yīng)檔案管理信息化建設(shè)帶來的變化，能夠科學(xué)的應(yīng)用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理。

5.提高檔案文件歸檔管理水平

在企業(yè)檔案管理工作中，為了提高檔案文件歸檔水平，提高歸檔的準(zhǔn)確性與完整性，需要采取以下措施：第一，對(duì)各類檔案文件進(jìn)行逐一篩選，找出需要?dú)w檔的檔案文件。第二，對(duì)篩選出的檔案文件進(jìn)行歸檔，對(duì)于不需要?dú)w檔的文件采取必要的處理措施。第三，對(duì)歸檔完成后的檔案文件采取必要的安全保護(hù)措施，移交給相應(yīng)的部門，防止在歸檔過程中出現(xiàn)檔案文件丟失的情況，保證歸檔管理工作的準(zhǔn)確性以及完整性。

四、結(jié)束語

在新形勢下，企業(yè)檔案管理工作面臨著巨大的挑戰(zhàn)，檔案管理是影響企業(yè)發(fā)展的重要因素之一，因此企業(yè)必須重視檔案管理工作。為了做好檔案管理工作，必須明確檔案管理工作的重要性，分析目前工作中存在的問題，采取針對(duì)性的措施解決這些問題，建立完善的制度、提高工作人員的綜合素質(zhì)、加快檔案管理信息化建設(shè)，有效的提高企業(yè)檔案管理水平，促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展。

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