新時期高校行政秘書能力構(gòu)成及其提升

胡超蘭 呂淵

[摘要]在新時期，高校行政秘書崗位與其他崗位相比具有一定的特殊性，雖然不直接參與各項管理工作，但是必須具備過硬的組織管理能力，同時還要兼具極強的隨機應(yīng)變能力、長傳下達能力、公文寫作能力。另外，還要掌握網(wǎng)絡(luò)信息處理技能以及通過網(wǎng)絡(luò)協(xié)調(diào)各項事務(wù)的技能，這是新時期對高校行政秘書崗位所提出的新要求。文章就結(jié)合這一新要求，構(gòu)建起高校行政秘書的基本能力與技能培養(yǎng)路徑，希望能夠為今后高校行政秘書日常工作的順利開展提供理論支撐。

[關(guān)鍵詞]新時期;高校行政秘書;基本能力與技能;新要求;培養(yǎng)路徑

[中圖分類號]G640

[文獻標(biāo)識碼]A

[文章編號]1671-5918（2019）08-0054-02

doi：10.3969/j.issn.1671-5918.2019.08.024

[本刊網(wǎng)址]http：//www.hbxb.net

引言

高校行政秘書崗位與其他崗位相比，具有明顯的工作復(fù)雜性，既要為領(lǐng)導(dǎo)與學(xué)生分擔(dān)壓力，同時也要承擔(dān)對內(nèi)管理、對外溝通的重任。然而隨著時代的發(fā)展，新時期高校行政秘書崗位還要面對新要求，在基本能力和基本技能方面加以深化，確保高校行政秘書能夠處理好各項對內(nèi)、對外事物，為高校各項工作有序開展起到總協(xié)調(diào)的作用。

一、新時期對高校行政秘書崗位所提出的新要求

新時期，高校行政秘書崗位必須應(yīng)對新的挑戰(zhàn)，滿足時代對該崗位所提出的新要求。其中，新要求是指行政秘書不僅要具備較強的組織管理能力、隨機應(yīng)變能力、長傳下達能力、公文寫作能力，同時還要掌握一定的網(wǎng)絡(luò)信息處理技能和通過網(wǎng)絡(luò)協(xié)調(diào)各項事務(wù)的技能，進而能夠提升高校行政秘書專業(yè)性的同時，能夠推動高校行政秘書邁向職業(yè)化發(fā)展道路，實現(xiàn)工作效率和處理各項事務(wù)水平的雙提升。

二、新時期高校行政秘書需具備的基本能力與技能

（一）新時期高校行政秘書需具備的基本能力

就當(dāng)前而言，高校行政秘書必須具備四項基本能力，分別為：組織管理能力、隨機應(yīng)變能力、長傳下達能力、公文寫作能力。這些基本能力在以往高校行政秘書崗位中得以重視，但并不意味著在新時期就要被忽視，這些基本能力依然是高校行政秘書職業(yè)化發(fā)展的必然條件。

（二）新時期高校行政秘書需具備的基本技能

在新時期，高校行政秘書所要具備的基本技能主要有兩個：一是網(wǎng)絡(luò)信息處理技能，二是通過網(wǎng)絡(luò)協(xié)調(diào)各項事務(wù)的技能。這兩項技能是提高行政秘書工作效率，并為領(lǐng)導(dǎo)提供長遠發(fā)展意見與建議的關(guān)鍵所在，也是顛覆傳統(tǒng)意義上高校行政秘書工作方式的重要體現(xiàn)，需要引起高校行政秘書隊伍的高度重視。

三、新時期高校行政秘書的基本能力與技能培養(yǎng)路徑

（一）高校間定期舉辦行政秘書基本能力交流會;

就新時期高校行政秘書基本能力培養(yǎng)的路徑而言，學(xué)校之間定期舉辦行政秘書基本能力交流會應(yīng)放在首位。原因在于交流會是分享經(jīng)驗、吸取教訓(xùn)的過程，在行政秘書基本能力的發(fā)展過程中極為有利。針對高校間定期舉辦行政秘書基本能力交流會而言，必須在兩個方面加以重視：首先，要針對交流會的時間、舉辦地點進行長遠的安排和計劃。定期舉辦高校政秘書基本能力交流會是一項極為繁雜的工作，定期究竟要定在哪一時間段合適、哪一地點較為適宜應(yīng)是首先考慮的。這里每學(xué)年舉辦兩次交流會最為理想，而舉辦的時間應(yīng)該為8月份和次年的1月份，這兩個時間段正處于高校寒暑假期間，行政秘書的工作量相對較小，有時間來提高自身的基本能力。在舉辦地點方面，要根據(jù)本省、自治區(qū)、直轄市高校數(shù)量，循環(huán)開展。其次，要針對交流會的內(nèi)容進行縝密的設(shè)計，并預(yù)留出可調(diào)整的空間。在新時期，高校行政秘書所要面臨的崗位要求正在不斷更新，交流會內(nèi)容也要隨之進行不斷的調(diào)整。為此，在制定出本年度交流會內(nèi)容的基礎(chǔ)上，還要針對未來1-2年內(nèi)交流會內(nèi)容進行合理的設(shè)計，其間還要制定出可調(diào)整的方案，以保高校行政秘書基本能力交流會成為經(jīng)驗交流與共享、自我能力提升的平臺。

（二）高校積極開展行政秘書基本能力培訓(xùn)活動

在上文的論述中可以了解到，高校行政秘書必備的基本能力主要包括四個，而培養(yǎng)行政秘書這些基本能力的過程中，不緊要學(xué)校之間定期舉辦交流會，還要加強專業(yè)層面的培訓(xùn)活動。培訓(xùn)活動的方式有很多種，如：專家座談會、校外能力拓展等等，這些培訓(xùn)活動顯然能夠從專業(yè)層面去提高行政秘書在專業(yè)能力方面的認知水平，幫助他們走向職業(yè)化發(fā)展道路。而高校開展行政秘書基本能力培養(yǎng)活動的路徑應(yīng)包括兩個部分：首先，要向行政部門、企業(yè)部門聘請專門人才，開展各種形式的培訓(xùn)活動。政府行政部門以及企業(yè)管理部門都配有專業(yè)性極高的行政秘書，并且他們擁有非常豐富的工作經(jīng)驗，能夠在第一時間捕捉新時期行政秘書必須具備的基本能力。高校向政府行政部門、企業(yè)管理部門發(fā)出邀請，聘請工作在一線的行政秘書作為客座教授，通過多樣化的培訓(xùn)活動，向高校行政秘書講解組織管理能力、隨機應(yīng)變能力、長傳下達能力、公文寫作能力指的究竟是什么，在能力培養(yǎng)上應(yīng)該從哪些方面入手。其次，要注重理論培訓(xùn)與實踐活動的相結(jié)合。無論以怎樣的形式開展培訓(xùn)活動，必須要認識到理論培訓(xùn)與實踐培訓(xùn)的相結(jié)合。其間，在專家座談會中，不僅要向行政秘書傳遞各項基本能力的內(nèi)涵，還要在培訓(xùn)活動之后積極落實實踐活動，通過及時的動手參與、親身體驗來加強各項基本能力的培養(yǎng)步伐。在校外能力拓展活動中，不僅要重視實踐活動的流程，同時還要針對某一能力培養(yǎng)的各個環(huán)節(jié)加以理論滲透，以保證實踐活動能夠以理論為基礎(chǔ)。通過這兩方面的有效進行，高校行政秘書的職業(yè)性、專業(yè)性必然會得到提升，基本能力的培養(yǎng)也會更進一步。

（三）立足崗位新要求培養(yǎng)其信息處理意識

面對時代發(fā)展腳步的不斷加快，信息資源已經(jīng)成為人們生產(chǎn)、工作、學(xué)習(xí)、生活中最為寶貴的資源，高校在信息化時代的推動下，各種信息已經(jīng)成為高校發(fā)展必要的資源所在。應(yīng)對這種新形勢，高校行政秘書必須要具備處理各種信息的技能，這也是在未來高校行政秘書崗位必須要具備的一項基本技能。而培養(yǎng)行政秘書處理各種信息的技能，首先要立足崗位新要求，培養(yǎng)其相應(yīng)的意識。具體操作應(yīng)包括兩個部分：首先，要加強行政秘書的數(shù)據(jù)信息敏感性。關(guān)于數(shù)據(jù)信息的敏感性培養(yǎng)方面，必須將善于發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的意識放在首位，之后要培養(yǎng)根據(jù)數(shù)據(jù)信息主動判斷其問題的意識，最終還要培養(yǎng)行政秘書能夠根據(jù)數(shù)據(jù)信息反映的問題，尋找問題對立面的意識。因為能夠?qū)彆r度勢，為領(lǐng)導(dǎo)提供合理建議與意見是高校行政秘書崗位的新要求，而培養(yǎng)其數(shù)據(jù)信息敏感性恰恰是培養(yǎng)其信息處理意識的關(guān)鍵所在，也是培養(yǎng)信息技能的重要一環(huán)。其次，行政秘書要有能夠有自助運用相關(guān)軟件進行信息處理的意識。針對這一意識的培養(yǎng)，重點要落在大力推廣數(shù)據(jù)信息處理軟件應(yīng)用的必要性上，讓行政秘書能夠意識到數(shù)據(jù)信息處理軟件的應(yīng)用，能夠客觀的反映出事實與現(xiàn)狀，讓行政秘書能夠體會到數(shù)據(jù)的說明作用。在以上兩個方面共同作用之下，行政秘書的信息處理意識自然會形成，也會為信息技能的培育打下堅實的基礎(chǔ)。

（四）高校打造行政秘書信息化的工作方式

在新時期，我國已經(jīng)全面進入到信息化社會，互聯(lián)網(wǎng)成為一切信息傳遞的重要途徑，網(wǎng)絡(luò)信息也成為推動各領(lǐng)域發(fā)展的核心資源。而高校在信息化社會背景之下，無論是在教育技術(shù)上，還是在管理工作上都已經(jīng)邁向了信息化道路。為此，高校行政秘書崗位也應(yīng)以時代社會背景相吻合，打造行政秘書信息化的工作方式，進而培養(yǎng)行政秘書信息技能，確保其基本技能能夠得到不斷拓展。打造高校行政秘書信息化的工作方式必須從兩個方面入手：首先，要重點培育行政秘書的信息化思維。其間，重點在于幫助行政秘書養(yǎng)成重新思考上級領(lǐng)導(dǎo)、下級所轄各個部門的工作常態(tài)，同時幫助行政秘書形成運用大數(shù)據(jù)、信息平臺的意識，確保行政秘書能夠依托網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)形成一套特定的工作思維。其次，要加強行政秘書用信息化手段發(fā)現(xiàn)、解決、協(xié)調(diào)問題能力的培養(yǎng)。在這一過程之中，應(yīng)重視行政秘書各項網(wǎng)絡(luò)操作技能的培養(yǎng)，如大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用、交流平臺建設(shè)與維護、信息反饋平臺的更新等等，以此為基礎(chǔ)行政秘書運用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)現(xiàn)、解決、協(xié)調(diào)問題能力則會得到提升，進而成為一項必備的基本技能。

結(jié)論

在新時期，高校行政秘書的基本能力與技能的全面培養(yǎng)是一項系統(tǒng)工程，其間需要高校主管部門從多個角度進行探索與研究，并且通過多方協(xié)作來進行實踐檢驗?？墒?，文章所提出的觀點中，依然會存在這樣或者那樣的不足，還希望廣大高校行政秘書、相關(guān)學(xué)者在日常工作與研究中，能夠提出更多的寶貴意見與建議，為高校行政秘書崗位的專業(yè)化、職業(yè)化發(fā)展貢獻出自己的一分力量。

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