辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)優(yōu)化整合模式研究

薛秋娟

摘 要：辦公自動化系統(tǒng)（即OA系統(tǒng)）與檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化整合，是實現(xiàn)電子文件的歸檔的一個重要方式。其不僅可以推動文檔一體化的管理，還可以豐富檔案信息資源，同時提升了檔案管理部門的相關工作職能。

關鍵詞：辦公自動化系統(tǒng) 檔案管理系統(tǒng) 優(yōu)化整合

中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：1003-9082 （2019）08-00-01

隨著社會的不斷發(fā)展，OA系統(tǒng)在實際應用中一改以往的工作形式，在線轉化了現(xiàn)在的辦公信息，其在實際的應用中大大提高了工作效率。為了掌握OA系統(tǒng)與管理檔案系統(tǒng)進行優(yōu)化整合的方式方法，該文從多個角度出發(fā)，探討其在實際的運用中需要注意的幾點內(nèi)容，并爭取推動相關工作合理有效的展開。

一、辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的關系

OA（Office Automation）系統(tǒng)即辦公自動化系統(tǒng)的簡稱，是一種基于工作流原理、采用網(wǎng)絡信息技術與計算機技術所搭建的一個辦公信息系統(tǒng)的平臺。OA系統(tǒng)一改以往低效繁瑣的手工辦公方式，有效實現(xiàn)了公文的在電腦上化。高效化、自動化和協(xié)同化。隨著信息技術在不斷的飛速發(fā)展，OA系統(tǒng)逐漸具備了個性化設置、系統(tǒng)平臺化、支持移動終端審批的全新的技術特征。特別是系統(tǒng)平臺化這一技術特征，其支持數(shù)據(jù)交換接口的功能，充分的為兩系統(tǒng)進行優(yōu)化整合提供了可能。

二、兩系統(tǒng)優(yōu)化整合的作用分析

1.有利于推動文檔一體化的管理

目前是一個信息的時代，在這一大環(huán)境的推動下，各類信息資源在飛速的增加，所以在今后的檔案管理工作中需要面對越來越多的信息數(shù)據(jù)資源。而通過OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化整合就可以實現(xiàn)這一實際剛需，其在實際應用中可以有效減少檔案工作整體的工作環(huán)節(jié)，并且有利于電子文件的收集、處理以及歸檔的工作更高效的進行。通過兩系統(tǒng)的有效整合使兩者之間產(chǎn)生了相應的數(shù)據(jù)傳輸通道，這樣就既保證了在檔案管理的工作中所有數(shù)據(jù)的真實與完整性，同時還可以全面控制由電子文件向檔案轉變的過程，由此可以實現(xiàn)文檔一體化的管理目標。

2.有利于檔案信息資源的整合

當前的檔案信息管理工作主要是：收集、處理、保管較為分散的檔案信息資源，由此可以進一步對檔案資源的價值進行開發(fā)。但在目前的檔案管理系統(tǒng)的應用中，需要相關工作人員將各種信息資源通過人工上傳的方式輸入到系統(tǒng)中，因此在實際工作中，工作人員需要面對相當龐大的電子文件以及數(shù)據(jù)信息，這就導致了檔案管理工作的任務變得較為繁重，而且在工作過程中也很容易出現(xiàn)各種各樣的失誤，嚴重影響了歸檔后檔案的真實性以及完整性。而在實現(xiàn)了OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化整合以后，不僅有效提升了組卷編目的質(zhì)量、大幅度的縮短了整理所用的周期，還充分擴展并豐富了檔案管理的內(nèi)容。

3.有效提升檔案管理部門的工作職能

OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)進行優(yōu)化整合后，有效的打通了檔案管理與公文管理的相關工作。檔案管理部門：由原來的的接收與保管的工作提升為對電子公文的前端控制，例如在電子公文進行登記的階段，額外增加了在檔案著錄時所需要的字段，從而有效的確保了檔案著錄工作進行時的完整性。其次來說，兩系統(tǒng)進行有效優(yōu)化整合后，還切實的提升了檔案管理部門的服務質(zhì)量，且有效提升了檔案利用的時效性，在電子文件完成登記后，只要經(jīng)過整理、分類與排序就可以快速進入到歸檔的關節(jié)，由此看來，經(jīng)加工后的電子文檔可以提供更多數(shù)據(jù)庫相關的服務。

三、優(yōu)化整合方案

1.整合目標

兩系統(tǒng)優(yōu)化整合的關鍵其實是實現(xiàn)電子公文的在線歸檔，這樣做的目的是確保電子文檔數(shù)據(jù)的一致性、安全性與完整性，與此同時實現(xiàn)歸檔過程的批量化、自動化以及規(guī)范化，以此實現(xiàn)最終兩者可以無縫對接。[1]

2.整合標準

在展開兩系統(tǒng)的優(yōu)化整合的過程中，首先要明確地是：一定要遵循《電子文件歸檔與管理規(guī)范》以及《電子公文歸檔管理暫行辦法》進行規(guī)范工作流程。根據(jù)這兩種規(guī)范工作人員務必做到的整合標準為：明確目錄信息、明確歸檔內(nèi)容以及嚴格規(guī)范電子文件的格式。

其中明確目錄信息即有明文明確規(guī)定，每一份電子文件都必須在《電子文件登記表》重進行登記并保存;明確歸檔內(nèi)容即一份歸檔的電子文件，其中至少要包含征文、公文單、運轉過程中所產(chǎn)生的所有附屬文件、附件以及在OA系統(tǒng)的運轉下所產(chǎn)生的流程圖;規(guī)范電子問價格式即在電子文件進行歸檔時，其選取的格式應該有以下幾點要求：一是要具備開放性，要求其必須具備公開發(fā)表的相應指標和技術規(guī)范，有無專利情況以及許可的限制是什么;二是要具備跨平臺性，要求其不受軟硬件的限制，并能支持多個操作系統(tǒng)以及硬件平臺;三是具備自包含性，要求文件的文字及數(shù)據(jù)等信息的內(nèi)容是可以完全自包含的，且不依賴于外接的對象;四是具備一致性，即要求文件所呈現(xiàn)的效果不受軟硬件平臺差異而有所變化。

3.整合方案

3.1數(shù)據(jù)庫對接方式

數(shù)據(jù)庫對接方式即可實現(xiàn)在線歸檔。[2]其主要分為兩種形式，一種是由檔案管理系統(tǒng)來提供數(shù)據(jù)字典并對數(shù)據(jù)庫進行開放的形式，一種是OA系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)字典并對數(shù)據(jù)庫進行開放的形式。

3.2脫機歸檔方式

脫機歸檔即對OA系統(tǒng)中的每一份電子文件將其運轉的正文、留痕簽發(fā)稿、處理文單以及附件等，從OA系統(tǒng)上進行打包下載并下載到特定的存儲介質(zhì)中去，比如光盤硬盤等，從而實現(xiàn)電子文件歸檔過程的自動化與批量化。

3.3接口技術對接方式

利用數(shù)據(jù)接口的技術，在兩大系統(tǒng)之間統(tǒng)一建立一個兼容的數(shù)據(jù)接口，以此實現(xiàn)兩系統(tǒng)的無縫對接、互聯(lián)互通。[3]通過接口的方式而搭建的數(shù)據(jù)通道，兩大系統(tǒng)是相互獨立的狀態(tài)，且兩者支架僅僅通過數(shù)據(jù)接口的方式進行數(shù)據(jù)的訪問，并無直接性的操作，這就有效保證了其相對安全，安全系數(shù)比較高。而且這種數(shù)據(jù)接口方式具有跨平臺操作的絕對優(yōu)勢性，所以二次開發(fā)的成本就會大大降低，是實現(xiàn)兩系統(tǒng)優(yōu)化整合無縫對接的一個重要方式。

結語

現(xiàn)如今已經(jīng)做到了將OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)通過轉接口的方式進行集成化，可實現(xiàn)公文的一次性輸入并且多途徑的輸出利用，以此來實現(xiàn)OA系統(tǒng)進行自動歸檔的目標。OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化整合既滿足了公文的自動化管理，與此同時還大大提高了公文與檔案數(shù)據(jù)的資源進行最佳利用的效果，完美的實現(xiàn)了公文與檔案之間的“一體化”管理。

參考文獻

[1]魏春暉.試論辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)優(yōu)化整合路徑[J].新智慧.2016，2（3）：90.

[2]郭曦穎.基層臺站辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)銜接的思考[J].廣播電視信息.2016（1）：108.

[3]蘇冠賢.辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)優(yōu)化整合模式研究[J].檔案學研究.2017（5）：91.